1. Opis ogólny
2. Centralne zarządzanie zaopatrzeniem. Charakterystyka
3. Realizacja w Trawers ERP
4. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Sytuacja
Firma wielo-odziałowa kupuje towary do swojej centrali
i następnie rozsyła je do oddziałów.
NOTE: Procesy i funkcje realizowane w tej firmie można określić:
centralne zarządzanie uzupełnianiem zapasów (en: Centralized Replenishment Control),
gdzie główna jednostka firmy (centrala) pełni rolę centrum zarządzającego
zakupami, dystrybucją i kontrolą zapasów w poszczególnych oddziałach.
Patrz szczegóły dalej: Centralne zarządzanie uzupełnianiem zapasów
Patrz też: Zatowarowanie oddziałów.
Centralized Replenishment Control, to jest strategia zarządzania
zapasami dystrybucją, w której z zakupy i zapasy są kontrolowane
centralnie.
Cele strategii
* Utrzymanie jednolitej polityki zakupowej.
* Wynegocjowanie lepszych warunków handlowych (większe zamówienia hurtowe).
* Minimalizowanie kosztów transportu i przechowywania.
Decyzje centrali o alokacji do oddziałów
* Na podstawie zapotrzebowania zgłaszanego przez oddziały.
* Na podstawie analiz sprzedaży i prognoz popytu.
* Na podstawie minimalnych i maksymalnych stanów magazynowych.
Korzyści centralnego zarządzania
* Koszty zakupu:
Zakupy w większych partiach pozwalają uzyskać rabaty.
Skonsolidowane zamówienia redukują koszty transportu od dostawców.
* Spójność danych i decyzji:
Ułatwione zarządzanie danymi w systemie ERP.
Jednolite kartoteki asortymentowe, cenniki.
Wspólna polityka upustów.
Lepsza kontrola nad dostępnością kluczowych produktów.
* Zarządzanie logistyką:
Jedna lokalizacja magazynowa (centrala) jako punkt dystrybucyjny.
Możliwość planowania transportów do oddziałów redukuje koszty przesunięć.
* Zarządzanie zapasami:
Mniej zapasów zalegających w oddziałach.
Możliwość szybkiej redystrybucji towarów między oddziałami.
* Prognozowanie popytu:
Gromadzenie danych sprzedażowych z oddziałów w jednym miejscu
umożliwia precyzyjne planowanie zakupów.
Warianty strategii
* Centrala podejmuje wszystkie decyzje:
Centrala kontroluje zakupy, zapasy i przesunięcia, oddziały zgłaszają
tylko zapotrzebowanie.
* Centrala zarządza strategicznie, oddziały mają pewną autonomię:
Centrala definiuje limity zapasów i organizuje główne zakupy.
Oddziały decydują o lokalnych zakupach w ramach określonych zasad
(np. brak zapasów awaryjnych).
Trudności, problemy
* Koordynacja logistyki:
Planowanie dostaw do wielu oddziałów wymaga precyzyjnego harmonogramowania.
* Zależność od centrali:
Ewentualne opóźnienia w przesunięciach lub błędne decyzje zakupowe w centrali
mogą powodować problemy w oddziałach.
2. Realizacja w Trawers ERP
Pytanie
Jakie są procesy i funkcje w Trawers ERP, które firma ta powinna stosować ?
Firma wielo-oddziałowa, która kupuje towary do centrali i następnie rozsyła je
do oddziałów, może efektywnie zarządzać tym procesem za pomocą funkcji
dostępnych w Trawers ERP.
Poniżej omówiono kluczowe procesy i moduły, które firma powinna stosować.
2.1 Zakupy do centrali
Proces:
Towary są zamawiane przez centralę u dostawców, a następnie przyjmowane
do magazynu centralnego.
Moduł Zakupów:
* Generowanie zamówień zakupu.
Konsolidacja zapotrzebowań z różnych oddziałów pozwala uzyskać lepsze warunki handlowe.
* Śledzenie statusu zamówień (złożone, w trakcie realizacji, zrealizowane).
* Obsługa faktur zakupu (rejestracja i kontrola).
Moduł Magazynowy:
* Przyjęcie towarów do magazynu centralnego (dokument PZ - Przyjęcie Zewnętrzne).
* Automatyczne aktualizowanie stanów magazynowych.
Dodatkowe funkcje:
* Analiza poziomu zapasów w centrali.
* Obsługa dostaw międzynarodowych, jeśli towary pochodzą z zagranicy
(np. obsługa cła, PTU (VAT)).
2.2 Planowanie dystrybucji do oddziałów
Proces:
Centrala planuje dostawy do oddziałów na podstawie ich zapotrzebowania
lub planów sprzedaży.
Moduł Zarządzania Zapotrzebowaniem:
* Rejestracja zapotrzebowania zgłaszanego przez oddziały.
* Generowanie zapotrzebowania na podstawie danych sprzedażowych (prognozy).
Moduł Planowania Dystrybucji:
* Automatyczne tworzenie listy potrzebnych przesunięć na podstawie zapotrzebowania oddziałów.
* Harmonogramowanie przesunięć magazynowych.
Dodatkowe funkcje:
* Analiza dostępności towarów w centrali.
* Uwzględnienie minimalnych i maksymalnych stanów magazynowych w oddziałach.
2.3 Przesunięcia międzymagazynowe
Proces:
Towary są przesyłane z centrali do oddziałów za pomocą przesunięć międzymagazynowych.
Moduł Magazynowy:
* Generowanie dokumentów przesunięcia międzymagazynowego (MM).
* Rejestracja wydania towaru z magazynu centralnego i przyjęcia go w magazynie oddziału.
Obsługa tras i logistyki:
* Śledzenie statusu przesunięć.
* Planowanie transportu do oddziałów.
Dodatkowe funkcje:
* Obsługa kodów kreskowych i skanerów w celu uproszczenia operacji magazynowych.
* Rejestrowanie kosztów transportu przypisanych do przesunięć.
2.4 Zarządzanie stanami magazynowymi w oddziałach
Proces:
Oddziały zarządzają swoimi magazynami, monitorują poziom zapasów i informują centralę o potrzebach.
Moduł Magazynowy:
* Monitorowanie stanów magazynowych w oddziałach.
* Automatyczne generowanie alertów o niskich stanach magazynowych.
Integracja z modułem Sprzedaży:
* Dane sprzedażowe z oddziałów mogą być używane do aktualizacji prognoz zapotrzebowania.
Dodatkowe funkcje:
* Raportowanie stanów magazynowych w centrali i oddziałach.
* Możliwość rozliczania zapasów wg różnych metod wyceny (FIFO, LIFO, średni ważony).
2.5 Sprzedaż z oddziałów
Proces:
Oddziały sprzedają towary końcowym klientom, korzystając z zapasów
dostarczonych przez centralę.
Moduł Sprzedaży:
* Rejestracja zamówień sprzedaży klientów w oddziałach.
* Generowanie dokumentów sprzedaży (FV, WZ).
Obsługa polityki cenowej:
* Możliwość definiowania cen sprzedaży oddzielnie dla każdego oddziału.
* Ustalanie polityki rabatowej.
Dodatkowe funkcje:
Integracja sprzedaży z centralnym raportowaniem (centrala widzi
dane sprzedażowe ze wszystkich oddziałów w czasie rzeczywistym).
2.6 Rozliczanie transakcji między centralą a oddziałami
Proces:
Rozliczanie kosztów przesunięć towarów i transakcji wewnętrznych między centralą a oddziałami.
Moduł Księgowości:
* Księgowanie przesunięć międzymagazynowych.
* Rozliczanie kosztów transportu i różnic kursowych (jeśli dotyczy).
Moduł Kontrolingu:
* Analiza kosztów przesunięć i ich wpływu na rentowność oddziałów.
* Raportowanie wyników finansowych poszczególnych oddziałów.
2.7 Centralne zarządzanie danymi
Proces:
Wszystkie oddziały korzystają z tych samych danych kartotekowych,
np. listy produktów, cenników, klientów.
Centralne kartoteki:
* Wspólne bazy danych klientów, dostawców, produktów, cen.
Zarządzanie uprawnieniami:
* Oddziały mają dostęp tylko do swoich danych operacyjnych,
przy jednoczesnym wglądzie centrali w całość danych.
2.8 Raportowanie i analiza
Proces:
Centrala monitoruje dane z oddziałów w celu analizy sprzedaży, zapasów i efektywności procesów.
Moduł Raportowania:
* Generowanie raportów o obrotach oddziałów.
* Analiza efektywności dystrybucji towarów.
Dashboardy i statystyki:
Wizualizacja kluczowych wskaźników (np. poziomy zapasów, sprzedaż per oddział).
2.9 Zarządzanie logistyką
Proces:
Obsługa transportu i harmonogramowanie dostaw.
Moduł Logistyki (jeśli dostępny):
* Planowanie tras dostaw.
* Śledzenie kosztów transportu.
2.10 Optymalizacja procesów
Proces:
Analiza i poprawa procesów logistycznych oraz planowania.
Analiza danych:
* Analiza czasów realizacji zamówień.
* Ocena kosztów przesunięć towarów.
Automatyzacja:
* Użycie funkcji automatycznego generowania dokumentów
(np. przesunięć międzymagazynowych na podstawie prognoz).
Dzięki takiemu podejściu firma wielo-oddziałowa może efektywnie zarządzać
procesami zakupu, dystrybucji i sprzedaży, jednocześnie utrzymując
pełną kontrolę nad stanami magazynowymi i finansami.