Aktualizacja programu. Nowe wydania .exe

1. Opis ogólny 2. Przebieg aktualizacji 2.0 Warunki wstępne 2.1 Zapoznać się z listą zmian 2.2 Wkopiować plik: licencja.txt 2.3 Wykonać aktualizację programu 2.4 Sprawdzić działanie programu po aktualizacji 2.5 Przywracanie poprzedniego wydania 3. Aktualizacja - Rozbudowa licencji o dodatkowe systemy 3.1 Opis ogólny 3.2 Dodanie systemu ST Środki Trwałe 4. Dla początkujących 4.1 Opis ogólny 4.2 Etap planowania 4.3 Etap aktualizacji próbnej 4.4 Etap aktualizacji końcowej 5. Nowości i zmiany w programie 6. Tematy powiązane

1. Opis ogólny

Program Trawers jest ciągle udoskonalany. Wprowadzone zmiany usuwają problemy użytkowe, zwiększają wygodę i bezpieczeństwo pracy. Tworzone są nowe moduły. Zmiany i udoskonalenia wprowadzane są do nowych wydań programu. Publikowane są także opisy nowości i zmian. Nowości i zmiany Aktualizacja do nowych wydań odbywa się zgodnie z polityką aktualizacji: Polityka aktualizacji Czynności podczas aktualizacji Patrz też: Środowisko KSeF KSeF Wymagania technologiczne Podczas aktualizacji należy wykonać czynności: * Przeczytać opisy w kronice nowości i zmian O kronice nowości i zmian * Uruchomić funkcję aktualizacji programu (patrz opis niżej) * Wykonać dodatkowe czynności opisane w kronice nowości i zmian Na komputerach lokalnych (terminalach) nie trzeba robić żadnych zmian. Zastosowano metodę ZAC (en: Zero Administration Cost), tj. prace związane z aktualizacją wykonuje się tylko na serwerze. A w formule SaaS lub pracy w chmurze jest jeszcze mniej prac administracyjnych. Ostanie wydanie programu Polityka rozwoju programu zakłada, że aktualizuje się zawsze ostatnie wydanie programu. Nie przewiduje się programów aktualizujących wydania historyczne. Aktualizacja tylko ostatniego wydania programu upraszcza procesy migracji do najnowszych wydań. Nie ma też potrzeby, jak w wielu innych systemach, wymiany wielu plików, synchronizacji wersji i wydań zainstalowanych na wielu komputerach. W przypadku programu Trawers wymienia się tylko pliki na serwerze. Nie ma potrzeby wymiany programów zainstalowanych na poszczególnych komputerach użytkowników. Aktualizacji do nowszego wydania, można dokonywać w okresie obowiązywania licencji. Polityka aktualizacji

2. Przebieg aktualizacji

Przedstawiono kolejne kroki. Opis jest skrótowy, przeznaczony dla osób z pewnym doświadczeniem. Dla początkujących, osób które wykonują aktualizacje po raz pierwszy, jest opis: Dla początkujących

2.0 Warunki wstępne

Administrator, który wykonuje aktualizację: * powinien mieć uprawnienie do funkcji aktualizacji programu * powinien znać lokalizację katalogu z programem Administrator powinien przygotować: * dostęp do serwera ftp: https://ftp.tres.pl * uzgodnić dogodny moment przeprowadzenia aktualizacji Proces aktualizacji wymaga wstrzymania pracy wszystkich operatorów. Dodatkowe oprogramowanie wymieniające dane z Trawers nie będzie miało możliwości komunikacji z programem w trakcie aktualizacji.

2.1 Zapoznać się z listą zmian

W kronice nowości i zmiany opisane są rozbudowy i modyfikacje, które zostały wprowadzone do programu. Podane są daty wprowadzenia zmian. Można zorientować się, jakie zmiany zostały wprowadzone od dnia ostatniej aktualizacji do dnia najnowszego wydania. Nowości i zmiany np. 02.11.20xx NA Sprzedaż ---------- Pola dla wzorców: Oferta sprzedaży Dodano pola opisów (remark) z karty KIM Koniecznie należy zapoznać się z opisem zmian, gdyż mogą zawierać informacje o potrzebie wykonania dodatkowych czynności podczas aktualizacji. Aktualizacja może wymagać wstępnego przygotowania, np. aktualizacji systemu operacyjnego lub wgrania dodatkowych bibliotek.

2.2 Wkopiować plik: licencja.txt

(opcja) Nowy klucz licencyjny (plik: licencja.txt) przekazywany jest: * gdy zmieniana jest konfiguracja programu, np. dodano kolejny system * gdy migruje się z Trawers5 TUI do Trawers6 GUI * gdy migruje się z odmiany, np. z -W (Windows) do -X (Linux) * po zakupie abonamentu (przedłużenie licencji) Warunki licencji Plik: licencja.txt należy umieścić w katalogu: {TRAWERS}/adtres/ Dotychczasowy plik: licencja.txt znajdujący się w tym katalogu należy przenieść do archiwum i usunąć z bieżącego katalogu.

2.3 Wykonać aktualizację programu

Na czas aktualizacji trzeba wyłączyć programy zewnętrzne czytające zbiory danych Trawers, nie korzystające z API SOA. Po upewnieniu się, że żadne oprogramowanie zewnętrzne nie korzysta z danych programu można uruchomić: AD > Pomoc > Aktualizacja programu [AD_PUP10] Wykonanie aktualizacji programu wymaga wyłącznego dostępu do programu i danych. Program poinformuje operatorów o konieczności wylogowania, zablokuje dostęp do programu oraz wstrzyma sesje Autorun. Podczas aktualizacji program: - tworzy punkt przywracania (snapshot) - pobiera nowe wydanie programu i zastępuje obecnie używane - aktualizuje struktury zbiorów Po zakończeniu aktualizacji program zrestartuje i wznowi pracę wstrzymanych sesji. Po aktualizacji proszę wykonać ewentualne dodatkowe czynności opisane w kronice. Nowości i zmiany Aktualizacja nie powiedzie się jeżeli: - program nie może utworzyć punktu przywracania (snapshot), np. nadal pracują inne sesje lub programy, brak uprawnień do plików - licencja nie pozwala na uruchomienie nowego exe - nie można pobrać nowego wydania - nie można uruchomić nowego exe np. system operacyjny nie spełnia wymagań, brakuje bibliotek systemowych, brak miejsca na dysku W powyższych przypadkach należy usunąć przeszkody i ponownie przeprowadzić aktualizację programu. Proszę sprawdzić czy w kronice zmian są informacje o dodatkowych czynnościach, które trzeba wykonać przed aktualizacją lub nowych wymaganiach jakie musi spełniać system operacyjny. Nowości i zmiany W przypadku niepowodzenia aktualizacji program przywraca poprzednie wydanie z punktu przywracania (shanshot). Nowości i zmiany Jeżeli proces aktualizacji uległ awarii i nie ma możliwości uruchomienia programu proszę postępować wg opisu: Naprawa instalacji po awarii. Baza danych. Przywracanie systemu

2.4 Sprawdzić działanie nowego wydania programu

Po aktualizacji prosimy sprawdzić działanie nowego wydania: * Wykonać weryfikacje globalną lub w poszczególnych systemach Diagnozowanie i usuwanie problemów * Wykonać podstawowe, najczęściej używane funkcje, np. wystawianie faktur sprzedaży Realizacja zamówień sprzedaży * Nadać operatorom uprawienia do nowych funkcji Uprawnienia operatorów * Sprawdzić wydruki dokumentów wg wzorców Wzorce dokumentów i etykiet * Usunąć programy .exe poprzednich wydań Użytkowany musi być zawsze program najnowszy, tzn. z najwyższą datą wydania. Kolejne wydania mogą bowiem wprowadzić, np. zmiany w strukturze bazy danych. Nie można jednocześnie (z różnych stanowisk) wywoływać sesji różnych wydań programu tj. wydań z różnymi datami wydania (różne daty .exe). Zarządzanie sesjami

2.5 Przywracanie poprzedniego wydania

Program w procesie aktualizacji tworzy punkt przywracania (snapshot). Jeżeli po aktualizacji trzeba wrócić do poprzedniego wydania, należy wykonać odtwarzanie do stanu z punktu przywracania. Patrz szczegóły: Baza danych. Przywracanie systemu Patrz też: Zarządzanie bazą danych

3. Aktualizacja - Rozbudowa licencji o dodatkowe systemy

3.1 Opis ogólny

Sytuacja: Dodano system ST Środki Trwałe do instalacji użytkowanej od wielu lat. (patrz przykład) Rozbudowa o nowe moduły programu Trawers. Kroki: - wgrać nowy plik licencja.txt (z nowymi modułami) - uruchomić Trawers - wykonać funkcję: AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami > Aktualizacja bazy danych [AD_PGZ87] - wybrać w polu [System] < wszystkie > - wybrać w polu [Zbiór] < wszystkie > - program utworzy foldery oraz zbiory stałe nowych modułów, np. kartoteki, tabele. nie utworzy zbiorów okresowych: miesięcznych ani rocznych - program ustali okresy zamknięte i otwarte w parametrach nowych modułów np. pierwotna konfiguracja: AD,KG,TK,PM,RK,RZ np. nowa konfiguracja (dodatkowo): KB,KC,NA,ZA,ZO,MG,MI,NZ,JP np. Aktualizacja wykonana w 07/2024. Program wpisze odpowiednio: Zamknięty Najwyższy otwarty KB: 06/2024 06/2024 NA: 06/2024 06/2024 ZO: 06/2024 06/2024 MG: 06/2024 06/2024 MI: 06/2024 06/2024 W nowych systemach: - nie będzie można otworzyć okresów wcześniejszych niż 07/2024 - będzie można otworzyć okresy od 07/2024 (z wyjątkiem MI) - w MI będzie można otworzyć dopiero okresy kolejnego roku: od 01/2025 (w raporcie jest np.: MI Okres 2024/07 - jest już zamknięty)

3.2 Przykład: Dodanie systemu ST Środki Trwałe do licencji

Kroki: * Wgrać plik: licencja.txt z systemem ST * Wykonać funkcje: Trawers > GLobalna gospodarka zbiorami > [A] Aktualizacja System: ST Zbiory: <WSZYSTKIE> Program utworzy zbiory systemu ST, w zbiorze parametrów wpisze: Rok zamknięty jako: Rok poprzedni w stosunku do daty dzisiejszej, miesiąc 12. Pierwszy okres / (M-c /00) Zamknięty 2024/12 (M-c 2024/12) Najwyższy otwarty 2024/12 (M-c 2024/12) * Finanse > Okresy obliczeniowe > Otwieranie Program utworzy zbiory okresowe w systemie ST dla wszystkich okresów począwszy od okresu następjącego po najwyższym otwartym tu (2024/12).

4. Dla początkujących

4.1 Opis ogólny

Przedstawiono kolejne kroki wykonywane podczas aktualizacji. Opis jest bardziej rozbudowany. Przeznaczony jest przede wszystkim dla osób które wykonują aktualizacje po raz pierwszy. Aktualizacja programu Trawers nie jest trudna, jeżeli wykonuje się ją metodycznie, wg planu i dokładnie. Nie jest to jednak praca na kilka minut. Oprogramowanie ERP/MRP jest systemem złożonym i rozbudowanym. Proces aktualizacji wymaga wielu czynności, może trwać kilka godzin i angażować wiele osób. Przede wszystkim administratora programu. Ale także przedstawicieli użytkowników podstawowych obszarów funkcjonalnych, np. gospodarki pieniężnej, magazynowej, księgowości. Prace najlepiej podzielić na 3 etapy: Planowanie, Aktualizacja próbna, Aktualizacja końcowa.

4.2 Etap planowania

Na tym etapie powstaje plan aktualizacji. Powinien zawierać listę czynności do wykonania w kolejnych etapach, tj. aktualizacji próbnej i końcowej. W pierwszej kolejności trzeba zapoznać się ze zmianami wprowadzonymi do programu. Zmiany opisane są w kronice nowości i zmian Nowości i zmiany To da ogólny obraz zakresu zmian i wskaże obszary wymagające szczególnej uwagi podczas samej aktualizacji jak i podczas przekazywania informacji o zmianach użytkownikom programu. Opis zmian pozwoli także zaplanować prace w czasie. Nie należy się śpieszyć. Nieprzemyślane, pośpiesznie wykonane aktualizacje prawie zawsze kończą się niepowodzeniem i powrotem do ostatnio użytkowanego wydania programu. Podczas planowania prac w czasie, należy uwzględnić udział podstawowych użytkowników na etapach aktualizacji próbnej i ostatecznej. Użytkownicy powinni mieć dostatecznie dużo czasu aby zapoznać się z nowymi funkcjami oraz ze zmianami i przemyśleć ich wpływ na codzienną pracę z programem.

4.3 Etap aktualizacji próbnej

Na tym etapie wykonywana jest próbna aktualizacja. Próbna w tym rozumieniu, że pozwala zapoznać się z wpływem zmian w programie na bieżącą pracę firmy. Wprowadzenie nowego wydania programu od razu do użytkowania, może mieć niekorzystny wpływ na sprawność organizacji, gdyż operatorzy mogą być zaskoczeni nowymi możliwościami lub innym działaniem rutynowo wykonywanych funkcji. Próbna aktualizacja pozwala też wykryć potencjalne problemy w samym oprogramowaniu, np. brakujące dane, które poprzednio nie były wymagane, inny sposób komunikacji z urządzeniami wyjściowymi itp. Do aktualizacji i próbnej pracy po aktualizacji należy wziąć kopię bieżącej bazy danych. Praca na danych rzeczywistych pozwoli zasymulować sytuacje, które mogą zdarzyć się po wykonaniu aktualizacji końcowej. Podczas wykonywania kolejnych kroków, należy notować wszystkie problemy, sposoby ich rozwiązania, gromadzić uwagi do przekazania użytkownikom oraz przygotowywać zmiany do dokumentacji opisującej sposób użytkowania programu. Opisy te wykorzystane będą podczas aktualizacji końcowej. Jeżeli pojawią się problemy lub potrzeba wyjaśnień, to prosimy korzystać z opisów, z pomocy firm partnerskich i zespołu firmy Tres. Po wykonaniu aktualizacji na kopii danych, należy sprawdzić podstawowe funkcje wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Opisać zmiany i rozbudowy.

4.4 Etap aktualizacji końcowej

Do tego etapu można przejść po pomyślnym zakończeniu etapu próbnego. Gdy wszystkie problemy zostały wyjaśnione, zmiany i rozbudowy, opisane. I gdy przedstawiciele użytkowników zapoznali się ze zmianami i są przygotowani do przekazania informacji innym użytkownikom. Przekazanie może mieć formę krótkich informacji lub, w przypadku większych zmian, odrębnego szkolenia. Należy też poinformować użytkowników o dniu i godzinie aktualizacji, aby mogli zaplanować inne zajęcia na czas przerwy w pracy programu. Podczas aktualizacji końcowej, wprowadza się najnowsze wydanie programu do bieżącej eksploatacji. Wykonuje się te wszystkie czynności, które wykonywało się podczas pracy próbnej. Napotkane problemy rozwiązuje się w taki sam sposób jak poprzednio. W efekcie, nie powinno być większych problemów i aktualizacja powinna przebiegać bez zakłóceń. Bezpośrednio przed rozpoczęciem aktualizacji, wszyscy użytkownicy powinni wylogować się. Należy ich o tym powiadomić informując o godzinie i czasie trwania aktualizacji. Zarządzanie sesjami Po przekazaniu nowego wydania programu do użytkowania, warto monitorować pracę programu przez kilka dni. Należy być w gotowości do rozwiązywania problemów, które mogą pojawić się niepodziewanie. Użytkownicy powinni być poinformowani, do kogo zgłaszać zauważone problemy.

5. Nowości i zmiany w programie

1. Dokument zawiera opisy zmian i daty ich wprowadzania do programu Najnowsze zmiany znajdują się na górze listy 2. Programy z wprowadzonymi zmianami publikowane są sukcesywnie, zwykle co 2 tygodnie, na: w https://ftp.tres.pl/ 3. Aby sprawdzić czy opisana zmiana została wprowadzona do programu, to należy sprawdzić datę wydania widoczną na ekranie czołowym: Wydanie z dnia ... oraz w AD > Trawers > Konfiguracja o----------------------------------o | Trawers 5 -X | | | | Wydanie z dnia: 20xx.03.17 | | minęło 74 dni | |----------------------------------| | ALFA Sp.z o.o Gdynia | | Abonament do: 20xx.10.31 | o----------------------------------o Np. w kronice zapisano, że zmiana została wprowadzona: 10 kwietnia 20xx. A data wydania programu exe widoczna w programie jest: 04 kwietnia 20xx Tzn. ta zmiana jeszcze nie znajduje się w programie exe. Nowości i zmiany

6. Tematy powiązane

Polityka aktualizacji Warunki licencji Nowości i zmiany Identyfikacja Trawers ERP Utrzymanie instalacji IT Struktura katalogów Słowa kluczowe #Admin-Zadania #Admin-Parametryzacja #Admin-Instalowanie #Admin-OpiekunTrawersERP #Pomoc-AsystentAI (AsystentAI) Checklista aktualizacji Trawers 1. Przygotowanie (Warunki wstępne) * [ ] Posiadam uprawnienia do funkcji Aktualizacja programu. * [ ] Znam lokalizację katalogu z programem. * [ ] Dostęp do serwera ftp: https://ftp.tres.pl * [ ] Ustaliłem termin aktualizacji i poinformowałem użytkowników o przerwie w pracy. * [ ] Sprawdziłem, że w tym czasie nikt nie korzysta z programu i powiązanych systemów. 2. Zapoznanie się ze zmianami * [ ] Przeczytałem Kronikę nowości i zmian. * [ ] Zanotowałem dodatkowe czynności wymagane przed lub po aktualizacji. 3. Nowy plik licencyjny (jeśli dotyczy) * [ ] Otrzymałem nowy licencja.txt. * [ ] Skopiowałem stary plik do archiwum i usunąłem z katalogu `{TRAWERS}/adtres/`. * [ ] Wgrałem nowy plik licencja.txt do `{TRAWERS}/adtres/`. 4. Wykonanie aktualizacji * [ ] Wyłączyłem programy zewnętrzne korzystające z danych Trawers bez API SOA. * [ ] Uruchomiłem: AD > Pomoc > Aktualizacja programu [AD_PUP10]. * [ ] Program utworzył snapshot, pobrał nowe wydanie i zaktualizował struktury zbiorów. * [ ] W razie błędów - usunąłem problem i powtórzyłem aktualizację. 5. Sprawdzenie po aktualizacji * [ ] Wykonałem weryfikację globalną lub w poszczególnych systemach. * [ ] Sprawdziłem podstawowe funkcje (np. wystawienie faktury). * [ ] Nadałem uprawnienia do nowych funkcji. * [ ] Sprawdziłem wydruki dokumentów według wzorców. * [ ] Usunąłem pliki `.exe` poprzednich wydań. 6. Przywracanie poprzedniego wydania (opcjonalnie) * [ ] W razie potrzeby użyłem snapshotu do odtworzenia poprzedniego wydania. 7. Rozbudowa licencji o nowe moduły (opcjonalnie) * [ ] Wgrałem nowy plik licencja.txt. * [ ] Uruchomiłem: **AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami > Aktualizacja bazy danych [AD_PGZ87]** z ustawieniami `<wszystkie>`. * [ ] Sprawdziłem, że program utworzył zbiory i ustawił okresy w nowych modułach. --- Checklista aktualizacji programu Trawers - tabelarycznie Checklista - Aktualizacja programu Trawers ERP | Nr | Czynność | Data | Wykonał | Uwagi | | ----- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---- | ------- | ----- | | 1 | Przygotowanie (Warunki wstępne) | | | | | 1.1 | Sprawdzenie uprawnień do funkcji: Aktualizacja programu | | | | | 1.2 | Znajomość lokalizacji katalogu z programem | | | | | 1.3 | Dostęp do serwera ftp: https://ftp.tres.pl | | | | | 1.4 | Ustalenie terminu i poinformowanie użytkowników o przerwie w pracy | | | | | 1.5 | Potwierdzenie wylogowania wszystkich użytkowników i wstrzymania systemów zewnętrznych | | | | | 2 | Zapoznanie się ze zmianami | | | | | 2.1 | Przeczytanie: Kroniki nowości i zmian | | | | | 2.2 | Zanotowanie dodatkowych czynności wymaganych przed/po aktualizacji | | | | | 3 | Nowy plik licencyjny (jeśli dotyczy) | | | | | 3.1 | Otrzymanie nowego pliku `licencja.txt` | | | | | 3.2 | Archiwizacja starego pliku i usunięcie go z `{TRAWERS}/adtres/` | | | | | 3.3 | Wgranie nowego pliku `licencja.txt` do `{TRAWERS}/adtres/` | | | | | 4 | Wykonanie aktualizacji | | | | | 4.1 | Wyłączenie programów zewnętrznych bez API SOA | | | | | 4.2 | Uruchomienie: AD > Pomoc > Aktualizacja programu [AD_PUP10] | | | | | 4.3 | Potwierdzenie utworzenia snapshotu, pobrania nowego wydania, aktualizacji struktur zbiorów | | | | | 4.4 | W razie błędów - usunięcie problemu i ponowne uruchomienie aktualizacji | | | | | 5 | Sprawdzenie po aktualizacji | | | | | 5.1 | Wykonanie weryfikacji globalnej lub w poszczególnych systemach | | | | | 5.2 | Sprawdzenie podstawowych funkcji (np. wystawienie faktury) | | | | | 5.3 | Nadanie uprawnień do nowych funkcji | | | | | 5.4 | Sprawdzenie wydruków dokumentów wg wzorców | | | | | 5.5 | Usunięcie plików `.exe` poprzednich wydań | | | | | 6 | Przywracanie poprzedniego wydania (opcjonalnie) | | | | | 6.1 | Przywrócenie z punktu snapshotu utworzonego przed aktualizacją | | | | | 7 | Rozbudowa licencji o nowe moduły (opcjonalnie) | | | | | 7.1 | Wgranie nowego pliku: licencja.txt z nowymi modułami | | | | | 7.2 | Uruchomienie: AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami > Aktualizacja bazy danych [AD_PGZ87] z ustawieniami `<wszystkie>` | | | | | 7.3 | Potwierdzenie, że program utworzył zbiory i ustawił okresy w nowych modułach | | | | ---