Zakupy nie-magazynowe. Koszty

1. Opis ogólny 1.1 Potrzeba rejestrowania 1.2 Architektura systemu rejestrowania 1.3 Zakupy usług (koszty) 1.4 Współczynniki odliczenia PTU 2. Przykład dekretowania kosztów usług 3. Zestawienia o poniesionych kosztach 3.2 Jedno-wymiarowe 3.2 Wielo-wymiarowe 3.3 Raporty przekrojowe 4. Zamówienia zakupu nie-magazynowe 5. Tematy powiązane 6. Pytania i odpowiedzi

1. Opis ogólny

1.1 Potrzeba rejestrowania

Koszty działalności firmy (en: Expense) mają znaczny udział w ogólnych wydatkach operacyjnych. Koszty te powinny być ewidencjonowane i analizowane pod kątem celowości, struktury i źródeł pochodzenia.

Indeksy nie-magazynowe

W programie Trawers, dokumenty (transakcje) stanowiące koszty działalności rejestruje się fakturami zakupu na pozycje nie-magazynowe (usługowe). Pozycje nie-magazynowe wybiera się z kartoteki indeksów KIM. Np. [.ZK-40 02] Paliwo i części do samochodów. Kartoteka indeksów KIM Zakupy nie-magazynowe, to są zakupy dóbr materialnych i niematerialnych, które nie zwiększają wartości zapasów magazynowych. Zwykle wpisywane są od razu w koszty działalności firmy (en: Charges, Expenses) Np. usługi: malowanie, reklama, koszty ogrzewania, usługi prawne i księgowe.

Zakupy: rozrachunki, podatek PTU (VAT), koszty

Zakupy nie-magazynowe (koszty) trzeba rejestrować w systemie komputerowym z następujących powodów: 1. Rozrachunki z dostawcami. Zakupy dokumentowane są fakturami. Za faktury trzeba zapłacić gotówką lub zapisać do kartoteki rozrachunków jako zobowiązania. 2. PTU podatek naliczony. Podatek PTU wynika z faktur zakupu. PTU trzeba obliczać aby zmniejszyć kwoty podatku należnego, wynikajacego z faktur sprzedaży. 3. Zakupy tworzą koszty * Kwoty wynikające z faktur zakupu trzeba naliczać, aby obliczyć dochód i podatek dochodowy. Kwoty trzeba zapisywać na odpowiednie konta, zgodnie z wymogami przepisów podatkowych i przepisów księgowych. Niektóre wydatki, np. wydatki samochodowe, tylko w części można ująć w koszty. * Trzeba analizować wielkość i strukturę kosztów. Wykrywać koszty nadmierne i nieuzasadnione 4. Kwoty kosztów zwykle zapisuje się na konta księgowe (dekretuje). w programie Trawers kwoty z faktur zakupu przekazuje się do KG Księga Głowna przy pomocy poleceń księgowania. System rejestrowania zakupów nie-magazynowych w systemie komputerowym powinnien zapewnić wykonanie wymienionych wyżej zadań. Dodatkowo, powinien być elastyczny, aby dostosować do różnych profili przedsiębiorstw, różnych rodzajów kosztów i różnych wymagań co do szczegółowości ewidencji. Istotną cechą systemu powinno być to, aby osoba rejestrująca pozycje faktur zakupu nie musiała każdorazowo zastanawiać sie nad dekretowaniem rejestrowanych kwot. Aby dekretowanie było w miarę automatyczne.

1.2 Architektura systemu rejestrowania

Aby zrealizować opisane wyżej wymagania w programie Trawers zbudowano mechanizm ewidencjonowania kosztów działalności firmy wykorzystując: * Indeksy nie-magazynowe w kartotece KIM Kartoteka indeksów KIM * Dekretowanie transakcji (pozycji dokumentów) Tabele dekretacji W tym mechanizmie rejestrowania zakupów, operator wybiera: * Nazwę kupowanego asortymentu (nazwe usługi) z kartoteki KIM * Symbol dekretacji (można tak skonfigurować, że symbol 'wskoczy' sam do pola na ekranie Warunki (filtry) dekretacji

Elementy systemu

* Karty indeksów nie-magazynowych Pola w karcie KIM: Indeks, Nazwa, Odmiana (NN) * Faktura zakupu: Indeks, ilość, wartość, symbol dekretacji * Tabela dekretacji: Symbol, konto z maską %NN, Strona Wn/Ma * Zbiór poleceń księgowania Karta KIM ---------------------------------------------- Indeks Nazwa Odmiana -------- ------------------- -- ZK-40 46 Usługi marketingowe 46 --- o ---------------------------------------- | %NN v -o- | | | v Faktura zakupu v | Tabela dekretacji o----------------------------------o | Dekretacja [ZK /00] | ---- Indeks ---- Ilość Wartość | v Zakupy niemagaz 55040NN | ZK-40 46 1 6,000.00 | o--- | -------------------o | PTU naliczony wg 23 % 1,380.00 | | v Konto | Strona | o----------------------------------o o---o---------------------o | Dekretacja ZK/00 |<------<---o| 1.| 55040%NN | Wn | o--------------------------- o ----o | 2.| 201 | Ma | | | 3.| 40%NN | Wn | o-<-----------<---o| 4.| 490 | Ma | | o---o------------o--------o v | Polecenia ksiegowania v --------------------------------------- Poz Konto Kwota Strona --- --------- --------- --------- 1 5504046 6,000.00 Wn 2 201 6,000.00 Ma 3 4046 6,000.00 Wn 4 490 6,000.00 Ma --------------------------------------- NOTE: pominięto dekretacje podatku PTU (VAT) Podsumowanie: -------------

Faktura zakupu. Pozycja zakupu usług

* Faktury zakupów nie-magazynowych rejestruje się w systemie ZO jako pozycje rodzaju: Zakup usługi (niemagazynowy) (K) Dokumenty zakupu

Karta KIM Indeks nie-magazynowy

* W kartotece KIM są karty rodzaju: [06] [Uo] Usługa obca * Karty KIM: * Nazwa usługi obcej wskazuje rodzaj zakupu, np. Usługi marketingowe * Indeks podpowiada konto w KG, np. ZK-40 46 (ZK Zakupy niemagaz) * Wypełnione pola masek dekretacji, np. odmiana %NN

Dekretacja

* Tabela dekretacji wskazuje, jakie powstaną polecenia księgowania

Kto kupił ?

* W nagłówku dokumentu zakupu można wpisać symbol osoby, która kupiła towar lub usługę. Pole: KUPIL (kupiec) (en: Buyer). Na ekranie nagłówka dokumentu jest pole: Kupił. Patrz szczegóły: Dokumenty zakupu Symbol kupca można pobrać z tabeli: Zespoły handlowców. Do zespołu handlowców może należeć pracownik z kartoteki kadrowej. Patrz: Handlowcy. Zespoły handlowców Wypełnione pole: KUPIL pozwala ustalić ile poszczególne osoby wydały w danym miesiącu na poszczególne rodzaje kosztów, w tym np. na paliwo. Na zestawieniach w systemie NZ można oglądać koszty w rozbiciu na rodzaje, np. indeksy kosztowe KIM, poniesione przez poszczególnych handlowców (kupców). NZ > Zakupy > Zakupy w różnych układach [NZ_ZDO20] [NZ_ZDO40] Symbol handlowca trzeba podać: pole: KUPIL. NOTE: pole: KUPIL wypełnia się w dokumentach zakupu: [FA][FK][OB][ZL][OF].

Zestawienia

* Zestawienia zbiorcze, np. koszty wg rodzaju oraz koszty wg miejsc powstania można uzyskać bezpośrednio z zapisów w dokumentach źródłowych Np. w zestawieniach: NZ > Zakupy > Zakupy w wielu wymiarach [NZ_ZZM20] Sprzedaż i zakupy w wielu wymiarach

Max cena zakupu (limit)

Maksymalna, dopuszczalna cena zakupu (limit ceny zakupu). Gdy w karcie KIM podano cenę maksymalną (limit), to program może sprawdzać cenę podawaną na dokumentach zakupu i ostrzegać lub blokować wystawienie dokumentu. Patrz też: Param operatora: 0522 Pilnuj ceny zakupu w ZA/ZO (1) 0523 Pilnuj ceny zakupu w ZA/ZO (2)

1.3 Zakupy usług (koszty)

W programie Trawers usługi można kupić w systemie ZO Zakupy i sprzedać w NA Sprzedaż. Na dokumentach zakupu i sprzedaży usługi zapisuje się jako odrębny rodzaj pozycji, np. Zakup nie-magazynowy (usługa), Korekta (-) zakupu usługi. Dokumenty zakupu Odrębny rodzaj pozycji (inny niż np. zakupy magazynowe), pozwala na odrębną dekretację księgową oraz sięganie do kartoteki po karty KIM charakteryzujące usługi, np. jednostki miary, stawki PTU (VAT), itp. NA: Sprzedaż usługi można opisać, np. podać warunki gwarancji. Opis można umieścić w dokumencie: a) Dodatkowa pozycja rodzaju [D] Dodatkowy opis b) Bezpośrednio w polu memo pozycji sprzedaży usługi Sprzedaż nie-magazynowa Opisy: Memo i Remark ZO: Zakup usługi można opisać, np. zanotować warunki gwarancji. Opis można umieścić w pozycji: [D] Dodatkowy opis. Opis można zbudować ze standardowych tekstów z tabeli opisów. Nazwę usługi można przekazać do dokumentów księgowych w KG Księga Główna jako treść opisująca dokument księgowy. Nazwę usługi pobraną z karty KIM można zmienić podczas wprowadzania do faktury zakupu. Np. nazwa w KIM, to: [Koszt zakupu paliwa...] a do faktury zakupu można wpisać: [Koszt zakupu paliwa do Focusa GDT1234] Aby zmienić nazwę usługi, trzeba oznaczyć parametr 0629 [1]

Katalog usług

W programie Trawers informacje o usługach zapisane są kartotece KIM jako wyróżnione rodzaje indeksu: [Uo] i [Uw]: --------------------- [Uo] 06 Usługa obca pozycja nie-magazynowana, może być kupowana, używana jako określenie zakupu kosztowego [Uw] 07 Usługa własna pozycja nie-magazynowana, może być sprzedawana --------------------- Kartoteka indeksów KIM Typowe karty, to: Koszty transportu, Naprawa gwarancyjna, Koszty eksploatacji samochodu. Aby ułatwić dekretację zakupów kosztowych, w kartach KIM wypełnia się pola: Grupa, Wyróżnik, Odmiana, które mogą być elementami konta księgowego Odpowiednio: %GG, %WW, %NN Tabele dekretacji

Pozycja zakupu usług na fakturze

1.4 Współczynniki odliczenia PTU

PTU naliczony

Kwoty podatku PTU (VAT) zawarte w fakturach zakupu mogą być tylko w części zaliczone do sumy: PTU Naliczony. Patrz PTU (VAT) Opis ogólny: PTU (VAT) Opis ogólny W programie Trawers ERP jest tabela współczynników odliczenia PTU, w której można określić jaki % kwoty PTU można uznać jako: PTU Naliczony. PTU (VAT) Współczynniki odliczenia

Koszty działalności

Koszty zakupu niektórych usług, np. paliwo samochodowe (wydatki samochodowe) tylko w części mogą być traktowane jako koszty prowadzenia działalności. Tzw. KUP Koszty uzyskania przychodu. W artykule nt. współczynników obliczenia PTU, dodatkowo, podano przykłady dekretowania faktur zakupu z przekazaniem tylko części kwoty faktury do systemu KG Księga Główna na konta kosztów.

2. Przykład dekretowanie kosztów usług

W przykładzie wykorzystana jest maska dekretacji: %NN Odmiana. Wartość pola: Odmiana z karty KIM zostanie umieszczona w symbolu konta, podczas tworzenia poleceń księgowania. Patrz szczegóły: Dekretowanie. Zakupy nie-magazynowe

3. Zestawienia o poniesionych kosztach

3.1 Jedno-wymiarowe

Zakupy nie-magazynowe, zgromadzone w pozycjach dokumentów zakupu, można przeglądać w zestawieniu: NZ > Analizy zakupów > Zakupy miesiąca Zakup [U] Usługi, Podsumowanie: Indeks asortymentu [NZ_ZZM10] ------------------------------------------------- --- Indeks ---- Ilość % ogółem Wartość netto .ZK-40 02 0.000 0.1500 5,478.58 .ZK-40 03 0.000 0.0400 1,384.44 .ZK-40 04 0.000 0.0100 221.95 .ZK-40 11 0.000 0.3900 13,903.90 .ZK-40 12 0.000 0.1800 6,319.67 .ZK-40 13 0.000 0.0100 349.83 .ZK-40 22 0.000 0.1100 3,784.70 .ZK-40 23 0.000 0.2300 8,769.85 .ZK-40 27 1.000 0.8300 29,358.82 .ZK-40 28 0.000 0.2600 9,549.63 .ZK-40 30 0.000 0.2500 8,821.43 ========================= Razem 6.0200 214,946.68 -------------------------------------------------

3.2 Wielo-wymiarowe

Zakupy nie-magazynowe, zgromadzone w pozycjach dokumentów zakupu, można przeglądać także w wielu wymiarach. Można utworzyć zestawienie kosztów poniesionych w kolejnych okresach wg komórek organizacyjnych [KK] (miejsca powstawania kosztów) oraz indeksów (rodzaje kosztów) Zestawienie tworzy się w systemie NZ > Analizy zakupów > W wielu wymiarach [NZ_ZZM20] Sprzedaż i zakupy w wielu wymiarach Zestawienie można zapisać w pliku CSV i wczytać w Excelu Wysyłanie danych do Excela Definicja raportu: ------------------------------------------- Data od .. do ..... 20xx.01.01 - 20xx.09.30 Wymiar osi Y v .... KOMORG KK INDEKS <-- 2 wymiary Y Wymiar osi X > .... OKRES OBLICZ Miara ............. WARTOŚĆ NETTO ------------------------------------------- Zapis w pozycji dokumentu zakupu: --------------------------------------------- Indeks: .ZK-40 04 Środki czystości <-- rodzaj kosztu Ilość Cena netto Wartość ----- ----- ----- 1.000 szt 23.00 23.00 <-- koszt poniesiony w 20xx/01 Dekretacja ZU+/20 Zakupy kosztowe KK KomOrg o----------------------------------o | Zlecenie / 0 Jednostka | | Inne 00 Komórka 10 | <-- Miejsce powstania kosztu o----------------------------------o (10 Koszty wydziału prod) --------------------------------------------- Wynik obliczeń: ------------------------------------------------------------------------- KK Nazwa KK KomOrg Indeks Nazwa indeksu 20xx/01 20xx02 -- --------------------- --------- ------------------------ ----- ----- 01 Koszty prod i montażu .ZK-40 01 Materiały bezpośrednie 13040 14940 01 Koszty prod i montażu .ZK-40 02 Paliwo i części 6230 5610 10 Koszty wydziału prod .ZK-40 03 Materiały biurowe, prasa 75 79 10 Koszty wydziału prod .ZK-40 04 Środki czystości 23 45 10 Koszty wydziału prod .ZK-40 05 Wyposażenie 450 380 10 Koszty wydziału prod .ZK-40 09 Pozostałe materiały 720 782 -------------------------------------------------------------------------

3.3 Raporty przekrojowe

Raport o stanie firmy

Raport o stanie firmy prezentuje sumaryczne dane podstawowych kategorii ekonomicznych przedsiębiorstwa. Pozycje zaliczane do aktywów i pozycje zaliczane do pasywów [NZ_ZPL20]. Dodatkowo prezentuje wartość sprzedaży i wartość uzyskanej marży oraz wartość poniesionych kosztów. Na podstawie zarejestrowanych dokumentów zródłowych: dokumentów zakupów nie-magazynowych (kosztów). Raport o stanie firmy

Rachunek wyników

Rachunek wyników, to jest zestawienie informacji o źródłach kosztów i strat oraz dochodów i zysków. Poszczególne pozycje (wiersze) rachunku wyników można obliczyć na podstawie danych źródłowych (dokumentów transakcyjnych). W wierszach kosztów ujmuje się zakupy nie-magazynowe (usługi) zarejestrowane w pozycjach faktur zakupu w systemie ZO Zakupy. Rachunek wyników wg dok źródłowych

4. Zamówienia zakupu nie-magazynowe

Pozycje nie-magazynowe (koszty, usługi) można zamawiać u dostawców tak samo jak pozycje magazynowe (materiały, towary). Można korzystać z katalogu ofert dostawców, kontraktów, RFQ. Można rejestrować faktury zakupu do zamówień usług. Realizacja zamówień zakupu Jest różnica w porównaniu do zakupów magazynowych. Zakupy nie-magazynowe (usługi) zostają zrealizowane po zarejestrowaniu faktury zakupu. Nie ma dokumentu dostaw.

Stan realizacji zamówienia

(1) (2) (3) v v v --------------------------------------------------------------------- Lp Zamówienie Dnia Zamówiono Przyjęto Fakturowano Pozostało --- ------------- ------- --------- ------ ----------- ---------- 1 COMEX ZA12/113 20xx.01 45 0 45 0 2 COMEX ZA12/113 20xx.02 1 0 1 0 3 COMEX ZA12/113 20xx.03 20 0 10 0 --------------------------------------------------------------------- ---o--- ---o--- ---o--- | | | Ilość zamówiona Na fakturze Dane pomijane zakupu dot magazynowych NOTE: Poz 1 i 2 jest zrealizowana. Ilość zamówiona (1) została zafakturowana (2). Poz 3 pozostaje do realizacji. Zafakturowano tylko 10 z 20 zamówionych.

5. Tematy powiązane

Kartoteka indeksów KIM Tabele dekretacji Dekretacje ZZZZZZ/YYY i Q12 Dokumenty zakupu Sprzedaż nie-magazynowa PTU (VAT) Współczynniki odliczenia Sprzedaż i zakupy w różnych układach Sprzedaż i zakupy w wielu wymiarach Słowa kluczowe #Księgowość-Dekretacje #Zakupy-Scenariusze #Usługi-Koszty #Zakupy-Dokumenty

6. Pytania i odpowiedzi

* Jak kupować usługi od dostawców? Zakup usług od dostawców rejestruje się jako pozycje nie-magazynowe * na zamówieniu zakupu w systemie ZA * na fakturze zakupu w systemie ZO Dla pozycji nie-magazynowej (usługi kupowanej) należy założyć kartę KIM rodzaju [06] Usługa obca [Uo]. Na potrzeby zakupów kosztowych zwykle zapisuje się w karcie usługi: * rodzaj usługi - w nazwie indeksu * konto księgowe - w symbolu indeksu * składniki dekretacji - w polach Wyróżnik i Odmiana Więcej informacji: Dekretowanie. Zakupy nie-magazynowe Realizacja zamówień zakupu Kartoteka indeksów KIM