1. Propozycje zakresu danych początkowych
2. Spójność i wiarygodność danych
3. Dane początkowe kartotek
Stany początkowe zapasów magazynowych
Dokumenty magazynowe
Należności i zobowiązania pozostałe do rozliczenia
Środki trwałe
Archiwalne faktury sprzedaży
Środki pieniężne
Wynagrodzenia
Konta i dokumenty Księgi Głównej
4. Dane systemów produkcyjnych
Kartoteki
Tabele sterujące i parametry
Stany bieżące
Zlecenia produkcyjne
Produkcja w toku (WIP)
Alternatywy
5. Migracja danych. Funkcje usługowe
6. Checklista. Migracja danych do Trawers ERP
7. Tematy powiązane
1. Propozycje zakresu danych początkowych
Zakres danych początkowych oraz dbałość o ich spójność i wiarygodność są kluczowe
dla sukcesu wdrożenia każdego systemu ERP - w tym Trawers.
Propozycje dotyczące zakresu danych początkowych
Zakres danych początkowych powinien być minimalny, ale wystarczający - tylko dane,
które są niezbędne do rozpoczęcia operacyjnego działania systemu Trawers ERP.
Unikamy nadmiaru danych, które mogą wprowadzać chaos i błędy.
Obowiązkowy zakres (zalecany minimalny zestaw danych):1. Kartoteki podstawowe:
* Kontrahenci (klienci i dostawcy) - z pełnymi danymi identyfikacyjnymi, klasyfikacją i numerami NIP/REGON.
* Indeksy towarowe i materiałowe - z jednostkami miary, grupami towarowymi, typem indeksu
(towar, usługa, półprodukt).
* Kartoteka pracowników - dla kadr, płac, produkcji (jeśli używana).
2. Stany magazynowe:
* Ilości i wartości wg inwentaryzacji lub importu z poprzedniego systemu.
* Numeracja LOT/SER jeśli wymagane (np. w farmacji, spożywce).
* Przynajmniej jedno źródło wartości (np. cena średnia, ewidencyjna).
3. Rozrachunki (należności i zobowiązania):
* Salda nierozliczonych faktur, not, zaliczek - tylko dokumenty otwarte.
* Ewentualnie salda kont technicznych (z tytułu rozliczeń pośrednich).
4. Środki trwałe:
* Wartość początkowa, dotychczasowe umorzenie, data rozpoczęcia amortyzacji.
5. Salda kont księgowych (BO):
* Bilans otwarcia - konta syntetyczne i analityczne.
* Osobno: bilans handlowy i bilans podatkowy (jeśli są różnice).
6. Zlecenia produkcyjne - TYLKO aktywne (WIP):
* Zlecenia rozpoczęte, niezakończone.
* Wydane komponenty, wykonane operacje - jeśli mają zostać odwzorowane.
7. Otwarte zamówienia:
* Niezrealizowane zamówienia sprzedaży i zakupu.
8. Stan środków pieniężnych:
* Rachunki bankowe i kasy - salda na dzień przejścia.
2. Spójność i wiarygodność danych
Propozycje dotyczące spójności i wiarygodności danych
Wiarygodność danych jest często większym wyzwaniem niż sam zakres.
Propozycje praktyk kontrolnych:
1. Zasada jednej wersji prawdy:
* Wszystkie dane źródłowe (z systemu OLD) powinny pochodzić z jednego zamrożonego dnia
i być zarchiwizowane - brak zmian po eksporcie danych.
* Zalecane: export danych w dniu zamknięcia okresu księgowego (np. 30/06),
a uruchomienie Trawersa od 01/07.
2. Weryfikacja danych wejściowych przed zaimportowaniem:
* Walidacja plików CSV: poprawność formatów, przecinki, separatory dziesiętne, długości pól.
* Kontrola duplikatów (np. powielone indeksy, NIP).
* Log błędów w trakcie importu - wszystkie błędy powinny być rozpatrzone przed zatwierdzeniem.
3. Spójność wewnętrzna:
* Salda BO kont muszą się zgadzać z sumą stanów magazynowych i rozrachunków.
* Sumy należności i zobowiązań -> muszą równać się sumom na kontach rozrachunkowych.
* Salda kont księgowych muszą się bilansować (aktywa = pasywa).
4. Spójność między systemami (OLD vs Trawers):
* Po zaimportowaniu danych: porównanie kontrolne raportów ze starego i nowego systemu:
* Sald kont
* Bilansu próbnego
* Wykazu rozrachunków otwartych
* Zestawienia stanów magazynowych
5. Protokół kontroli migracji (checklista):
* Ustanowienie formalnej listy kontrolnej do weryfikacji kompletności i poprawności danych.
* Lista zadań do odhaczenia przez różne działy (księgowość, magazyn, sprzedaż, produkcja).
* Możliwość dołączenia do dokumentacji projektowej wdrożenia.
6. Kopia próbna (testowa migracja):
* Przeprowadzenie testowego importu danych i sprawdzenie wyników przed wersją produkcyjną.
* Pozwala wykryć błędy i przetestować logikę systemową Trawers na realnych danych.
C. Dodatkowe sugestie organizacyjne
1. Zamrożenie danych wejściowych (cut-off) - dane z systemu źródłowego nie mogą być edytowane po migracji.
2. Dokumentacja procesu migracji - do każdego importu (np. rozrachunki, magazyn, BO)
dokument PDF z datą, źródłem danych i podpisem odpowiedzialnego pracownika.
3. Szkolenie użytkowników z zasad: co zostało zaimportowane, a co trzeba dopisać ręcznie -
bardzo często źródłem problemów są błędne oczekiwania użytkowników.
Podsumowanie
| Obszar | Rekomendacja |
| -------------------- | -------------------------------------------------------- |
| Zakres danych | Ograniczyć do minimum niezbędnego do startu operacyjnego |
| Źródła danych | Pochodzące z jednego dnia, zamrożone, zarchiwizowane |
| Spójność danych | Walidacje, testowe importy, porównania raportów |
| Wiarygodność danych | Audyt przed i po imporcie, lista kontrolna |
| Organizacja migracji | Dokumentacja, szkolenie, komunikacja między działami |
3. Dane początkowe kartotek
3.1 Stany początkowe zapasów magazynowych
Stany początkowe zwykle wpisuje się na podstawie spisów z natury (z inwentaryzacji)
lub na podstawie dokumentów transakcyjnych pobranych z poprzedniego systemu (OLD).
Ustalone ilości i wartości (ceny) można wprowadzić do systemu dokumentami
przychodowymi lub dokumentami inwentaryzacyjnymi.
Dokumenty magazynoweInwentaryzacja zapasówDane spisane w inwentaryzacji
-----------------------------
Podczas spisu, stany magazynowe można wpisywać bezpośrednio do komputera
przy użyciu czytnika kodu kreskowego (skanera) podłączonego do terminala.
Inwentaryzacja on-line
W module inwentaryzacji (MI) wpisuje się stany spisane, na podstawie
których program automatycznie generuje dokumenty korekt ustalających
stany początkowe zapasów.
MI > Inwentaryzacja > Aktualizacja wg dokumentów spisu [MI_DIN50].
Dokumenty przychodowe
---------------------
Stany początkowe można także wpisać dokumentami przychodu w formacie CSV.
MG > Dokumenty > Przychody > Pobieranie z CSV [MG_DPZ1C]
------------------------------------------
indeks, nr lot, ilosc, cena
"123-213-444";"201x/02/23-00123";300;34,80
"123-213-555";"201x/02/23-00124";12;12,00
------------------------------------------
Plik CSV można utworzyć w dotychczas użytkowanym programie (OLD) lub pobrać
z przenośnego kolektora dane wczytane z etykiet magazynowanego asortymentu.
Wymiana plików CSV
Podczas tworzenia pozycji dokumentów przychodu wg wierszy CSV,
program automatycznie dopisze karty KSOM i ew. karty LOT/SER
Po wpisaniu, dokumenty przychodu trzeba zatwierdzić.
Faktury zakupu
--------------
Stany początkowe zapasów magazynowych można także wpisać fakturami zakupu
w formacie CSV (z systemu OLD). Zatwierdzenie wczytanych faktur zakupu utworzy
dokumenty przychodu i zwiększy stany zapasów magazynowych w Trawers.
Patrz funkcje:
ZO: Z pliku CSV. Pozycje jednej faktury [ZO_DFA11]
ZO: Z pliku CSV. Pozycje wielu faktur [ZO_DFA12]
Zakup. Faktury zakupu z CSV
Pliki CSV zwykle można utworzyć w dotychczas użytkowanym systemie (OLD).
Dokumenty magazynowe
Do zbioru dokumentów magazynowych można dopisać dokumenty obrotowe:
przychody, rozchody, przesunięcia MM.
Program utworzy i zapisze dokumenty magazynowe na podstawie danych
wczytanych z plików CSV.
Patrz funkcje:
MG: Przychód [PR] [MG_DPZ1C]
MG: Rozchód [RO] [MG_DRO1C]
MG: Przesunięcie MM [RM,PM] [MG_DMM1C]
MG: Rozchody [RO]. Wsadowo [MG_YDO31]
CSV Tabela def CSV. Przykłady
3.2 Należności i zobowiązania pozostałe do rozliczenia
Stany rozrachunków pozostałych do rozliczenia należy wpisywać notami
obciążeniowymi i uznaniowymi.
Np. [NA_DIO10] [NA_DIU10]
[ZO_DIU10] [ZO_DIO10]
Dokumenty sprzedażyDokumenty zakupu
Po zatwierdzaniu, kwoty not utworzą polecenia księgowania.
Na koniec, warto porównać salda kont rozrachunkowych w księdze głównej
w programie Trawers z saldami w programie poprzednim (OLD).
Kartoteka rozrachunków
3.3 Środki trwałe
Wartości początkowe: wartość środka, dotychczasowe umorzenie
oraz daty rozpoczęcia eksploatacji wpisywać od początku roku,
tj. od stycznia.
3.4 Archiwalne faktury sprzedaży
Archiwalne faktury sprzedaży (pierwotne) mogą być przydatne do kojarzenia
z bieżącymi fakturami korygującymi.
Jednakże nie trzeba koniecznie wpisywać archiwalnych faktur sprzedaży,
gdyż faktury korygujące można rejestrować bez powiązania z fakturami
pierwotnymi (korygowanymi).
Dokumenty sprzedaży
Gdy zdecydujemy się wpisać faktury pierwotne, to można to zrobić wg poniższych zalożeń.
Samo wpisane, od strony technicznej, wymaga wiedzy specjalistycznej.
Faktury pierwotne należy wpisać do m-cy zamkniętych, poprzedzających
pierwszy miesiąc użytkowania programu Trawers. Zapisać tylko faktury,
bez zapisów w kartotekach powiązanych, tj. zbiorach magazynowych, rozrachunkach, itd.
Archiwalne faktury pierwotne powinny mieć wskaźnik, że nie są powiązane
z dokumentami magazynowymi (ZapMgTN = N)
Faktury korygujące wskazujące na te faktury pierwotne, także nie będą
powiązane z dokumentami magazynowymi. Tzn. zatwierdzenie takiej faktury
nie utworzy dokumentu zwrotu w magazynie. Dokumenty magazynowe trzeba
zapisać bezpośrednio w systemie magazynowym MG.
Zatwierdzenie takiej faktury zapisze pozycje do rozliczenia tylko w kartotece rozrachunków.
Jak zapisać faktury pierwotne do dokumentów zamkniętych ?
O szczególowe informacje prosimy zwrócić sie do Partnerów lub bezpośrednio
do Tres www.tres.pl
3.5 Środki pieniężne
Stany początkowe (salda) kas i rachunków bankowych wpisać jedną kwotą.
KB > Rejestr kasowy > Rejestracja [KB_DKA10]
KB > Rejestr bankowy > Rejestracja [KB_DBA10]
Operacja: Wpłata z plusem (+) lub minusem (-).
Dokumenty płatności
3.6 Wynagrodzenia
Wynagrodzenia za poprzednie m-ce można wpisać jedną kwotą dla
każdego pracownika, aby uzyskać odpowiednie zestawienia zbiorcze,
w tym PIT-y na koniec roku
3.7 Konta i dokumenty Księgi Głównej
Dokumenty Bilansu Otwarcia można wpisać w dowolnym czasie, gdyż są
niezależne od pozostałych dokumentów księgowych (obrotowych).
KG > KSO > Bilans otwarcia [KG_DBO10].
Warto wpisać w pierwszej fazie, aby móc porównać salda kont w programie
Trawers z saldami kont w programie poprzednim (OLD).
Obroty miesięcy poprzednich można wpisać dokumentami zbiorczymi
na strony Wn i Ma poszczególnych kont.
Organizacja ksiąg rachunkowychZapisy w księgach pomocniczych i w KG
Bezpośrednio przed dniem startu (etap czwarty) wprowadzić stany bieżące:
* Stany zapasów magazynowych
NOTE: Patrz opis wyżej: Stany początkowe zapasów magazynowych
* Otwarte (do realizacji) zamówienia sprzedaży
Wpisać ręcznie, z pliku CSV lub funkcją SOA
* Otwarte (do realizacji) zamówienia zakupu
Wpisać ręcznie, z pliku CSV lub funkcją SOA
* Środki pieniężne w kasach i na rachunkach bankowych
Stany początkowe (salda) kas i rachunków bankowych wpisać jedną kwotą
Zlecenia produkcyjne
W systemie ZP Zlecenia produkcyjne zacząć ewidencję tylko zleceń nowych,
których produkcję rozpoczyna się od dnia startu programu.
Zlecenia w toku, zakończyć i rozliczyć na kontach księgowych.
Zleceniowy rachunek kosztów
Produkcja w toku (WIP)
Materiały i produkty niezakończone znajdujące się na produkcji należy
spisać (inwentaryzacja), wycenić i rozliczyć na kontach księgowych.
Wyroby gotowe przychodować bezpośrednio w MG Gospodarka Magazynowa.
Zleceniowy rachunek kosztów
Alternatywa
Jeżeli są dane w dotychczas użytkowanym programie (OLD)
* W OLD zamknąć zlecenia zakończone i rozliczone (wycenione).
Pozostawić tylko rozpoczęte i niezakończone (WIP)
* W OLD utworzyć raport o materiałach (komponentach) wydanych na produkcje (WIP).
* W OLD utworzyć raport o zarejestrowanych operacjach na zlecenia niezakończone (WIP).
* W Trawers utworzyć zlecenia produkcyjne (na WIP wg OLD)
* W Trawers wydać materiały (komponenty) na te zlecenia wg raportu OLD
* w Trawers zarejestrować operacje na te zlecenia wg raportu OLD
* Wykonać inwentaryzacje komponentów będących na produkcji (WIP)
* (opcja) Zrobić korektę komponentów wydanych na produkcję wg inwentaryzacji
Aby urealnić zapisy w kartotekach wg stanów rzeczywistych
* Kontynuować ewidencję i rozliczanie zarejestrowanych zleceń
5. Migracja danych. Funkcje usługowe
Migracja danych (en: Data migration), to jest proces przenoszenia danych
z jednej lokalizacji do innej, z jednego formatu do innego formatu,
z jednego systemu użytkowego w innego systemu.
Proces migracji stanowi dobrą okazję do przejrzenia danych źródłowych,
uporządkowania i usunięcia danych nieużywanych, błędnych i nadmiarowych.
W systemie Trawers ERP są funkcje porządkowania danych:
* usuwanie zbędnych kart KIM i KSOM
* zerowanie pól stanów i obrotów
* usuwanie zbędnych kart odbiorców i dostawców
* usuwanie zbędnych dokumentów transakcyjnych.
Patrz szczegóły:
Migracja danych. Funkcje usługowe
6. Checklista. Migracja danych do Trawers ERP
Checklista. Skoncentrowana na danych początkowych.
CHECKLISTA MIGRACJI DANYCH DO SYSTEMU TRAWERS ERP
| Lp. | Obszar | Opis zadania | Odpowiedzialny | Stan| Komentarz / Data |
| --- | ------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------| -------------------- | --- | ---------------- |
| 1 | Organizacja projektu | Ustalenie daty migracji (cut-off) | Kierownik projektu | [ ] | |
| 2 | Backup danych źródłowych | Utworzenie kopii danych z systemu źródłowego (OLD) | IT/Partner | [ ] | |
| 3 | Eksport kartotek kontrahentów | Eksport z systemu OLD, walidacja NIP, REGON, brak duplikatów | Dział sprzedaży | [ ] | |
| 4 | Eksport kartotek towarowych | Eksport indeksów z jednostkami miary, grupą, wagą, itp. | Magazyn | [ ] | |
| 5 | Eksport kartotek pracowników | Z danymi kadrowo-płacowymi: PESEL, dział, stawka | Kadr / HR | [ ] | |
| 6 | Eksport stanów magazynowych | Spis z natury lub z systemu OLD (ilość, cena, LOT/Seria) | Magazyn | [ ] | |
| 7 | Eksport rozrachunków | Tylko dokumenty otwarte, z przypisaniem kontrahenta i saldem | Księgowość | [ ] | |
| 8 | Eksport środków trwałych | Z wartością początkową, umorzeniem, datą amortyzacji | Księgowość | [ ] | |
| 9 | Eksport sald BO kont | Zestawienie sald syntetycznych i analitycznych | Główna księgowość | [ ] | |
| 10 | Eksport otwartych zamówień | Zakup i sprzedaż - tylko niezrealizowane | Dział zakupów | [ ] | |
| 11 | Eksport zleceń produkcyjnych | Tylko WIP - z komponentami i operacjami | Produkcja | [ ] | |
| 12 | Eksport stanów środków pieniężnych | Salda kas i rachunków bankowych | Księgowość | [ ] | |
| 13 | Przygotowanie plików CSV | Konwersja danych do wymaganych formatów (separatory, nagłówki) | Partner/IT | [ ] | |
| 14 | Walidacja techniczna plików | Czy dane poprawne formaty danych (np. kropki, długość pól) | Partner/IT | [ ] | |
| 15 | Import testowy | Przeprowadzenie testowego importu na kopii bazy | Partner/IT | [ ] | |
| 16 | Weryfikacja poprawności danych | Sprawdzenie stanów, sald, duplikatów po imporcie testowym | Każdy dział | [ ] | |
| 17 | Porównanie z systemem źródłowym | Bilans kont, rozrachunki, magazyny - porównanie Trawers vs OLD | Księgowość / Magazyn | [ ] | |
| 18 | Poprawki i ponowny import testowy | Jeżeli znaleziono błędy | Partner/IT | [ ] | |
| 19 | Import produkcyjny danych | Import zatwierdzonych danych do bazy produkcyjnej | Partner/IT | [ ] | |
| 20 | Zablokowanie edycji danych źródłowych | Zamknięcie dostępu do starego systemu, archiwizacja | IT | [ ] | |
| 21 | Start pracy w Trawers ERP | Uruchomienie systemu dla użytkowników operacyjnych | Kierownik projektu | [ ] | |
| 22 | Raport z migracji | Dokumentacja procesu: co zaimportowano, kto zatwierdził, daty | Partner/Projekt | [ ] | |
Wskazówki do użycia checklisty
* W kolumnie: Stan oznaczać [v] zadania wykonane.
* Warto dodać komentarze i uwagi, np. Wersja pliku ..., Ścieżka do pliku ..., Operator testujący ...
* Po imporcie testowym - zachować raporty porównawcze, przykłady ekranów jako załączniki
* Zachować podpisy i akceptacje kluczowych użytkowników po wykonaniu podstawowych czynności,
np. po przeniesieniu sald kont, sum należności, zobowiązań, stanów magazynowych.