EDI. Wymiana dokumentów między firmami A i B (ORDER i INVOICE)

1. Opis ogólny Rozmowa EDI miedzy Trawers A i Trawers B 2. Model 1: EDI INVOICE 3. Model 2: EDI ORDER+INVOICE 4. Konfiguracja programu Trawers W firmie A W firmie B 5. Tematy powiązane (AsystentAI)

1. Opis ogólny

Faktura KSeF XML w 'świecie' EDI Firmy, które wymieniały dane transakcyjne przy pomocy komunikatów EDI teraz muszą włączyć się do wymiany faktur KSeF - wystawiać faktury sprzedaży i pobierać faktury zakupu. Patrz szczegóły: KSeF. EDI INVOICE a Faktury XML KSeF. Faktury a komunikaty EDI Opisy zawarte w tym artykule prosimy odczytywać uwzględniając wymagania KSeF. *********************************************************************************************************** W tym opisie przedstawiono metody wzajemnej wymiany dokumentów dwóch firm. Firmy A i firmy B. Obie firmy użytkują program Trawers ERP. Firmy prowadzą ze sobą działalność handlową. Obie wzajemnie kupują i sprzedają towary i usługi. Wzajemnie wymieniają dokumenty: * Zamówienia: sprzedaży i zakupu ORDER * Faktury: sprzedaży i zakupu INVOICE W rozwiązaniu przyjęto, że dokumenty będą wymieniane w formacie EDI. Tj. jako komunikaty elektroniczne będące odpowiednikami dokumentów handlowych i administracyjnych, tu: zamówień i faktur. EDI Dokumenty sprzedaży EDI Dokumenty zakupu Wymianę dokumentów (komunikatów EDI) między firmą A i firmą B nazwano: Rozmowa między Trawers A i Trawers B. W obu firmach użytkowany jest program Trawers ERP.

Dwa modele wymiany dokumentów

Poniżej opisano dwa modele wymiany dokumentów: * Faktury - model INVOICE * Zamówienia i faktury - model ORDER+INVOICE

Rozmowa EDI między Trawers A i Trawers B

Sytuacja -------- Dwie firmy A i B użytkują program Trawers. Firma A wystawia faktury sprzedaży firmie B. Firma B wpisuje te faktury u siebie jako faktury zakupu. P. Czy można zautomatyzować proces wystawiania i rejestrowania faktur ? O. Tak. Można przesyłać dokumenty w formacie EDI ORDER i EDI INVOICE Dwa modele ---------- 1) Model INVOICE: [A] fa sprzedaży: EDI INVOICE 7.69 U) ---> [B] fa zakupu - Uproszczona wersja komunikatu Nie podaje się numerów zamówień zakupu (U - uproszczona) - Do bezpośredniej wymiany pomiędzy powiązanymi podmiotami 2) Model ORDER+INVOICE [A] zam zakupu: EDI ORDER ---> [B] zam sprzedaży ---> fa sprzedaży: EDI INVOICE -> [A] fa zakupu - Zgodny ze standardem ECOD XML INVOICE wersja 7.69 - Do wymiany także pomiędzy podmiotami niezależnymi z użyciem portali EDI

2. Model 1: EDI INVOICE

Model INVOICE [B] Kupujący [A] Sprzedający ------------ --------------- o--------------o o--------------o | Fa zakupu | Fa sprzedaży | Fa sprzedaży | |bez powiązania| |bez powiązania| | z zam zakupu | <--- EDI INVOICE <---| z zamówieniem| o--------------o o--------------o Firma B: * Kupuje towary od firmy A Firma A: * Wysyła fakturę sprzedaży do firmy B jako EDI INVOICE W Profilu EDI odbiorcy B (kupujący od A) podaje się: INVOICE 7.69 (U) [- Nr Obcy]) (bez nru zam) ^-- Uproszczony Faktura sprzedaży nie jest powiązana z zam sprzedaży Firma B: * Wczytuje otrzymaną fakturę zakupu jako EDI INVOICE Faktura zakupu nie jest powiązana z zamówieniem zakupu NOTE: Program stosuje funkcje SOA [Document-Invoice]

3. Model 2: EDI ORDER+INVOICE

Model ORDER+INVOICE [B] Kupujący [A] Sprzedający ------------ --------------- o--------------o o--------------o | Zaopatrzenie | Zamówienie | Zamówienia | | Zakupy | zakupu | Sprzedaż | | | ---- EDI ORDER ----> | | o--------------o o------o-------o ^ | | Fa sprzedaży | | | v o------o-------o o--------------o | Fa zakupu | Fa sprzedaży | Fa sprzedaży | | powiązana z | | powiązana z | | zam zakupu | <--- EDI INVOICE <---| zam sprzedaży| o--------------o o--------------o Firma B: * Wystawia zamówienie zakupu do firmy A * Wysyła jako EDI ORDER Firma A: * Wczytuje EDI ORDER jako zamówienie sprzedaży * Realizuje zamówienie, tj. przepisuje do faktury sprzedaży lub wydaje w magazynie do zamówienia i tworzy fakturę do wydania * Wysyła fakturę sprzedaży do firmy B jako EDI INVOICE Firma B: * Wczytuje otrzymaną fakturę zakupu jako EDI INVOICE NOTE: Program stosuje funkcje SOA [Document-Invoice] Faktura będzie powiązana z zamówieniem zakupu.

4. Konfiguracja programu Trawers

Dane, które trzeba wypełnić, aby poprawnie wymieniać dokumenty EDI bezpośrednio, pomiędzy dwiema firmami używającymi programu Trawers.

W firmie A

* Dane własne firmy A Sprzedający (Seller) AD > AD > Firmy NIP: ... ILN: np. 1000000000000 Adres: ... Siedziba spółki: ... KRS: ... * Dane firmy B (odbiorca) Kupujący (Buyer) * Dane odbiorcy NA > Odbiorcy > Kartoteka odbiorców Symbol: np. B00000 ILN: np. 2000000000000 Adres: ... Mag: domyślny magazyn dla tego odbiorcy Ten magazyn będzie wstawiony do wszystkich pozycji zamówienia sprzedaży wczytanego z dokumentu EDI ORDER od tego odbiorcy. * Adresy odbiorcy Kupujący (Buyer) NA > Odbiorcy > Kartoteka odbiorców > F2 > Osoby i adresy > Adresy odbiorcy Symbol: np. B00001 ILN: np. 2000000000001 <-- (A1) ten numer ILN musi posiadać magazyn (M1) firmy B Adres: adres magazynu 1 firmy B (lokalizacji docelowej) Symbol: np. B00002 ILN: np. 2000000000002 <-- (A2) ten numer ILN musi posiadać magazyn (M2) firmy B Adres: adres magazynu 2 firmy B (lokalizacji docelowej) * Asortyment MG > Kartoteki > Kartoteka indeksów KIM BarKod: kody EAN13 sprzedawanych towarów * Oznaczyć domyślną serię dokumentów NA: zamówienia sprzedaży NA > Tabele > Serie dokumentów [NA_TTD10] Wczytywane zamówienia EDI ORDER będą numerowane wg tej serii.

W firmie B

* Dane własne firmy B Kupujący (Buyer) AD > AD > Firmy NIP: ... ILN: np. 2000000000000 Adres: ... Siedziba spółki: ... KRS: ... * Magazyny firmy B MG > Magazyny > Tabela magazynów > Korekta > F2 > Adres i osoba do kontaktu Symbol: np. M1 ILN: np. 2000000000001 <-- (M1) taki sam jak adres odbiorcy (A1) Adres: adres magazynu 1 firmy B (lokalizacji docelowej) Symbol: np. M2 ILN: np. 2000000000002 <-- (M2) taki sam jak adres odbiorcy (A2) Adres: adres magazynu 2 firmy B (lokalizacji docelowej) * Dane firmy A (dostawca) Sprzedający (Seller) * Dane dostawcy ZO > Dostawcy > Kartoteka dostawców Symbol: np. A00000 ILN: np. 1000000000000 Adres: ... * Asortyment MG > Kartoteki > Kartoteka indeksów KIM BarKod: kody EAN13 kupowanych towarów * Oznaczyć domyślną serię dokumentów ZO: faktury zakupu ZO > Tabele > Serie dokumentów [ZO_TTD10] Wczytywane faktury EDI INVOICE będą numerowane wg tej serii. Sprawdzenie poprawności konfiguracji Po zakończeniu konfiguracji zaleca się wykonanie testowej wymiany dokumentów EDI celem sprawdzenia poprawności danych, np. ILN, serie dokumentów, indeksy kody EAN13 asortymentu.

5. Tematy powiązane

EDI Dokumenty sprzedaży EDI Dokumenty zakupu EDI Stosowane oznaczenia Wymiana danych z innymi programami Procesy automatyczne Komunikacja w Trawers ERP Słowa kluczowe #e-EDI #Raporty-FormatyDanych #Pomoc-AsystentAI (AsystentAI) Szkic prezentacji z użyciem diagramów w semi-grafice (ASCII art) EDI w Trawers ERP - Wymiana dokumentów między firmami A i B 1. Opis ogólny Dwie firmy (A i B) używają Trawers ERP i prowadzą wzajemną działalność handlową. Wymieniają dokumenty: * Zamówienia (ORDER): sprzedaży i zakupu * Faktury (INVOICE): sprzedaży i zakupu Wykorzystywany jest format EDI - elektroniczna wymiana danych. 2. Model INVOICE - tylko faktury Wymiana faktur sprzedaży (uproszczona) ``` [A] Sprzedający [B] Kupujący o--------------o o--------------o | Fa sprzedaży | --(EDI INVOICE U)-> | Fa zakupu | | (bez zamów.) | | (bez zamów.) | o--------------o o--------------o ``` * Tylko faktura (brak powiązania z zamówieniem) * Uproszczony komunikat - bez numeru zamówienia * Do wymiany między powiązanymi firmami 3. Model ORDER+INVOICE - zamówienia i faktury Pełna wymiana zamówień i faktur ``` [B] Kupujący [A] Sprzedający o--------------o EDI ORDER o--------------o | Zam. zakupu | --->-----------------> |Zam. sprzedaży| o--------------o o------o-------o | v Realizacja | v o--------------o | Fa sprzedaży | o------o-------o | v EDI INVOICE o--------------o <-----------------<----| Fa zakupu | o--------------o ``` * Dokumenty są powiązane z zamówieniami * Zgodność ze standardem ECOD XML INVOICE 7.69 * Możliwość integracji z portalami EDI 4. Konfiguracja Trawers ERP W firmie A (Sprzedający) * AD > Firmy - dane własne (ILN, NIP, adres) * NA > Odbiorcy - dane B, ILN magazynów * MG > Indeksy KIM - kody EAN13 * NA > Serie dokumentów - domyślna seria zamówień sprzedaży **W firmie B (Kupujący) * AD > Firmy dane własne (ILN, NIP, adres) * ZO > Dostawcy - dane firmy A * MG > Magazyny - ILN przypisany do adresu * ZO > Serie dokumentów - domyślna seria faktur 5. Przykładowe numery ILN | Lokalizacja | Symbol | ILN | | ------------------ | ------ | ------------- | | Firma A | | 1000000000000 | | Firma B (centrala) | | 2000000000000 | | Magazyn B - M1 | M1 | 2000000000001 | | Magazyn B - M2 | M2 | 2000000000002 | 6. Uwagi końcowe * Wersja uproszczona (U) - szybka implementacja, brak zamówień * Model pełny - umożliwia dokładne śledzenie cyklu handlowego * Wymagana spójność ILN-ów pomiędzy magazynami i adresami odbiorców * Warto wykonać testową wymianę przed uruchomieniem produkcyjnym