Zarządzanie zapasami magazynowymi

1. Opis ogólny Podstawowe procesy Zbiory danych Architektura modułu 2. Zapasy w różnych magazynach Kartoteka KIM i KSOM Zapasy w depozycie Różne ceny sprzedaży MM Przesunięcia magazynowe 3. Miejsca składowania 4. Kartoteki KIM, KSOM, LOT, SER 5. KID, KIZ, MPN, Magazyny, Grupy, Wyróżniki, Odmiany, Podtypy 6. Reguły zarządzania zapasami 7. Informacje o stanach i obrotach zapasów magazynowych 8. Kody kreskowe w zarządzaniu zapasami 9. Decyzje podczas wdrażania 10. Polityka zarządzania zapasami 11. Bezpieczeństwo zarządzania zapasami 12. Zapasy nadmierne 13. Automatyzacja procesów w magazynie 14. Wymiana danych z innymi programami 15. Tematy powiązane 16. Kurs szkoleniowy

1. Opis ogólny

Podstawowe zadanie

Zapewnienie optymalnego poziomu zapasów towarów i materiałów, aby unikać sytuacji braku zapasów oraz nadmiernych kosztów związanych z ich nadmiarem. Program Trawers ERP zawiera narzędzia do prognozowania, śledzenia poziomu zapasów oraz automatycznego składania zamówień zakupu.

Podstawowe procesy

Zarządzanie zapasami, to: * Identyfikowanie miejsc gromadzenia zapasów: magazynów rzeczywistych i logicznych. Tabela magazynów * Identyfikowanie miejsc składowania (lokalizacji) zapasów w magazynach. WMS Miejsca składowania Opis * Nadzorowanie zapasów w ujęciu ilościowym i wartościowym, aby wiedzieć, ile mamy zapasów, gdzie (w jakich lokalizacjach, magazynach) i ile są warte Raporty stanu i obrotów zapasów * Zarządzanie dostępnością, rezerwacją zapasów. Aby nie dysponować ilościami niedostępnymi, ponad aktualne stany magazynowe lub ponad ilości przydzielone dla innych celów. Zapasy. Dostępność, rezerwacje * Nadzorowanie ruchów zapasów, tj. przychodów, rozchodów itd., aby wiedzieć, ile zapasów przybyło, ile ubyło i dlaczego Dokumenty magazynowe * Organizowanie inwentaryzacji zapasów, tj. porównania zapasów rzeczywiscie istniejących z zapisami w kartotekach programu komputerowego Inwentaryzacja zapasów magazynowych * Analizowanie zapasów, aby uzyskać informacje potrzebne do podejmowania decyzji, np. czy dokupić, za ile można sprzedać itp. Zapasy: normy i wskaźniki * Optymalizacja zapasów, którego celem jest zapewnienie dostępności lecz bez nadmiarowości (en: To drive inventory between minimum and maximum) Raporty stanu i obrotów zapasów

Zbiory danych

System zarządzania zapasami gromadzi dane w kartotekach i tabelach pomocniczych oraz w zbiorach dokumentów (dane transakcyjne) Dokumenty magazynowe KIM Kartoteka indeksów W systemie znajdują się informacje: * Ogólne - indeks (numer), nazwa, grupa, wyróżnik itp. * Koszty - koszty zakupu (nabycia), koszty średnie, koszty ewidencyjne * Powiązania - z dostawcami, producentami, klientami * Użycie - w strukturach wyrobów * Wskaźniki - sterowanie zaopatrzeniem, MRP * Magazyny - gdzie znajdują się zapasy, w których miejscach są składowane * Inwentaryzacja - kiedy była ostatnia, kiedy planować następną * Korekty - korygowanie zapisów w kartotekach wg stanów rzeczywistych * Status - w magazynie, zarezerwowane, dostępne, zamówione, na produkcji, itp. * Kronika - kronika operacji (transakcji) * LOT/SER - śledzenie poszczególnych partii i egzemplarzy * Terminy ważności Procesy zarządzania zapasami uwzględniają następujące wartości zmienne: * Kategoria ABC * Dni (czas) dostawy * Stany minimalne Zapasy: normy i wskaźniki * Ilości zarezerwowane, ilości dostępne Zapasy. Dostępność, rezerwacje Zarządzanie zapasami, w przedstawionym wyżej sensie, należy odróżnić od zrządzania składowaniem zapasów, tzn. ustalaniem lokalizacji w magazynach. WMS Miejsca składowania

Architektura modułu

1. Oddzielne kartoteki KIM i KSOM (LOT i SER) * Kartoteka indeksów materiałowych KIM - stałe dane pozycji asortymentowych * Kartoteka magazynowa KSOM - stany i obroty magazynowe * Kartoteka partii LOT - stany i obroty magazynowe partii * Kartoteka serii SER - stany i obroty magazynowe serii 2. Kontrola partii LOT/SER * Dla pozycji magazynowej można założyć kontrolę partii lub kontrolę serii * Kontrola partii lub kontrola serii zapisana jest w karcie indeksu KIM * Podstawą wyceny dokumentów magazynowych może być cena wskazanej partii lub serii pozycji magazynowej 3. Kartoteki obrotów: KSOM, LOT, SER * W kartotekach zapisany jest: - symbol dostawcy i numer zamówienia zakupu lub numer zlecenia produkcyjnego - miejsce składowania w magazynie * Jedna pozycja magazynowa może być składowana w kilku magazynach * Karty KSOM, LOT, SER powiązane są z magazynem 4. Symbole * Indeks materiałowy - symbol alfanumeryczny, 16 znaków * Partia LOT - symbol alfanumeryczny, 16 znaków * Seria SER - symbol alfanumeryczny, 25 znaków * Magazyn - symbol alfanumeryczny, 2 znaki 5. Jednostki miary * Jednostka miary zapasów magazynowych (ewidencji magazynowej) * Jednostka miary zakupu (przychodu) * Jednostka miary sprzedaży (rozchodu) * Jednostka miary techniczna

2. Zapasy w różnych magazynach

W programie Trawers zapasy mogą być gromadzone w wielu magazynach. Pozwala to na odrębne rejestrowanie dokumentów obrotu i ustalanie stanów w poszczególnych magazynach. Podstawowym powodem wyodrębnienia magazynów są czynniki praktyczne: oddzielne pomieszczenia magazynowe, różne rodzaje zapasów, np. oddzielnie składowane materiały do produkcji i oddzielnie, wyroby gotowe i towary handlowe.

Kartoteka KIM i KSOM

Asortyment <---- KIM kartoteka indeksów o o--------------o--------------o | | | | | | 10 40 80 <---- KSOM kartoteka stanów i obrotów magazynowych Magazyn Magazyn Magazyn centralny pomocniczy w Malborku Informacje identyfikujące magazyny są w tabeli magazynów. W tabeli, w poszczególnych polach, zapisuje się cechy charakterystyczne i parametry sterujące operacjami magazynowymi. Np. wskazuje się metody lokalizowania miejsc składowania, określa oddziały, do których należą magazyny, ustala czy w magazynie są zapasy własne czy obce (zapasy depozytowe). Tabela magazynów Magazyny można traktować jako wydzielone jednostki przychodowe i kosztowe. Dla każdego magazynu można prowadzić oddzielne konta analityczne (maska dekretacji %MM). Tabele dekretacji Pozwala to na porównywanie wyników finansowych osiągniętych w poszczególnych magazynach. Tabela magazynów Wielo-oddziałowość

Zapasy w depozycie

W magazynach gromadzi się zapasy własne, będące własnością przedsiębiorstwa oraz zapasy obce (depozytowe, konsygnacyjne), które są własnością innego kontrahenta: dostawcy lub odbiorcy. Zapasy w depozycie W poszczególnych magazynach, oddzielnie, rejestrowane są rezerwacje na przyszłe rozchody na potrzeby zamówień sprzedaży, zleceń produkcyjych, przesunięć do innych magazynow itp. Zapasy. Dostępność, rezerwacje

Różne ceny sprzedaży

Można ustalać różne ceny sprzedaży na asortyment znajdujący się w różnych magazynach. Cenniki sprzedaży Inwentaryzacje wykonuje się odrębnie w poszczególnych magazynach. Inwentaryzacja zapasów Pojedyńcze zamówienia i faktury sprzedaży oraz zamówienia i faktury zakupu mogą zawierać pozycje asortymentu z różnych magazynów. Komponenty do wytworzenia jednego wyrobu mogą być pobierane z wielu magazynów.

MM Przesunięcia magazynowe

Zapasy można przemieszczać między magazynami przy użyciu dokumentów przesunięć miedzymagazynowych MM. Dokumenty magazynowe

3. Miejsca składowania

W programie są dwie metody wyznaczania miejsc składowania asortymentu. WMS Miejsca składowania

* Miejsca wg BinKSOM

Lokalizację w magazynie wskazuje się bezpośrednio w kartach KSOM i LOT/SER. Warto stosować, gdy konkretny asortyment ma wyznaczone jedno stałe miejsce. Miejsce (lokalizację) wpisuje się do kart KSOM i LOT/SER podczas dopisywania kart. Można zmienić w funkcji: Korekta oraz, w locie, podczas sięgania do kart, np. przy wystawianiu faktur sprzedaży lub przy rejestrowaniu faktur zakupu. Wpisane do kart miejsca (lokalizacje) można przeglądać tabelarycznie MG > Zapasy > Lokalizacje w magazynie [MG_ZMS10]. W tabeli jest: Magazyn, Indeks, Nazwa asortymentu, Miejsce w KSOM, Ilość asortymentu. Można sortować wg miejsc (lokalizacji) i zobaczyć którym indeksom wyznaczono określone miejsca w magazynach. Liczbę wyświetlanych kart KSOM można zawęzić podając warunki: Wszystkie / Są na stanie w KSOM / Zero w KSOM Wszystkie / Z miejscem w KSOM / Brak miejsca w KSOM Pozycje na dokumentach sprzedaży i dokumentach magazynowych można układać wg miejsc w magazynie. Patrz parametry NA i MG: Kolejność pozycji na wydruku dokumentów sprzedaży Parametry systemu NA Kolejność pozycji na wydruku dokumentów magazynowych Parametry systemu MG Podczas wprowadzania stanów podczas inwentaryzacji można wpisać aktualną lokalizację spisanego asortymentu do kart KSOM i LOT/SER. Decyduje parametr systemu MI: Parametry systemu MI Inwentaryzacja zapasów magazynowych

* Miejsca wg BinLoc

Lokalizację w magazynie zapisuje się w: KMS Kartoteka Miejsc Składowania. Konkretny asortyment, także numerowany LOT/SER, może znajdować się w wielu różnych lokalizacjach. KMS, to jest zbiór (tabela), w której program zapisuje miejsce (lokalizację) asortymentu. To miejsce wyznacza program (wg ustalonych reguł) do umieszczenia asortymentu składowanego i to miejsce wskazuje program gdy trzeba asortyment pobrać do wydania. Metoda ta pozwala ustalić lokalizacje towarów/materiałów w magazynie, szczegółowo, aż do identyfikacji lokalizacji partii LOT lub serii SER. System pozwala opisać przestrzeń magazynową w czterech wymiarach: Rząd-Regał-Półka-Miejsce (RR-RR-PP-MM) (en: ARBL) WMS Miejsca składowania. Opis Niezależnie od metody lokalizacji, warto wyznaczyć oddzielne miejsca (pola odkładcze) na asortyment przyjmowany, wydawany, na zwroty i depozyty.

4. Kartoteki KIM, KSOM, LOT, SER

KIM Kartoteka Indeksów Magazynowych (en: Item Master) KSOM Kartoteka Stanów i Obrotów Magazynowych (en: Site Quantity) LOT Kartoteka partii LOT (en: Lot Tracking) SER Kartoteka serii SER (en: Serial Tracking) Kartoteka KIM zawiera karty opisujące magazynowany asortyment oraz karty nie-magazynowe, opisujące usługi, cechy, fantomy i inne rodzaje indeksów. Karty KIM identyfikowane są przez indeks, nazwę i kod kreskowych (barkod). Do kart KIM można dotrzeć także pośrednio, poprzez karty KID. Kartoteka indeksów KIM

Karty KSOM

W kartach KSOM zapisywane są informacje o stanach i obrotach asortymentu w poszczególnych magazynach i lokalizacjach. Karty KSOM identyfikuje się: magazyn + symbol indeksu KIM | | v v ---------------------------- 10 DESKI-D ----------------------------

Karty LOT/SER

Gdy dla indeksu prowadzi się dodatkową identyfikację LOT/SER, to stany i obroty asortymentu zapisywane są także w kartach LOT/SER. LOT/SER Numerowanie partii Karty KSOM oraz karty LOT/SER dopisują się automatycznie podczas pierwszej operacji w magazynie na tym asortymencie. Karty można też dopisać ręcznie. Metodę wskazuje parametr systemu MG. Parametry systemu MG

Przykład organizacji

Karta KIM asortymentu ---------------> Indeks-2 produkt o | o-------------o-------------o | | | | | | Karty KSOM w magazynach ----> [10] [40] [80] v v v Magazyn Magazyn Magazyn centralny pomocniczy w Malborku | | | | | | v v v Ilość asortymentu w magazynach KSOM ----------> 120 Szt 30 Szt 320 Szt | | v Karty LOT/SER (opcja) -------> o | | o---------o--------o | | v v LOT12122/12 LOT12126/44 20 Szt 100 Szt Przykład ekranu wyboru asortymentu. Program wskazuje, czy w wybranym magazynie jest ten asortyment. ------------------------------------------------------------------ Magazyn 10 Magazyn centralny ------------------------------------------------------------------ + BARWNIK-INDYGO Barwnik do tkanin - indygo 389.000 - BEJCA Bejca do drewna 0.000 + BEJCA-CO Bejca typ GLAZE - ciemny orzech 400.000 + BEJCA-D Bejca typ GLAZE - dąb 400.000 + BEJCA-O Bejca typ GLAZE - orzech 400.000 - BEJCA01 Bejca do drewna 01 0.000 - BEJCA03 Bejca do drewna 03 0.000 | | o <-- [+] jest asortyment (karta KSOM) w magazynie 10 [-] nie ma asortymentu (karty KSOM) w magazynie 10 Dodatkowo, indeks, którego nie ma w bieżącym magazynie można wyróżnić kolorem Preferencje operatorów Kolory wyróżnień

5. KID, KIZ, MPN, Magazyny, Grupy, Wyróżniki, Odmiany, Podtypy

KIM Tabele powiązane

Kartoteka KID

Do kartoteki Indeksow Dodatkowych KID można wpisać wiele kodów dodatkowych dla jednego indeksu z KIM. Np. w magazynie mamy zeszyty w kratkę 60 kartkowe od wielu producentów. Zeszyty oznaczone są różnymi kodami kreskowymi. Ale chcemy mieć tylko 1 KIM Rozwiązanie: Wpisujemy wiele kodów kreskowych KID dla jednej karty KIM. Patrz opis: --> Karty KID, JLogistyczne, JHandlowe Kartoteka KID

Kartoteka KIZ

Zamienniki, to są indeksy, które mogą zastąpic wybierany indeks podstawowy. Np. gdy w magazynie nie ma indeksu podstawowego, lub gdy są różne ceny sprzedaży na asortyment o takich samych cechach użytkowych. Patrz opis: Kartoteka zamienników KIZ Kartoteka zamienników KIZ

Kartoteka indeksów u producentów MPN

W praktyce handlowej wiele asortymentu kupuje się od dostawców, którzy nie są producentami. Są tylko pośrednikami. Informacja o tym, kto jest producentem pomaga precyzyjnie identyfikować asortyment. Szczególnie, gdy pośrednicy i producenci używają innych oznaczeń. W programie Trawers można zbudować tabelę MPN, w której podaje się kody (indeksy) używane przez poszczególnych producentów. Następnie można powiązać te kody z indeksami asortymentu w kartotece KIM. Na podstawie tabeli MPN można tworzyć zestawienia asortymentu produkowanego przez poszczególnych wytwórców (z kartoteki dostawców). Można wyszukiwać indeksy w KIM posługując się kodami MPN. Kody MPN można umieszczać na dokumentach handlowych, np. zamówieniach zakupu. Kartoteka MPN zawiera asortyment produkowany przez wskazanych producentów: * Indeks KIM (nasz) * Kod MPN u producenta (obcy) MPN Manufacturer Part Number Przyjmuje się, że MPN jest unikalny w skali światowej * Nazwa u producenta (obca) * Symbol producenta (z kartoteki dostawców ODBDOST) Manufacturer Kody MPN można wczytać z pliku CSV. Plik powinien zawierać: kod MPN, indeks KIM, symbol producenta (karta dostawcy). Plik można zbudować w Excelu. Patrz szczegóły: KIM Tabele powiązane

Dane z KIM na zamówieniach zakupu

Na zamówieniach zakupu, w pozycjach zamawianego asortymentu, można umieścić następujące dane powiązane z indeksem KIM: Pozycja - symbol producenta wskazanego w KIM Pozycja - nazwa producenta wskazanego w KIM Symbol producenta podaje się w KIM w zakładce: Serwis Dane producenta pochodzą z kartoteki dostawców. Pozycja - kod MPN u producenta wskazanego w KIM Pozycja - nazwa MPN u producenta wskazanego w KIM Symbol producenta podaje się w KIM w zakładce: Serwis Kod i nazwa MPN pochodzą z Kartoteki MPN danego producenta. Pozycja - kod MPN u was jako producenta Pozycja - nazwa MPN u was jako producenta Kod i nazwa MPN zamawianego asortymentu u adresata zamówienia. Tzn. gdy producentem wpisanym w kartotece MPN jest dostawca, do którego wysyła się zamówienie. Patrz też: KIM Kartoteka indeksów

Symbole magazynów

Wskazują magazyny (i zasady lokalizacji), w których składowane są zapasy. W firmach wielo-oddziałowych, z oddziałem powiązany jest jeden lub wiele magazynów. W tabeli magazynów podaje się nr oddziału, do którego należy. Karty KSOM powiązane są z magazynami. Zapasy można przemieszczać między magazynami przy użyciu dokumentów przesunięć miedzymagazynowych MM. W karcie odbiorcy można wskazać magazyn, z którego zwykle wydaje się towary temu odbiorcy. Tabela magazynów

Grupy indeksów, grupy asortymentowe

Symbole grup nadaje się zwykle indeksom KIM o podobnej charakterystyce. W przedsiębiorstwach handlowych podział na grupy pozwala porównywać i oceniać rentowność poszczególnych asortymentów. Grupa: %GG może być elementem konta księgowego. Można tworzyć zapisy na konta analityczne.

Drzewa grup i param 0612

Podczas wybierania asortymentu z kartoteki KIM można zawęzić listę indeksów do tych, które należą do wskazanej grupy. Grupę podaje się przed wybraniem indeksu. (tę właściwość programu włącza parametr operatora: 0612 [3][2][1][ ]). GrN Grupa nadrzędna (en: Parent Group). Pozwala utworzyć: Drzewa grup indeksów (en: Item group tree). Hierarchię grup asortymentu. [KO] Oświetlenie klasyczne <- grupa nadrzędna (wierzchołek drzewa) [K1] Sufitowe < [K2] Ścienne < <- grupy podrzędne (gałęzie drzewa) [K3] Stołowe < [K4] Podłogowe < Program pilnuje wzajemnych zależności, aby nie powstały zapętlenia Np. Oświetlenie klasyczne [KO] nie może mieć grupy nadrzędnej [K3] Drzewo grup: Grupa nadrzędna --> Grupa --> Asortyment (indeks) może być używane przez programy zewnętrzne, np. sklepy internetowe. Ułatwia kolejne wybory. Oświetlenie ogrodowe --> Klasyczne --> Ścienne ---> Kinkiet klasycystyczny W programie Trawers drzewo grup można wykorzystać do ustalania zawartości list wyboru z kartoteki KIM. Można tak ustalić drzewo grup, aby na liście wyboru znalazły się indeksy z grupy nadrzędnej [KO] ale także z grup podrzędnych [K1][K2][K3][K4]. Zaleta: gdy jest wiele grup, to nie trzeba sprawdzać dostępności asortymentu w każdej grupie. Wystarczy podać grupę nadrzędną a program pokaże wszystkie indeksy należące do grup podrzednych.

Zastosowanie drzewa grup

* W tabeli grup wskazać grupy nadrzędne, np. [KO] Oświetlenie klasyczne <- grupa nadrzędna [K1] Sufitowe < [K2] Ścienne < <- grupy podrzędne [K3] Stołowe < [K4] Podłogowe < * Oznaczyć param operatora [1] 0612 Powoduje, że program prosi o grupę. * W pozycji dokumentu sprzedaży wybrać grupę: [KO] Program pokażę indeksy z grup [KO] + [K1][K2][K3][K4]

Grupy upustów

Symbol w karcie KIM łączący towary o wspólnej polityce upustowej. Procent upustu powiązany z grupą, podaje się w tabeli stawek upustów IWGU. Upusty od cen sprzedaży

Wyróżniki, Odmiany, Podtypy

Cechy charakteryzujące indeksy KIM. Stosowane są do wyszukiwania wg warunku oraz budowania raportów. Odpowiednio: %WW %NN %L mogą być elementami konta księgowego.

6. Reguły zarządzania zapasami

* Wycena wg metod: [E] [S] [L] [F] [W] [D] Każdy indeks może mieć inną metodę wyceny. Ustalona metoda obowiązuje we wszystkich magazynach, w których znajdują się zapasy tego indeksu. Metody wyceny zapasów * Nie można wydać więcej niż znajduje się w magazynie. Tzn. nie dopuszcza się stanów ujemnych. Chroni się w ten sposób przed niewłaściwą kolejnością transakcji, tj. wydanie towaru z magazynu przed jego przyjęciem. W programie można zarejestrować transakcję, np. wystawić fakturę sprzedaży, która powoduje pozorne stany ujemne. Pozorne tzn. tylko w obliczeniach. Takiej transakcji nie można jednak zatwierdzić. Trzeba uzupełnić zapasy przed zatwierdzeniem. Podczas zatwierdzania dokumentu sprzedaży następuje wycena rozchodu zapasów, ustalany KwS Koszt własny sprzedaży i marża. Zapasy: dostępność, rezerwacje * Przesunięcia między-magazynowe MM, przy wycenie L/F, przenoszą strukturę (kolejność) cen partii LIFO/FIFO. Kolejność cen partii pozostaje bez zmiany niezależnie od tego jaką drogę towar lub materiał przeszedł przez przedsiębiorstwo. Dokumenty magazynowe Metody wyceny zapasów F/L/S/E/D/W * Transakcje magazynowe mogą generować systemowe dokumenty odchyleń i zaokrągleń. Odchylenia w wycenie zapasów * Ewidencja dokumentów dotyczacych stanu i obrotu zapasów powinna odbywać się w czasie rzeczywistym (en: Real-Time), tj. daty rejestrowania powinny mieć datę systemową (komputerową). Parametr: 0718 [ ] Pracuje na bieżąco (Real-Time) i powinny być rejestrowane w trybie: Z zatwierdzeniem. Status dok magazyn [ ][v] Patrz też: Praca w Real-Time. Zasady * Zapasy wyceniane są w walucie bazowej (PLN). * Transakcje (dokumenty) magazynowe nominowane są w walucie bazowej (PLN). Nawet gdy dokumenty pierwotne, faktury zakupu i faktury sprzedaży są w walutach obcych, to powstałe na ich bazie dokumenty magazynowe są w PLN. Wielo-walutowość * Zapasy składowane są w Jm Jednostce miary zapasów. Mogą być przyjmowane i wydawane w innych jednostkach miary, np. JmZ Jednostka miary zakupu (przychodu), JmS Jm rozchodu (sprzedaży). Jednostki miary i przeliczniki * Ilość zapasów podaje się z dokładnością do trzech miejsc dziesiętnych, np. 12.015 kg (12 kg i 15 gramów). Można nakazać aby przychody i rozchody odbywały się w pełnych jednostkach --> W pełnych Jm ? * Może być prowadzona szczegółowa identyfikacja partii LOT i serii SER. LOT/SER Numerowanie partii * Program pozwala obliczać i wykorzystywać wiele wskaźników zapasów, np. stany minimalne, średnie rozchody. Zapasy: normy i wskaźniki * Kategorie (klasyfikacje) ABC Poszczególnym asortymentom przydziela się kategorie, np. wg udziału w wartości zapasów, wielkości uzyskanej marży lub udziału w łącznym zysku ze sprzedaży. Klasyfikacje ABC * Zapasy mogą znajdować się w magazynach z identyfikacją miejsc składowania WMS Miejsca składowania * Wycena zapasów od ceny detalicznej Metoda wyceny zapasów polegająca na wychodzeniu od ceny sprzedaży brutto (netto + PTU) i dochodzeniu do kosztu przez odjęcie marży brutto. Metoda stosowana w handlu detalicznym.

7. Informacje o stanach i obrotach zapasów magazynowych

Dane o stanach i obrotach magazynowych program zapamietuje w kartotekach i w dokumentach (transakcjach) magazynowych. Program rejestruje w dokumentach wszystkie zmiany ilości i wartości asortymentu. Może rejestrować także miejsca składowania (lokalizacje) i ich zmiany. Dokumenty magazynowe W programie jest kilkadziesiąt zestawień, które prezentują informacje o stanach ilościowych i wartościowych zapasów. Stanach bieżących, tj. aktualnych w dniu wykonania zestawienia oraz stanach w podanym dniu, czyli stanach historycznych. Raporty stanu i obrotów zapasów Raporty i analizy Stany bieżące uzyskiwane są przez powtórne przeliczenie zapamiętanych dokumentów obrotowych w okresie, do wskazanego dnia włącznie. Program przechowuje w kartotekach stany zapasów w dniach zmian okresów: * Stan na początku roku rrrr (1 dnia roku obrotowego) * Stan na początku 1-go okresu otwartego rrrr/mm (1 dnia okresu) Obroty zapasów wynikają z dokumentów transakcyjnych: przychodów, rozchodów, przesunięć, korekt itp. Dokumenty magazynowe W kartotekach program przechowuje dodatkowo obroty sumaryczne: ------------ * Okresy zamknięte w rrrr Przychód ... * Rozchód ... ------------ * Okresy rrrr/mm-rrrr/mm Przychód ... Rozchód ... ------------ Sumaryczne dane roczne Wszystkie zestawienia tworzone są przy wykorzystaniu tych zapisów oraz danych transakcyjnych (dokumentów) znajdujących się w zbiorach okresowych. Okresy obliczeniowe Raporty i analizy Wskaźniki obrotu zapasami

8. Kody kreskowe w zarządzaniu zapasami

Kody kreskowe usprawniają obrót zapasami. Przyśpieszają ewidencję i zmiejszają liczbę pomyłek. W programie Trawers można tak zorganizować gospodarkę zapasami, że praktycznie nie będzie rejestracji dokumentów z klawiatury. * Dokumenty przychodu generuje się automatycznie po odczytaniu etykiety na opakowaniu. Etykieta zawiera kod dostawcy, numer zamówienia, indeks i ilość. Wzorce etykiet. Przykłady * Jednocześnie program wyznacza miejsce w przestrzeni magazynowej i drukuje ektykietę wskazującą miejsce. Etykieta naklejana jest na opakowanie. Jest to wskazanie dla wózkowego, gdzie postawić opakowanie. Kody kreskowe, zastosowania Stosunkowo niewielkim wysiłkiem organizacyjnym i przy niewielkich nakładach można oznaczyć etykietami z kodem kreskowym asortyment i lokalizacje w magazynie. Każdy towar powinien mieć etykietę z kodem (indeksem i Barkodem) i nazwą. Może mieć dodatkowe oznaczenia, np. wskazówki bezpieczeństwa, datę ważności, opis zasad pakowania i transportu. Takie oznaczenia usprawnią zarówno pobieranie do wysyłki jak i rozlokowanie asortymentu przy dostawach. W programie Trawers można wydrukować etykiety na pojedyńczy asortyment, etykiety na opakownia zbiorcze (etykiety logistyczne), etykiety specjalistyczne: * Kod EAN wagowy * Amazon FBA * Transferowe * Paletowe Wzorce etykiet. Przykłady W przedsiębiorstwach handlu detalicznego można drukować etykiety zawierające: a) ceny sprzedaży (końcowe) b) ceny jednostkowe (za jeden kilogram, jeden litr, jeden metr, itp. Sprzedaż detaliczna

9. Decyzje podczas wdrażania

Podczas wprowadzania systemu informatycznego w obszarze zarządzania zapasami trzeba ustalić:

Magazyny i lokalizacje w magazynach

Wszystkie dokumenty, które rejestrują zdarzenia wpływające na stany zapasów magazynowych odnoszą sie do konkretnego magazynu. Musi być co najmniej jeden magazyn. Symbole i nazwy magazynów definiuje sie w tabeli magazynów. Dodatkowo, należy podać parametry sterujące rolą magazynów w programie. Szczególy w --> Tabela magazynów Tabela magazynów

Grupy indeksu, grupy asortymentowe

Dwuznakowy symbol cechy wspólnej pozycji asortymentowej: magazynowanej lub nie-magazynowanej (uslugi, cechy, fantomu, itp.) Symbole grup nadaje się zwykle indeksom KIM o podobnej charakterystyce. W przedsiębiorstwach handlowych podział na grupy pozwala porównywać i oceniać rentowność poszczególnych towarów handlowych. Przyjmuje się, że dla skutecznej oceny rentowności, do poszczególnych grup powinny należeć towary reprezentujące co najmniej 3 lub 5 procent całej sprzedaży. Co oznacza, ze nie powinno być więcej niż 30 grup asortymentowych. KIM Tabele powiązane

Drzewa grup

Drzewa grup można zbudować wskazując grupy nadrzędne (wierzchołek drzewa) i grupy podrzędne (gałęzie drzewa). Drzewa grup pozwalają poszerzyć zakres wyświetlanych kart KIM.

Karty indeksów KIM

W kartotece KIM zapisane są informacje o wszystkich magazynowanych pozycjach asortymentowych, towarach, materiałach, pół-wyrobach, itp. Karty KIM identyfikowane są poprzez indeksy (symbole), nazwy, kody kreskowe i kody dodatkowe KID. W kartach KIM zapisane są charakterystyki asortymentu wpływające na sposób zarządzania zapasami. Np. * Rodzaj indeksu, np. Towary handlowe, materiały do produkcji * Metoda wyceny, np. FIFO * Jednostki miary i przeliczniki jednostek miar, np. kg * Wskaźnik, czy prowadzić numeracje partii LOT/SER * Wskaźnik, czy kontrolować terminy ważności * Wartości normatywne używane w procesie zaopatrzenia, np. stany min. * Wartości konieczne podczas sprzedazy, np. nr PTU (VAT), grupa upustu. KIM Kartoteka indeksów

Cechy i wyróżniki

Cechy i wyróżniki kart indeksów pozwalają porządkować stany i obroty zapasami na zestawieniach i w obliczeniach statystycznych. Wiele symboli, np. grupa, odmiana, wyróżnik, służy do dekretacji podczas tworzenia poleceń księgowania z zapisami na konta analityczne.

Kartoteki zamienników i kodów dodatkowych

Kartoteki pomocnicze, które ułatwiają codzienną pracę. Program może podpowiedzieć zamienniki, gdy zabraknie asortymentu podstawowego. Kody dodatkowe ułatwiają wyszukanie właściwego indeksu, gdy dostawca posługuje się inną symboliką niż nasza. KIM Tabele powiązane Wprowadzanie danych początkowych

10. Polityka zarządzania zapasami

W systemie NZ jest zestawienie: Polityka zarządzania zapasami [MG_ZPZ10]. Zestawienia kontrolne Zestawienie pokazuje wartości parametrów, od których zależy skuteczność polityki zarządzania zapasami magazynowymi: * Daty obliczeń średniego rozchodu, marży, danych sumarycznych * Wartości norm i wskaźników * Liczby wystąpień wartości pól, np. oznaczeń jednostek miar, rodzajów kart magazynowych, itd. Zestawienie informacje z kart: KIM, KSOM, LOT i SER. Pola, które potencjalnie mają dużą liczbę różnych wartości, przedstawiono w procencie wypełnienia, np. Barkod 12 345 60.3 % Tzn. w KIM jest 12 345 kart. W 60.3 % kart wypełnione jest pole Barkod. Pola, które zwykle mają niewielką liczbę różnych wartości, przedstawiono z liczbą poszczególnych wartości, np. JM Jednostka miary zapasów 72 100.0 % ------------------------------------ kg 6 8.3 % lt 9 12.5 % m 10 13.9 % m2 8 11.1 % m3 3 4.2 % szp 3 4.2 % szt 29 40.3 % tszt 4 5.6 % ------------------------------------ Tzn. w KIM są 72 karty. We wszystkich (100 %) podana jest jednostka miary. Poszczególne symbole Jm występują w ... liczbie kart, co stanowi ... %

11. Bezpieczeństwo zarządzania zapasami

Zapewnienie bezpieczeństwa w module zapasów, to ochrona kartotek i dokumentów (transakcji) przed nieuprawnionym dostępem i bezprawną ingerencją w zapisy danych. W module zapasów aktywne są standardowe, skuteczne mechanizmy zapewnienia bezpieczeństwa danych i procesów: * Hasła logowania operatorów (użytkowników) * Uprawnienia do funkcji (procesów) w menu Tylko niektórzy operatorzy moga rejestrować przychody i rozchody magazynowe. Tylko niektórym można pozwolić na przeglądanie stanu zapasów. * Uprawnienia do obiektów Tylko wybrani operatorzy mają dostęp do konkretnych magazynów. * Można zawęzić uprawnienia do pracy tylko z wybranym asortymentem, w wybranych magazynach. * Wszystkie czynności wykonywane przez operatorów rejestrowane są w logach Patrz szczegóły: Bezpieczeństwo. Mechanizmy

12. Zapasy nadmierne

Zapasy nadmierne, to są zapasy przekraczające potrzeby sprzedaży lub produkcji. Zapasy takie zajmują przestrzeń magazynową i zamrażają środki obrotowe. W programie Trawers są mechanizmy, które pozwalają obliczyć poziom zapasów uznawanych za nadmierne --> wskaźnik: NormaMax_KIM / NormaMax_KSOM Norma maksimum. Zapasy: normy i wskaźniki Jeżeli, mimo mechanizmów kontrolnych, powstaną zapasy nadmierne, to trzeba się ich pozbyć (upłynnić): * Zorganizować sprzedaż promocyjną * Sprzedawać razem z innym asortymentem, komplementarnym (dowiązanym) * Obniżyć ceny na pewien okres, np. -30 % przez 30 dni (en: Pop-up store) * Zorganizować konkursy i zawody. Na nagrody przeznaczyć zapasy nadmierne * Próbki asortymentu przekazać bezpłatnie osobom wpływowym (influencerom) * Przekazać instytucjom dobroczynnym Ważniejsze jest jednak, aby nie dopuścić do powstania zapasów nadmiernych.

13. Automatyzacja procesów w magazynie

Konieczna jest automatyzacja procesów zachodzących w systemach i przedsiębiorstwach. Kryterium jakości i sprawności jest czas. Trzeba skrócić czas realizacji zadań i eliminować pomyłki. Procesy automatyczne * Szybkie rejestrowanie danych przy zastosowaniu czytników kodów kreskowych DC Data Collection * Automatyczne powiadamianie o zdarzeniach i stanach alarmowych (alerty) np. o zbliżającym się niedoborze materiałów Alerty i raportowanie * Masowe ustalanie wskaźników, norm, limitów Zapasy: normy i wskaźniki * Generowanie zamówień zakupu w systemach ZA i MR MRP Generowanie zam zakupu

14. Wymiana danych z innymi programami

* Mechanizmy wymiany danych w formatach: CSV, XML (EDI) Wymiana danych z innymi programami * Usługi wymiany danych SOA. Usługi interntowe. SOA Architektura wymiany danych * Raportowanie automatyczne, tj. automatyczne wysyłanie oczekiwanych informacji do innych programów, także do aplikacji internetowych. Raportowanie automatyczne * Raporty specjalistyczne. Np. EDI INVRPT, EDI PRICAT Raporty o zapasach i cenach. Raporty specjalistyczne

15. Tematy powiązane

Kartoteka indeksów KIM KIM Tabele powiązane Dokumenty magazynowe Metody wyceny zapasów Status dok magazyn [ ][v] Tabela magazynów Zapasy. Dostępność, rezerwacje WMS Miejsca składowania - opis Jednostki miary i przeliczniki Wprowadzanie danych początkowych Wielo-oddziałowość Raporty i analizy Raporty specjalistyczne Sumaryczne dane roczne Parametry systemu MG Parametry systemu NA Zapasy w depozycie Waga (masa) asortymentu Opakowania asortymentu Tabele dekretacji SOA Architektura wymiany danych DC Data Collection Słowa kluczowe #Magazyny-Dokumenty #Magazyny-Zapasy #Magazyny-Inwentaryzacja #Magazyny-Organizacja #Magazyny-MiejscaSkładow #Magazyny-LOT/SER #Magazyny-KodyKreskowe #Magazyny-Automatyzacja

16. Kurs szkoleniowy

D100 Zarządzanie zapasami. Podstawy

Wykłady i ćwiczenia na temat parametryzacji i użytkowania funkcji zarządzania zapasami magazynowymi i usługami (pozycje nie-magazynowe). * Kartoteka indeksów KIM i kartoteka magazynowa KSOM * Atrybuty: grupy, jednostki miary, ABC, LOT/SER, terminy ważności * Normy i wskaźniki * Tabele dodatkowe: KID, KIZ, MPN * Dokumenty magazynowe * Metody wyceny, ceny i koszty * Dostępność i rezerwacje * Inwentaryzacja * Zakupy i przychody * Sprzedaż i rozchody * Proces wysyłki, dokumenty wysyłkowe * Pozycje nie-magazynowe (usługi). Zakupy i sprzedaż

D200 Zarządzanie zapasami. Zaawansowane

Wykłady i ćwiczenia na temat parametryzacji i użytkowania funkcji zarządzania zapasami magazynowymi i usługami (pozycje nie-magazynowwe) * Przesunięcia MM * Zwroty do i z magazynu * Prognozy rozchodu * Obliczanie potrzeb zaopatrzeniowych * Traceability * Gospodarka partiami LOT/SER * Skup surowców, depozyty * Odchylenia w wycenie zapasów * Miejsca składowania, WMS * Automatyczna identyfikacja. Kody kreskowe * Zapasy a wielo-oddziałowość * Montaż i demontaż * Zestawy sprzedażne