Zamówienia zakupu dokumentują nasze zapotrzebowanie na towary i usługi.
Zawierają dane dostawcy i pozycje zamówionego asortymentu.
Zamówienia podlegają realizacji. Wykonuje się kolejne czynności, których
ostatnim etapem jest zarejestrowanie dostaw i faktur zakupu.
Realizacja zamówień zakupu
Przetwarzanie zamówień zakupu i statusy
Nadawanie kolejno statusów porządkuje proces przetwarzania zamówień.
[N] ---> [A] ---> [P] ---> [Z]
|
v
o ---> [R]
Etapy Statusy
* Dopisanie (zarejestrowanie) [N] Nowe / Zarejestrowane
* Akceptowanie [A] Akceptowane [ACCDATA]
* Potwierdzenie [P] Potwierdzone [ACKDATA]
* Odrzucenie [R] odRzucone [REJDATA]
* Zamknięcie [Z] Zamknięte [CLSDATA]
NOTE: Statusy zamówień należy odróżnić od stanu realizacji zamówień.
Stany realizacji: niezrealizowane (do realizacji), zrealizowane.
[A] -> [N], gdy nic nie zrealizowano
[P] -> [A]
[R] -> [N]
[Z] -> [N], [P], [A]
Na zakładce: Dokument > Znaczące daty można zobaczyć kto i kiedy zmienił status.
Np. Potwierdzenie: [DD] 20xx.07.12 10:26:56 minęło 1m 1t 4dni
2. Statusy zamówienia zakupu
Zamówienia mogą mieć następujące statusy:
[N] Nowe / Zarejestrowane
Po zarejestrowaniu zamówienie otrzymuje status [N] Nowe.
[A] Akceptowane
Akceptacja to proces potwierdzania zasadności zakupu [ZA_DAC10].
Osoba odpowiedzialna za zaopatrzenie może sprawdzać:
* aktualny poziom zapasów magazynowych
* ceny oferowane przez różnych dostawców
* budżet firmy przeznaczony na zakupy
(czy zakup mieści się w planowanym budżecie)
Pole w nagłówku zamówienia zakupu 349: ACCDATA Akceptacja: data
ACCSYMOP Akceptacja: operator
NOTE:
Można wyłączyć obowiązek akceptowania zamówień: parametr 0131 [1]
Można powiadamiać osobę odpowiedzialną za akceptowanie zamówień zakupu:
parametr operatora 1117 [1] Powiadom o zam zakupu do akcep
[P] Potwierdzone
Potwierdzanie to proces uzgodnienia z dostawcą szczegółów zamówienia:
ilości, ceny i terminy realizacji [ZA_DSP10]
Pole w nagłówku zamówienia zakupu 349: ACKDATA Potwierdzenie: data
ACKSYMOP Potwierdzenie: operator
Termin potwierdzony otrzymuje znacznik [v].
[R] odRzucone
Odrzucenie oznacza odmowę realizacji zamówienia. Status na [R] można
zmienić w funkcji: Akceptowanie [A] [ZA_DAC10]
Pole w nagłówku zamówienia zakupu 349: REJDATA Odrzucono: data
REJSYMOP Odrzucono: operator
[Z] Zamknięte
Zamknięcie zamówienia oznacza, że nie będzie ono dalej realizowane.
Wszystkie pozycje zamówienia są zamykane.
Pole: Stan <-- [Z])
* Można zamykać pojedyńczo, pozycja po pozycji, podczas przetwarzania
(redagowania) zamówienia
* Można zamykać seryjnie w ZA > Zamówienia > Zamykanie [Z] [ZA_DSZ10]
Pole w nagłówku zamówienia zakupu 349: CLSDATA Zamknięto: data
CLSSYMOP Zamknięto: operator
Ekran: Znaczące daty
Na ekranie: Znaczące daty, w zakładce zamówienia zakupu można oglądać
status zamówienia. Które daty są wpisane do nagłówka zamówienia.
To są informacje o tym kto i kiedy zmienił status dokumentu.
3. Akceptowanie zamówień zakupu
Opis ogólny
Akceptacja (en: Approval, de: Akzeptanz) zamówienia, tj. wyrażenie zgody
przez uprawnioną osobę wewnątrz firmy na realizację zamówienia zakupu.
Funkcja akceptowania, to kolejny element w obszarze zwiększania bezpieczeństwa
gromadzonych danych i przetwarzanych procesów w programie Trawers.
Bezpieczeństwo. Mechanizmy
Polega na rozdzieleniu na kilka osób kolejnych zadań w realizowanym procesie.
(en: SOD Segregation of duties, de: Funktionstrennung)
Typowe sytuacje:
* Zamówienie zakupu na kwotę poniżej 5 tyś, może akceptować referent
działu zaopatrzenia
* Zamówienie na kwotę powyżej 5 tyś, musi akceptować kierownik działu
Sposoby aceptowania
Akceptowanie ręczne:
ZA > Zamówienia > Akceptowanie [A] [ZA_DAC10].
Uprawniony operator zmienia status na [A]. Zamówienie zaakceptowane można
wysłać do dostawcy. Zamówienia zakceptowanego nie można korygować,
np. nie można zmieniać zamówionej ilości i ceny. Nie można dopisywać pozycji.
W tej funkcji zamówienie można odrzucić. Zmienić status na [R] odRzucone.
*Akceptowanie automatycznie*: Funkcja SOA: [AcceptPurchaseOrder]
Funkcje SOA można wykonać w aplikacji zewnętrznej lub w AutoRun.
Funkcję SOA: [AcceptSalesOrder] można wywołać w AutoRun w procesie Autorun.
Alerty i raportowanie
Patrz też: Akceptowanie zamówień zakupu w trybie WorkFlow
Trawers ERP. Workflow
Wysyłanie zamówień zaakceptowanych
Zamówienie można wydrukować i wysłać do dostawcy. E-mailem lub pocztą.
Treść zamówienia można ustalić wg edytorze wzorców dokumentów.
Można też wysłać plik w formacie EDI [ORDER].
EDI Dokumenty zakupu
P. Jak zapewnić, że wysyłane będą tylko zamówienia zaakceptowane.
Np. drukowane, wysyłane e-mailem, itp. ?
O. Wysyłać zamówienia, które mają status [A] Akceptowane
W nagłówku wypełnione jest pole: ACCDATA
Wzorce Funkcje TrExtLang
4. Potwierdzanie zamówień
Potwierdzanie to proces uzgodnienia z dostawcą szczegółów zamówienia:
ilości, ceny i terminy realizacji.
Zamówienie otrzymuje status: [P] Potwierdzone.
Potwierdzanie polega na wpisaniu statusu [P] do nagłówka zamówienia.
Dodatkowo, w poszczególnych pozycjach zamówienia można wpisać szczegóły
potwierdzone przez dostawcę: ilość, cena i termin dostawy, gdy są inne
niż na zamówieniu zakupu.
---------------------------------------------------------------------------------
Poz -Jm- --Zamówiono-- -- Cena -- --Termin-- -Il potwier -- Cena --Termin--
---------------------------------------------------------------------------------
1 Szt 100.000 12.00 20xx.02.02 85.000 12.00 20xx.02.15
-------------------------------------------------------o---------o--------o------
^ ^ ^
| | |
o o o
Ilość Cena Termin
(ACKilosc) (ACKwcena) (ACKtermi)
5. Parametry zamówień
Wymagana akceptacja
Parametr: 0131 [1] [ ] Wymagana akceptacja zamów w ZA
[1] Akceptacja nie jest wymagana
[ ] Akceptacja jest wymagana (domyślnie). Zam zakupu musi mieć status [A]
aby wykonać kolejne operacje: rejestracja potwierdzenia dostawcy,
przyjęcie do magazynu, wybór do fakturowania, itd.
Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
6. Zestawienia
ZA > Zamówienia > Zamówienia zakupu. Tabelarycznie [ZA_ZZC10].
Zestawienie tabelaryczne. Zawiera komplet danych nt. realizacji zamówień
Dodatkowo, dane można dowolnie układać i porządkować, a na wydruku umieszczać
wybrane kolumny i podsumowania.
Zestawienia tabelaryczne
Podobnie jak na zestawieniu tabelarycznym z zamówień sprzedaży.
Realizacja zamówień sprzedaży
Do zestawienia można wybrać zamówienia na wskazany asortyment (indeksy),
zamówienia do wskazanych dostawców i zamówienia z określonym statusem,
np. tylko [A] Akceptowane.
Patrz też:
Zamówienia zakupu. Zestawienia
7. Przenoszenie do archiwum
ZA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Przenoszenie zamówień do archiwum [ZA_PGZ55]
Przenoszenie zamówień zrealizowanych [v] do archiwum.
Archiwum stanowią zbiory roczne (nagłówki i pozycje).
Archiwum danych
8. Przeglądanie zamówień w archiwum
Można przeglądać zamówienia w archiwum. Trzeba podać rok, w którym są dokumenty.
Funkcje przeglądania:
* ZA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Przeglądanie zam archiwalych [ZA_PGZ58]
* ZA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Dane bieżące i archiwalne [ZA_PGZ20]
* Zestawienie zamówień archiwalnych: Dostawca > Kronika zamówień zakupu [ZA_DZA10]
Podać daty obejmujące okres archiwalny.
Archiwum danych
Dokumenty można też zapisać w e-archiwum
e-faktury, e-archiwum