1. Opis ogólny
2. Kronika kontaktów
Kontakty wg warunków
Kontakty operatora
Kontakty z odbiorcami
3. Zestawienia statystyczne
Liczba odbiorców i osób do kontaktu
Liczba kontaktów
Liczba e-maili
4. Interpretacja zestawień
5. Koncepcje kolejnych zestawień
6. Tematy powiązane
Kontakty z klientami mogą dotyczyć działań marketingowych, np. kampanii
poszukiwania potencjalnych odbiorców, działań handowych, np. promowania
nowych modeli produktów.
Usługi. Prace serwisowe
Kontakty mogą dotyczyć także realizacji usług, np. prac serwisowych.
Odbieranie zgłoszeń serwisowych e-mailami, wysyłanie odpowiedzi,
wystawiania faktur za usługi.
Zgromadzone zapisy można analizować i badać statystycznie.
Można oceniać efektywność działań, doskonalić metody pracy i poprawiać
przekazy marketingowe i handlowe.
Patrz też:
Rozwiązania CRMZarządzanie bazą odbiorców
2. Kronika kontaktów
RK > Odbiorcy > Kronika kontaktów [RK_ZOD40]
Kronika kontaktów zawiera wybrane kontakty ze zbioru kontaktów bieżących
i zbiorów kontaaktów archiwalnych. Program przegląda zbiory archiwalne
jeżeli wskaże się szeroki zakres dat, np. 2020.10.28 - 2025.10.28
Kontakty można filtrować wg:
* zakresu dat,
* operatorów,
* odbiorców,
* kampanii.
Daje to możliwość weryfikacji konkretnej aktywności, np. czy kampania
przyniosła jakiekolwiek kontakty, kto obsługiwał zgłoszenie klienta,
czy dany kontrahent był aktywny w danym czasie.
Pomaga analizować konkretne przypadki i reagować na nieefektywność
lub problemy operacyjne.
Warunki wyboru
-------------------------------------
Kontakty operatora [ ] Wszystkich <--- Operator / Wszyscy operatorzy
Z okresu 2020.10.28
2025.10.28 Dni 1827
Firmy: Wszystkie Odbiorcy Dostawcy W
Kontakty: Wszystkie wyBrane W <--- wybrane wg Query
Odbiorcy W
Dostawcy W
Kampanie W
Kontakty Cele K <--- ująć symbole Kontakty / Cele
Rezultaty Koszty R <--- ująć: Rezultaty / Koszty
Kontrahent, osoba, kampania ? T <--- ująć: T/N
Opis (memo) ? T <--- ująć: T/N
wg Kontrahentów Daty Zapisu K <--- układ: Kontrahenci / Data planowanego / Dzień zapisu
-------------------------------------
Patrz też:
Użytkowanie RK Rynek Kontakty
3. Zestawienia statystyczne
Zestawienia zawierają kluczowe wskaźniki:
Dla marketingu i sprzedaży:
* liczba kontaktów i ich rozkład,
* liczba kontaktów przypisanych do etapów lejka sprzedaży,
* liczba nowych odbiorców,
* liczba wysłanych e-maili w kampaniach.
Dla usług:
* liczba kontaktów związanych z kontrahentami,
* ile e-maili związanych z usługami, np. obsługą serwisową,
* ile faktur wystawiono odbiorcom.
Dla zarządu / działu analiz:
* aktywność operatorów,
* skuteczność kampanii (pośrednio: liczba e-maili powiązanych z kampaniami),
* ogólna dynamika kontaktów w czasie (dzień, tydzień, miesiąc, rok).
RK > Kampanie > Statystyki [RK_ZSP50]
o------------------------------------------------o
| 1 Ilu jest odbiorców i osób do kontaktu ? |
| 2 Ilu dopisano odbiorców ? |
| 3 ------------------------------------------- |
| 4 Ile jest kontaktów ? |
| 5 Ile jest kontaktów operatorów ? |
| 6 Ile kontaktów powiązanych z kontrahentami ? |
| 7 Ile kontaktów powiązanych z operatorami ? |
| 8 ------------------------------------------- |
| 9 Ilu odbiorcom wystawiono fakturę ? |
| a ------------------------------------------- |
| b Ile jest e-maili ? |
| c Ile e-maili jest w skrzynkach ? |
| d Ile e-maili oznaczonych przez operatorów ? |
| e Ile e-maili powiązanych z kontrahentami ? |
| f Ile e-maili powiązanych z kampaniami ? |
o---------------------------------------F10-info-o
Odbiorcy
* Ilu jest odbiorców i osób do kontaktu ?
Pokazuje ogólną liczbę odbiorców oraz liczbę osób do kontaktu
Dodatkowo, liczbę osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie e-maili
* Ilu dopisano odbiorców ?
Zarządzanie bazą odbiorców
Osoby do kontaktu
* Ile jest osób do kontaktu i ile wyraziło zgodę na otrzymywanie e-maili ?
* Ile dopisano osób do kontaktu ?
Osoby do kontaktu
Kontakty
* Ile było kontaktów ?
Pokazuje aktywność handlową w poszczególnych okresach
RK Rynek Kontakty
* Ile było kontaktów operatorów w powiązaniu z poszczególnymi etapami
w cyklu sprzedaży (w lejku sprzedaży)
Etapy w cyklu sprzedaży. Lejek
Ile zapisano e-maili ?
Pokazuje liczbę wysłanych i odebranych e-maili
E-maile w kontaktach z kontrahentami
o------------------------------------------------------------------------o
| Ile jest e-maili ? |
|Dnia: 20xx.02.02 So |
|------------------------------------------------------------------------|
| Ogółem liczba e-maili 72 355 |
|------------------------------------------------------------------------|
| Ogółem ............. Odebrano 33125 45.78 % Wysłano 38618 53.37 % |
| |
| Dzisiaj ............ Odebrano 5 0.01 % Wysłano 2 0.00 % |
| W ostatnich 7 dniach Odebrano 278 0.38 % Wysłano 155 0.21 % |
| |
| |
| W tym miesiącu ..... Odebrano 58 0.08 % Wysłano 26 0.04 % |
| W poprzed miesiącu Odebrano 1163 1.61 % Wysłano 641 0.89 % |
| |
| W tym roku ......... Odebrano 1221 1.69 % Wysłano 667 0.92 % |
| W poprzednim roku .. Odebrano 5804 8.02 % Wysłano 8046 11.12 % |
| |
o------------------------------------------------------------------------o
Ile e-maili jest w skrzynkach ?
Pokazuje rozkład liczby e-maili w poszczególnych skrzynkach
Jego główną funkcją jest monitoring rozkładu ruchu e-mailowego między
skrzynkami pocztowymi w systemie Trawers ERP w zadanym okresie.
Co zawiera raport?
| Skrzynka | Odebranych | Wysłanych | Udział % w całości |
| ----------- | ---------- | --------- | ------------------ |
| tres | 1326 | 928 | 41% |
| sekretariat | 866 | 180 | 19% |
| test | 591 | 2 | 11% |
| marketing | 239 | 192 | 8% |
| xetres | 388 | 0 | 7% |
| serwis | 153 | 137 | 5% |
| ... | ... | ... | ... |
Okres objęty raportem: 274 dni (2025.01.27 2025.10.27)Łącznie e-maili: 5 522
Zastosowania raportu1. Ocena obciążenia skrzynek / zespołów
* Widzimy, które skrzynki obsługują najwięcej wiadomości.
* Można powiązać skrzynki z działami (np. `serwis`, `marketing`, `sekretariat`) lub z operatorami.
Pomaga zidentyfikować przeciążone lub niewykorzystane kanały komunikacji.
2. Analiza proporcji: odebrane vs wysłane
* Dla każdej skrzynki można zobaczyć, czy jest ona głównie odbiorcza (np. `test`, `xetres`)
czy aktywnie wykorzystywana do wysyłek (`marketing`, `tres`).
* Niska liczba wysłanych może oznaczać brak odpowiedzi lub bierną obsługę.
Ważne dla oceny sprawności i reaktywności komunikacji.
3. Porównanie aktywności między działami
* Skrzynki mogą reprezentować działy, a tym samym raport służy jako indykator aktywności zespołów.
Np.:
* `marketing`: 239 odebranych / 192 wysłanych dobra, zrównoważona komunikacja.
* `serwis`: 153 / 137 mniejsze wolumeny, ale zbliżone wartości.
To niezależne źródło informacji, które może ujawnić różnice w pracy działów.
Ograniczenia i możliwe rozszerzenia
| Ograniczenie | Propozycja rozszerzenia |
| ---------------------------------------- | -------------------------------------------------------------- |
| Brak powiązania z kampaniami | Dołączyć raport, które e-maile były wysyłane w ramach kampanii |
| Brak powiązania z operatorami | Wskazać, kto faktycznie wysyłał e-maile z danej skrzynki |
| Brak informacji o odpowiedziach klientów | Zliczać odpowiedzi lub reakcje na kampanie |
| Brak rozróżnienia typów wiadomości | Podział: marketing / serwis / rekrutacja / ogólne |
Rekomendacja użycia
Ten raport to:
* dobry punkt wyjścia do audytu komunikacji e-mail,
* przydatny dla administratora poczty, menedżera marketingu lub serwisu,
* wymaga uzupełnienia innymi raportami (np. e-maile powiązane z kampaniami, e-maile oznaczone przez operatorów),
aby mieć pełen obraz skuteczności działań.
Ile e-maili jest oznaczonych przez operatorów ?
Pokazuje rozkład aktywności operatorów w wysyłaniu i odbieraniu e-maili
Ile e-maili powiązanych jest z kontrahentami ?
Pokazuje rozkład aktywności kontrahentów w kontaktach e-mailowych
Ile e-maili powiązanych z kampaniami ?
Pokazuje liczbę kontaktów [EM] zapisanych automatycznie po wysłaniu e-maili.
NOTE: Nie ma bezpośredniego powiązania rekordu kampani a rekordem e-maili.
Zestawienie pokazuje ilość kontaktów [EM] (e-mail) powiązanych z kampanią.
Program zapisuje automatycznie kontakt [EM] po wysyłaniu e-maila.
Kontakt można także zapisać ręcznie, bez zapisu rekordu w zbiorze e-maili.
Raport Ile e-maili powiązanych z kampaniami ?
Rola i znaczenie
Co mierzy i jak działa
Raport pokazuje:
* każdą kampanię (oznaczoną symbolem, np. `LE2501`, `S24101`),
* liczbę e-maili powiązanych z daną kampanią - czyli takich, które zostały
* wysłane w jej ramach i zarejestrowane automatycznie jako kontakt typu [EM].
Przykładowe dane z raportu:
| Kampania | Wysłanych e-maili |
| ---------------------------- | ----------------- |
| LE2501 Cold Mailing Skup | 304 |
| S24101 Odswieżenie 2011-2021 | 1 695 |
| S25102 Webinarium KSEF | 498 |
Przydatność i zastosowanie raportu
| Zastosowanie | Opis |
| ------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------- |
| Ocena zasięgu kampanii | Ile e-maili zostało faktycznie wysłanych w danej kampanii - czyli realny zasięg. |
| Porównanie kampanii między sobą | Widać, które kampanie miały największy wolumen (np. Cold Mailing vs Webinarium). |
| Identyfikacja działań masowych i niszowych | Kampanie z małą liczbą e-maili mogą być niszowe (np. segmentowane lub testowe). |
| Wsparcie planowania kolejnych kampanii | Pozwala wyciągnąć wnioski, gdzie są luki lub możliwości zwiększenia skali. |
| Podstawa do dalszych analiz konwersji | Ten raport + dane o fakturach = ocena skuteczności. |
Potrzeba uzupełnienia
| Potrzeba | Opis |
| ------------------------------| ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| Dodać dane o skuteczności | Uzyskać informacje ile e-maili zostało otwartych, klikniętych a ile wygenerowało kontakt zwrotny. |
| Powiązać z osobami/odbiorcami | Pokazać ilu unikalnych odbiorców objęto kampanią i ilu odpowiedziało. |
| Włączyć kontakty ręczne | Raport opiera się na automatycznych e-mailach (typ [EM]) - jeśli kontakt zapisano ręcznie, nie jest uwzględniony. |
Wnioski - czy raport wnosi nową jakość ?
| Kryterium | Ocena | Uzasadnienie |
| ------------------------------------ | ----- | ----------------------------------------------------------------- |
| Zasięg i skala kampanii | ***** | Pokazuje konkretny wolumen działań e-mailowych w każdej kampanii. |
| Możliwość porównań między kampaniami | **** | Dane są gotowe do analizy porównawczej. |
| Podstawa do analizy skuteczności | *** | Przydatny, ale wymaga powiązania z innymi raportami. |
| Ocena efektywności operatorów | ** | Brakuje rozbicia na osoby wysyłające. |
| Możliwość planowania marketingu | **** | Pomaga ocenić skalę działań i zaplanować podobne. |
Jak najlepiej wykorzystać ten raportW połączeniu z innymi danymi, np.:
* Raportem: Ilu odbiorcom wystawiono fakturę?
* Kroniką kontaktów z danej kampanii
* Informacjami o odpowiedziach / klikach (jeśli dostępne)
Można wtedy policzyć np. efektywność kampanii:
```
Efektywność kampanii = Liczba faktur / Liczba e-maili powiązanych z kampanią
```
Lub:
```
Konwersja e-mail -> kontakt -> sprzedaż
```
4. Interpretacja zestawień
(AsystentAI)
Ocena skuteczności kampanii oraz pracy operatorów na podstawie: Zestawienia statystyczne
1. Skuteczność kampanii marketingowych
| Wskaźnik | Interpretacja / Cel |
| ----------------------------------------------- | --------------------------------------------------- |
| Ilu dopisano odbiorców? | Czy kampania skutecznie przyciąga nowych odbiorców? |
| Ile osób do kontaktu? | Wzrost liczby potencjalnych osób do komunikacji |
| Ile osób wyraziło zgodę na e-maile? | Wskaźnik jakości leadów |
| Ile kontaktów powiązanych z kampaniami? | Aktywność kampanii - czy e-maile generują kontakt |
| Ile kontaktów ogółem w okresie kampanii? | Wskaźnik zaangażowania klientów |
| Liczba e-maili wysłanych / odebranych w okresie | Aktywność komunikacyjna w trakcie kampanii |
| Ilu odbiorcom wystawiono faktury? | Wskaźnik konwersji z kontaktu na sprzedaż |
2. Ocena pracy operatorów
| Wskaźnik | Interpretacja |
| ----------------------------------------- | ---------------------------------------------------- |
| Ile kontaktów ogółem? | Aktywność całego zespołu |
| Ile kontaktów operatorów? | Aktywność indywidualna |
| Ile kontaktów powiązanych z operatorami? | Jakość przypisania działań |
| Ile e-maili oznaczonych przez operatorów? | Zaangażowanie operatorów w komunikację |
| Rozkład kontaktów wg operatora | Pomaga identyfikować liderów i pasywnych pracowników |
| Ile e-maili powiązanych z kontrahentami? | Jakość komunikacji przypisanej do klientów |
| Ile e-maili powiązanych z kampaniami? | Udział operatora w kampaniach |
3. Dynamika działań w czasie (benchmarking)
Wbudowane statystyki okresowe można wykorzystać do oceny trendów:
| Okres | Odebrano | Wysłano | Łącznie e-maili | Komentarz |
| ----------------- | -------- | ------- | --------------- | --------------------------------- |
| Dzisiaj | 5 | 2 | 7 | Dzień bieżący |
| Ostatnie 7 dni | 278 | 155 | 433 | Aktywność tygodniowa |
| Ten miesiąc | 58 | 26 | 84 | Bieżąca kampania |
| Poprzedni miesiąc | 1163 | 641 | 1804 | Porównanie z poprzednim miesiącem |
| Ten rok | 1221 | 667 | 1888 | Dotychczasowa aktywność |
| Poprzedni rok | 5804 | 8046 | 13 850 | Porównanie roczne |
To pozwala śledzić sezonowość, spadki i wzrosty zaangażowania.
Zastosowanie zestawień
* Manager marketingu może ocenić kampanię i zaplanować kolejną.
* Kierownik serwisu lub sprzedaży może analizować zaangażowanie operatorów.
* Zarząd otrzymuje dane do oceny efektywności inwestycji w marketing.
5. Koncepcje kolejnych zestawień
(AsystentAI)
Propozycje kolejnych, przydatnych zestawień statystycznych dla obszaru marketingu
w systemie Trawers ERP - które rozszerzają funkcjonalność obecnych raportów
i umożliwiają lepszą ocenę efektywności działań.
1. Wskaźnik konwersji kontaktów na sprzedażZestawienie:
| Kampania | Liczba kontaktów | Liczba wystawionych faktur | Konwersja (%) |
| ------------ | ---------------- | -------------------------- | ------------- |
| KAMP-2025/01 | 250 | 40 | 16% |
Cel: ocena skuteczności kampanii marketingowych w generowaniu sprzedaży.
Dane źródłowe: kontakty powiązane z kampanią, faktury powiązane z odbiorcami.
2. Czas reakcji operatora na kontakt klientaZestawienie:
| Operator | Średni czas odpowiedzi (hh:mm) | Liczba kontaktów | Kampania |
| ------------ | ------------------------------ | ---------------- | ------------ |
| Jan Kowalski | 02:14 | 120 | KAMP-2025/01 |
Cel: mierzenie szybkości reakcji operatorów w ramach kampanii.
Dane źródłowe: czas od otrzymania kontaktu do rejestracji odpowiedzi.
3. Skuteczność kanałów kontaktuZestawienie:
| Kanał kontaktu | Liczba kontaktów | Liczba e-maili | Liczba telefonów | Konwersja (%) |
| -------------- | ---------------- | -------------- | ---------------- | ------------- |
| E-mail | 450 | 300 | - | 12% |
| Telefon | 120 | - | 120 | 22% |
Cel: określenie, które kanały komunikacji przynoszą najlepszy efekt.
Dane źródłowe: typ kontaktu (e-mail, tel.), powiązanie z fakturami.
4. Zaangażowanie odbiorców wg branży lub regionuZestawienie:
| Branża / Region | Liczba kontaktów | Liczba otwartych e-maili | Liczba odpowiedzi |
| ----------------- | ---------------- | ------------------------ | ----------------- |
| Handel detaliczny | 180 | 90 | 35 |
| Produkcja | 95 | 70 | 18 |
Cel: analiza skuteczności kampanii w różnych segmentach rynku.
Dane źródłowe: dane kontrahentów, e-maile, odpowiedzi, CRM.
5. Ranking kampanii wg wskaźnikówZestawienie:
| Kampania | Liczba e-maili | Otworzeń (%) | Odpowiedzi (%) | Faktury | ROI |
| ------------ | -------------- | ------------ | -------------- | ------- | --- |
| KAMP-2025/01 | 500 | 45% | 12% | 40 | 8,5 |
Cel: umożliwia porównanie kampanii względem skuteczności.
Dane źródłowe: statystyki e-maili, odpowiedzi, sprzedaż, koszty.
6. Liczba nowych leadów z kampanii vs. jakość kontaktuZestawienie:
| Kampania | Nowe osoby do kontaktu | Wyrazili zgodę na e-mail | Średni scoring jakości |
| ------------ | ---------------------- | ------------------------ | ---------------------- |
| KAMP-2025/01 | 130 | 100 | 7.4 / 10 |
Cel: ocena jakości pozyskanych leadów, nie tylko ich liczby.
Dane źródłowe: osoby do kontaktu, zgody, scoring z CRM.
7. Aktywność operatorów w ramach kampaniiZestawienie:
| Operator | Liczba kampanii | Liczba kontaktów | Liczba e-maili | Odpowiedzi (%) |
| ---------- | --------------- | ---------------- | -------------- | -------------- |
| Anna Nowak | 3 | 180 | 160 | 10% |
Cel: monitoring zaangażowania pracowników w działania promocyjne.
Dane źródłowe: powiązania kontaktów i e-maili z operatorami.
8. Wskaźnik rezygnacji (opt-out) z komunikacjiZestawienie:
| Kampania | Liczba wypisanych osób | Wskaźnik opt-out (%) |
| ------------ | ---------------------- | -------------------- |
| KAMP-2025/01 | 15 | 2,5% |
Cel: analiza, czy kampania nie jest zbyt nachalna lub nie trafia w potrzeby.
Dane źródłowe: osoby do kontaktu - zmiana statusu zgody.