1. Opis ogólny
Wymagania wobec programu
Kanały przepływu dokumentów
Formaty zapisu
Nośniki informacji
Źródła treści dokumentów
2. Trawers ERP. Elementy DMS (ogólnie)
3. Trawers ERP. Elementy DMS (w szczegółach)
Przetwarzanie dokumentów
Formaty zapisu
Nośniki informacji
Identyfikowanie dokumentów
Wyszukiwanie dokumentów
Bezpieczeństwo dokumentów
4. Jak wprowadzać system zarządzania dokumentami ?
Stan aktualny
Plan organizacji. Cele
Wprowadzenie systemu
5. Komunikacja w Trawers ERP
6. Przykłady zarządzania dokumentami
Faktura zakupu. RefNo
Faktura zakupu
Dokumenty wysyłane i odbierane e-mailem
7. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Zarządzanie dokumentami (en: DMS Document Management System), to tworzenie (rejestrowanie),
porządkowanie, przesyłanie, przeszukiwanie i przechowywanie treści dokumentów w różnych
formatach (doc, pdf, txt, itp.) i na różnych nośnikach (papierowe, magnetyczne, optyczne, itp.).
Istotną właściwością DMS jest włączenie do repozytorium dokumentów
zasobów zgromadzonych w chmurach obliczeniowych.
Dokumenty służą do komunikacji w firmie i z kontrahentami.
Komunikacja w Trawers ERP
Zarządzanie dokumentami, plikami w różnych formatach należy odróżnić
od zarządzania dokumentami transakcyjnymi.
Dokumenty (transakcje) reprezentują zdarzenia gospodarcze. Rejestrowane
są w zbiorach transakcyjnych w ściśle określonych formatach.
Dokumenty transakcyjnePrzetwarzanie dokumentów
Wymagania wobec programu
Program informatyczny, który wspomaga zarządzenie firmą powinien mieć możliwość
(obiekty, funkcje, narzędzia, zasoby) aby tworzyć (generować), odbierać, wysyłać,
przechowywać i wyszukiwać dokumenty (treści dokumentów).
Zarządzanie dokumentami powinno być zintegrowane z pozostałymi funkcjami
i obiektami programu.
Podobnie jak zintegrowane są funkcje poczty elektroniczej.
E-mail Wbudowana poczta TrEmail
Kanały przepływu dokumentów
Listy papierowe (pocztowe)
e-maile
Faxy
Notatki z rozmów i spotkań
aplikacje w internecie (w chmurze)
Formaty zapisu
Plik .pdf
Pliki graficzne
Wydruk na papierze
EDI (xml)
Zasoby informacji w internecie (URL)
Nośniki informacji
Elektroniczne
Papierowe
Źródła treści dokumentów
Własne
Obce
2. Trawers ERP. Elementy DMS (ogólnie)
Trawers ERP - DMS w praktyce (wbudowane zarządzanie dokumentami)
W Trawers ERP dokumenty są naturalną częścią pracy w systemie -
nie jako osobny 'dodatkowy moduł', tylko jako element codziennych procesów.
Trawers zapewnia spójne, bezpieczne i wygodne zarządzanie dokumentami
w kontekście danych ERP.
Co daje Trawers w obszarze DMS:
* Dokument zawsze tam, gdzie jest potrzebny - pliki (PDF/JPG/DOCX) i linki (URL)
można podpinać bezpośrednio do faktur, dokumentów magazynowych, kontrahentów, zleceń,
pozycji KIM i innych rekordów.
Dzięki temu dokument 'nie krąży po folderach', tylko jest dostępny dokładnie
przy sprawie, której dotyczy.
* Jednoznaczna identyfikacja i porządek - dokumenty transakcyjne
są spójnie identyfikowane (m.in. przez RefNo i numerację), co ułatwia
szybkie odnajdywanie, powiązania i kontrolę kompletności.
* Wyszukiwanie i szybki dostęp - dokumenty i załączniki są łatwe
do odnalezienia poprzez filtry i zapytania w bazie (po metadanych, numerach,
danych dokumentu, nazwach).
* Bezpieczeństwo i kontrola dostępu - rozbudowany system uprawnień (role, operatorzy)
pozwala precyzyjnie sterować tym, kto może przeglądać, dopisywać, korygować
i korzystać z archiwum.
* Archiwizacja dokumentów transakcyjnych - system automatycznie dba o zachowanie historii
dokumentów w ramach archiwum danych, co wspiera kontrolę i odtwarzalność.
* Dokumenty także w pracy zespołowej i CRM - dokumenty można wiązać z zadaniami/projektami (RZ)
oraz kontaktami i działaniami (RK), a także uzupełniać kontekst notatkami CRM.
* Obsługa korespondencji - Trawers może gromadzić treści e-maili oraz ich załączniki,
dzięki czemu komunikacja powiązana ze sprawą nie ginie poza systemem.
* Integracja i udostępnianie - dokumenty i załączniki mogą być udostępniane
również integracyjnie (API/SOA dla wybranych obiektów), a zestawienia/dokumenty
można kierować do katalogów zewnętrznych i chmury.
Podsumowanie
Trawers oferuje praktyczny DMS osadzony w ERP: przechowywanie, porządek, powiązania,
bezpieczeństwo i szybki dostęp do dokumentów 'przy transakcji i przy kliencie'.
Tworzenie: dopisywanie i korygowanie dokumentów
Dokumentu stan (status)
Dokumentów skanowanie
Dokument systemowy
Dokument techniczny
Dokumentu duplikat
Dokumentu kopia
Dokument korygujący
Dokument transakcyjny, nie-transakcyjny
Przetwarzanie dokumentów
Dokumentów emisja: wysyłanie, drukowanie
Drukowanie. OgólnieWymiana dokumentów z innymi programami
Wymiana danych z innymi programami
Redagowanie treści i postaci dokumentów. Wzorce dokumentów
Wzorce dokumentów i etykiet
Workflow management system
Zarzadzanie procesami pracy i obiegiem dokumentow.
Procesy automatycznePrzechowywanie dokumentów w katalogach
W tabeli: Dokumenty CRM [RK_TDO10] można zapisać informacje o dokumentach
stosowanych podczas działań marketingowych i handlowych.
RK Rynek Kontakty
4. Jak wprowadzać system zarządzania dokumentami ?
Dokumentami można zarządzać na różne sposoby.
Wybór zależy od celu, np.
* uporządkowanie dokumentów dostępnych na bieżąco
* uporządkowanie dokumentów w archiwum
* umożliwienie szerokiego dostępu, lub przeciwnie, ustalenie uprawnień
* szybsze wyszukiwanie, np. z użyciem słów kluczowych, tagów, skrótowców, itp.
* przestrzeganie wymagań prawnych, np. RODO
W każdym jednak przypadku należy rozpocząć od zaplanowania organizacji dokumentów.
Stan aktualny
Planowanie należy rozpocząć od opisania aktalnego stanu (fotografia) organizacji.
Należy ustalić:
* Jakie rodzaje dokumentów znajdują się w firmie ?
* Które dokumenty mają postać elektroniczną (cyfrową) ?
* W jakim formacie są te dokumenty i gdzie się znajdują ?
* Które dokumenty nie mają postaci elektronicznej (cyfrowej) ?
* W jakiej postaci są te dokumenty i gdzie się znajdują ?
* Które dokumenty można łatwo wyszukać ?
* Które dokumenty trudno wyszukać ?
* W jakie są sposoby wyszukiwania dokumentów cyfrowych?
* W jakie są sposoby wyszukiwania dokumentów nie-cyfrowych?
* Jakie są kanały i sposoby wymiany dokumentów z kontrahentami
i instytucjami, np. klientami, urzędami, kooperantami ?
* Czy opracowano i stosuje się procedury przepływu (obiegu) dokumentów ?
* Czy te procedury są zinformatyzowane (System Workflow) ?
Plan organizacji. Cele
Plan i realizacja planu zależy od celu wprowadzenia nowej organizacji
zarządzania dokumentami.
* Porządek
Czy chodzi tylko o ogólnie ujęty porządek w dokumentach, np. aby były
zgromadzone wg rodzajów, aby się nie dublowały się, aby razem były
gromadzone dokumenty w kolejnych wersjach, itp.
* Baza wiedzy
Czy chodzi o zebranie w jednym miejscu wiedzy o produktach i usługach firmy.
Aby skonsolidować całą wiedzę firmową i zapewnić wszystkim użytkownikom
spójne i aktualne informacje.
* Szybszy dostęp
Czy chodzi i zapewnienie szybszego dostępu do danych znajdujących się
w dziesiątkach tysięcy zapisów. Np. w firmie Tres zgromadzono 28 tys zapisów
w tabeli zadań związanych z rozwojem i serwisowaniem programu Trawers
i 145 tys e-maili z kontrahentmi + 36 tys w archiwum e-maili.
Wyszukiwanie konkretnych informacji w takiej liczbie zapisów to jest
prawdziwe wyzwanie dla autorów oprogramowania zarządzania dokumentami.
* Uprawnienia
Czy chodzi o utworzenie systemu uprawnień dostepu do dokumentów.
Powiązanie użytkowników (operatorów) z grupami dokumentów a nawet
konkretnymni dokumentami.
Utworzenie obiektów (rodzaj dokumentów, dokumenty), do których nadaje się
uprawnienia na poziomie ról i operatorów.
Wprowadzenie systemu organizacji dokumentów
Ustalenie:
* Które dokumenty znajdą się w bazie danych (repozytorium dokumentów) ?
* Które dokumenty trzeba przekształcać na postać cyfrową ?
* Jakie zastosować procesy (procedury) cyfryzacji ?
* Jaka struktura bazy danych: katalogi, zbiory (tabele) ?
* Jakie metody zarządzania wersjami dokumentów ?
* Jakie zastosować metody i techniki wyszukiwania: indeksowanie,
wyszukiwanie swobodne, tagi, meta-dane (#Hashtagi) ?
* Jakimi kanałami i narzędziami wymieniać dokumenty z kontrahentami ?
* Rozważyć opracowanie i wdrożenia procedur przepływu (obiegu) dokumentów.
Procedury Workflow. Funkcje wbudowane, np. zastosowanie alertów
czy programy (aplikacje) zewnętrzne.
* Jaki powinien być system uprawnień dostępu do dokumentów ?
* Jak często weryfikować funkcjonowanie systemu ?
5. Komunikacja w Trawers ERP
Komunikacja to tworzenie, przesyłanie i przechowywanie treści (informacji).
Powodzenie przedsiębiorstwa, jego konkurencyjność, zależy od sprawnej komunikacji
wewnętrznej, między pracownikami i zewnętrznej, z klientami i dostawcami.
Komunikacja w programie Trawers ERP
Trawers ERP wspomaga zarządzenie firmą. Program ma możliwość
(obiekty, funkcje, narzędzia, zasoby) aby tworzyć (generować), odbierać,
wysyłać, przechowywać i wyszukiwać korespondencję (treści korespondencji).
Komunikacja w Trawers ERP
Program zapewnia pełny przegląd otoczenia, w którym funkcjonuje firma.
Dane o kontrahentach (firmach) i osobach je reprezentujących (osoby do kontaktu).
Informacje o wszelkich kontaktach, aktywności, korespondencji.
Zapewnia możliwość szybkiego wyszukiwania informacji podczas podejmowania
bieżących decyzji. Możliwość tworzenia raportów syntetycznych i szczegółowych.
Więcej informacji o kanałach komunikacji, formatach dokumentów, źródłach treści:
Komunikacja w Trawers ERP
Szczególnym przypadkiem komunikacji jest komunikacja w dziale serwisowym firmy.
Dział obsługi serwisowej przedsiębiorstwa jest pośrednikiem między oczekiwaniami
klientów a możliwościami zaspokojenia tych oczekiwań przez przedsiębiorstwo:
dostawcę produktów i usług.
Czynności w dziale serwisu polegają, w przeważającej mierze, na komunikacji
z klientami. Na przetwarzaniu korespondencji między klientami a działem serwisu.
Patrz szczegóły:
Komunikacja w dziale serwisowym
6. Przykłady zarządzania dokumentami
Scenariusz rejestracji faktury zakupu
(wariant z RefNo)
Patrz szczegóły:
RefNo Numery referencyjne dokumentów
- zarejestrować fakturę w systemie ZO, nadać numer własny i zapisać numer obcy
- wydrukować etykietę (nalepkę) z kodem kreskowym z numerem RefNo
- nakleić etykietę na fakturze papierowej
- skanować fakturę, zapisać plik skanu do katalogu wymiany
- powiązać plik skanu z fakturą w zbiorze faktur - skan jako załącznik faktury
Patrz też:
Dokumenty powiązane (załączniki)
Scenariusz rejestracji faktury zakupu
(wariant bez RefNo)
- zarejestrować fakturę w systemie ZO, nadać numer własny i zapisać numer obcy
- dopisać na fakturze papierowej nadany w systemie numer własny i obcy
- skanować fakturę, zapisać plik skanu do katalogu wymiany
- powiązać plik skanu z fakturą w zbiorze faktur - skan jako załącznik faktury
Patrz też:
Dokumenty powiązane (załączniki [&])
Dokumenty wysyłane i odbierane e-mailem
(dokument w e-mailu, wariant z RefNo))
Powiązania między e-mailami a dokumentami transakcyjnymi program zapisuje
w zbiorze (tabeli) [388] E-mail -> dokument RefNo.
Patrz:
E-mail Używanie poczty TrEmail