Cykl przetwarzania zamówień sprzedaży

1. Opis ogólny Zamówienia sprzedaży Etapy Statusy 2. Statusy zamówienia [N] Nowe / Zarejestrowane [A] Akceptowane [P] Potwierdzone [R] odRzucone [Z] Zamknięte Zamówienie wydrukowano Zamówienie pobrano komunikatem EDI: ORDER Zamówienie przepisano do faktury 3. Akceptowanie zamówień Opis ogólny Sposoby akceptowania 4. Potwierdzanie zamówień 5. Wysyłanie potwierdzenia do odbiorcy 6. Parametr: Wymagana akceptacja 7. Panel realizacji zamówień 8. Zestawienia i raporty 9. Przenoszenie zamówień do archiwum 10. Przeglądanie zamówień w archiwum 11. Tematy powiązane 12. Pytania i odpowiedzi

1. Opis ogólny

Zamówienia sprzedaży dokumentują zapotrzebowanie klientów na towary i usługi. Zawierają dane odbiorcy (klienta), adres dostawy i pozycje zamówionego asortymentu. Zamówienia podlegają realizacji. Wykonuje się kolejne czynności, których ostatnim etapem jest wystawienie faktur sprzedaży. Realizacja zamówień sprzedaży

Przetwarzanie zamówień i statusy

Nadawanie kolejno statusów porządkuje proces przetwarzania zamówień. [N] ---> [A] ---> [P] ---> [Z] | v o ---> [R]

Etapy Statusy

* Dopisanie (zarejestrowanie) [N] Nowe / Zarejestrowane * Akceptowanie [A] Akceptowane * Potwierdzenie [P] Potwierdzone * Odrzucenie [R] odRzucone * Zamknięcie [Z] Zamknięte NOTE: Statusy zamówień należy odróżnić od stanu realizacji zamówień. Stany realizacji: niezrealizowane (do realizacji), zrealizowane.

Możliwe zmiany statusu

[N] -> [A] -> [P] -> [Z] [N] -> [A] -> [Z] [N] -> [R]

Można też wycofać statusy. Funkcja: Cofnij

[A] -> [N], gdy nic nie zrealizowano [P] -> [A] [R] -> [N] [Z] -> [N], [P], [A] Na zakładce: Dokument > Znaczące daty można zobaczyć kto i kiedy zmienił status. Np. Potwierdzenie: [DD] 20xx.07.12 10:26:56 minęło 1m 1t 4dni

2. Statusy zamówienia sprzedaży

2.1 Statusy: [N] [A] [P] [R] [Z]

Zamówienia mogą mieć następujące statusy:

[N] Nowe / Zarejestrowane

Zamówienia można rejestować na wiele sposobów. Patrz opis: Realizacja zamówień sprzedaży Po zarejestrowaniu zamówienie otrzymuje status [N] Nowe. Zamówienia rezerwują stany w magazynie. Zapasy: dostępność, rezerwacje

[A] Akceptowane

Akceptacja to proces uzgodnienia możliwości realizacji zamówienia wewnątrz firmy. Można sprawdzać: * czy transakcja zapewnia oczekiwaną marżę * czy w magazynie jest wystarczająca ilość asortymentu * czy odbiorca nie przekroczy limitu kredytowego Pole w nagłówku zamówienia sprzedaży 313: ACCDATA Akceptacja: data ACCSYMOP Akceptacja: operator

[P] Potwierdzone

Potwierdzanie to proces uzgodnienia z odbiorcą szczegółów zamówienia. Do odbiorcy wysyła się dokument (komunikat) potwierdzenia: * Wydruk, np. e-mailem [NA_DZM70] + dołączenie: EDI [ORDRSP] * komunikat EDI [ORDRSP] [NA_DZM80] Zamówienie musi mieć status: [P] Potwierdzone [ACKDATA] Tylko zamówienia [P] pojawiają się na liście wyboru. Patrz też: EDI Dokumenty sprzedaży Pole w nagłówku zamówienia sprzedaży 313: ACKDATA Potwierdzenie: data ACKSYMOP Potwierdzenie: operator Dodatkowo, w poszczególnych pozycjach zamówienia można wpisać szczegóły potwierdzone z odbiorcą: ilość, cena i termin realizacji (ACKtermi). Pozycja zamówienia sprzedaży --------------------------------------------------------------------------------- Poz -Jm- --Zamówiono-- -- Cena -- --Termin-- -Il potwier -- Cena --Termin-- --------------------------------------------------------------------------------- 1 Szt 100.000 12.00 20xx.02.02 85.000 12.00 20xx.02.15 ------------------o--------------o--------o------------o---------o--------o------ ^ ^ ^ ^ ^ ^ | | | | | | o o o o o o Ilość zamówiona Cena Termin Ilość Cena Termin (ACKilosc) (ACKwcena) (ACKtermi) --------- Dane zamówienia -------- ------ Dane potwierdzone ------- (do realizacji) Zamówienia z pozycjami z wypełnionym polem: ACKtermi można umieścić na zestawieniu: NA > Zamówienia > Zamówienia z ACKtermi [NA_DZM64]. Zamówiony i potwierdzony asortyment można przedstawić w układzie: * wg kontrahentów (klientów) * wg indeksów asortymentu * wg tygodni * wg tygodni i indeksów asortymentu Układ wg tygodni i indeksów asortymentu umożliwia zbudowanie planów wysyłki (ew. planów produkcji) asortymentu na kolejne tygodnie. Przydatne podczas planowania wysyłki i produkcji w cyklu tygodniowym.

[R] odRzucone

Odrzucenie oznacza odmowę realizacji zamówienia. Na [R] można zmienić status w funkcji: NA > Zamówienia > Akceptowanie [A] Pole w nagłówku zamówienia sprzedaży 313: REJDATA Odrzucono: data REJSYMOP Odrzucono: operator

[Z] Zamknięte

Zamknięcie zamówienia oznacza, że nie będzie ono dalej realizowane. Wszystkie pozycje zamówienia są zamykane [Z] Pole w nagłówku zamówienia sprzedaży 313: CLSDATA Zamknięto: data CLSSYMOP Zamknieto: operator Można zamknąć seryjnie zamówienia, którym minął termin realizacji [NA_DSZ10].

2.2 Zamykanie pozycji zamówienia

Podaje się: clReason <-- kod przyczyny zamknięcia, wg tabeli [NA_TPZ10] clSymOp <-- operator clDate <-- data Dodatkowo można podać: (opcje wskazuje sie w tabeli: Przyczyny zamknięcia) clInvoice <-- Faktura Numer. Powiązana z zamykanym zamówieniem clInvSyst <-- Faktura System Powiązana z zamykanym zamówieniem clInvRodz <-- Faktura Rodzaj, np. FA Faktura FK Faktura korygująca clDesc <-- dowolny opis Te pola trzeba podać, gdy oznaczono: [T] w tabeli: Przyczyny zamknięcia [NA_TPZ10] [F] = T Pobierać numer faktury = N Nie pobierać Tabela: Przyczyny zamknięcia zamówienia -- Przyczyny zamknięcia zamówień [NA_TPZ10] -------- -- --- Nazwa -------------------- [F] [Sy] [Ro] [O] 10 Brak towaru O 20 Zbyt długi czas realizacji N 30 Nieakceptowana forma płatności T 40 Faktura sprzedaży na gwaranta T NA FA T 45 RMA Zwrot towaru. Korekta T NA FK T o- -------------o---------------- -o- -o- -o- -o- | | | | | | | | | System | | Kod Nazwa | NA ZO | | | | | [T] Wpisać Rodzaj | nr faktury | | o-------------------------o v [T] Podać opis przyczyny zamknięcia [O] (opcja) Można podać [N] Nie podaje się opisu Zastosowania nr [FA] Faktura sprzedaży (clInvoice) -------------------------------------------------- (przykłady) NOTE: patrz też: #00053402 * W pozycji zamykanego zamówienia podaje się numer faktury sprzedaży wystawionej na gwaranta, tj. podmiot który jest obciążany za prace serwisowe. Prace zamówione przez użytkownika maszyny lub urządzenia. Wykorzystywane do raportowania rozliczeń z gwarantem. Patrz schemat przepływu danych: SE Serwisowanie. Serwis_ZP * W pozycji zamykanego zamówienia podaje się numer faktury sprzedaży wystawionej na pośrednika (dealera), tj. podmiot który jest odbiorcą zamówionego asortymentu, np. towaru, materiału, licencji. Wykorzystywane do raportowania rozliczeń z dealerem. Patrz też: Partnerzy handlowi i serwisowi Patrz też: Realizacja zamówień sprzedaży

2.3 Przeglądanie, przetwarzanie statusów zamówienia

Ekran: Znaczące daty

Na ekranie: Znaczące daty, w zakładce zamówienia sprzedaży można oglądać status zamówienia. Które daty są wpisane do nagłówka zamówienia. To są informacje o tym kto i kiedy zmienił status dokumentu. Np. o-- Dokument Znaczące daty [ZL] 000002/07/26 -o | | | Wydrukowano: [AA] 20xx.09.08 na [PDF000] | <-- Wydrukowano | wg wzorca [TRES0200] | | | | Akceptacja : [AA] 20xx.07.30 | <-- Akceptowano | Potwierdzenie: [ ] . . | | Odrzucenie : [ ] . . | | Zamknięcie : [ ] . . | | ... | o---------------------------------------------o

Zamówienie wydrukowano

Program zapamiętuje, że wydrukowano dokument (Pola: PRINTED, PRNTUSER, PRINTDATE, PRINTWZR) Podczas próby kolejnego wydruku informuje kto, kiedy, na jakim urządzeniu i wg którego wzorca, wykonał pierwszy wydruk. NOTE: Wysyłka e-mailem też jest zapamiętana. E-mail, to jest urządzenie wyjściowe. Użycie urządzeń wyjściowych

Zamówienie pobrano komunikatem EDI: ORDER

Program zapamiętuje, że pobrano zamówienie sprzedaży komunikatem EDI. IdProces: [NA_DEDI1] NA > Zamówienia > Pobieranie EDI Dzień i godzina: AddDate AddTime Patrz też: EDI Dokumenty sprzedaży

Zamówienie przepisano do faktury

IdProces: NA > Zamówienia [ZL] > Przepisanie do faktury [FA] [NA_DZM50] Dzień i godzina: AddDate AddTime

3. Akceptowanie zamówień sprzedaży

Opis ogólny

Akceptowanie zamówienia sprzedaży, to oznaczenie, że zamówienie może być zrealizowane. Otrzymuje status [A] Akceptowane. Zwykle analizuje się aspekt finansowy. Tzn. sprawdza się, czy odbiorca składając kolejne zamówienie nie przekracza limitu kredytowego, kwoty należności, wartości wydań niefakturowanych, itp. o--------------------------------------o | Limit kredytowy odbiorcy 10 000.00 | | Saldo należności 5 549.00 | | Wydania niefakturowane 0.00 | | Potwierdzone zamówienia 1 200.00 | | To zamówienie 2 570.00 | o--------------------------------------o Inne analizowane aspekty: * cena sprzedaży towaru handlowego, czy osiąga się planowaną marżę * cena sprzedaży wyrobu produkowanego, czy osiąga się planowaną marżę patrz --> BM > Kalkulacja kosztów Kalkulacja kosztów wytworzenia * dostepność zamawianego asortymentu w magazynie * termin wysyłki Handlowiec może nie zaakceptować zamówienia ze względu na wyczerpany limit kredytowy odbiorcy lub brak asortymentu w oczekiwanym terminie. Inna, upoważniona osoba, np. kierownik oddziału, akceptuje zamówienie, przesuwa terminy realizacji innych zamówień i handlowiec może zamówienie zrealizować. W systemie MR Planowanie potrzeb materiałowych, podczas planowania można ująć wszystkie zamówienia sprzedaży lub tylko [A] Akceptowane.

Sposoby akceptowania

Ręcznie: NA > Zamówienia > Akceptowanie [A] [NA_DAC10] Automatycznie: Funkcja SOA: [AcceptSalesOrder] Funkcje SOA można wykonać w aplikacji zewnętrznej lub w AutoRun. Funkcję SOA: [AcceptSalesOrder] można wywołać w AutoRun w procesie Alert. Alerty i raportowanie W katalogu ftp są przykładowe alerty: NAAKC1 - alert uruchamiany w AutoRun NAAKC2 - alert tworzy listę zamówień, które trzeba sprawdzić NAAKC3 - liczy wartości każdego zamówienia. Akceptuje, gdy wartość > 1000 PLN lub pyta operatora.

4. Potwierdzanie zamówień

Potwierdzanie odbywa się w: NA > Zamówienia > Potwierdzanie [P] [NA_DSP10] Zamówienie otrzymuje status: [P] Potwierdzone. Informacje o potwierdzeniu (przyjęciu) zamówienia można wysłać do klienta. Drukuj: umożliwia wydruk pozycji zamówień potwierdzonych w danym okresie czasu (domyślnie dzisiaj). Wysyłanie e-mailem komunikatu EDI [ORDRSP] NA > Zamówienia > Potwierdzanie [P] > F2-cd > Wysłanie EDI [ORDRSP] e-mailem IdProces: [NA_DSP10] Można też wydrukować zamówienie wg wzorca z dopiskiem: Potwierdzamy Wzorce dokumentów i etykiet

5. Wysyłanie potwierdzenia do odbiorcy

Można powiadomić odbiorcę o przyjęciu zamówienia do realizacji. * Plik wydruku * Wiadomość Alert * Komunikat EDI ORDRSP

Wydruk: Wysłanie pliku z wydrukiem

Ręcznie: operator drukuje zamówienie, z dopiskiem 'Potwierdzamy'. i wysyła e-mailem plik z wydrukiem. E-mail Wysyłanie faktur

Alert: Wysłanie wiadomości

Automatycznie: program wykorzystuje mechanizm alertów i okresowo wysyła do odbiorcy wiadomość o zamówieniach przyjętych do realizacji. Szkic alertu na https://ftp.tres.pl/alerty/Potwierdzenie_zamówienia_NA.xml Alerty i raportowanie PS: Przy pomocy alertów można wysłać wiadomość o skompletowaniu asortymentu do wysyłki. Program sprawdza, czy utworzono w MG dokument rozchodu [RO] do zamówienia. Podobnie, przy pomocy alertów można wysyłać do odbiorców wiadomości o każdej zmianie statusu zamówienia.

EDI: Wysłanie komunikatu EDI ORDRSP

Sprzedający (en: Seller) wysyła do kupującego (En: Buyer) komunikat, który jest odpowiedzią na otrzymane zamówienie: Komunikat: EDI ORDRSP Odpowiedź na zamówienie W programie Trawers ERP można wysłać komunikat w formacie ORDRSP XML1.5 NA > Zamówienia > Potwierdzenie zamówienia [NA_DZM80] NA > Zamówienia > E-mail Dołączenie: [ORDRSP] [NA_DZM70] Pytanie: Dołączyć dokument EDI [ORDRSP] T/N NOTE: e-mail nie jest rekomendowany do wysyłania komunikatów EDI Patrz wady kanału: e-mail: Wymiana danych Rekomendowane kanały Patrz też: EDI Dokumenty sprzedaży

6. Parametr: Wymagana akceptacja ?

0130 Wymagana akceptacja zamów w NA [1] Akceptacja nie jest wymagana [ ] Akceptacja jest wymagana (domyślnie). Zam sprzedaży musi mieć status [A] aby wykonać kolejne operacje: potwierdzenie, wydanie z magazynu wysyłka, fakturowanie, utworzenie zlecenia produkcyjnego Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx

7. Panel realizacji zamówień

NA > Zamówienia > Panel zamówień [NA_OCP00] Zadania i funkcje panelu: * Prezentacja zaawansowania realizacji zamówień sprzedaży * Wywoływanie funkcji realizacji zamówień sprzedaży * Przeglądanie dokumentów powiązanych z zamówieniem Panel pokazuje procentowo zaawansowanie realizacji zamówień i dodatkowo, umożliwia wykonywanie w jednym miejscu (w panelu) działań, które odnoszą się do zamówień i powiązanych z nimi dokumentów i funkcji. Przeglądanie powiązanych dokumentów (wydań z magazynu, faktur sprzedaży), wykonywanie operacji: tworzenie dokumentów rozchodu, tworzenie faktur, wysyłanie zamówień e-mailem, zapisywanie powtwierdzeń w formacie EDI [ORDRSP].

Ekran panelu

Funkcje (operacje) panelu

o----------- Zamówienie -----------o | Wydruk zamówienia | | Zapis / Email EDI ORDRSP | | Utworzenie dok [RO] Rozchód | | Utworzenie dok [FA] Faktura | | -------------------------------- | | Dok [SD] Wysyłka | | Dokumenty magazynowe | | Faktury sprzedaży | | Zlecenia produkcyjne | o----------------------------------o Wydruk zamówienia sprzedaży Wydrukowanie dok [ZL] Zamówienie sprzedaży Zestawienie braków magazynowych dla realizacji zamówienia Asortyment - Potrzeba - W magazynie - Dostępne - Brakuje Zapis / Email EDI ORDRSP Utworzenie pliku z komunikatem: EDI ORDRSP Odpowiedź na zamówienie EDI Dokumenty sprzedaży Utworzenie dok magazynowego [RO] Rozchód Utworzenie dok sprzedaży [FA] Faktura Dok magazynowe Przeglądanie dok [RO] Rozchód powiązanych z zamówieniem Dokumenty magazynowe Dok [SD] Wysyłka Przeglądanie dokumentów [SD] Wysyłka powiązanych z zamówieniem Zarządzanie wysyłkami [SD][LD] Faktury sprzedaży Przeglądanie dok [FA] Faktura powiązanych z zamówieniem Zlecenia produkcyjne Przeglądanie dok [ZL] Karta zlecenia produkcyjnego wystawionych do zamówienia

8. Zestawienia i raporty

* Zamówienia do realizacji * Zamówienia zrealizowane * Faktury i wydania do zamówień Patrz szczegóły: Zamówienia sprzedaży. Zestawienia

9. Przenoszenie zamówień do archiwum

NA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Przenoszenie zamówień do archiwum [NA_PGZ55] Przenoszenie zamówień zrealizowanych [v] do archiwum. Archiwum stanowią zbiory roczne (nagłówki i pozycje). Archiwum danych

10. Przeglądanie zamówień w archiwum

Można przeglądać zamówienia w archiwum. Trzeba podać rok. * NA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Przeglądanie zam archiwal [NA_PGZ58] * NA > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Dane bieżące i archiwalne [NA_PGZ20] * Zestawienie zamówień archiwalnych: Odbiorca > Kronika zamówień sprzedaży. Podać daty obejmujące okres archiwalny. Archiwum danych Dokumenty można też zapisać w e-archiwum e-faktury, e-archiwum

11. Tematy powiązane

Realizacja zamówień sprzedaży Dokumenty sprzedaży EDI Dokumenty sprzedaży Zarządzanie wysyłkami [SD][LD] Słowa kluczowe #Sprzedaż-Zamówienia #Sprzedaż-Dokumenty #Sprzedaż-Odbiorcy

12. Pytania i odpowiedzi

* Czy można wskazać jednego operatora, który może akceptować zam sprzedaży ? Tak. Należy nadać wybranemu operatorowi prawo do funkcji: NA > Zamówienia > Akceptowanie [A] [NA_DAC10] Uprawnienia do funkcji nadaje się w: Trawers > Operatorzy i role > Nadawanie uprawnień i warunków > Do funkcji w systemach > NA Więcej informacji: Cykl przetwarzania zamówień sprzedaży Uprawnienia oparatorów (role) [1]0240