1. Opis ogólny
2. Status a wycena dokumentów
3. Status a raport: Zapasy w dniu
Metoda tworzenia raportu: Zapasy w dniu
Raport: Zapasy w dniu - tylko informacyjnie
4. Kiedy cena i wartość rozchodu może być = 0.00 ?
5. Zalecenia
Praca na bieżąco (en: Real-Time)
Zatwierdzać od razu
Daty rzeczywiste
6. Data dokumentu a TmStamp i ModTime
7. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Statusy: [ ] [v]
Dokumenty magazynowe mogą mieć status:
[ ] Zarejestrowane
Dokumenty nie są wycenione, nie zmieniają stanów magazynowych
[v] Zatwierdzone
Dokumenty są wycenione, zmieniają stany magazynowe
Przetwarzanie dokumentów
Wpływ na wycenę i na stany w dniu
Status i kolejność rejestracji i zatwierdzania, ma zasadniczy wpływ:
a) na wycenę rozchodu
b) na ilość i wartości stanów i obrotów, we wskazanym dniu, na zestawieniach
Wycena dokumentów magazynowych (ustalenia ceny rozchodu) następuje podczas
zatwierdzania. Do czasu zatwierdzenia, dokumenty rozchodowe mają wycenę
szacunkową. Wycena szacunkowa zależy od stanu zapasów magazynowych.
1. Gdy jest ilość wystarczająca aby wykonać rozchód, to program ustala
taką ceną, jakby wykonywał operację zatwierdzania, tj. wg wskazanej metody wyceny rozchodu.
2. Gdy nie ma wystarczającej ilości, to wycenia dokument na: 0.00 PLN.
--> Patrz przykład niżej
Dlatego zestawienia, np. wartość stanow na dzień lub zestawienia obrotów
w okresach, tworzone przed zatwierdzeniem, mogą się różnić od zestawień
tworzonych po zatwierdzeniu
Pracować na bieżąco. Real-Time
Wniosek: aby zapewnić poprawną wycenę i aktualne stany magazynowe,
należy dokumenty rejestrować w funkcji: Z zatwierdzaniem
i na bieżąco (en: Real-Time) Parametr operatora 0718 [ ][1][2][3]
0718 [ ] Operator nie zmieni daty systemowej na inną.
Patrz też:
Praca w Real-Time. Zasady
Patrz też:
Param operat 05xx 06xx ...Dokumenty magazynowe
2. Status a wycena dokumentów
Status oraz kolejność zatwierdzania dokumentów ma wpływ na wycenę. Przykład
poniżej pokazuje, że kolejność zatwierdzania dokumentów, inna niż kolejność
wynikajacą z dat rejestracji wpływa na wartość stanów na dzień i obroty
w okresach.
Przykład ilustruje, dlaczego wartości zestawień uzyskane przed zatwierdzeniem
mogą różnić się od wyników otrzymanych po zatwierdzeniu dokumentów.
Różnica może wystąpić w polach ceny i wartości. Ilości będą takie same.
Różnice wynikają z mechanizmu wyceny dokumentów rozchodu.
Wycena w chwili rejestracji może być inna niż w chwili zatwierdzenia.
Metody wyceny zapasów F/L/S/E/D/W
Np. przy wycenie LIFO rejestruje się wydanie 10 sztuk.
Wg kolejki LIFO, do wydania przypada partia w cenie 150 PLN
Powstaje dokument: 10 sztuk * 150 PLN = 1 500 PLN
Przed zatwierdzeniem, do magazynu przyjmuje sie 5 sztuk po 170 PLN.
W chwili zatwierdzenia, dokument będzie wyceniony następująco:
5 sztuk * 170 PLN = 850 PLN
5 sztuk * 150 PLN = 750 PLN
Razem = 1 600 PLN
różnica wyniesie 100 PLN
Innym powodem różnicy może być utworzenie dokumentu rozchodu z ceną i wartością = 0.00
Taki dokument powstaje, gdy w chwili rejestracji stan magazynu jest zerowy,
tj. nic nie mamy w magazynie i program nie może ustalić ceny (wyjatkiem jest
wycena E i W).
Takiego dokumentu nie można zatwierdzić do czasu uzupełnienia zapasów
Jeżeli do obliczeń będą brane dokumenty niezatwierdzone, to w polach:
cena i wartość pojawiają się znaki: [?.??]
Oznacza to, że nie można ustalić tych wartości.
Dokumenty powinny byc rejestrowane chronologicznie, wg daty zdarzenia.
Podanie daty rejestracji innej niz data zdarzenia moze spowodowac,
ze zestawienie: Stany zapasow w dniu wykazywać będzie wartości niezgodne
ze stanami rzeczywistymi
NOTE: Funkcja globalnego zatwierdzania, zatwierdza dokumenty magazynowe
w kolejności dat rejestrowania [MG_OZT10].
3. Status a raport: Zapasy w dniu
Metoda tworzenia raportu: Zapasy w dniu
Stosowane nazwy: Zapasy w dniu, Stany w dniu, Stany na dzień.
Funkcje w menu: [MG_ZSB10] [MG_ZSB20] [MG_ZSB30] [MG_ZOB40] [MG_ZOB45]
Zestawienia tworzone są na podstawie zapisów w kartotekach KSOM
oraz w dokumentach transakcyjnych.
Zapisy w kartotekach KSOM zawierają dane o ilości i wartości indeksu
na początku pierwszego otwartego miesiąca.
Zapisy w dokumentach transakcyjnych zawierają dane o przychodach,
rozchodach i pozostałych transakcjach zmieniających ilości i wartości.
Aby uzyskać stan ilościowy i wartościowy indeksu we wskazanym dniu,
program ustala stan na początku pierwszego otwartego miesiąca a następnie
dodaje (lub odejmuje) ilości i wartości wszystkich transakcji (dokumentów)
znajdujących sie w zbiorach okresów otwartych. Aż do wskazanego dnia.
20x0 20x1 20x2
--------------------------------------
123456789012 123456789012 123456789012
---------------------------------------
^ ^
| |
|<--- a) -->|
| o----- Stan na dzień, np. 30/08/20x1
|
o----------------- Pierwszy m-c otwarty, 09/20x0
a) dokumenty z tego okresu będą ujmowane w obliczeniach
stanu na dzień 30/08/20x1
Dokumenty pobierane są w kolejności wg dat podanych w nagłówku dokumentu.
NOTE: Data zatwierdzania też jest zapisywana, ale nie jest tutaj brana
pod uwage, bo dokument może być zatwierdzony nawet w następnym miesiącu.
Kolejność pobierania wg dat jest o tyle istotna, że wpływa na zgodność
podsumowań na zestawieniach: Stany bieżące i Stany w podanym dniu.
Np. na zestawieniu: Stan bieżacy (np. w dniu 20xx.01.18) jest 100 szt.
A na zestawieniu: Zapasy w dniu 20xx.01.18 jest 120 szt.
Przyczyna ? Dokument rozchodu 20 szt. ma datę 20xx.01.19
NOTE: Na zestawieniu: Zapasy w dniu, dodatkowo można ująć niezatwierdzone
dokumenty dostaw i faktur razem z dostawą w systemie zakupów ZO.
Te dokumenty, które podczas zatwierdzania, zapisują dokumenty w systemie MG.
Dane na zestawieniu są szacunkowe. Mogą być inne po zatwierdzeniu.
Raport: Zapasy w dniu - tylko informacyjnie
Z powodów przedstawionych powyżej wynika, że zestawienia: Zapasy w dniu
należy traktować jedynie informacyjnie. Nie powinny być stosowane
bezkrytycznie do porównań (do uzgadniania zapasów), np. ze stanami
w księdze głównej (KG).
Można porównywać ze stanami w KG, jedynie przy zachowaniu następujących
warunków:
* Wszystkie dokumenty są zatwierdzone w MG i wszystkich pozostałych
systemach pomocniczych, które zapisują dokumenty w systemie MG,
tj. NA, ZO, MI, ZP
* Wszystkie systemy mają prawidłową dekretację transakcji magazynowych
* Polecenia księgowania zostały pobrane do KG z systemów pomocniczych
* W systemie KG Księga Główna nie ma dodatkowych księgowań na konta
zapasów
* Porównuje się zestawienia stanów na ostatni dzień miesiąca
O porównaniu stanu zapasów w MG z zapisami na kontach księgowych.
Zgodność ksiąg pomocniczych z KG
4. Kiedy cena i wartość rozchodu może być = 0.00 ?
Pozycja dokumentu rozchodu z wyceną = 0.00 może powstać w następujących
sytuacjach: (wszystkie podane warunki muszą być spełnione)
* Rejestracja niezatwierdzonego dokumentu wydania
* Wycena indeksu = LIFO / FIFO
* Na stanie, w magazynie nie ma ilości podanej w pozycji dokumentu
W takich warunkach program nie może wycenić rozchodu (ustalić ceny pozycji).
Dlatego umożliwia zapisanie pozycji z ceną = 0.00
Taką pozycję będzie można zatwierdzić dopiero po uzupełnieniu stanów
magazynowych. Ew. zmniejszeniu ilości rozchodu, do wysokości stanów.
NOTE: Niezatwierdzony dokument rozchodu indeksu z wycena LIFO / FIFO
będzie miał znaki [?.??] w polu: cena. To oznacza, że ostateczna wycena
rozchodu zostanie dokonana podczas zatwierdzania.
5. Zalecenia
Praca na bieżąco (en: Real-Time)
* W programie pracować na bieżąco (en: Real-Time). Tzn. daty transakcji
powinny być takie jak jest data systemowa w chwili rejestrowania.
Parametr 0718 [ ][1][2][3] wskazuje czy i jak operator może zmienić datę.
Zaleca się: 0718 [ ] Operator nie zmieni daty systemowej.
Param operat 05xx 06xx ...
Zatwierdzać od razu
* Zaleca się rejestrowanie z jednoczesnym zatwierdzaniem lub zatwierdzać
natychmiast po zarejestrowaniu, aby kartoteki były w aktualnym stanie,
tzn. aby odpowiadały rzeczywistej sytuacji finansowo-majątkowej przedsiębiorstwa.
(en: Real-Time Inventory).
Najpierw dokument, później wydanie
* Z magazynu wydawać zawsze wg dokumentu z systemu, nigdy odwrotnie,
tzn. nie tworzyć wtórnie dokumentów do wydanych materiałów,
ew. niezgodności poprawiać natychmiast. (en: Dispatching)
Daty rzeczywiste
* Dokumentom nadawać daty rzeczywiste, zgodne z kalendarzem i datą systemową.
Program tworzy zestawienia: Stany na dzień, wg dat dokumentów.
Podsumowanie
1. Najpierw dokument z programu. Przychód lub rozchód wg dokumentu
2. Daty dokumentów zgodne z kalendarzem
3. Dokumenty zatwierdzać od razu
6. Data dokumentu a TmStamp i ModTime
Data dokumentu
Data transakcji (en: Transaction date, Business date, de: Dokument Datum)
Data dokumentu. Data przyjęcia dokumentu do ewidencji.
Data zapisania zdarzenia. Data wpisywana do rejestrowanych dokumentów.
TmStamp
Datownik. Pieczątka czasowa, znacznik czasu. Np. 2023.11.28 13:18
Program Trawers umieszcza w zbiorach dokumentów (transakcji)
systemową datę (TrDate) i czas (TrTime) dopisania rekordu.
W zestawieniach tabelarycznych wyświetla w kolumnie:
TmStamp = TrDate TrTime
-------------------
2021.03.02 08:39:20
ModTime
Sterownik bazy danych umieszcza w tym polu dzień i czas
ostatniego zapisu do rekordu (data ostatniej modyfikacji rekordu).
Każdy zapis do rekordu zmienia jego ModTime.
Znaczące daty
Znaczące daty (en: Important Dates) wskazanego zapisu (rekordu).
Program wykorzystuje daty dopisania i daty zmian rekordów:
Pola: AddDate AddTime AddUser AddProc AddSyst ([TR]=GUI)
ChgDate ChgTime ChgUser ChgProc ChgSyst ([TR]=GUI)
np.
20xx.12.20 15:40:31 KD NA_KDO20 NA