Baza danych. Statystyki techniczne

1. Opis ogólny 2. Przykłady statystyk i korzyści ich zastosowania 2.1 Ogólne spojrzenie na działalność firmy 2.2 Monitorowanie obciążenia systemu 2.3 Wykrywanie anomalii i niezgodności 2.4 Analiza historyczna 2.5 Zarządzanie i optymalizacja danych 2.6 Wspomaganie działań administracyjnych 2.7 Ocena dynamiki procesów 3. Wielkości podstawowych kartotek 4. Wielkości zbiorów dokumentów miesięcznych 5. Liczba transakcji. Limit transakcji 6. Statystyki baz danych 7. Liczba wystąpień wartości pól 8. Godziny zapisów do baz danych 9. Rekordy dopisane w dniach ... 10. Statystyki rozbudowy zbiorów 11. Statystyki kartotek handlowych, produkcyjnych 12. Zbiory danych w archiwum 13. Tematy powiązane

1. Opis ogólny

W programie Trawers ERP są zestawienia i raporty które dają ogólny pogląd na działalność przedsiębiorstwa i jego procesy gospodarcze. Zestawienia te i raporty powstają w oparciu o dane zgromadzone w Trawers ERP. Patrz szczegóły: Raporty i analizy Są to zestawienia i raporty, które mają charakter głównie ekonomiczny odnoszący się do podstawowych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Oprócz nich można uzyskać zestawienia i raporty techniczne. Odnoszące się do rozwiązań systemowych, informatycznych. Są to statystyki, które pokazują liczby rekordów (wierszy) w poszczególnych zbiorach (tabelach) w bazie danych w Trawers ERP. Te statystyki mogą być również przydatne, choć nie stanowią typowych analiz KPI KPI Key Performance Indicators. Kluczowe wskaźniki efektywności. Patrz szczegóły: KPI. Miary, wskaźniki efektywności

2. Przykłady statystyk i korzyści ich zastosowania

Statystyki danych. Zestawienia i raporty techniczne rozwiązań systemowych, informatycznych. Prezentują liczby rekordów (wierszy) w poszczególnych zbiorach (tabelach) w bazie danych w Trawers ERP.

2.1 Ogólne spojrzenie na działalność firmy

Liczba rekordów (zapisów) w kartotekach: * Kartoteka odbiorców - liczba klientów * Kartoteka indeksów KIM i KSOM - liczba oferowanych produktów * Kartoteka dostawców - liczba dostawców Przykład: * Liczba klientów : 10 000 * Liczba produktów: 5 000 * Liczba dostawców: 500 Dzięki temu można oszacować rozmiar rynku, który obsługuje firma.

2.2 Monitorowanie obciążenia systemu

Liczba dokumentów transakcyjnych w zbiorach okresowych. Ważne z punktu widzenia wydajności systemu i zarządzania danymi. * Liczba faktur sprzedaży/m-c * Liczba faktur zakupu/m-c * Liczba dokumentów magazynowych/m-c Przykład zastosowania: Liczba dokumentów magazynowych: 50 000/m-c wskazuje na intensywność obrotu magazynowego.

2.3 Wykrywanie anomalii i niezgodności

Niezwykły wzrost lub spadek liczby rekordów może wskazywać na potencjalne problemy: * Brak dokumentów rozchodu magazynowego przy dużej liczbie faktur sprzedaży magazynowej * Nagły wzrost liczby rekordów w zbiorze poleceń księgowania przy średniej liczbie transakcji bazowych

2.4 Analiza historyczna

Liczba rekordów w poszczególnych okresach czasowych umożliwia porównanie intensywności działalności w różnych okresach. Może być przydatna do badania sezonowości lub trendów. Przykład: Liczba zamówień w Q4: 20 000 vs. Q3: 15 000 wskazuje na sezonowy wzrost zamówień.

2.5 Zarządzanie i optymalizacja danych

Identyfikacja zbędnych rekordów. * Liczba produktów bez obrotu w kartotece KSOM. * Liczba nieaktywnych klientów. Brak transakcji w ciągu ostatnich 12 miesięcy). Zarządzanie archiwizacją. * Dokumenty starsze niż 5 lat warto archiwizować.

2.6 Wspomaganie działań administracyjnych

* Liczba użytkowników a liczba ich transakcji. * Liczba użytkowników a ich aktywność w kolejnych m-cach. * Liczba otwartych (niezrealizowanych) zamówień.

2.7 Ocena dynamiki procesów

* Porównanie liczby rekordów w czasie: Liczba zamówień sprzedaży w ostatnim m-cu vs. poprzednie m-ce. Liczba pozycji w dokumentach magazynowych.

2.8 Podsumowanie

Statystyki baz danych, to są zestawienia, które prezentują wielkość, strukturę i dynamikę rozbudowy podstawowych zbiorów danych: kartotek, okresowych zbiorów dokumentów transakcyjnych oraz tabel pomocniczych. Wielkości podawane są jako liczba rekordów tj. pojedyńczych kart, pozycji dokumentów lub wierszy. Wielkość w znakach (bajtach) może być inna, gdyż rekordy w poszczególnych zbiorach, mają różne rozmiary w bajtach. Wielkość zbiorów w bajtach można przeglądać w funkcjach zarządzania bazą danych. Patrz szczegóły: Zarządzanie bazą danych Porównanie rozmiarów (wielkości) poszczególnych kartotek i zbiorów dokumentów (transakcji) ułatwia analizę i ocenę funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pozwala określić kierunki usprawnień oraz pozwala wychwycić nieprawidłowości. Np. nieoczekiwany, nadmiarowy rozrost okresowych zbiorów poleceń księgowania, przy zachowaniu stałych rozmiarów dokumentów źródłowych, może wskazywać na wprowadzenie nieprawidłowych definicji w tabelach dekretacji. Patrz też: Dokumenty poleceń księgowania

3. Wielkości podstawowych kartotek

PM > Statystyki > Wielkości podstawowych kartotek > [PM_ZST30] Prezentuje zbiorczo ilości rekordów w podstawowych kartotekach, tabelach i w zbiorach dokumentów, np. -------------------------------------- NA Kartot odbiorców ........... 79 562 NA Adresy odbiorcy ............. 2 866 NA Osoby do kontaktu NA ....... 41 845 NA Rozrachunki bieżące NA ...... 1 566 ZO Kartot dostawców .............. 887 ZO Rozrachunki bieżące ZO ........ 837 MG Indeksy KIM MG ............. 54 230 MG Indeksy KIZ Zamienniki ..... 23 104 TK Tab kursów walut ........... 91 114 AD Alerty Definicje ............... 15 RK E-maile RK ................ 144 606 -------------------------------------- NOTE: Zbiory zamówień sprzedaży i zamówień zakupu prezentowane są dwóch ujęciach: zbiorczo (wszystkie rekordy) i okresowo (rekordy dopisane we wskazanym okresie (miesiącu). ------------------------------------------ [ZL] Zamówienia sprzedaży [OF] Oferty sprzedaży NA 197 Zamów/Oferty_Poz NA (bież) .......... 23 568 <--- Ujęcie zbiorcze NA 197 ZL 01/2025 Zamów/Oferty_Poz NA (bież) 438 <--- [ZL] Zamówienia sprzedaży NA 197 OF 01/2025 Zamów/Oferty_Poz NA (bież) 324 <--- [OF] Oferty sprzedaży ------------------------------------------ [ZL] Zamówienia zakupu [OF] RFQ Zapytania ofertowe ZA 177 Zamów/RFQ_Poz ZA (bież) ............. 13 513 <--- Ujęcie zbiorcze ZA 177 ZL 01/2025 Zamów/RFQ_Poz ZA (bież) 812 <--- [ZL] Zamówienia zakupu ZA 177 OF 01/2025 Zamów/RFQ_Poz ZA (bież) 481 <--- [OF] RFQ Zapytania ofertowe

4. Wielkości zbiorów dokumentów miesięcznych

PM > Statystyki > Wielkości zbiorów dokumentów > [PM_ZST35] Zestawienie liczby rekordów w zbiorach okresowych, np. ----------------------------------- MG 20xx/05 Dok MG - poz ...12 321 MG 20xx/06 Dok MG - poz ...10 293 MG 20xx/07 Dok MG - poz ....5 839 MG 20xx/08 Dok MG - poz ....6 772 MG 20xx/09 Dok MG - poz ...11 614 MG 20xx/10 Dok MG - poz ....4 715 MG 20xx/11 Dok MG - poz ....9 418 MG 20xx/12 Dok MG - poz ....8 550 ----------------------------------- Zbiory danych okresowych

5. Liczba transakcji. Limit transakcji

Program oblicza transakcje w zbiorach każdego miesiąca w systemach: NA MG ZO ZP Od liczby transakcji zależy też, pośrednio, opłata licencyjna. Im więcej transakcji, tym wiecej należy wykupić sesji programu Trawers ERP. Patrz szczegóły: Warunki licencji Aktualną liczbę transakcji, od których zależy liczba sesji można zobaczyć: AD > Pomoc > O programie > License monitoring console [AD_TAT10]

6. Statystyki baz danych

PM > Statystyki > Statystyki baz danych [PM_ZST10] Zestawienie przedstawia ilość rekordów w wybranych zbiorach, ale także wartości statystyczne: suma, średnia, wartości minimalne, maksymalne, i odchylenie standardowe. Obliczenia wykonywane są na wskazanych polach liczbowych, np. saldo kontrahenta w kartotece odbiorców. -- Statystyki baz danych [PM_ZST10] -------- System NA Zbiór 199 Kartot odbiorców NA Pole ODSALDO Saldo kontrahenta w PLN -------------------------------------------- Suma: 16 570.39 Średnia: 0.19 Minimum: 0.00 Maximum: 9 577.32 Wariancja: 1 573.44 Odch stand: 39.67 Ilość pozycji: 89 374 Uwzględniono: 89 374 --------------------------------------------

7. Liczba wystąpień wartości pól

PM > Statystyki > Liczba wystąpień wartości pól [PM_ZST40] (en: Field Frequency Analysis, Counts Report) Zestawienia pokazują liczbę wystąpień (liczbę wystąpień wartości w polach). Ułatwiają analizę porównawczą zgromadzonych danych. Odpowiadają na istotne pytanie: Ile tego jest ? Prezentują liczbę pól zawierających takie same wartości i porównuje z ogólna liczba pól. W parametrach określa się: Symbol systemu, Zbiór, pole System: NA Zbiór: 199 Kartoteka odbiorców Pole: ODMIASTO (miasto) Przykłady:

Liczba kart kontrahentów majacych siedziby w tych samych miastach

----------------------------------- Miasto Liczba kart odbiorców ----------- --------------------- KATOWICE 258 3.7 % KRAKÓW 179 2.5 % WARSZAWA 170 2.4 % GLIWICE 137 1.9 % WROCŁAW 121 1.7 % SOSNOWIEC 89 1.3 % -----------------------------------

Liczba kart KIM z różnymi rodzajami indeksów

------------------------------------- Rodzaj Liczba kart KIM ----------------- --------------- 05 Produkt 9278 88.4 % 03 Materiał 1029 9.8 % 06 Usługa obca [Uo] 165 1.6 % 07 Usługa własna [Uw] 26 0.2 % ------------------------------------- Razem: 10498 100.0 % -------------------------------------

Liczba kart KIM z różnymi symbolami krajów pochodzenia

--------------------- Kraj Liczba kart KIM ---- --------------- PL 120 DE 30 GB 31 --------------------- Dodatkowo raport pozwala ocenić poprawność zapisów w polach, szczególnie w tych polach, w których wartości pobierane są ze słowników, np. grupy, wyróżniki, kody krajów, numery PTU. Pozwala wychwycić zapisy nieprawidłowe, obecnie nieużywane, używane w przeszłości.

8. Godziny zapisów do baz danych

PM > Statystyki > Godziny zapisów do baz danych [PM_ZST50] Program prezentuje rozkład godzinowy dopisywania wskazanych danych do zbiorów. Liczy dopisane rekordy, kwalifikuje do poszczególnych godzin. Prezentuje liczbę dopisanych rekordów w godzinach. Pozwala ustalić godziny natężenia rejestrowania danych, np. dokumentów obrotów magazynowych lub kontaktów marketingowych (handlowych). Dodatkowo, pozwala uchwycić transakcje wykonywane w nietypowych porach. --------------------------------------- Godzina Suma OWARTOSC Ilość zapisów ------- ------------- ------------- 10:00 10.00 1 11:00 40.00 2 ...... 17:00 43.00 2 18:00 18.00 1 19:00 176.00 11 20:00 44.00 3 21:00 32.00 2 --------------------------------------- Szczyt sumy o godzinie 19:00 Szczyt ilości o godzinie 19:00 o-- Godziny zapisów do baz danych -----------------------------------o |Godzina Suma OWARTOSC Il zapisów o------------ Ogółem ------------o| |----------------------------------| || | 6:00 0.00 0 | Suma OWARTOSC 1,941,237.04 || | 7:00 461,348.80 669 | Ilość zapisów 7,561 || | 8:00 928,155.12 1,161 | || | 9:00 174,458.94 365 | Szczyt sumy o godzinie 8:00 || | 10:00 182,996.17 417 | Szczyt ilości o godzinie 8:00 || | 11:00 23,366.12 661 | || | 12:00 43,301.82 874 | || | 13:00 25,083.87 863 | || | 14:00 45,441.24 705 |------- Do godziny 20:00 -------|| | 15:00 11,451.65 631 | || | 16:00 14,164.61 525 | Suma 100.0% 1,941,237.04 || | 17:00 18,518.94 428 | Ilość 100.0% 7,561 || | 18:00 12,882.52 258 | || | 19:00 67.24 4 o--------------------------------o| o--------------------------------------------------------------------o

9. Rekordy dopisane w dniach ...

PM > Statystyki > Rekordy dopisane w dniach [PM_ZST21] Program prezentuje informacje o rekordach dopisanych do baz danych w podanym okresie, np. w dniach 20xx.05.21 - 20xx.05.28 Zestawienie przydatne jest w bieżącej pracy przedsiębiorstwa. Pozwala orientować się jaka jest aktywność i w których obszarach pracy firmy. Ilu dzisiaj dopisano nowych klientów, ile dzisiaj wystawiono faktur, ile zapisano zamówień sprzedaży w ostatnim tygodniu. Zestawienie przydatne jest także podczas wdrażania programu. Pozwala zorientować się jaki jest postęp wypełniania zbiorów danymi początkowymi. MG 217 Dok MG - poz 05/20xx Dopisano rekordów 28 --------------------------------------------------------- PZ0001 PK0001 1200.00 AA 20xx.05.24 PR0001 SOFA-J210C 1545.98 AA 20xx.05.23 WZ0001 KLEJ-B 234.00 AA 20xx.05.24 RW0001 KARTON01 24.00 AA 20xx.05.23 RW0001 KAT-ANG05 11.80 AA 20xx.05.23 RW0001 KAT-ANG1 11.60 AA 20xx.05.23 RW0001 PODKL8/28 126.84 AA 20xx.05.23 RW0001 POLYETER26-50 40.22 AA 20xx.05.23 RW0001 POLYETER35-50 52.05 AA 20xx.05.23 RW0001 POLYETERT25-10 15.13 AA 20xx.05.23 --------------------------------------------------------- --o--- -----o-------- --o--- o- ----o----- | | | | | Nr dokumentu Indeks Wartość | Data i godz asortymentu | zapisu Operator

10. Statystyki rozbudowy zbiorów

PM > Statystyki > Statystyki rozbudowy kartotek [PM_ZST20] Zestawienia pokazują przyrosty zbiorów. Liczbę rekordów dopisanych dzisiaj, w ostatnim tygodniu, miesiącu i roku. Porównują z okresami poprzednimi. Pozwalają śledzić aktywność działu handlowego, tempo pozyskiwania nowych, potencjalnych klientów. * Ilu dopisano odbiorców ? * Ilu dopisano dostawców ? * Ile dopisano kart KIM ? * Ile dopisano kart KSOM ? ------------------------------------ Ogólem liczba kart ................. Dopisano dzisiaj tj. 20xx.06.25 .... Dopisano w ostatnich 7 dniach ...... Dopisano w tym miesiącu ............ Dopisano w poprzednim miesiącu ..... Dopisano w tym roku ................ Dopisano w poprzednim roku ......... ------------------------------------

11. Statystyki kartotek handlowych, produkcyjnych

Zestawienia pokazują rozmiary kartotek i transakcji. Dają informacje: * o rozkładzie liczebności, np. wg rodzajów indeksów * o strukturze, np. liczba rodzajów dokumentów * o dynamice (przyrostach) * o liczbie pozycji w dokumentach, np. pozycji sprzedaży z podziałem na odbiorców. Na podstawie przedstawionych danych liczbowych można podejmować decyzje optymalizujące procesy dystrybucyjne, np. zmiany kanałów sprzedaży lub zmiany metod rejestrowania dokumentów. Patrz też: Statystyki kartotek handlowych Statystyki kartotek ZP Statystyki działań marketingowych

12. Zbiory danych w archiwum

W codziennej pracy z programem używa się danych bieżących. Są to dane dotyczące aktualnej działalności firmy (przedsiębiorstwa lub instytucji). W archiwum danych znajdują się dane zgromadzone podczas użytkowania programu Trawers ERP, które nie są używane podczas bieżącej działalności firmy. Są to dane archiwalne, np. * Dokumenty (transakcje), np. faktury sprzedaży i zakupu z okresów zamkniętych. * Kartoteki zawierające dane historyczne, np. rozliczone rozrachunki z kontrahentami, zlecenia produkcyjne z lat zamkniętych. * Rejestry, np. kontakty z klientami, cenniki z lat zamkniętych. * Definicje, formuły, tabele sterujące itp. nieużywane w bieżącej działalności. Dane archiwalne można przeglądać, tworzyć statystyki, dane te można też usuwać z katalogów dostępnych na bieżąco. Archiwum danych

13. Tematy powiązane

Raporty i analizy Architektura programu Archiwum danych Statystyki działań marketingowych Słowa kluczowe #Raporty-Generatory #Raporty-Tabelarycznie #Raporty-Sprzedaż #Raporty-Zakupy #Raporty-Serwisowanie