KC Przelewy elektroniczne. Tworzenie

1. Opis ogólny 2. Tworzenie przelewów 2.0 Schemat przepływu danych 2.1 Tworzenie propozycji przelewu 2.2 Tworzenie przelewów wg propozycji lub ręcznie 2.3 Zapisanie przelewu do pliku 2.4 Rozliczanie przelewów 3. Formaty przelewów 4. Krok po kroku 5. QRPay Skanowanie kodu QR dla poleceń przelewu 6. MPP Split Payment 7. Preliminarz płatności 8. Tworzenie przelewów. Rozdzielenie uprawnień 9. Tematy powiązane

1. Opis ogólny

Kwoty wypłat z różnych zródeł (systemów)

Tworzenie przelewów bankowych polega na generowaniu poleceń wypłat z firmowego rachunku bankowego (konta firmowego). Polecenia wypłat generowane są: * na podstawie zobowiązań wobec dostawców z tytułu dostaw towarów i usług (ZO) * na podstawie zobowiązań wobec pracowników z tytułu wynagrodzeń (PL) także: * na podstawie rozrachunków w NA - zwrot należności * na podstawie rozrachunków w KB - rozliczenia z osobami (zaliczkobiorcy)

Waluta przelewów

Przelewy dla dostawców mogą być w PLN lub w walutach obcych. Dla pracowników w PLN. Polecenia wypłat mogą mieć formę: * wydruk na papierze * przelew elektroniczny Poniżej opisywane są przelewy elektroniczne.

Formaty plików elektronicznych

Tworzenie przelewów elektronicznych polega na zapisywaniu wskazanych, zatwierdzonych przelewów do pliku, w takim formacie zapisu, który potrafi odczytać nasz bank, czyli bank do którego składamy przelewy. W systemie KC można tworzyć przelewy elektroniczne w formatach różnych bankow. Program podpowiada format wskazany w karcie banku w tabeli banków: AD > Tabele. Słowniki > Banki [AD_TBB10] Patrz też: Rachunki bankowe (konta) NRB o-- Banki --------------------------------------o | | | Symbol : 14401026 (nr rozliczeniowy) | | Nazwa : ASIACO BANK POLSKA S.A. O/GDYNIA | | Miasto : Gdynia | | | | Format : Multicash-format NRB | o---------- ---------o---------- ---------------o | V Format przelewu elektronicznego (tu: Multicash-format NRB) Program Trawers zapisuje przelewy w wymienionych niżej formatach. Jednakże, w miarę upływu czasu, banki zmieniają swoje formaty i może powstać potrzeba dopasowania programu do nowych formatów. Przelewy w podanym formacie wystawia się w systemie: KC Emisja przelewów Polecenia przelewów mogą zawierać zapłaty zobowiązań wobec dostawców, zwroty nadpłat dla odbiorców oraz kwoty wynagrodzeń pracowników.

2. Tworzenie przelewów

2.0 Schemat przepływu danych

Przepływ danych w systemie: KC Emisja przelewów

2.1 Tworzenie propozycji przelewu

Przy każdym wywołaniu funkcji z menu, propozycja przelewów tworzona jest od nowa. Propozycja poprzednia zostaje usunięta

Propozycja przelewu. Źródła danych

Propozycje wypłat (lub wpłat) tworzy się na podstawie: * Faktury obce do rozliczenia w ZO. Zobowiązania wobec dostawców. Gdy w kartotece rozrachunków są faktury do zapłaty i nie ma na nie przelewów w zbiorze przelewów. Program identyfikuje przelew wg numeru faktury dostawcy (**nr obcy**). Faktury obce (zobowiązania) można wybierać z kartoteki: [D] wg Dostawców [N] wg Numerów własnych [T] wg Terminów wymagalności (domyślnie) Dokumenty można wybierać wg typu płatności (MPP Split Payment) [P] Płatność podzielona [B] Bez podziału [W] [P] i [B] Reguły tworzenia przelewów z uwzględnieniem MPP Split Payment opisano w dalszej części dokumentu. * Faktury własne do rozliczenia w NA Gdy w kartotece rozrachunków są faktury do zapłaty i nie ma na nie przelewów w zbiorze przelewów. * Wynagrodzenia i zaliczki w PL Gdy są zatwierdzone listy płac lub zaliczki i oznaczono, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie poprzez bank i podano numer banku i numer rachunku.

Propozycja przelewu. Zawartość

Propozycja przelewu zawiera następujące elementy: * Ustalenie czy utworzyć przelew na podstawie tej propozycji; (znak gwiazdki [*] oznacza, że należy tworzyć) * Ustalenie czy scalić propozycje wpłat lub wypłat odnoszące się do tego samego kontrahenta w jednym przelewie; (znak gwiazdki [*)] oznacza, że należy scalić) (Przelew scalony zawiera zsumowane kwoty i zestawienie numerów dokumentów w polu: Tytułem) * Nazwa kontrahenta (skrót) * Nr dokumentu - oznaczenie dokumentu, na podstawie którego powstało zobowiązanie lub należność, np. nr faktury w NA/ZO, nr listy płac lub zaliczki. * Termin płatności * Liczba dni opóźnienia w zapłacie (dzień dzisiejszy minus (-) termin) * Kwota do zapłaty

2.2 Tworzenie przelewów wg propozycji lub ręcznie

NOTE: Parametr wskazuje porządek (sortowanie) przelewów: [S] wg symboli kontrahentów [N] wg nazw kontrahentów (alfabetycznie) Patrz: Parametry systemu KC Przelew jest dokumentem wielopozycyjnym. Ma własny, unikalny numer.

Elementy przelewu (nagłówek)

* Nazwa, adres, nr banku i rachunek bankowy firmy (naszej) W karcie firmy [AD_TFI20] można zapisać 8 rachunków bankowych. Tam podaje się numer rachunku, z którego standardowo realizuje się przelewy. Pole: Przelewy wykonywać z rachunku [n] <--- nr rachunku NOTE: Ten sam rachunek powinien być w KB > Kartoteka rachunków bankowych [KB_KBA10]. Do rejestrowania stanów i obrotów pieniężnych - na podstawie wyciągów bankowych. My wysyłamy przelew, bank przysyła wyciąg. My zapisujemy transakcje w dokumencie: [B] Rejestr bankowy. Dokumenty płatności * Nazwa, adres, nr banku i rachunek bankowy kontrahenta [NA] w kartotece odbiorców NA [ZO] w kartotece dostawców ZO Uprawniony operator może zmienić numer rachunku bankowego pobranego z kartoteki dostawców. Patrz niżej: [ZO_KDO26]. [PL] w kartotece pracowników PL [KB] w kartotekce osób (zaliczkobiorców) KB * Kwota przelewu: kwota jednej faktury lub wielu faktur (scalony) * Opis (Tytułem...) * Data emisji przelewu, tzn. dzień wykonania operacji Do banku można wysłać polecenie przelewu z datą operacji, do wykonania za kilka dni.

Elementy przelewu (pozycje)

Pozycje opisują co się składa na kwotę przelewu: * Identyfikacja pozycji w rozrachunkach, np. fakturach nierozliczonych a) gdy zapis ze zbioru propozycji: (dla NA i ZO: symbol odbiorcy/dostawcy + nr faktury (dla PL: symbol pracownika + nr listy płac b) gdy zapis ręczny: brak danych * Kwota

Opracowanie przelewu

Przelewy (utworzone na podstawie propozycji lub dopisane z ręcznie) można opracowywać, tj. zmieniać ich treść, zatwierdzać i usuwać. Menu wewnętrzne =============== Przelewy otwarte: ----------------- (Przelewy niezatwiedzone) 1. Opracowanie Zmiana danych przelewu: * nazwa, adres, bank i rachunek bankowy dłużnika * nazwa, adres, bank i rachunek bankowy wierzyciela (podczas tworzenia propozycji przelewów pobierany jest wskazany bank i wskazany rachunek z karty dłużnika i wierzyciela) NOTE: Operator może zmienić numer rachunku bankowego dostawcy z ZO (tu: wierzyciela) gdy ma prawo do zakładki w kartotece dostawców: ZO > Dostawca > Dane podstawowe > Rachunki bankowe: [ZO_KDO26]. Uprawnienia operatorów (role) * kwota przelewu: kwota jednej faktury lub wielu faktur (scalenie) Uwaga! ew. korekta kwoty scalonej nie zmienia kwot czastkowych (w pozycjach) * opis (Tytułem...) * data (data płatności) 2. Zatwierdzania Przelewy można zatwierdzic. Tylko przelewy zatwierdzone można drukowane i zapisywać w pliku dyskowym. Przelewów zatwierdzonych nie można zmieniać. Przelewy zatwierdzone można anulować - wtedy stają się znów otwarte. Przelewy zatwierdzone, po wydrukowaniu, można zamknąć. Tych juz nie można anulować. 3. Usuwanie Usuwanie przelewu ze zbioru, ostateczne 4. Podgląd pozycji Przeglądanie pozycji w rozrachunkach wg których utworzono przelew 5. Zmiana daty Zmiana daty płatności. Funkcja usprawnia i przyśpiesza redagowanie. Nie trzeba przechodzić przez wszystkie pola, jak w p. 1 6. Zmiana daty na: Poniedziałek Ułatwienie zmiany daty. Stosowane w firmach, w których przelewy zleca się zwykle do wykonania w poniedziałki. Program proponuje wstawienie (zmianę) daty przelewu na pierwszy poniedziałek przypadający po dacie aktualnie zapisanej. Gdy data przypada w poniedziałek, to nie wprowadza zmian. Przelewy zatwierdzone: ---------------------- 1. Wydruk 2. Anulowanie 3. Zamykanie 4. Podgląd pozycji Patrz opis wyżej.

2.3 Zapisanie przelewu do pliku w wybranym formacie

Utworzone przelewy można zapisać do pliku w formacie wymaganym przez bank Kolejne kroki opisane są niżej.

2.4 Rozliczanie przelewów

Wystawienie przelewu i przekazanie do banku nie kończy procesu ewidencji zapłat. Po dokonaniu transakcji, bank przekazuje wyciąg ze szczegółami operacji: data, kontrahent, kwota, ew. dodatkowe koszty. W programie Trawers ERP utworzono następujący mechanizm rozliczania przelewów. Wykorzystano urządzenie w systemie KB: [E] Polec przelewu jako urządzenie rozliczające środki pieniężne w drodze. Kroki: - KC: wystawienie przelewu - KB: zapisanie kwoty do rozliczenia z bankiem w rejestrze [E] z równoczesnym rozliczeniem zobowiązań kontrahenta w ZO - KB: na podstawie wyciągu z banku, rozliczenie rejestru [E] Patrz też: Rozliczanie przelewów: KC Ewidencja i emisja przelewów bankowych Patrz opis: Zapłaty dla dostawców Zarządzanie płatnościami

3. Formaty przelewów

Formaty przelewów elektronicznych, które można zapisywać w programie Trawers: [01] Elixir-O (MultiCash) [SP] [02] MINIBANK .UNI [03] HEUTHES-BASET [04] BRESOK [05] VideoTel (format II) [SP] [06] System PrzelewKB [07] CiTiBank-format MTMS [08] VideoTel-format NRB [SP] [09] Multicash-format NRB [SP] [10] Nordea - SOLO [11] Netbank 2.x [12] BZWBK24 [13] BZWBK24 - ZUS [#] [14] BZWBK24 - US [#] [15] Elixir-O iPKO Biznes [SP] NOTE: Oznaczenie [SP] Split Payment Wskazuje formaty przelewów, które można stosować do zapłat MPP (Split Payment) Poszczególne banki mogą odbierać przelewy w wielu różnych formatach, często też zmieniają formaty. Prosimy zapytać bank w jakich formatach obecnie oczekują przelewów. Jeżeli Trawers nie tworzy oczekiwanego formatu, to prosimy użyć konwertera formatów. Konwertery, to programy zmieniające zapisy przelewów na format oczekiwany przez konkretny bank. Są dostępne na rynku oprogramowania. Pobieranie wyciągów z plików CSV

4. Krok po kroku

Potrzeba

Firma FILEX w Toruniu ma dostawców, od których kupuje materiały. W banku PeKao SA oddział w Toruniu prowadzi swoje konto, rachunek, z którego płaci przelewami swoim dostawcom. Jak zapisać przelew elektroniczny do pliku, z zapłatami dla dostawców firmy FILEX z jej konta w banku PeKaO SA, oddział w Toruniu ? -------------------------------------------------------------

Krok 1 (przygotowawczy)

W systemie AD do tabeli banków [AD_TBB10] wpisać numer i nazwę naszego banku oraz podać format przelewu elektronicznego. Np. Numer: 12401936. Nazwa: Bank PeKaO SA o w Toruniu. Format przelewu: (Elixir-0 MultiCash) Do tabeli banków wpisać także numery i nazwy banków naszych dostawcow. Tabela banków wypelniana jest podczas instalowania programu, więc dane naszego banku i banków naszych dostawców mogą już być w tabeli. Można je poprawić i dopisać nowe banki.

Krok 2 (przygotowawczy)

W systemie AD w karcie firmy FILEX (Pomocnicze / Lista firm) wpisać numer banku 12401936 i podać numer rachunku: 40........ Krok 3 (obecnie pomijany) Krok 4 (obecnie pomijany)

Krok 5 (przygotowawczy)

W systemie ZO, w kartach dostawców wpisać numery banków i numery rachunków bankowych. Numery banków pobrać z Tabeli banków. Na wskazane rachunki dostawców program utworzy polecenia przelewu. Nr rachunku dostawcy wskazuje się w nagłówku faktury zakupu. Nastepne kroki wykonywać miarę potrzeb:

Krok 6

W systemie KC utworzyć propozycję przelewu. Wybrać wszystkich dostawców. W zbiorze propozycji umieści faktury nierozliczone, dla których jeszcze NIE utworzono przelewów (program przeszukuje zbiór przelewów i szuka przelewu z symbolem odbiorcy i numerem faktury). W propozycji umieszcza dane naszego banku: nr banku i nr rachunku.

Krok 7

Utworzyć przelewy na podstawie propozycji

Krok 8

Zatwierdzić przelewy

Krok 9

Zapisać zatwierdzone przelewy do pliku. Powstaną przelewy elektroniczne. Plik: ../trtres/trinout/kc140108.pli ------------------------------------------------------------- 110,20140108,492,10101140,0,'16101011400000000000000001', ... 110,20140108,492,44111113,0,'32441111130000000000004112', ... ------------------------------------------------------------- Dodatkowo, można wydrukować zestawienie zbiorcze zawierające informacje o zawartości pliku ------------------------------------------------------------- ZBIORCZE ZESTAWIENIE PRZELEWÓW Dnia: 20xx.01.08 Śr ------------------------------------------------------------- ---Na dobro rach -- --Bank-- ---- nr rachunku IBAN Kwota ------------------------------------------------------------- Prosimy o wykonanie załączonych poleceń przelewów z naszego rachunku bankowego: Alfa Sp.z o.o 16 10101140 0000000000000001 2 320.00 PH Nowak SC 32 44111113 0000000000004112 1 000.00 -------------------------------------------------------------

Krok 10

Utworzyć dwie kopie pliku (dla bezpieczeństwa) i przekazać dwa egzemplarze dla banku, jedna kopie zachować dla siebie w archiwum. Oczekiwać na wyciąg z banku. Po otrzymaniu wyciągu z banku zarejestrować go w systemie KB w zbiorze dokumentów: [B] Rejestr bankowy. Patrz szczegóły: Dokumenty płatności

5. QRPay Skanowanie kodu QR dla poleceń przelewu

Patrz w opisach: Skanuj i płać Na wzorcu dokumentu sprzedaży można też umieścić blok danych: QRPay. Blok QRPay drukuje kod kreskowy 2D (QR) z danymi dla dokonania płatności przez odbiorcę: id odbiorcy, nr rachunku odbiorcy, kwota, nazwa odbiorcy, tytuł płatności (RefNo). Klient (odbiorca) może zeskanować telefonem komórkowym kod QR z wydruku lub ekranu i wysłać polecenie przelewu do banku. Patrz: QRPay Skanowanie kodu QR dla poleceń przelewu Kody kreskowe Opis ogólny Odpowiednia aplikacja dostarczona przez bank umożliwia skanowanie kodu i wykonanie przelewu. Na ftp są przykłady wzorców faktur sprzedaży z polem: [QR kod Platnosc]. Wzorce Pobieranie z ftp

6. MPP Split Payment

MPP Mechanizm Podzielonej Płatności (en: Split Payment) wprowadza dwu-torowość płatności za nabyte towary lub usługi. Wartość netto nabywca wpłaca na rachunek bankowy dostawcy (lub rozlicza w inny sposób, np. komensatą). A kwotę PTU/VAT, wpłaca na inny, specjalny rachunek bankowy: rachunek VAT. W programie Trawers można tworzyć propozycje przelewów bankowych na rachunki dostawców uwzględniając typy płatności: [P] Płatność podzielona [B] Bez podziału [W] [P] i [B]

Reguły tworzenia przelewów z uwzględnieniem MPP Split Payment

[P] Płatność podzielona PTU na Rachunek VAT Program wybierze te faktury zakupu (zobowiązania), które oznaczono w nagłówku [P] Płatność podzielona. Powstanie propozycja przelewu z rachunkami oznaczonymi [P]. Takiej propozycji nie można scalać. (Przelew scalony zawiera zsumowane kwoty i nr-y dokumentów w polu: Tytułem). [B] Bez podziału Netto + PTU na rachunek bieżący Program wybierze te faktury zakupu (zobowiązania), które oznaczono w nagłówku [B] Bez podziału. Powstanie propozycja przelewu z rachunkami oznaczonymi [B]. Taką propozycję można scalać. [W] [P] i [B] [P] Płatność podzielona i [B] Bez podziału Program zapyta o daty od.. do... tj. okres z którego wybrać faktury do zapłaty. Podane daty muszą być w ramach jednego miesiąca. Zgodnie z przepisami, zapłata zastosowaniem MPP może obejmować wiele faktur (można scalić), gdy zostały one wystawione w ramach jednego m-ca. NOTE: Program sprawdza daty wystawienia faktur przez dostawcę. Powstanie propozycja przelewu z rachunkami oznaczonymi [B] i [P]. Taką propozycję można scalać. Gdy propozycja zawiera rachunki [P] i [B], to powstanie przelew MPP Split Payment.

Przykłady ewidencji faktur i płatności MPP

Przykłady wystawiania faktur sprzedaży i przyjmowania wpłat od odbiorców i rejestrowania faktur zakupu i wypłacania dostawcom: MPP Płatność podzielona. Split Payment

7. Preliminarz płatności

Zestawienie aktualnego stanu kas i rachunków bankowych oraz kwoty planowanych wpłat i wypłat wynikających z faktur sprzedaży i faktur zakupu. Preliminarz płatności

8. Tworzenie przelewów. Rozdzielenie uprawnień

Rozdzielenie uprawnień

Operatorom można nadać uprawnienia do tworzenia poleceń przelewów z płatnościami z różnych źródeł (systemów). Np. Inny operator ma prawo do tworzenia przelewów na zapłaty za faktury dla dostawców (system ZO) a inny do tworzenia przelewów na wynagrodzenia dla pracowników (system PL).

Funkcje pozorne

Do nadania uprawnień zastosowano metodę, tzw. funkcji pozornych. Podobnie jak w systemie ZO do rozdzielenia uprawnień do zatwierdzania poszczególnych rodzajów dokumentów. Tam: inny operator zatwierdza faktury a inny dostawy. Funkcje pozorne, które umożliwiają nadawanie uprawnień są w systemie: KC > Pomocnicze > Uprawnienia do tworzenia przelewów. Propoz i przelewy. Dostawcy w ZO [KC_PUOZO] Propoz i przelewy. Pracownicy w PL [KC_PUOPL] Propoz i przelewy. Odbiorcy w NA [KC_PUONA] Przelewy. Osoby w KB [KC_PUOKB] Przelewy. Wpisywane ręcznie w KC [KC_PUOKC] NOTE: Wymienione funkcje pozorne odpowiadają rzeczywistym funkcjom tworzenia i korygowania przelewów. Przelewów tworzonych z kwotami z różnych źródeł (systemów). Np. KC > Wypłaty > Propozycje wypłat dla dostawców [KC_DPZ10] i dalej: Opracowanie propozycji [KC_DPZ20] Opracowanie przelewów (zatwierdzenie) > Przelewy elektroniczne [KC_DPZ60]

Nadawanie uprawień

Uprawnienia do funkcji pozornych nadaje się wg standardowej procedury nadawania uprawnień do funkcji w menu: AD > Trawers > Operatorzy i role > Nadawanie uprawnień i warunków > > Funkcje w menu systemów > Prawa dostępu w systemie: KC Uprawnienia do tworzenia przelewów > Propoz i przelewy. Dostawcy w ZO ... Patrz szczegóły: Uprawnienia operatorów (role) Po nadaniu uprawień do funkcji pozornej, tu: [KC_PUOZO], tylko ten operator może wykonać funkcje rzeczywiste: Np. KC > Wypłaty > Propozycje wypłat dla dostawców [KC_DPZ10] i dalej: Opracowanie propozycji [KC_DPZ20] Opracowanie przelewów (zatwierdzenie) > Przelewy elektroniczne [KC_DPZ60] NOTE: Jeżeli w praktyce firmy, użytkownika programu Trawers ERP, nie ma potrzeby rozdzielenia uprawnień, to prosimy dać wszystkim operatorom którzy pracują z systemem KC, uprawnienia do wszystkich funkcji pozornych.

9. Tematy powiązane

Parametry systemu KC Zarządzanie płatnościami Dokumenty płatności Rachunki bankowe (konta) NRB Uprawnienia operatorów (role) Pobieranie wyciągów z plików CSV System KC Emisja przelewów Kody kreskowe Opis ogólny Preliminarz płatności MPP Płatność podzielona. Split Payment Słowa kluczowe #Płatności-Dokumenty #Płatności-Wyciągi #Płatności-Przelewy #Płatności-Rejestry