Dekretowanie. Zakupy nie-magazynowe

1. Opis ogólny 1.1 Potrzeba rejestrowania 1.2 Architektura systemu rejestrowania 1.3 Zakupy usług (koszty) 1.4 Współczynniki odliczenia PTU 2. Przykład dekretowania kosztów usług 2.1 Założenia 2.2 Scenariusz 3. Tematy powiązane

1. Opis ogólny

1.1 Potrzeba rejestrowania

Koszty działalności firmy (en: Expense) mają znaczny udział w ogólnych wydatkach operacyjnych. Koszty te powinny być ewidencjonowane i analizowane pod kątem celowości, struktury i źródeł pochodzenia.

Indeksy nie-magazynowe

W programie Trawers, dokumenty (transakcje) stanowiące koszty działalności rejestruje się fakturami zakupu na pozycje nie-magazynowe (usługowe). Pozycje nie-magazynowe wybiera się z kartoteki indeksów KIM. Np. [.ZK-40 02] Paliwo i części do samochodów. Kartoteka indeksów KIM Zakupy nie-magazynowe, to są zakupy dóbr materialnych i niematerialnych, które nie zwiększają wartości zapasów magazynowych. Zwykle wpisywane są od razu w koszty działalności firmy (en: Charges, Expenses) Np. usługi: malowanie, reklama, koszty ogrzewania, usługi prawne i księgowe.

Zakupy: rozrachunki, podatek PTU (VAT), koszty

Zakupy nie-magazynowe (koszty) trzeba rejestrować w systemie komputerowym z następujących powodów: 1. Rozrachunki z dostawcami. Zakupy dokumentowane są fakturami. Za faktury trzeba zapłacić gotówką lub zapisać do kartoteki rozrachunków jako zobowiązania. 2. PTU podatek naliczony. Podatek PTU wynika z faktur zakupu. PTU trzeba obliczać aby zmniejszyć kwoty podatku należnego, wynikajacego z faktur sprzedaży. 3. Zakupy tworzą koszty * Kwoty wynikające z faktur zakupu trzeba naliczać, aby obliczyć dochód i podatek dochodowy. Kwoty trzeba zapisywać na odpowiednie konta, zgodnie z wymogami przepisów podatkowych i przepisów księgowych. Niektóre wydatki, np. wydatki samochodowe, tylko w części można ująć w koszty. * Trzeba analizować wielkość i strukturę kosztów. Wykrywać koszty nadmierne i nieuzasadnione 4. Kwoty kosztów zwykle zapisuje się na konta księgowe (dekretuje). w programie Trawers kwoty z faktur zakupu przekazuje się do KG Księga Głowna przy pomocy poleceń księgowania. System rejestrowania zakupów nie-magazynowych w systemie komputerowym powinnien zapewnić wykonanie wymienionych wyżej zadań. Dodatkowo, powinien być elastyczny, aby dostosować do różnych profili przedsiębiorstw, różnych rodzajów kosztów i różnych wymagań co do szczegółowości ewidencji. Istotną cechą systemu powinno być to, aby osoba rejestrująca pozycje faktur zakupu nie musiała każdorazowo zastanawiać sie nad dekretowaniem rejestrowanych kwot. Aby dekretowanie było w miarę automatyczne.

1.2 Architektura systemu rejestrowania

Aby zrealizować opisane wyżej wymagania w programie Trawers zbudowano mechanizm ewidencjonowania kosztów działalności firmy wykorzystując: * Indeksy nie-magazynowe w kartotece KIM Kartoteka indeksów KIM * Dekretowanie transakcji (pozycji dokumentów) Tabele dekretacji W tym mechanizmie rejestrowania zakupów, operator wybiera: * Nazwę kupowanego asortymentu (nazwe usługi) z kartoteki KIM * Symbol dekretacji (można tak skonfigurować, że symbol 'wskoczy' sam do pola na ekranie Warunki (filtry) dekretacji

Elementy systemu

* Karty indeksów nie-magazynowych Pola w karcie KIM: Indeks, Nazwa, Odmiana (NN) * Faktura zakupu: Indeks, ilość, wartość, symbol dekretacji * Tabela dekretacji: Symbol, konto z maską %NN, Strona Wn/Ma * Zbiór poleceń księgowania Karta KIM ---------------------------------------------- Indeks Nazwa Odmiana -------- ------------------- -- ZK-40 46 Usługi marketingowe 46 --- o ---------------------------------------- | %NN v -o- | | | v Faktura zakupu v | Tabela dekretacji o----------------------------------o | Dekretacja [ZK /00] | ---- Indeks ---- Ilość Wartość | v Zakupy niemagaz 55040NN | ZK-40 46 1 6,000.00 | o--- | -------------------o | PTU naliczony wg 23 % 1,380.00 | | v Konto | Strona | o----------------------------------o o---o---------------------o | Dekretacja ZK/00 |<------<---o| 1.| 55040%NN | Wn | o--------------------------- o ----o | 2.| 201 | Ma | | | 3.| 40%NN | Wn | o-<-----------<---o| 4.| 490 | Ma | | o---o------------o--------o v | Polecenia ksiegowania v --------------------------------------- Poz Konto Kwota Strona --- --------- --------- --------- 1 5504046 6,000.00 Wn 2 201 6,000.00 Ma 3 4046 6,000.00 Wn 4 490 6,000.00 Ma --------------------------------------- NOTE: pominięto dekretacje podatku PTU (VAT) Podsumowanie: -------------

Faktura zakupu. Pozycja zakupu usług

* Faktury zakupów nie-magazynowych rejestruje się w systemie ZO jako pozycje rodzaju: Zakup usługi (niemagazynowy) (K) Dokumenty zakupu

Karta KIM Indeks nie-magazynowy

* W kartotece KIM są karty rodzaju: [06] [Uo] Usługa obca * Karty KIM: * Nazwa usługi obcej wskazuje rodzaj zakupu, np. Usługi marketingowe * Indeks podpowiada konto w KG, np. ZK-40 46 (ZK Zakupy niemagaz) * Wypełnione pola masek dekretacji, np. odmiana %NN

Dekretacja

* Tabela dekretacji wskazuje, jakie powstaną polecenia księgowania

Kto kupił ?

* W nagłówku dokumentu zakupu można wpisać symbol osoby, która kupiła towar lub usługę. Pole: KUPIL (kupiec) (en: Buyer). Na ekranie nagłówka dokumentu jest pole: Kupił. Patrz szczegóły: Dokumenty zakupu Symbol kupca można pobrać z tabeli: Zespoły handlowców. Do zespołu handlowców może należeć pracownik z kartoteki kadrowej. Patrz: Handlowcy. Zespoły handlowców Wypełnione pole: KUPIL pozwala ustalić ile poszczególne osoby wydały w danym miesiącu na poszczególne rodzaje kosztów, w tym np. na paliwo. Na zestawieniach w systemie NZ można oglądać koszty w rozbiciu na rodzaje, np. indeksy kosztowe KIM, poniesione przez poszczególnych handlowców (kupców). NZ > Zakupy > Zakupy w różnych układach [NZ_ZDO20] [NZ_ZDO40] Symbol handlowca trzeba podać: pole: KUPIL. NOTE: pole: KUPIL wypełnia się w dokumentach zakupu: [FA][FK][OB][ZL][OF].

Zestawienia

* Zestawienia zbiorcze, np. koszty wg rodzaju oraz koszty wg miejsc powstania można uzyskać bezpośrednio z zapisów w dokumentach źródłowych Np. w zestawieniach: NZ > Zakupy > Zakupy w wielu wymiarach [NZ_ZZM20] Sprzedaż i zakupy w wielu wymiarach

1.3 Zakupy usług (koszty)

W programie Trawers usługi można kupić w systemie ZO Zakupy i sprzedać w NA Sprzedaż. Na dokumentach zakupu i sprzedaży usługi zapisuje się jako odrębny rodzaj pozycji, np. Zakup nie-magazynowy (usługa), Korekta (-) zakupu usługi. Dokumenty zakupu Odrębny rodzaj pozycji (inny niż np. zakupy magazynowe), pozwala na odrębną dekretację księgową oraz sięganie do kartoteki po karty KIM charakteryzujące usługi, np. jednostki miary, stawki PTU (VAT), itp. NA: Sprzedaż usługi można opisać, np. podać warunki gwarancji. Opis można umieścić w dokumencie: a) Dodatkowa pozycja rodzaju [D] Dodatkowy opis b) Bezpośrednio w polu memo pozycji sprzedaży usługi Sprzedaż nie-magazynowa Opisy: Memo i Remark ZO: Zakup usługi można opisać, np. zanotować warunki gwarancji. Opis można umieścić w pozycji: [D] Dodatkowy opis. Opis można zbudować ze standardowych tekstów z tabeli opisów. Nazwę usługi można przekazać do dokumentów księgowych w KG Księga Główna jako treść opisująca dokument księgowy. Nazwę usługi pobraną z karty KIM można zmienić podczas wprowadzania do faktury zakupu. Np. nazwa w KIM, to: [Koszt zakupu paliwa...] a do faktury zakupu można wpisać: [Koszt zakupu paliwa do Focusa GDT1234] Aby zmienić nazwę usługi, trzeba oznaczyć parametr 0629 [1]

Katalog usług

W programie Trawers informacje o usługach zapisane są kartotece KIM jako wyróżnione rodzaje indeksu: [Uo] i [Uw]: --------------------- [Uo] 06 Usługa obca pozycja nie-magazynowana, może być kupowana, używana jako określenie zakupu kosztowego [Uw] 07 Usługa własna pozycja nie-magazynowana, może być sprzedawana --------------------- Kartoteka indeksów KIM Typowe karty, to: Koszty transportu, Naprawa gwarancyjna, Koszty eksploatacji samochodu. Aby ułatwić dekretację zakupów kosztowych, w kartach KIM wypełnia się pola: Grupa, Wyróżnik, Odmiana, które mogą być elementami konta księgowego Odpowiednio: %GG, %WW, %NN Tabele dekretacji

Pozycja zakupu usług na fakturze

2. Przykład dekretowanie kosztów usług

2.1 Założenia

W przykładzie wykorzystana jest maska dekretacji: %NN Odmiana. Wartość pola Odmiana z karty KIM zostanie umieszczona w symbolu konta, podczas tworzenia poleceń księgowania. Przykładowe karty usług obcych w kartotece KIM: (znaki początkowe [ZK] w indeksie mają tę zaletę, że indeksy usług ustawiają się na końcu listy wyboru F2) -------------------------------------------------------- -Indeks- --- Nazwa --------------------- Odmiana %NN .ZK-40 01 Materiały bezpośrednie 01 .ZK-40 02 Paliwo i części do samochodów 02 .ZK-40 03 Materiały biurowe, prasa 03 .ZK-40 04 Środki czystości 04 .ZK-40 05 Wyposażenie 05 .ZK-40 09 Pozostałe materiały 09 .ZK-40 11 Energia elektryczna 11 .ZK-40 12 Energia cieplna (olej opałowy) 12 .ZK-40 13 Woda 13 .ZK-40 21 Czynsz i dzierżawy 21 .ZK-40 22 Usługi telekomunikacyjne 22 .ZK-40 23 Usługi pocztowe i kurierskie 23 ... .ZK-ZTY: 409-9 Pozostałe koszty 99 -------------------------------------------------------- Dekretacja w tabeli symboli operacji. Wskazuje sposób księgowania: Rodzaj: PS Zakup usług Symbol: PS+ Zakup usług (koszty) Dekretacja ---------- Konto Strona ---------- ------ 55040%NN Wn 201 Ma 40%NN Wn 490 Ma

2.2 Scenariusz

1. Otrzymanie faktury za energię elektryczną na kwotę 1500 netto + 22 % PTU 2. Rejestracja faktury w systemie ZO: Faktury zakupu a) Pozycja: zakupy usług b) Indeks: indeks z KIM: ZK-40 11 Energia elektryczna c) Wartość: 1 500.00 PLN d) Pozycja: PTU naliczony 22%: 330.00 PLN 3. Zatwierdzenie faktury. Powstaną następujące polecenia księgowania: ------------------------------------------ Numer Poz Konto Kwota Strona ------ --- --------- ----- ------ 010001 1 5504011 1 500 Wn 010001 2 201 1 500 Ma 010001 3 4011 1 500 Wn 010001 4 490 1 500 Ma ------------------------------------------ W symbolu konta została wpisana wartość pola Odmiana z karty KIM: 11 Zaletą takiego mechanizmu rejestrowania i dekretowania faktur zakupu jest prostota. Zamiast wybierać z wielu symboli dekretacji (operacji) z tabeli, operator wybiera jeden symbol (można tak zautomatyzować, aby nie musiał w ogóle wybierać) i podaje rodzaj kosztu tu: Energia elektryczna.

3. Tematy powiązane

Kartoteka indeksów KIM Tabele dekretacji Dekretacje ZZZZZZ/YYY i Q12 Dokumenty zakupu Sprzedaż i zakupy w wielu wymiarach Raport o stanie firmy Słowa kluczowe #Księgowość-Dekretacje #Zakupy-Dokumenty #Usługi-Koszty