1. Opis ogólny
2. Globalna gospodarka zbiorami
[A] Aktualizacja bazy danych
[I] [R] Indeksowanie
[S] Sprawdzanie polskich znaków
[Z] Przeglądanie bazy danych
[F] Dokumenty do zatwierdzenia
[N] Zestawienie kontrolne
Weryfikacja spójności zbiorów danych
Restart. Dokończenie transakcji
3. Pobieranie zbiorów innej firmy
4. Przywracanie systemu
5. Tworzenie kopii zbiorów danych
6. Udostępnianie kopii bazy danych
7. Integracja systemów, synchronizacja danych
8. Zmiany w bazie danych. Zastrzeżenia
9. Wyłączny dostęp do bazy danych
10. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Zarządzanie bazą danych (en: Database management) obejmuje funkcje utrzymujące
bazę danych w użyteczności, spójności i aktualności
Rodzaje zbiorów danych
W programie Trawers ERP są następujące rodzaje zbiorów danych:
* Kartoteki podstawowe (Master Files), kartoteka odbiorców i KIM indeksów.
Zbiory stałe. Zapisy (rekordy) można dopisywać, korygować i usuwać.
* Tabele sterujące i pomocnicze (Tables), Słowniki, Tabela jedn org,
upustów. Zbiory stałe. Zapisy (rekordy) można dopisywać, korygować i usuwać.
* Dokumenty transakcyjne (Transaction File), faktury sprzedaży, rozchody z magazynu.
Zbiory okresowe (miesięczne). Poszczególne okresy mogą być otwarte lub zamknięte.
* Kartoteki pomocnicze (Auxiliary Master Files), kartoteka rozrachunków,
zleceń produkcyjnych. Zbiory stałe. Część zapisów (rekordów) można przenosić
do rocznych zbiorów archiwalnych.
Patrz też:
Baza danych. SłownikOkresy obliczenioweArchiwum danych
2. Globalna gospodarka zbiorami
2.1 Opis ogólny
Grupa funkcji, które pracują na wszystkich zbiorach użytkowych programu
Funkcje wywołuje się z menu:
AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami > Aktualizacja [AD_PGZ87]
Program wyświetla ekran sterujący:
o------------------------------------------------o
| |
| Akcja : [A] Aktualizacja | <--- Akcja (zadanie do wykonania)
| |
| System : < wszystkie > |
| Zbiór : |
| |
| Okresy : [W] Wszystkie |
| |
| Raport : [W] Zapisuj wszystkie komunikaty |
| |
o------------------------------------------------o
Pole: Akcja wskazuje wykonywaną operacje na zbiorach danych
[A] Aktualizacja i indeksowanie
[I] Indeksowanie zbiorów
[R] Indeksowanie i reorganizacja
[T] Tworzenie (?)
[S] Sprawdzanie polskich znaków
[K] Tworzenie kopii zbiorów danych
[F] Dokumenty do zatwierdzania
[Z] Przeglądanie zbiorów danych
2.2 [A] Aktualizacja bazy danych
AD > Globalna gospodarka zbiorami > [A] Aktulizacja bazy danych [AD_PGZ87]
Funkcja dostosowuje struktury i zawartości bazy danych do najnowszego,
aktualnego wydania systemu:
* Do tabel dodawane są nowe pola i wypełniane wartościami domyślnymi
Istniejące pola są zachowywane
* Tabele systemowe, np. Słownik xxZBIORY, tworzone są na nowo
Baza danych. Słownik
* Tabele: Pola dla wzorców
Definicje systemowe [N] i [ ] tworzone są na nowo
a definicje użytkownika [U] są zachowywane
Pola dla wzorców. Systemy. Opis
* Zbiory indeksowe tworzone są na nowo
Aktualizację należy wykonać zawsze po pobraniu nowego wydania programu.
Przed aktualizacją należy wykonać kopię danych, aby w przypadku
niepowodzenia przywrócić poprzednie, poprawne dane.
Po zaktualizowaniu danych, należy uruchomić system i wykonać typowe,
najczęściej wykonywane funkcje - w celu dodatkowego sprawdzenia.
Aktualizacja wymaga wyłącznego dostępu do bazy danych, tzn. pozostali
użytkownicy powinni zakończyć pracę na innych stanowiskach
Wyłączny dostęp do bazy danych
Może też być procesem długotrwałym. Czas zależy od rozmiaru kartotek
i wielkości danych transakcyjnych, np. liczby dokumentów sprzedaży
W takich przypadkach aktualizacja może być wykonywana, np. w nocy,
w procesie Autorun.
Na platformie -W (Windows), ze względu na wydajność i bezpieczeństwo
danych, aktualizację oraz indeksowanie należy wykonywać na serwerze.
Aktualizacja programu
2.3 [I][R] Indeksowanie i (opcja) Reorganizacja
AD > Globalna gospodarka zbiorami > [I] Indeksowanie [AD_PGZ88]
Odbudowuje zbiory indeksowe i dodatkowo (opcja [R]) sprawdza unikalność
kluczy indeksowych (reorganizacja, kompaktowanie) [AD_PGZ88]
Funkcje indeksowania należy wykonać, gdy istnieje podejrzenie,
że w wyniku jakiejś awarii dane mogły utracić spójność.
Może się to objawiać np. tym, że błędnie pokazywane są wartości
na listach wyboru lub w zestawieniach
Unikalność kluczy indeksowych (ang. unique index) w bazach danych to mechanizm
gwarantujący, że w danym polu (kolumnie) (lub zestawie pól) nie powtórzy się
taka sama wartość. Jest to reguła integralności danych, która zapewnia,
że każdy rekord (wiersz) w zbiorze (tabeli) jest jednoznacznie identyfikowany
przez wartość indeksowaną.
2.4 [S] Sprawdzanie polskich znaków
AD > Globalna gospodarka zbiorami > [S] Sprawdzania polskich liter [AD_PGZ89]
Sprawdza, czy zapisy w bazach danych zawierają dozwolone znaki,
a w szczególności kody polskich znaków diakrytycznych (ogonków)
Niedozwolone znaki mogły pojawić się np. w wyniku dopisywania
danych bezpośrednio do bazy lub pobierania z plików zewnętrznych
Poprawiać znaki może tylko administrator programu Trawers
2.5 [Z] Przeglądanie bazy danych
AD > Globalna gospodarka zbiorami > [Z] Przeglądanie danych [AD_PGZ94]
Zawartość zbiorów danych można przeglądać w wielu funkcjach użytkowych
Ekrany (widoki) zawierają dane istotne w kontekstach tych konkretnych
funkcji użytkowych. Np. ilości asortymentu w magazynie.
Zawartość zbiorów można też przeglądać w AD > Gospodarka zbiorami >
Przeglądanie bazy danych [AD_PGZ94].
Można tu przeglądać zawartość zbiorów użytkowych, wypełnionych
podczas eksploatowania programu.
-----------------------------------------------------------------------------
FIRMA: TR SYSTEM: NA
ZBIÓR: Rozrachunki NA bieżące
Rozrachunki NA bieżące ../natres/nadane/na00rotr.dbf
------------------------------------------------------------
ROZLICZ ROKROZ OSOBA ODBDOST DATA NUMER NSYST URODZAJ USYMBOL NUM_POZ
0 20xx 006900 006900 20xx.02.04 000020 KB B 02 2
0 20xx 006900 006900 20xx.02.10 000024 KB B 02 1
0 007294 007294 20xx.03.03 F00007 NA 0
2 007294 007294 20xx.03.03 F00007 NA 0
0 20xx 014290 014290 20xx.06.21 000092 KB B 02 2
0 20xx 001830 001830 20xx.07.26 000111 KB B 02 1
0 20xx 014918 014918 20xx.07.26 000111 KB B 02 2
0 20xx 005578 005578 20xx.08.03 000116 KB B 02 3
0 20xx 009022 009022 20xx.08.08 000119 KB B 02 1
0 20xx 005578 005578 20xx.08.10 000121 KB B 02 9
0 20xx 014918 014918 20xx.08.10 000121 KB B 02 10
0 20xx 001830 001830 20xx.08.10 000121 KB B 02 11
-----------------------------------------------------------------------------
Można tu też przeglądać dane branżowe (en: Industry Templates),
wpisane podczas tworzenia bazy danych nowej firmy.
Dane branżowe. Profile firm
Zbiory danych, w ujęciu technicznym (zawartość pól bazy danych) można także
przeglądać w poszczególnych systemach, np. MG > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami
o-- /home/trawers5/dane/mgtres/mgdane/mg1301tr.dbf ------------#001585]o
| MAG ROPER NSYST NODOW BROPER MAG2 NOPOZ INDEKS |
|----------------------------------------------------------------------|
| 01 RO MG WD0016 RO 37 223554 |
| 01 RO MG WD0016 RO 38 67-95-0001 |
| 12 RO MG WD0016 RO 39 76-02-0003 |
| 12 RO MG WD0016 RO 40 86-02-0004 |
| 01 RO MG WM0016 RO 41 91-01-0022 |
| 41 RO MG WM0016 RO 42 542928 |
| 01 RO MG WM0017 RO 1 55511 |
| 98 PR MG PR0017 PR 1 76660 |
o----------------------------------------------------------------------o
Szukanie w bazie danych
2.6 [F] Dokumenty do zatwierdzenia
AD > Globalna gospodarka zbiorami > [F] Dokumenty do zatwierdzania [AD_PDV20]
Prezentuje wszystkie dokumenty transakcyjne, ktore pozostały
do zatwierdzenia we wszystkich użytkowanych systemach.
Np.
../kbtres/kbdane/kx2102ff <--- KB Zbiór okresu 2021/02
-------------------------
Do zatw dok: [N/ ] AW0001
Do zatw dok: [S/ ] AW0001
Do zatw dok: [N/ ] AW0002
^ --o---
| |
| Nr dokumentu
|
Rodzaj dokumentu
../natres/nadane/na2007ff <--- NA Zbiór okresu 2020/07
-------------------------
Do zatw dok: [FA] UE0032/07/20 Poz:001
Do zatw dok: [FA] EU1151/07/20 Poz:001
Do zatw dok: [FK] FK0001/07/20 Poz:001
^ -----o------
| |
| Nr dokumentu
|
Rodzaj dokumentu
NOTE: Funkcje zatwierdzania są w poszczególnych systemach.
Np. MG > Dokumenty > Zatwierdzanie [MG_OZT10]
Przetwarzanie dokumentów
Patrz też parametr: 1126 Pokazuj/Nie pokazuj dokumenty NA do zatwierdzenia
Powiadomienie wskazanego operatora, że w systemie NA są dokumenty sprzedaży
czekające na zatwierdzenie. Dokumenty niezatwierdzone mają koszt własny
sprzedaży (KwS) ustalony szacunkowo. Także marża sprzedaży jest szacunkowa.
Patrz szczegóły:
Param operat 05xx 06xx ... Wg numerów
2.7 [N] Zestawienie kontrolne
AD > Globalna gospodarka zbiorami > [N] Zestawienie kontrolne [AD_PDV70]
--> FunkcjaSerwisowa()
Informacje o pracy funkcji można uzyskać w tres@tres.pl
Restart, to proces powtórzenia (dokończenia) transakcji, która aktualizuje
wiele powiązanych zbiorów (tabel).
Jeżeli, z jakichś powodów, transakcja zostanie przerwana i nie zostanie
dokończona aktualizacja, to procedura restartu zapewni dokończenie transakcji
i aktualizację we wszystkich powiązanych zbiorach.
W praktyce restart trzeba wykonać w kilku powiązanych systemach.
Gdy przerwano transakcje zatwierdzania faktur sprzedaży magazynowej,
to restart trzeba zrobić w systemie NA i MG. Służy do tego funkcja:
AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami > Restart systemów [AD_PGZ69]
Patrz szczegóły:
Baza danych. Transakcyjność i restart
3. Pobieranie zbiorów innej firmy
Funkcja pomocnicza, używana podczas wdrażania i testów.
Pobiera (kopiuje) dane z oznaczonych zbiorów innej firmy:
AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami > Pobieranie zbiorów [AD_PGZ95]
Patrz: Proces wdrażania programu Trawers ERP
Wprowadzanie danych początkowych
Trzeba podać:
* Symbol firmy, np. MT Meble Tapicerowane
* Symbol systemu, np. MG
~
Program wyświetla listę zbiorów, np. Tab dekretacji MG
Oznaczone [*] zbiory można przenieść (skopiować).
NOTE: Program wyświetla nazwy zbiorów, które projektanci programu uznali
za warte i wskazane do pobierania (kopiowania). Zwykle są to tabele symboli,
tabele sterujące, kartoteki standardowe.
NOTE: Zawartość zbiorów można przeglądać w funkcji:
AD > Gospodarka zbiorami > Przeglądanie bazy danych [AD_PGZ94].
Baza danych. Zarządzanie bazą
Funkcja pobierania zbiorów jest przydatna, np. gdy dopisuje się nową firmę
i przenosi się do niej sprawdzone definicje słownikowe, np.
* Tabela jednostek miar
* Tabela prowizji
* Tabela kursów walut
* Tabela upustów
* Tabela cech kontrahentów
* Tabela banków
* Tabela definicji plików CSV
* Tabele wzorców dokumentów
* Tabele dekretacji
* Tabela schematów księgowań
* Tabela opisów powtarzalnych
* Tabele technologii produkcji:
stanowiska, maszyny, wzorniki operacji, itp.
Uwagi i zastrzeżenia
Funkcji powinien używać doświadczony i świadomy użytkownik,
gdyż po skopiowaniu danych można utracić spójność bazy danych.
Np. w karcie KIM będzie grupa [20] a nie będzie grupy [20] w tabeli grup
Program nie sprawdza spójności (relacji) danych po pobraniu.
Aby zachować spójność bazy danych, to trzeba pobrać (skopiować)
wszystkie, powiązane ze sobą zbiory.
4. Przywracanie systemu
Przywracanie systemu (en: System restore, de: Systemwiederherstellung),
to funkcja programu (stosowana m.in. w systemach operacyjnych Windows),
która pozwala przywrócić system (zbiory danych i pliki pomocnicze)
do stanu jaki był w konkretnym momencie w przeszłości, w tzw. punkcie przywracania
(en: Restore point, de: Wiederherstellungspunkt).
Tworzenie i odtwarzanie
W programie Trawers są funkcje:
* Tworzenie punktu przywracania (snapshot)
* Odtwarzanie do stanu z punktu przywracania (odtwarzanie z snapshot)
* Usuwanie punktu przywracania
Patrz szczegóły:
Baza danych. Przywracanie systemu
5. Tworzenie kopii zbiorów danych
Tworzenie kopii danych
Funkcja:
AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami > Tworzenie kopii danych [AD_PGZ98]
Program tworzy kopie (en: Backup) wszystkich zbiorów danych programu
we wskazanym katalogu.
Np. ../trtres/trinout/kopia_20xx1011_1602
---o---- -o--
| |
dzień godz
W nazwie katalogu jest data i godzina tworzenia kopii
NOTE: program tworzy kopie zbiorów danych. Nie kopiuje wzorców dokumentów,
wydruków dokumentów, np. .pdf, treści e-maili itp.
Całościową archiwizację należy wykonać narzędziami zewnętrznymi.
W wyniku procesu tworzenia kopii danych powstanie struktura katalogów
odpowiadająca strukturze źródłowej katalogu danych programu Trawers wraz
z plikami właściwych baz tj. *.dbf, *.dbt i *.fpt (bez plików indeksowych)
Przywracanie danych z kopii
Przywracanie bazy danych do stanu z dnia wykonania kopii zapasowej:
1. Skopiować zawartość katalogu kopii
np. ../trtres/trinout/kopia_20xx1011_1602
do katalogu w którym zainstalowano program Trawers,
zwykle /opt/trawers5/dane
2. Indeksować zbiory danych
Globalna gospodarka zbiorami > Indeksowanie
UWAGA: Przywrócenie danych z kopii zapasowej jest nieodwracalne.
Tzn. nie ma funkcji, która bezpośrednio przywraca bazę danych do stanu
z dnia przed wgraniem kopii zapasowej.
Nie ma funkcji 'anulującej' przywracanie danych z kopii.
6. Udostępnianie kopii bazy danych
Podczas konsultacji serwisowych, zwykle wystarcza zdalny dostęp konsultanta
do danych programu Trawers, który pracuje w instalacji użytkownika.
Konsultantowi należy przekazać dane dostępowe: adresy instalacji, hasła.
Przed umożliwieniem dostępu do instalacji, użytkownik może uzyskać zobowiązanie
do zachowania tajemnicy (klauzula poufności).
Wzór klauzuli:
Klauzula poufności
Są jednak sytuacje, że konsultanci muszą otrzymać kopie bazy danych
aby wykonać próby w różnych środowiskach i testy z różnymi parametrami i danymi.
Jak udostępnić konsultantom kopie bazy danych ?
Kolejne kroki
-------------
* Wykonać kopię wg p. Tworzenie kopii zbiorów danych
* Spakować katalog z kopią programem archiwizującym typu ZIP:
np. 7-Zip, WinZip, WinRar, gzip
np. katalog ../trtres/trinout/kopia_20xx1011_1602
zostanie spakowany do pliku:
kopia_20xx1011_1602.zip
* Udostępnić spakowany plik (opcje):
- przesłać na własny dysk w chmurze, (Google Drive)
i udostępnić link do pobrania
- udostępnić na własnym serwerze ftp
(przesłać: adres, login i hasło)
- wysłać na serwer ftp firmy Tres
(adres, login i hasło zostaną przekazane przez Serwis)
Nie wysyłać emailem, bo zbyt duży rozmiar pliku.
7. Integracja systemów, synchronizacja danych
Dane programu Trawers można wymieniać z innymi programami wykorzystując
różne formaty danych i różne mechanizmy wymiany.
Funkcje pobierające stosuje się także podczas użytkowania programu,
przede wszystkim podczas wymiany danych z aplikacjami internetowymi.
Integracja i synchronizacja
Funkcje te można ogólnie pogrupować: (w zależności od celów, metod i zakresu)
* Integracja danych
* Synchronizacja danych
Patrz szczegóły:
Integracja systemów, synchronizacja danych
8. Zmiany w bazie danych. Zastrzeżenia
Nie wolno zmieniać zapisów w bazie danych (zbiorach danych) programu Trawers
przy pomocy programów zewnętrznych, innych niż program Trawers.
Nie wolno wpisywać rekordów inaczej niż przy pomocy funkcji wymiany danych
znajdujących się w programie Trawers.
Tylko mechanizmy wewnętrzne
Aby zachować spójność zapisów w bazie danych programu Trawers, to należy
korzystać tylko z wewnętrznych mechanizmów systemu, które zapewniają
poprawne wartości danych oraz ich wzajemne, złożone powiązania.
Nawet niewielka ingerencja z zewnątrz może doprowadzić do uszkodzenia
danych lub utraty ich spójności.
W szczególności
* Zabronione jest dodawanie, redagowanie lub usuwanie rekordów
przy użyciu zewnętrznych narzędzi takich jak np. Access, Excel i dbu.
* Zabronione jest wykorzystywanie mechanizmu ODBC do dodawania, redagowania
lub usuwania rekordów
* Nie można tworzyć dowiązań (linków) do plików programu Trawers ze strony
innych, zewnętrznych programów. Np. w celu pobrania danych lub aktualizacji
z innego programu lub programu Trawers pracującego w innej instalacji.
* Zabronione jest dodawanie, modyfikowanie lub usuwanie kolumn z tabel (zbiorów).
* Zabronione jest dopisywanie danych bezpośrednio do tabel, np. innymi programami.
* Zabronione jest zmienianie statusu dokumentów, np. odtwierdzanie dokumentów
przy pomocy narzędzi zewnętrznych
Tylko czytanie
Programy zewnętrzne mogą korzystać z bazy danych tylko w trybie czytania
(read only). Nie mogą pisać do bazy (read/write).
W Trawers wbudowanych jest wiele mechanizmów pobierania danych, które
zapewniają spójność dopisywanych danych i nie ma potrzeby stosowania
innych, zewnętrznych programów.
Funkcje wymiany danych
* Wymiana danych poprzez funkcje SOA (API)
SOA Architektura wymiany danych
* Pobieranie kart kontrahentów z plików CSV, DBF, TXT
* Pobieranie i zapisywanie kart towarów z plików CSV
* Pobieranie i zapisywanie struktur wyrobów (BOM) z plików CSV
Wymiana danych z innymi programami
* Tworzenie raportów ze wszystkich tabel i zapisywanie ich
do plików CSV, HTML, TXT, DBF
* Przenoszenie danych do bazy SQL, np. PostgreSQL, MySQL
Patrz też:
Raporty i analizy
9. Wyłączny dostęp do bazy danych
Wyłączny dostęp do bazy danych oznacza, że podczas wykonywania operacji
tylko jedna osoba (jeden użytkownik, jedna sesja) może mieć dostęp do danych.
Wyłączny dostęp do bazy danych (en: Exclusive), konieczny jest podczas
realizacji transakcji oraz podczas operacji globalnych na zbiorach w bazie danych.
Patrz szczegóły:
Wyłączny dostęp do bazy danych