Wprowadzanie danych początkowych

1. Opis ogólny, strategia, metody 2. Dane standardowe i narzędzia pomocnicze Dane standardowe Dane branżowe Definicje plików CSV (mapowanie) Usługi SOA Pobieranie zbiorów innej firmy Przygotowanie firmy [B] wg danych firmy [A] Globalne zmiany danych w zbiorach 3. Dane początkowe kartotek 4. Tematy powiązane 5. AsystentAI: Wprowadzanie danych początkowych

1. Opis ogólny, strategia, metody

Wprowadzanie danych początkowych odbywa się przed rozpoczęciem użytkowania programu Trawers. Przed rozpoczęciem rejestrowania transakcji (dokumentów), należy wpisać podstawowe dane do tabel i kartotek. Patrz też: Wdrażanie programu Kroki wdrożenia. Lista kontrolna

Sposoby wprowadzania danych

Dane początkowe do tabel i kartotek można wprowadzać na 3 sposoby: 1. Wpisanie ręczne, rekord po rekordzie. Metoda najbadziej pracochłonna. 2. Wypełnienie automatyczne danymi wzorcowymi. Dane branżowe Metoda najszybsza. Dodatkowa zaleta: początkujący użytkownik poznaje rolę tabel i kartotek i ich wzajemne powiązania. 3. Pobranie (import) z dotychczas używanego systemu (Program poprzedni OLD). Wymiana danych z innymi programami Ta metoda jest zalecana, gdy w poprzednim systemie zgromadzono dużo danych. Pobiera się, co najmniej: * karty odbiorców * karty dostawców * indeksy magazynowe Dodatkowo: * stany rozrachunków z odbiorcami i dostawcami * stany zapasów magazynowych Gdy planuje się zachować dane transakcyjne, aby śledzić dynamikę i trendy, to warto wypełnić danymi historycznymi: * zbiory sumaryczne sprzedaży * zbiory sumaryczne zakupów * zbiory sumaryczne zapasów magazynowych

Zalecane kroki

1. Zapisać (eksportować) dotychczasowe dane, np. karty odbiorców do arkusza, np. Excela 2. Uporządkować, uaktualnić, usunąć przestarzałe i niepotrzebne dane 3. Dostosować ich format do pobierania w programie Trawers 4. Pobrać (importować) w formacie CSV Patrz: które dane początkowe można pobrać z plików CSV Tam też podano funkcje, które pobierają dane CSV. CSV. Definicje plików CSV (mapowanie) Patrz też: Pobieranie z CSV krok po kroku 5. Sprawdzić poprawność. Porównać podstawowe dane w obu programach Wybor strategii zależy od ilości i jakości danych oraz od wiedzy i doświadczenia wykonawcy. Często wykorzystuje się moment instalacji nowego systemu jako okazję do uporządkowania danych, np. nadania nowych indeksów towarom i materiałom, przebudowy planu kont, zmiany sposobu dekretacji dokumentów. Patrz szczegółowy opis kolejnych kroków: Dane początkowe. Zakres danych

Porównanie budowy i zawartości baz danych

Niezależnie od metody, samo wprowadzanie należy poprzedzić szczegółową analizą zawartości kartotek w programie Trawers i w dotychczas użytkowanym systemie. Należy ustalić, które pola można przenieść wprost, bo mają te same role, których brakuje i trzeba wpisać od początku a które trzeba zapisać w innej postaci lub innej roli. Informacje o zawartości baz danych Trawers ERP znajdują się w słowniku danych. Baza danych. Słownik Przydatne mogą być także opisy poszczególnych modułów i dokumentów (transakcj). Opisy systemów Dokumenty transakcyjne Procesy gospodarcze Podczas analizy poszczególnych zbiorów, należy brać pod uwagę powiązania poszczególnych pól z innymi zbiorami. Np. pole w karcie odbiorcy: grupa jest powiązana z tabelą grup kontrahentów. W wielu sytuacjach trzeba podejmować decyzje o charakterze strategicznym, * Czy wypełniać kartotekę adresów dodatkowych odbiorców ? (konieczne, gdy jeden odbiorca ma wiele adresów wysyłkowych) * Jak sprawdzać ceny sprzedaży ustalane przez operatorów na fakturach: a) ustalić stałe ceny a kontrolować % udzielanych upustów ? b) pozwolić na zmiany cen a kontrolować poziom uzyskanej marży ? * Czy wypełniać karty osób do kontaktu z unikalnymi adresami e-mail (konieczne, jeżeli planuje się stosować automatyczną korespondencję e-mailową) E-mail Wbudowana poczta elektroniczna * Czy kontrahentów wyszukiwać wg nazw firm czy nazwisk osób do kontaktu ? * Czy asortyment wyszukiwać wg nazw, symboli (indeksów) czy kodów Ean ? * Gdzie przechowywać dane historyczne z poprzedniego programu ? Typowa strategia polega na przechowywaniu danych historycznych w oddzielnej lokalizacji z dokładną dokumentacją opisującą zawartość i procedury przeglądania i drukowania.

2. Dane standardowe i narzędzia pomocnicze

W programie Trawers znajdują się następujące narzędzia ułatwiające wprowadzanie danych początkowych:

2.1 Dane standardowe. Słowniki

Dane, które można automatycznie wpisać do zbiorów, np. jednostki miary, odsetki ustawowe, stawki PTU (VAT), symbole walut, składniki płacowe, typowe dekretacje dokumentów np. faktur zakupu, definicje wzorców dokumentów np. faktur sprzedaży, dokumentów magazynowych. Dane standardowe Aby te dane automatycznie wpisać do zbiorów, to należy wybrać odpowiedni profil firmy (branżę) podczas dopisywania karty nowej firmy do tabeli firm w AD. Profil wybiera się z listy wyboru F2. Tam jest też obszerny opis profili. Np. firma handlowa, firma produkcyjna, firma skupująca surowce, itp. Dane branżowe Profil: FA Tabele podstawowe zawiera tylko podstawowe tabele. Umożliwia rozpoczęcie pracy na własnych danych (bez danych przykładowych). Przygotowuje tabele systemowe niezbędne do działania programu. Program wypełnia zbiory (bazę danych) kompletem powiązanych informacji. Część z nich może być niepotrzebna. Te można usunąć i wpisać własne. Gdy wszystkie okażą się nieprzydatne, to można utworzyć bazę danych pustą, bez zapisów w zbiorach.

2.2 Dane branżowe

Indeksy asortymentu, struktury wyrobów, plan kont itp. które używane są jako typowe w poszczególnych branżach. Np. plan kont w hurtowni materiałów budowlanych, struktura BOM naczepy. Te dane wpisuje się do zbiorów, także podczas dopisywania nowej firmy. Należy wybrać odpowiedni profil branży z listy wyboru F2. Można wybrać następujące profile: ---------------------- [0] Handel, usługi Firma handlowa, usługowa [1] Naczepy Firma produkcyjna [2] Meble tapicerowane Firma handlowo-produkcyjna NOTE: Najbardziej obszerne dane [3] Meble kuchenne Firma produkcyjna ---------------------- Dane branżowe

2.3 Definicje plików CSV (mapowanie)

W definicji plików CSV [AD_TTX10] ustala się kolejność pobierania danych z plików tekstowych (CSV) i wpisywania do bazy danych programu Trawers. 2.3.1 Kartoteka odbiorców Pobieranie odbiorców z pliku CSV Wymiana plików CSV 2.3.2 Kartoteka dostawców Pobieranie dostawców z pliku CSV Wymiana plików CSV 2.3.3 Karty indeksów KIM Pobieranie kart KIM z pliku CSV Wymiana plików CSV 2.3.4 Stany początkowe zapasów magazynowych Patrz niżej opis wczytywania z plików CSV

2.4 Usługi SOA

Funkcje (metody) SOA (API) to najbardziej zaawansowane sposoby wpisywania danych poczatkowych do wdrażanego systemu Trawers ERP. Zawierają w sobie funkcje kontrolujące spójność danych i powiązanie z zawartością innych zbiorów (tabel). Raporty generowane przez program wskazują na brakujące dane powiązane. Przykłady funkcji (metod): Karta KIM Dopisanie ProductNewRequest Karta KID Dopisanie KidNewRequest Karta odbiorcy NA Dopisanie CustomerNewRequest Karta dostawcy ZO Dopisanie VendorNewRequest Adres odbiorcy NA Dopisanie CustomerAddressNew Adres dostawcy ZO Dopisanie VendorAddressNew Zam sprzed NA Dopisanie Order Zlecenie prod ZP Dopisanie WOCreate itd. Patrz szczegóły: SOA Funkcje OutBound i InBound

2.5 Pobieranie zbiorów innej firmy (Firma źródłowa)

Funkcja usługowa, używana podczas wdrażania i testów. Pobiera dane z oznaczonych zbiorów innej firmy [AD_PGZ95]. Zarządzanie bazą danych Po pobraniu danych z firmy źródłowej, można usunąć niepotrzebne dane ze zbiorów firmy docelowej. Grupa funkcji: [AD_PDV26].

Przygotowanie firmy [B] wg danych firmy [A]

Grupa funkcji usługowych. Stosowane podczas przenoszenia (migracja) danych z jeden firmy (A) do innej firmy (B). Gdy nowa firma (B) przejmuje zasoby firmy (A) i kontynuuje jej działalność. Np. gdy dotychczasowy użytkownik programu przekształca, np. indywidualną działalność gospodarczą (A) w spółkę kapitałową, np. w spółkę z o.o. (B). Kroki: - przeniesienie kartotek i tabel firmy (A) do (B) - usunięcie nieaktywnych (niepotrzebnych) kart z kartotek i tabel firmy (B) - wyzerowanie pól stanów i obrotów w kartotekach firmy (B) Grupa funkcji: [AD_PDV26]. Migracja danych. Funkcje usługowe Patrz też: Migracja danych. Z firmy A do B

Globalne zmiany danych w zbiorach

PM > Globalne zmiany w zbiorach [PM_PGZ40] Program pozwala zmienić wartości we wskazanych polach (kolumnach) wskazanych zbiorów (tabel). Można zmienić wartości w polach oznaczonych jako [E] Edytowalne. Patrz słownik danych: Baza danych. Słownik Można zmienić wartości we wszystkich polach [E] lub polach wskazanych warunkami Query. Globalne zmiany pól w bazie danych Podobne zadanie, w mniejszym zakresie, wykonuje funkcja w systemie MG: Wpisywanie kodów GTU do wskazanych kart KIM (wybranych wg Query). MG > Pomocnicze > Kod GTU do KIM wg Query [MG_PGTU0]

3. Dane początkowe kartotek

Patrz: Propozycje zakresu danych początkowych w kartotekach: Dane początkowe. Zakres danych

4. Tematy powiązane

Dane początkowe. Zakres danych Dane branżowe Wymiana danych z innymi programami Kroki wdrożenia. Lista kontrolna Samodzielne wdrożenie Dane standardowe Słowa kluczowe #Wdrożenie-AnalizaPrzedwdr #Wdrożenie-DanePoczątkowe #Wdrożenie-KolejneKroki #Wdrożenie-Ustawienia #Pomoc-AsystentAI (AsystentAI)

5. Wprowadzanie danych początkowych

5.1 Cel i wprowadzenie

Opis ogólny: znaczenie i kontekst wprowadzania danych początkowych przy wdrożeniu Trawers ERP. Korzyści: oszczędność czasu, spójność danych, szybszy start, minimalizacja błędów.

5.2 Struktura danych i źródła

* Dane standardowe (np. systemowe listy, słowniki) * Dane niestandardowe - importowane lub ręcznie wprowadzane, np. kontrahenci, indeksy, magazyny. * Narzędzia wsparcia: kreatory, weryfikatory, importów CSV/XML.

5.3 Przygotowanie danych

1. Analiza potrzeb firmy - zebranie zakresu danych niezbędnych do pracy. 2. Format danych - specyfikacja szablonów wymiany (np. CSV, XML). 3. Spójność i jakość - schematy walidacji, uprawnienia, wersjonowanie.

5.4 Proces wdrożenia

4.1 Wprowadzenie danych standardowych * Menu: AD > Firmy. Podmioty gospodarcze > Dopisywanie [AD_TFI10] * Katalogi: waluty, jednostki, grupy kontrahentów, typy dokumentów itp. 4.2 Import danych niestandardowych * Kontrahenci, produkty, magazyny, pracownicy, ceny - menu: Importy -> CSV/XML * Użyj kreatorów mapowania i testowych importów. 4.3 Weryfikacja i korekta danych * Raporty kontrolne: brakujące pola, błędne formaty, duplikaty. * Ręczne poprawki lub ponowne importy. 4.4 Finalizacja i blokada * Blokada edycji kluczowych słowników. * Notyfikacje i instrukcje dla użytkowników końcowych.

5.5 Automatyzacja procesu

* AutoRun: okresowy import, harmonogramowanie. * Scenariusze wdrożeniowe: listy kroków, checklisty

5.6 Najlepsze praktyki

* Harmonogram: np. t+1 tydzień od uruchomienia. * Kopie bezpieczeństwa przed każdym etapem. * Szkolenia i dokumentacja dla użytkowników.

5.7 FAQ & najczęstsze problemy

| Pytanie | Odpowiedź | | ----------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | | Co gdy dane się nie zaimportują? | Sprawdź logi CSV/XML, parametry pól, ponów import lub popraw dane wejściowe. | | Czy można automatycznie uaktualniać ceny? | Tak - zadania AutoRun. | | Co jeśli pojawiają się duplikaty? | Użyj weryfikacji przed importem lub narzędzi usuwania duplikatów. | 8. Powiązane artykuły * `Wprowadzanie danych początkowych - szczegółowa instrukcja` * `Import kontrahentów przez CSV` * `AutoRun - konfiguracja cyklicznych importów` * `Scenariusze wdrożeniowe w Trawers ERP` * `Zarządzanie słownikami i blokada edycji` Przykład mapowania danych kartotek towarowych Mapowanie danych z systemu źródłowego (OLD) do formatu oczekiwanego przez Trawers ERP w postaci pliku CSV, gotowego do zaimportowania. Mapowanie danych kartotek towarowych KIM: OLD ERP -> Trawers CSV (nazwy i formaty podano tylko przykładowo) | Pole w (OLD) | Opis pola | W Trawers ERP | Uwagi / Transformacje | | -----------------| -------------------------------| ----------------|----------------------------------------------------------------------| | SymbolTowaru | Kod towaru | INDEKS | Bez zmian, musi być unikalny | | NazwaTowaru | Nazwa towaru | NAZWA1, NAZWA2 | Jeśli za długa (>40 znaków), podzielić między NAZWA1/NAZWA2 | | JednostkaMiary | Jednostka miary (np. szt., kg) | JM | Tylko jedna jednostka podstawowa; skrót zgodny z definicją w Trawers | | StawkaVAT | Np. 23%, 8%, 0% | STAWKA_VAT | Kod Trawers: np. A (23%), B (8%), C (5%), D (0%), E (zw), F (np) | | GrupaTowarowa | Kategoria, dział | KOD_GRUPY | Musi być wcześniej założona w słowniku grup towarowych w Trawers | | PKWiU / CN / GTU | Kody klasyfikacyjne | KLASYFIKACJE | Zależy od konfiguracji systemu - opcjonalne | | TypTowaru | Towar / Usługa / Półprodukt | TYP | Kod: T (towar), U (usługa), P (półprodukt), S (surowiec) | | Waga | Masa brutto lub netto | WAGA | W kg lub gramach, zgodnie z jednostką | | KodKreskowy | EAN13 | KOD_KRESKOWY | Bez znaków rozdzielających | | CenaEwidencyjna | Cena zakupu / ewidencyjna | CENA_EWID | W zł, separator dziesiętny: kropka | | StanMinimalny | Minimalna ilość magazynowa | MIN_ZAPAS | Opcjonalnie - tylko jeśli stosowane są alerty MRP | | DataUtworzenia | Kiedy dodano kartotekę | (nieimportowane)| Pole informacyjne, nie ma wpływu na import | Przykładowy wiersz w pliku CSV dla Trawers ERP Format CSV z separatorem: ; i polami tekstowymi w cudzysłowie: ``` "INDEKS";"NAZWA1";"JM";"STAWKA_VAT";"KOD_GRUPY";"TYP";"KOD_KRESKOWY";"CENA_EWID";"MIN_ZAPAS" "ABC-001";"Śruba M6x20";"szt";"A";"ŚRUBY";"T";"5901234123457";"0.25";"100" "ABC-002";"Podkładka M6";"szt";"A";"ŚRUBY";"T";"5901234123458";"0.05";"200" "ABC-003";"Usługa montażu";"usł";"B";"USŁUGI";"U";"";"50.00";"0" ``` Kroki przygotowania migracji kartotek towarowych (KIM) 1. Eksport danych z systemu źródłowego - np. do Excel lub SQL dump. 2. Przefiltrowanie tylko aktywnych indeksów (te, które będą używane). 3. Oczyszczenie nazw i kodów - usunięcie znaków specjalnych, podział długich nazw. 4. Zamiana nazw VAT na kody Trawers (A, B, D...). 5. Uzupełnienie brakujących danych (np. grupy, typu). 6. Zapis do pliku: .csv z kodowaniem UTF-8 lub Windows-1250. 7. Import do Trawers: Ścieżka: MG > Pomocnicze > Pobieranie kart KIM [MG_PDO10] 8. Sprawdzenie i zatwierdzenie kartotek.