Wielo-oddziałowość

1. Opis ogólny 2. Oddziały 3. Kiedy warto wyodrębnić oddziały ? 4. Trawers w modelu scentralizowanym (on-line) 5. Cechy techniczne. centralna baza danych 6. Cechy użytkowe Transakcje powiązane z oddziałami Oddział w symbolu konta Uprawnienia do ewidencji w oddziale Uprawienia do kartotek oddziałowych Oddzielne magazyny, kasy i rachunki bankowe Należności i zobowiązania Dane teledresowe na wzorcach dokumentów 7. Polityka bezpieczeństwa 7.1 Opis ogólny 7.2 Metody i mechanizmy bezpieczeństwa 7.3 Rozwiązania praktyczne 8. Przykład firmy 8.1 Wymagania firmy wielo-oddziałowej 8.2 Rozwiązanie 9. Zaopatrzenie (zatowarowanie) oddziałów 10. Tematy powiązane (AsystentAI)

1. Opis ogólny

NOTE: Ten opis dotyczy wielo-oddziałowości w przedsiębiorstwie (firmie), która użytkuje Trawers ERP. Wielo-oddziałowość u kontrahentów użytkownika Trawers ERP - odbiorców (klientów) i dostawców, szczególnie w kontekście KSeF, opisano w odrębnych artykułach. Szukaj: #Hashtag - #PTU/VAT-KSeF --- Oddział to element w strukturze organizacyjnej firmy. Służy do porządkowania procesów gospodarczych w różnych obszarach, np. logistyki, finansów, rozrachunków. Najczęściej oddziały stanowią wyodrębnione jednostki biznesowe - pod kątem przychodów i kosztów. Wielo-oddziałowość to cecha wszystkich modułów programu Trawers. Cecha stosowana jest po to, aby wyodrębnić, jako niezależne, procesy gospodarcze odbywające się w odrębnych jednostkach (oddziałach, filiach) tego samego przedsiębiorstwa. Wielo-oddziałowość to cecha wszystkich modułów programu Trawers. To oznacza, że we wszystkich modułach funkcjonalnych programu można wskazać obiekty oddziału, np. magazyny oddziałowe i rejestrowane transakcje (dokumenty). NOTE: Oddziały wyodrębione są w ramach jednostki nadrzędnej: firmy. Wszystkie oddziały firmy i ich dane (kartoteki, tabele i dokumenty) zgromadzone są w jednej bazie danych. Dane poszczególnych firm są w oddzielnych bazach danych. Architekturę bazy danych firm i oddziałów opisano tu: Wielo-firmowość

Przykłady organizacji firm

Firma AA Firma BB

Firmy i oddziały w programie Trawers

Firma AA (tylko centrala) - w tabeli firm jest zapis: AA - w tabeli oddziałów nie ma zapisów - w tabeli magazynów są zapisy: M1 M2 M3 (00 Centrala Konin) Firma BB (centrala i 2 oddziały) - w tabeli firm jest zapis: BB - w oddziałów są zapisy: WR GD - w tabeli magazynów są zapisy: M1 M2 (00 Centrala Koszalin) W1 W2 W3 W4 (WR Oddział Wrocław) G1 G2 (GD Oddział Gdynia) Tabela magazynów

2. Oddziały - zakłady, placówki

Oddział to element w strukturze organizacyjnej firmy. Służy do porządkowania procesów gospodarczych w różnych obszarach, np. logistyki, finansów, rozrachunków. Najczęściej oddziały stanowią wyodrębnione jednostki biznesowe - pod kątem przychodów i kosztów.

Tabela oddziałów

Informacje o oddziale firmy zapisuje się w tabeli oddziałów: AD > AD > Oddziały firmy [AD_TOD10]. Patrz opis niżej: Tabela oddziałów. Dane (kartoteki i dokumenty transakcyjne) centrali i wszystkich oddziałów firmy znajdują się w tej samej bazie danych. Zapisy (rekordy) zawierają wskaźnik (symbol) oddziału, np. [00], [G1], [G2]. Zaletą takiej organizacji jest łatwość tworzenia zestawień zagregowanych (całej firmy) oraz szczegółowych (poszczególnych oddziałów).

Transakcje należą do oddziału

Dane transakcyjne, np. faktury sprzedaży i podstawowe kartoteki, np. karty odbiorców zawierają informację, do którego oddziału należą. Gromadzone dane zawsze powiązane są z oddziałem firmy, np. [WR] Centrala firmy ma stałe oznaczenie: [00] Można nie definiować kolejnych oddziałów w tabeli oddziałów. Gdy nie ma kolejnych oddziałów, to dane powiązane są domyślnie z [00] Centrala.

Transakcje EDI. Oddziały wg ILN

Dokumenty EDI identyfikują odbiorców i dostawców wg kodu lokalizacji ILN. W dokumencie sprzedaży: pole ODDZIAL wyypełnia się na podstawie pola <ILN> w karcie firmy lub w karcie oddziału. Decyduje symbol oddziału, do którego należy operator wykonujący transakcję. W fakturze zakupu: pole ODDZIAL wypełnia się na podstawie pola <ILN> w dokumencie EDI. Program szuka <Buyer><ILN> w polach ILN w karcie firmy i kartach oddziałów. Wstawia [00] (firma) lub [so] symbol oddziału. EDI Elektroniczna wymiana dok

3. Kiedy warto wyodrębnić oddziały ?

Oddziały warto wyodrębnić w tabelach programu Trawers, gdy oddzielne jednostki, zwykle w różnych miastach (lokalizacjach) , traktowane są jako odrębne jednostki biznesowe, np. mają własne magazyny, własną ewidencję sprzedaży i zakupów, własne rozrachunki i płatności. Lub gdy mają własne, wydzielone obszary działalności handlowej, często z 'własnymi' klientami, własnymi (odrębnymi) cennikami i własną polityką udzielania upustów od ceny i kontrolą marży. P. Kiedy wyodrębniać firmy a kiedy oddziały ? O. Podczas analizy należy uwzględnić zasadniczą różnicę między firmami i oddziałami. Dane firm gromadzone są w oddzielnych bazach danych. Wszystkie kartoteki, tabele, dane transakcyjne i parametry są zapisywane oddzielnie. Dane wielu oddziałów znajdują w tej samej bazie danych. Wyróżnikiem jest pole: ODDZIAL znajdujące się w każdej kartotece, tabeli i dokumentach (danych transakcyjnych). To pole pozwala budować warunki (filtry) oraz porządkować dane należące do wskazanego lub wskazanych oddziałów. Także paramery sterujące i preferencje obowiązują wszystkie oddziały. System parametrów

4. Trawers w modelu scentralizowanym (on-line)

Wprowadzenie

Firmy wielo-oddziałowe mogą być zorganizowane wg różnych modeli. Często spotykana organizacja polega na tym, że centrala skupia funkcje administracyjne, kadrowo-płacowe oraz zbiera wszelkie dane finansowe. W centrali prowadzona jest także księgowość oraz rachuba płac Oddziały to wydzielone części firmy, które realizują wyspecjalizowane funkcje, np. sklepy lub magazyny terenowe

Wspólna baza danych

Każdy z oddziałów może pracować na wspólnej bazie danych lub na odpowiednio wydzielonym fragmencie wspólnej bazy danych. Kierownictwo przedsiębiorstwa ma dostęp do całej bazy danych. W firmach wielo-oddziałowych placówki (oddziały, jednostki) rozproszone są terytorialnie i mogą znajdować się daleko od siebie, często w innych miastach lub krajach Taka organizacja pracy przedsiębiorstwa powoduje, że powstają nowe potrzeby informacyjne, konieczne są nowe funkcje w systemach oraz powstają nowe problemy organizacyjne i techniczne. Podstawowym wyzwaniem jest udostępnienie aktualnej zawartości baz danych wszystkim użytkownikom. Bazy danych aktualizowane są przez wielu użytkowników znajdujących się w oddziałach. Rezultaty aktualizacji, np. zmiany w kartotekach magazynowych, muszą być dostępne dla wszystkich. Aktualne bazy danych można udostępnić użytkownikom na wiele sposobów. Podstawowe modele pracy są następujące:

Model scentralizowany (on-line)

Pracuje się na jednej, centralnej bazie danych (serwerze) z wykorzystaniem zdalnych (oddalonych) terminali. Ten model jest rekomendowany w programie Trawers i jest opisany poniżej. Doświadczenia z użytkowania programu Trawers w setkach firm wielo-oddziałowych wskazują, że model scentralizowany, pracujący na centralnej bazie danych jest efektywniejszy. Dane są bezpieczniejsze, dostęp do nich jest szybszy, system jest stabilniejszy i co również ważne - tańszy. W modelu scentralizowanym można pracować na platformie Linux oraz na platformie Windows Platformy systemowe

Model rozproszony (off-line)

Pracuje się na wielu, rozproszonych bazach danych i okresowo (np. codziennie, co tydzień) doprowadza do zgodności zawartości baz danych, przy pomocy mechanizmów replikacji i synchronizacji. Program Trawers nie jest rozwijany do pracy w modelu off-line. Off-line nie jest rekomendowany jako model przetwarzania w firmach wielo-oddziałowych.

5. Cechy techniczne. Centralna baza danych

* Program Trawers ERP zainstalowany jest na komputerze centralnym, tzw. serwerze. serwer może znajdować się w centrali firmy lub zewnętrznego dostawcy, w Data Center. Całość przetwarzania odbywa się na tym serwerze. Linux i Windows * W oddziałach zainstalowane są terminale, których zadaniem jest wczytywanie danych i poleceń z klawiatury oraz wyświetlanie wyników przetwarzania na ekranie. Operatorzy terminali mogą mieć własne, indywidualne menu programu. Menu własne operatora Menu może być w języku polskim, angielskim lub niemieckim. Rolę terminali mogą spełniać zwykłe komputery stacjonarne lub laptopy z systemem Windows lub Linux. Na tych komputerach można używać wszystkich standardowych programów, np. przeglądarki internetowej, poczty elektronicznej, edytorów dokumentów i arkuszy. Do komunikacji z Trawersem na serwerze służy dodatkowy, darmowy program, tzw. emulator terminala. Typowe rozwiązanie to system operacyjny Windows 7/8/10 i emulator terminala PuTTY Do terminala można podłączyć drukarkę dokumentów oraz drukarkę fiskalną. W niektórych firmach stosowane są tzw. terminale bezdyskowe, tzn. tanie komputery, na których można pracować tylko z Trawersem. Stosuje się je głównie w firmach handlowych, na stanowiskach sprzedażowych Urządzenia wyjściowe * Terminale połączone są liniami teletransmisyjnymi z serwerem

6. Cechy użytkowe

6.1 Transakcje powiązane z oddziałami

Wyróżnienie obiektu systemowego: oddział, który jest związany z transakcją (operacją gospodarczą, rejestrowanym dokumentem) Każda transakcja zawiera wewnętrzny identyfikator określający, w którym oddziale powstała. Identyfikator ten zapisywany jest w dokumentach, rozrachunkach należności i zobowiązań oraz w poleceniach księgowania.

6.2 Numeracja dokumentów

Oddziały mogą mieć własną, odrębną numerację dokumentów, która może być nadawana według schematu lub serii. Numerowanie dokumentów Identyfikator oddziału jest zapisywany w dokumentach, określając, do którego oddziału należy operator rejestrujący dokument. Każdy operator należy do jednego, konkretnego oddziału. Tabela operatorów

6.3 Oddział w symbolu konta

Można zbudować polecenie księgowania (dekretacje) z symbolem oddziału, wprowadzając do definicji konta literki: [TT], np. 200%TT 220%TT 300%TT%JJ 700%TT Taka architektura pozwala na wyodrębnienie oddziałów jako wydzielonych jednostek przychodowo-kosztowych i prowadzenie dla nich analityki w KG. Tabele dekretacji NOTE: Dot dok w MG [MM] Przesunięcie magazynowe: w części rozchodowej MM- ma [TT] oddziału, do którego należy operator, a w części przychodowej MM+ ma [TT] oddziału podanego w tabeli magazynów w polu: MM-P

6.4 Tabela oddziałów

Informacje o oddziale firmy zapisuje się w tabeli oddziałów: AD > AD > Oddziały firmy [AD_TOD10]. W tabeli zapisany jest symbol, nazwa, dane teleadresowe oraz informacje o bankach. Karta oddziału zawiera takie same dane jak karta firmy. Dane teleadresowe oddziału mogą znaleźć się np. na fakturze drukowanej w oddziale. Aby odróżnić oddział od centrali przyjęto, że symbol [00] oznacza centralę Oddziałom można nadać symbole znakowe, od [01] do [ZZ] W wyrażeniach warunkowych (filtrach), znak [!!] oznacza: oddział dowolny (każdy) Np. można operatorowi dać uprawnienia dostępu do kart odbiorców własnego oddziału i wszystkich pozostałych kart oznaczonych [!!] Warunki (filtry) operatorów

6.5 Zestawienia i raporty wg oddziałów

Większość zestawień, np. rejestry sprzedaży, zestawienia należności i zobowiązań czy zestawienia statystyczne można tworzyć dla wszystkich lub wybranych oddziałów [W] [B] Raporty i analizy

6.6 Operatorzy pracują w oddziałach

Operatorzy (użytkownicy systemów) związani są z oddziałem, tzn. każdy operator należy do konkretnego, jednego oddziału. Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo pracy. Zapewnia, że dokumenty rejestrowane przez Jana Kowalskiego, który pracuje w oddziale [02], będą jednoznacznie identyfikowane jako dokumenty tego oddziału Tabela operatorów

6.7 Lista wyboru operatorów

Na liście wyboru operatorów program wyświetla operatorów należących do tego samego oddziału, do którego należy aktywny operator. Administrator wyświetla wszystkich operatorów, ze wszystkich oddziałów.

6.8 Pracownicy pracują w oddziałach

Pracownicy zarejestrowaniu w kartotece pracowników mogą być powiązani z oddziałami.

6.9 Oddział kupuje, centrala płaci

W systemie zakupów, podczas rejestrowania faktur zakupu, można wskazać identyfikator oddziału, w którym będzie dokonywana zapłata zobowiązania. Pole: Zapłata w [xx] Od [yy]. Oddział [xx] będzie płacił za fakturę zakupu zarejestrowaną w oddziałe [yy]. Zarządzanie płatnościami Do zestawień z kartoteki rozrachunków można wybrać zobowiązania wskazanego oddziału. Ta cecha jest przydatna, gdy jeden oddział kupuje towar a płatnikiem jest inny oddział [xx] lub centrala [00]. Rozrachunki z kontrahentami

6.10 Oddzielna ewidencja zdarzeń

Wyróżnienie obiektów systemowych: magazyny, kasy, rachunki bankowe, dla których oddzielnie ewidencjonuje się operacje gospodarcze. Najczęściej struktura tych obiektów pokrywa się ze strukturą oddziałów. Np. magazyn [05] i kasa [05] znajduje się w oddziale [05]. Magazyny, kasy i rachunki bankowe można powiązać z oddziałami.

6.11 Uprawnienia do ewidencji w oddziale

Można ustalić uprawienia operatorów do wykonywania operacji związanych z tymi obiektami, np. można ustalić, że operator Adam Abacki ma prawo do rejestrowania przychodów i rozchodów w magazynie (oddziale) [05], ale w magazynie (oddziale) [01] ma prawo tylko do przeglądania stanów magazynowych. Bezpieczeństwo. Mechanizmy Uprawnienia do obiektów (magazynów, kas, rachunków bankowych) można przeglądać w formie tabelarycznej w funkcji: Prezentacja uprawnień. Tabela wizualizuje powiązania i ułatwia wyszukanie niespójności w systemie uprawnień.

6.12 Uprawienia do kartotek oddziałowych

Wyróżnienie danych kartotekowych: indeksy asortymentu, odbiorcy, dostawcy, adresy (wysyłkowe) odbiorców. Karty, np. odbiorcy mogą należeć do konkretnego oddziału, np. [05] lub do oddziałów wszystkich [!!] Użytkownik może mieć dostęp do kart należących do jego oddziału oraz do kart wspólnych dla wszystkich oddziałów. Warunki (filtry) operatorów

6.13 Różne ceny w różnych oddziałach (magazynach)

Ceny mogą być różne dla tego samego asortymentu znajdującego się w różnych magazynach, np. różnych oddziałach firmy. Model lokalnego zarządzania cenami. Cenniki sprzedaży

6.14 Oddzielne magazyny

W firmach wielo-oddziałowych, tzn. w których wyróżnione są oddziały w tabeli oddziałów, z oddziałem może być powiązany jeden lub wiele magazynów. W tabeli podaje się nr oddziału, do którego należy magazyn. Operatorowi można przydzielić uprawnienia do magazynów. W ten sposób ogranicza się dostęp do danych i funkcji programu tylko tym operatorom, którzy są za nie odpowiedzialni.

6.15 Oddzielne trasy i oddzielne adresy wysyłkowe

W przypadku firm wielo-oddziałowych, z wieloma magazynami w oddziałach można utworzyć wiele tras i wiele adresów wysyłkowych. Można wyróżnić adresy wysyłkowe i trasy przewozu przy załadunku z magazynów znajdujących się w różnych oddziałach (lokalizacjach). Każda trasa, to może być odrębny adres wysyłkowy i odrębny magazyn załadunku. Trasy przewozowe

6.16 Oddzielne kasy i rachunki bankowe

W systemie obrotu pieniężnego KB, zapisy do jednego rejestru kasy/banku (o konkretnym numerze) można wykonywać tylko z jednego oddziału. Dlatego zaleca się, aby każda kasa i każdy rachunek bankowy powiązany był tylko z jednym, konkretnym oddziałem. Tzn. należy zapewnić, aby do kasy, np. [04] zapisy wykonywali tylko operatorzy oddziału [04] a nie inni należący do innych oddziałów Zarządzanie płatnościami Zapłata w locie, za sprzedaż gotówkową może być dokonana tylko do rejestru kasowego, który należy do tego samego oddziału, do którego należy dokument sprzedaży. NOTE: Rejestr kasowy należy do tego oddziału, do którego należy operator, który dokonał pierwszego zapisu do rejestru. Np. operator Abacki w Krakowie wystawia paragony sprzedaży i zapisuje zapłatę do kasy. Rejestr kasowy musi być założony przez Abackiego, a nie przez księgową Bielską z Poznania

6.17 Oddzielne ewidencje środków trwałych

W wypadku podmiotów rozproszonych geograficznie podaje się oddział, w którym środek trwały jest wykorzystywany. W wypadku braku oddziałów pole: Oddział wypełniane jest automatycznie wartościa [00] Centrala. Symbol oddziału może stanowić element dekretacji wykorzystywany np. podczas wyliczania amortyzacji.

6.18 Polecenia księgowania oddziału

Zatwierdzanie dokumentów kasowych i bankowych można wykonywać np. z centrali, ale polecenia księgowania będą utworzone z numerem oddziału, który rejestrował dokumenty

6.19 Należności i zobowiązania

Rozrachunek należy do tego oddziału, w którym powstał. To pozwala uzyskać raporty, np. jaki jest stan należności do rozliczenia oddziału [GD] ? Rozrachunki z kontrahentami

6.20 Dane teledresowe na wzorcach dokumentów

Na dokumentach drukowanych wg wzorców, np. na fakturach można umieszczać dane teleadresowe: nazwa miejscowości, ulica, NIP, itp. Dane te mogą pochodzić z karty firmy (centrala oznaczona [00]) lub z karty oddziału, np. o symbolu [GD]. Gdy w konfiguracji jest tylko centrala firmy, oznaczona [00], to na wydruku wg wzorca będą pola z karty firmy. Gdy w konfiguracji jest centrala [00] i oddziały, np. [GD] [KR], to na wydruku wg wzorca będą pola z karty tego oddziału, do którego należy operator wykonujący wydruk (zalogowany). P. Jak zapewnić, aby dokument drukowany przez operatora oddziału miał dane teleadresowe firmy (centrali) ? O. (warianty): a) Na wzorcu wpisać te dane na stałe, tzn. nie używać definicji (masek) z tabeli pól dla wzorców. Np. Gdynia, Kwiatowa 12. b) Na wzorcu wpisać dane z karty firmy funkcją sterującą: ţRekord{304;ţFirma} ţ[PNFIRMY] ţ[NIP] ţ[MIASTO] ţ[ULICA] itd. (nazwy pól wg słownika danych) c) na czas wydruku przelogować się na operatora, który należy do centrali [00]. Który wariant stosować ? Sugerujemy a). Wpisać na stałe dane teleadresowe centrali w wybranych wzorcach. Wskazać operatorom te wzorce jako domyślne. Wzorce dokumentów i etykiet

7. Polityka bezpieczeństwa

7.1 Opis ogólny

W firmach wielo-odziałowych, przy pracy w modelu scentralizowanym, użytkownicy pracują na wspólnej bazie danych. Mają wgląd do całych kartotek kontrahentów, towarów i dokumentów. Ze względów bezpieczeństwa i potrzeby zachowania poufności danych, często jest potrzeba ograniczenia poszczególnym operatorom dostępu do niektórych danych. Ogólna baza danych może zawierać wyodrębnione bazy danych poszczególnych oddziałów. Oddziały mają dostęp do wyłącznie własnych kontrahentów oraz do kontrahentów wspólnych. Podobnie jest z asortymentem w bazie danych towarów i materiałów. Oddziały mają odrębny stan magazynowy, odrębną numerację faktur sprzedaży, ewidencję kosztów oraz kasę W takiej sytuacji rodzi się podstawowe pytanie: Jak ograniczać dostęp do danych oddziału ?

7.2 Metody i mechanizmy bezpieczeństwa

W programie Trawers znajdują się następujące mechanizmy zapewniające ograniczony dostęp operatorów programu do danych oddziałów:

Uprawnienia do obiektów

* Prawa do magazynów, kas, rachunków bankowych (banków), symboli operacji. Użytkownikowi nadaje się prawo do magazynu, kasy, banku. Z tym prawem powiązane jest prawo do dokumentów transakcyjnych. --> Uprawnienia operatorów * Prawo do wyboru kontrahentów i ich adresów wysyłkowych należących do wskazanego oddziału, np. tylko własnego oddziału użytkownika. Użytkownikowi ustala się uprawnienie: warunek (filtr) wybierania kontrahentów z kartoteki. Warunek (filtr) może określać, że użytkownik wybierze tylko 'własnych' kontrahentów, tj. należących do 'swojego' oddziału lub do wskazanej grupy. Np. wpisanie oddziału: [20] oznacza, ze kontrahenta mogą wybrać tylko operatorzy należący do oddziału: [20] Wpisanie oddziału: [!!] oznacza, ze kontrahenta mogą wybrać wszyscy operatorzy. --> Warunki (filtry) operatorów * Prawo do wyboru jednostek [JJ] i komórek [KK] organizacyjnych należących do wskazanego oddziału, lub każdego oddziału: znaki [!!] --> Warunki (filtry) operatorów

Tylko własny oddział

* Prawo do wybierania tylko własnego oddziału z listy wyboru F2 Prawo to ogranicza dostęp do tych zestawień, w których jednym z warunków jest wybór oddziału. W wielu funkcjach, głównie w przeglądaniu i wydrukach, tworzonych na podstawie dokumentów (danych transakcyjnych) można wybrać jeden symbol lub zakres symboli oddziałow. Ten parametr ogranicza wybór do jednego, własnego oddziału. --> Param operat: 0630 Wybierze tylko własny oddział

Dokumenty własnego oddziału

* Prawo do wybierania tylko własnych dokumentów sprzedaży i zakupu, tj. takich, które powstały we własnym oddziale operatora, także utworzonych przez innych operatorów należących do oddziału. Ograniczenie nie obejmuje administratorów Ograniczenie nie obejmuje funkcji przetwarzania globalnego (seryjnego) dokumentów od.. do... Do takich funkcji należy dać lub zabrać uprawnienie do funkcji w menu. --> Param operat: 0619 Faktury sprzedaży własnego oddziału w NA --> Param operat: 0511 Faktury zakupu własnego oddziału w ZO * Prawo do zatwierdzania dokumentów sprzedaży i zakupu tylko własnego oddziału, także tych utworzonych przez innych operatorów należących do oddziału. Ograniczenie nie obejmuje administratorów --> Param operat: 0712 Zatwierdza dokumenty oddziału NA --> Param operat: 0906 Zatwierdza dokumenty oddziału ZO Bezpieczeństwo. Mechanizmy Warunki (filtry) operatorów System parametrów

7.3 Rozwiązania praktyczne

Przykład realizacji polityki bezpieczeństwa w firmie wielo-oddziałowej. Operatorom ograniczono dostęp do danych, wynikający z ich roli w firmie: * dostęp do informacji o dostawcach i odbiorcach innych oddziałów * prawo do rejestrowania transakcji w magazynach innych oddziałów * prawo do przeglądania cen zakupów * dostęp do wybranych funkcji * prawo wybierania, zapisywania i przeglądania rejestrów kas i rachunków bankowych Bezpieczeństwo. Wielo-oddziałowość

8. Przykład firmy

8.1 Wymagania firmy wielo-oddziałowej

Firma handlowa, 52 sesje (stanowiska). W centrali około 18 stanowisk z różnym stopniem dostępu. 14 stanowisk w oddziałach na terenie kraju, z zakresem dostępu uzależnionym od udzielonych uprawnień chronionych hasłem. Program pracuje on-line z centralnym serwerem i bazą danych w siedzibie firmy. Rozważa się korzystanie z serwerów w Data Center Ogólna baza danych zawiera wyodrębnione bazy danych poszczególnych oddziałów. Oddziały posiadają dostęp i zarządzają tylko własnymi danymi dot. kontrahentów i produktów. Oddziały mają odrębny stan magazynowy, odrębną numerację faktur, ewidencję sprzedaży, koszty, kasę oraz zakupy. Część wymienionych danych jest 'wspólna'. Te dane zarządzane są z centrali Współpraca z dostawcami odbywa się on-line. Dostawcy mają wgląd do statystyk sprzedaży dostarczanych grup produktowych. Dodatkowo program sygnalizuje niskie stany danego asortymentu w magazynie. Zamówienia składane są on-line do centrali przez oddziały i klientów posiadających dostęp do programu. Zaopatrzenie oddziałów. W praktyce Dostęp do danych na różnych (wielu) poziomach jest chroniony hasłami. Program pracuje nawet na komputerach starszej generacji, z bezpłatnym systemem operacyjnym. Tryb pracy on-line opiera się na terminalach stanowiskowych. Jest możliwość wysyłania danych do innych programów, np. OpenOffice.

8.2 Rozwiązanie

Platforma informatyczna

Program Trawers na platformie Linux. Terminale Windows z programem PuTTY. Wypełniona jest tabela oddziałów.

Baza klientów (odbiorców)

Klienci są podzieleni na oddziałowych, np. [KR] i wspólnych (sieciowych) [!!] Każdy klient ma jeden lub wiele adresów wysyłkowych. Adres klienta może należeć do oddziału klienta (klienci oddziałowi) lub do różnych oddziałów klientów (klienci sieciowi) ------------------- ------------------- Oddział [GD] Gdańsk Oddział [KR] Kraków ------------------- ------------------- Klient: GD0012 [GD] Klient: KR0005 [KR] Adres: 000004 [GD] Adres: 000003 [KR] Adres: 000012 [GD] Klient: GD0013 [GD] Klient: KR0002 [KR] Adres: 000001 [GD] Adres: 000001 [KR] Adres: 000002 [KR] -------------------------------- Ponad-oddziałowi (sieciowi) [!!] -------------------------------- Klient: SI0023 [!!] Adres 000004 [GD] Adres 000008 [GD] Adres 000012 [KR] Klient: SI0023 ma dwa adresy wysyłkowe w [GD] i jeden w [KR] Operatorzy mają dostęp do klientów własnych (własnego oddziału) oraz do wskazanych klientów sieciowych i ich adresow wysyłkowych. Można uzyskać zestawienie zamówień do realizacji od klientów sieciowych z adresami wysyłkowymi w np. [GD] Należy wskazać: Adresaci oddziałów: W/B [B] --> [GD]

Rozdzielona ewidencja

Oddziały mają odrębny stan magazynowy, odrębną numerację faktur sprzedaży, odrębne ewidencje kosztów oraz odrębne kasy i rachunku bankowe.

Bezpieczeństwo

Zbudowano wielopoziomowy system uprawnień chroniący dostęp do danych oraz ograniczający zakres wykonywanych funkcji w programie. Bezpieczeństwo. Mechanizmy Operatorom w oddziałach utworzono indywidualne menu zawierające tylko wykonywane przez nich operacje. Menu własne operatora

Zdalny dostęp kontrahentów

Kilkunastu dostawców i klientów ma możliwość zdalnego przeglądania zapasów magazynowych i składania zamówień. RA Zdalny dostęp kontrahentów

9. Zaopatrzenie (zatowarowanie) oddziałów

Zapewnienie, że w oddziałach będzie wystarczająca ilość asortymentu można realizować wg różnych modeli: * Oddziały zaopatrują się tylko z centrali. Centrala kupuje u dostawców. * Oddziały kupują samodzielnie. * Model mieszany. Część asortymentu oddziały kupują samodzielnie, duże gabaryty, a część dostarcza centrala. Patrz: Centralne uzupełniania zapasów Zaopatrzenie oddziałów. Centralnie Wzory obliczania potrzeb zakupu Można ustalać potrzeby oddziałów --> propozycje zamówień. ZA Tworzenie zamówień zakupu Można automatycznie generować dokumenty przesunięć MM z magazynu centrali do magazynów oddziałowych. Generowanie dok przesunięć MM

10. Tematy powiązane

Bezpieczeństwo. Mechanizmy System parametrów Zarządzanie płatnościami Cenniki sprzedaży EDI Elektroniczna wymiana dok Słowa kluczowe #TrawersERP-Wielo-... #TrawersERP-Architektura #TrawersERP-ProcesyGospodarcze #Pomoc-AsystentAI #Pomoc-NowyPracownik (AsystentAI) Wielo-oddziałowość. Opis ogólny W systemie Trawers ERP obsługa firm wielo-oddziałowych została zaprojektowana jako elastyczne i kompleksowe rozwiązanie, które pozwala efektywnie zarządzać rozproszoną strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Poniżej jest podsumowanie głównych funkcjonalności i rozwiązań: Czym jest oddział w Trawersie? Oddział to część firmy, która ma swoje własne procesy gospodarcze (np. sprzedaż, magazyn, kasa, rachunek bankowy). Może to być np. sklep, magazyn regionalny czy biuro. W Trawersie wszystkie oddziały firmy korzystają ze wspólnej bazy danych, ale są wyraźnie od siebie oddzielone organizacyjnie i funkcjonalnie. Model działania: scentralizowany (on-line) * Firma pracuje na jednej wspólnej bazie danych, umieszczonej na centralnym serwerze. * Oddziały łączą się z tą bazą zdalnie (np. przez terminale PuTTY). * Wszystkie dane są dostępne w czasie rzeczywistym, co pozwala szybko reagować i analizować sytuację całej firmy oraz poszczególnych oddziałów. Główne korzyści dla firmy wielo-oddziałowej 1. Wydzielone jednostki biznesowe Każdy oddział: * ma swoje magazyny, kasy, rachunki bankowe, klientów, dostawców * prowadzi własną sprzedaż, zakupy i rozrachunki * może mieć własne cenniki i politykę rabatową 2. Bezpieczeństwo i uprawnienia * Każdy operator należy do konkretnego oddziału. * Można przypisać operatorowi prawo dostępu tylko do danych własnego oddziału. * Możliwość blokowania dostępu do kartotek, dokumentów, raportów czy magazynów innych oddziałów. 3. Numeracja i księgowość oddziałowa * Możliwość osobnej numeracji dokumentów w każdym oddziale. * Symbol oddziału może być częścią numeru konta księgowego, co ułatwia prowadzenie księgowości analitycznej wg lokalizacji. 4. Raportowanie i analizy * Raporty można generować zarówno dla całej firmy, jak i dla wybranych oddziałów. * Łatwo porównywać dane, kontrolować koszty i sprzedaż w różnych lokalizacjach. 5. Zaopatrzenie oddziałów * Oddziały mogą być zaopatrywane centralnie lub samodzielnie. * Możliwość generowania przesunięć MM z centrali do oddziałów. * Automatyczne wyliczanie potrzeb i tworzenie propozycji zamówień. Praktyczne funkcje wspierające wielo-oddziałowość * Adresy wysyłkowe i trasy transportowe zależne od oddziału * Możliwość drukowania dokumentów z danymi konkretnego oddziału * Indywidualne menu operatora, zależne od uprawnień * Filtry pozwalające pracować tylko na danych własnego oddziału lub danych wspólnych * Różne ceny w różnych magazynach, nawet dla tego samego asortymentu Przykład zastosowania Firma z centralą w Koszalinie i oddziałami w Gdyni i Wrocławiu: * Każdy oddział ma swoje magazyny i klientów. * Operatorzy mają dostęp tylko do danych własnych lokalizacji. * Centrala prowadzi księgowość i kontroluje dane globalnie. * Dostawcy mogą zdalnie przeglądać stany magazynowe i składać zamówienia. Podsumowanie Dzięki zastosowanym rozwiązaniom: * Firma ma pełną kontrolę nad danymi i dostępem do nich. * Można prowadzić spójną politykę zakupów, sprzedaży i finansów. * System jest skalowalny - łatwo dodać nowe oddziały. * Praca on-line zapewnia aktualność danych i szybkie decyzje. *********************************************************************************************************************** Konfigurowanie nowego oddziału Lista czynności konfiguracyjnych 1. Dodanie oddziału do systemu Ścieżka: `AD > AD > Oddziały firmy [AD_TOD10]` * Nadaj symbol oddziału (np. `GD`, `KR`, `01`, `05`) * Wprowadź pełną nazwę, dane adresowe, NIP itp. * Wprowadź dane kontaktowe oraz numery rachunków bankowych (jeśli występują) Uwaga: Centrala ma zawsze symbol `[00]` 2. Powiązanie magazynów z oddziałem Ścieżka: `MG > MG > Magazyny` * Dodaj nowy magazyn (lub edytuj istniejący) * W polu Oddział (`MM-P`) przypisz symbol nowego oddziału * Można przypisać więcej niż jeden magazyn do oddziału 3. Utworzenie kasy i/lub rachunków bankowych Ścieżka: `KB > KB > Kasy i banki` * Zdefiniuj nową kasę i rachunek bankowy * W polu Oddział przypisz symbol oddziału * Zapisy do tego rejestru mogą być wykonywane tylko przez operatorów z tego oddziału 4. Utworzenie operatorów (użytkowników) Ścieżka: `AD > AD > Operatorzy` * Dla każdego operatora określ: * Symbol oddziału (pole `Oddział`) * Indywidualne menu (opcjonalnie) * Hasło * Uprawnienia (patrz punkt 5) 5. Nadanie uprawnień i filtrów operatorom Ścieżki: * `AD > AD > Warunki (filtry) operatorów` * `AD > AD > Uprawnienia operatorów` Przykładowe ustawienia: * Magazyny: dostęp tylko do magazynów oddziału `[GD]` * Kartoteki kontrahentów: tylko kontrahenci oddziałowi `[GD]` i sieciowi `[!!]` * Kasy i banki: tylko do rejestrów powiązanych z `[GD]` * Dokumenty sprzedaży/zakupu: tylko z oddziału `[GD]` * Filtr oddziału: wymuś parametr `0630` (tylko własny oddział) 6. Ustawienie numeracji dokumentów (opcjonalne) Ścieżka: `NA > NA > Numerowanie dokumentów` * Zdefiniuj serię numeracyjną dla nowego oddziału * Przykład: `FS/GD/2025/0001` 7. Wprowadzenie klientów, dostawców i asortymentu * W kartotekach (odbiorców, dostawców, towarów): * W polu Oddział ustaw `[GD]` (lub `[!!]` dla wspólnych) 8. Konfiguracja dokumentów (druków) * Wzorce wydruków mogą zawierać dane adresowe oddziału * Jeśli chcesz, by np. faktura z oddziału `[GD]` zawierała adres Gdyni, wpisz dane do karty oddziału i skonfiguruj odpowiedni wzorzec 9. Zaopatrzenie oddziału * Możesz: * przypisać schematy uzupełniania zapasów (np. automatyczne przesunięcia MM) * ustawić preferencje zakupowe (czy oddział kupuje samodzielnie czy przez centralę) 10. Test i weryfikacja konfiguracji * Zaloguj się jako operator oddziału * Przetestuj: * Dostęp do danych (czy nie widzi danych innych oddziałów) * Tworzenie dokumentów * Widoczność magazynów, kartotek, kontrahentów * Poprawność wydruków *********************************************************************************************************************** Checklista konfiguracji nowego oddziału | Krok | Opis czynności | v/x | Uwagi | | ------ | -------------------------------------------------------------------------------| --- | ----------------------------------------------- | | 1 | Dodaj nowy oddział w `AD > AD > Oddziały firmy [AD_TOD10]` | | Symbol oddziału, dane adresowe, NIP | | 2 | Dodaj magazyn/magazyny i przypisz je do oddziału w `MG > MG > Magazyny` | | Pole `MM-P` | | 3 | Utwórz kasę i rachunki bankowe w KB > KB > Kasy i banki i przypisz do oddziału | | Tylko operatorzy oddziału mogą z nich korzystać | | 4 | Dodaj operatorów (użytkowników) oddziału w `AD > AD > Operatorzy` | | Symbol oddziału, hasło, menu użytkownika | | 5 | Ustaw uprawnienia operatorów w `AD > AD > Uprawnienia operatorów` | | Dostęp do magazynów, kas, rachunków, dokumentów | | 6 | Ustaw warunki (filtry) operatorów w `AD > AD > Warunki operatorów` | | Filtr kontrahentów, indeksów, do dokumentów | | 7 | Wymuś ograniczenie do własnego oddziału - parametr `0630` | | Opcjonalnie: `0619`, `0511`, `0712`, `0906` | | 8 | Skonfiguruj numerację dokumentów w `NA > NA > Numerowanie dokumentów` | | Dla dokumentów sprzedaży/zakupu | | 9 | Wprowadź kartoteki kontrahentów, towarów, z przypisanym oddziałem | | `[GD]` lub `[!!]` w polu oddziału | | 10 | Skonfiguruj wzorce dokumentów z danymi oddziału | | Wydruki z danymi adresowymi oddziału | | 11 | Ustaw trasy przewozowe i adresy wysyłkowe oddziału | | Dla firm z logistyką oddziałową | | 12 | Ustal model zaopatrzenia (centralny/samodzielny/mieszany) | | Można użyć MM lub ZA | | 13 | Zweryfikuj konfigurację przez testowe logowanie | | Testuj widoczność danych, dokumentów i wydruków | Wskazówki dodatkowe: * Symbol centrali to zawsze `[00]`; oddziały mogą mieć oznaczenia od `[01]` do `[ZZ]`. * Jeśli operator powinien widzieć też dane wspólne, przypisz mu uprawnienia do `[!!]`. * Pamiętaj o dostosowaniu menu operatora do zakresu jego obowiązków (`Menu własne operatora`). * Zachowuj spójność oznaczeń w kartotekach, magazynach i dokumentach. ****************************************************************************************** Wielo-oddziałowość a KSeF W których obszarach funkcjonowania KSeF należy uwzględnić wykorzystanie wielo-oddziałowości w firmie, która użytkuje Trawers? Wielo-oddziałowość w Trawers ERP ma kilka istotnych powiązań z funkcjonalnością KSeF, szczególnie w kontekście zarządzania fakturami w rozproszonej strukturze organizacyjnej. Oto kluczowe obszary, które mają znaczenie: Obszary wielo-oddziałowości powiązane z KSeF - Centralna baza danych: Trawers ERP umożliwia pracę w modelu scentralizowanym, co jest zgodne z podejściem KSeF, który nie rozróżnia oddziałów - wszystkie faktury trafiają do jednego 'koszyka' przypisanego do NIP firmy. - Uprawnienia do ewidencji i kartotek w oddziale: W Trawers ERP można przypisać uprawnienia do konkretnych oddziałów, co pozwala ograniczyć dostęp do dokumentów tylko dla odpowiednich osób. W KSeF natomiast nie ma natywnego mechanizmu filtrowania dokumentów według oddziałów, więc ERP musi zapewnić tę warstwę organizacyjną - Dane teleadresowe na wzorcach dokumentów: W Trawers ERP można umieszczać dane oddziałów na fakturach. W kontekście KSeF, gdzie faktura ma postać XML, istotne jest, by dane te były poprawnie zmapowane do schemy FA(2) lub FA(3). - Oddział w symbolu konta i transakcjach: ERP może przypisywać transakcje do konkretnych oddziałów, co pomaga później w identyfikacji faktur pobranych z KSeF, które nie zawierają informacji o lokalizacji. - Zarządzanie dostępem i widocznością: W firmach wielooddziałowych kluczowe jest, by kierownicy widzieli tylko dokumenty swojej lokalizacji. Trawers ERP może wspierać takie filtrowanie, czego KSeF nie zapewnia natywnie. - Wzorce dokumentów z kodem QR i linkiem weryfikacyjnym: Trawers ERP umożliwia dodanie kodów QR i linków do faktur, co ułatwia ich weryfikację w KSeF - szczególnie przy fakturach przekazywanych w sposób uzgodniony (np. EDI). *********************************************************************************************************** W KSeF 'wielo-oddziałowość' nie występuje jako osobny byt (KSeF identyfikuje podatnika po NIP), ale w firmie pracującej w Trawersie trzeba ją uwzględnić wszędzie tam, gdzie oddział wpływa na treść faktury, numerację, uprawnienia oraz proces wysyłki/odbioru. Obszary, które trzeba uwzględnić w analizie/wdrożeniu 1) Treść faktury wysyłanej do KSeF (dane sprzedawcy i 'kto wystawia') W Trawersie oddział ma własne dane teleadresowe i może je podstawiać na wydrukach/wzorcach (wg operatora oddziału). To samo trzeba rozstrzygnąć dla e-Faktury do KSeF: * Adres sprzedawcy na fakturze: czy na e-Fakturze ma być *adres centrali* czy *adres oddziału* (miejsce prowadzenia działalności / punkt sprzedaży). * Dane kontaktowe / jednostka organizacyjna: jeżeli dziś oddziały mają różne nagłówki faktur, to trzeba ustalić, które elementy mają trafiać do struktury e-Faktury (a które zostaną tylko na wizualizacji PDF, jeśli generuje się z Trawersa). * Rachunek bankowy / forma płatności: jeżeli oddziały mają własne rachunki/kasy, to numer konta na fakturze musi odpowiadać temu oddziałowi (to jest element, który realnie różni faktury między oddziałami). O tym czy nr rachunku do faktury będzie pobrany z karty firmy czy z karty oddziału decyduje miejsce zarejestrowania faktury. Jeżeli faktura zarejestrowana została w centrali firmy [00], to pobierze z karty firmy, jeżeli w oddziale, to z karty oddziału. Tak samo na fakturze KSeF - gdy w centrali [00] to rachunek firmy, gdy w oddziale, to rachunek oddziału. #00054291 2) Numeracja dokumentów (serie oddziałowe) i jednoznaczność w KSeF W Trawersie oddziały mogą mieć własną numerację/serie dokumentów, a oddział jest zapisywany w dokumencie. W KSeF kluczowe jest, żeby: * numery faktur nie kolidowały między oddziałami (najprościej: seria zawiera symbol oddziału, np. `FS/WR/2026/0001`), * procesy typu korekta / powiązania do faktury pierwotnej zawsze trafiały do właściwego dokumentu (czyli w Trawersie musi być stabilne mapowanie: nasz numer + oddział + KSeF ID/ numer KSeF). 3) Uprawnienia i tożsamość użytkownika wysyłającego (operator <--> oddział) W Trawersie każdy operator należy do jednego, konkretnego oddziału i na tej podstawie ogranicza się dostęp do danych. W kontekście KSeF trzeba dopasować: * kto może wysyłać faktury do KSeF (czy każdy oddział sam, czy tylko centrala), * kto może pobierać/UPO i statusy, * czy integracja będzie działała w imieniu operatora oddziału (logika jak w Trawersie), czy centralnym użytkownikiem technicznym, ale z tagowaniem oddziału w Trawersie. Praktycznie: jeżeli oddziały są odseparowane uprawnieniami, to moduł/automat KSeF nie może przeciekać (np. użytkownik oddziału WR nie powinien móc pobrać/obsłużyć faktur GD, jeśli tak działa polityka bezpieczeństwa). 4) Scenariusze procesowe: kto wystawia, kto płaci, kto koryguje W opisie masz ważny przypadek: Oddział kupuje, centrala płaci (w Trawersie to jest normalne w rozrachunkach). Analogicznie dla KSeF w sprzedaży/zakupie trzeba spiąć: * wystawianie sprzedaży w oddziale vs wysyłka do KSeF centralnie, * obsługa korekt: korekta powinna iść tą samą 'ścieżką oddziałową' co faktura pierwotna (w danych, numeracji, odpowiedzialności), * obieg akceptacji/zatwierdzania: jeśli w Trawersie są parametry typu zatwierdza dokumenty tylko własnego oddziału, to trzeba zdecydować, czy wysyłka do KSeF ma być po zatwierdzeniu oddziałowym, czy po akceptacji centrali. 5) Pobieranie faktur z KSeF (zakup) i przypisanie do oddziału w Trawersie KSeF zwraca faktury dla podatnika (NIP). Jeżeli firma ma wiele oddziałów, to w Trawersie trzeba zaplanować regułę przypisania dokumentu zakupu do oddziału, bo w KSeF nie dostaniesz oddziału Trawersa jako takiego. Najczęstsze reguły przypisania (do wyboru): * po miejscu dostawy / adresie odbiorcy (jeśli jest w danych faktury), * po rachunku / warunkach płatności, * po MPK/JJ/KK (jeżeli dostawcy stosują), * po operatorze/komórce księgującej (centralne księgowanie, ale z dekretacją na oddziały), * albo manualnie (jeśli brak danych). To jest krytyczne, bo dalej od tego zależą: dekretacja, rozrachunki, raporty oddziałowe. 6) Księgowanie i analityka oddziałowa (KG, maski kont z %TT) W opisie jest mechanizm: oddział w symbolu konta (%TT) i oddział w poleceniach księgowania. Dla KSeF konsekwencja jest taka: * jeżeli faktura sprzedaży/zakupu ma być księgowana 'oddziałowo', to już na etapie importu/utworzenia dokumentu w Trawersie musi być poprawnie ustawiony ODDZIAŁ, żeby potem dekretacja z %TT poszła prawidłowo. 7) Wydruki/wizualizacje i dane oddziału KSeF przechowuje fakturę ustrukturyzowaną, ale w praktyce firmy nadal drukują/udostępniają wizualizacje (PDF) z ERP. Tu trzeba ustalić spójność: * czy wizualizacja generowana w oddziale ma pokazywać dane oddziału czy centrali, * czy numer KSeF / identyfikatory odbioru mają być drukowane i gdzie (i czy różnie w oddziałach). 8) Logowanie zdarzeń, audyt i raportowanie po oddziałach Ponieważ KSeF operuje na poziomie NIP, a oddziały są wewnętrzne, konieczne jest, żeby Trawers przechowywał i raportował co najmniej: * oddział źródłowy dokumentu, * status wysyłki do KSeF, daty, UPO/identyfikatory, * możliwość zestawień wysłane/odrzucone/oczekujące wg oddziałów (tak jak macie zestawienia wg oddziału w innych obszarach). Minimalna checklista (co ustalić na starcie) 1. Czy na e-Fakturze KSeF sprzedawca ma adres centrali czy oddziału? 2. Czy numeracja/serie faktur są oddziałowe i unikalne globalnie? 3. Kto technicznie wysyła do KSeF: oddziały czy centrala (i jak to ma się do uprawnień operatorów)? 4. Jak przypisujemy faktury zakupowe z KSeF do oddziałów w Trawersie? 5. Czy dekretacja (%TT) ma działać automatycznie dla dokumentów z KSeF? ***********************************************************************************************************