1. E-maile jako podstawa komunikacji
2. Potrzeba integracji z ERP
3. Integracja e-maili z Trawers ERP
E-mail <---> Kontrahent
E-mail <---> Zadanie w systemie RZ
E-mail <---> Dokumenty transakcyjne
E-mail <---> Kandydat, Pracownik
4. Zastosowania programu TrEmail (E-mail Client)
Wysyłanie e-maili
Odbieranie e-maili
Funkcje dodatkowe
5. Tematy powiązane
1. E-mail jako podstawa komunikacji
Korespondencja e-mailowa jest obecnie postawowym środkiem komunikacji
między przedsiębiorstwami.
Program klienta poczty elektronicznej TrEmail (E-mail Client) jest najczęściej
używanym programem komputerowym, szczególnie w działach handlowych
i marketingowych.
2. Potrzeba integracji z ERP
Programy poczty TrEmail (E-mail Client) przeszły długą drogę udoskonalania
w kierunku zwiększania użyteczności, wygody, parametryzacji i dostosowania
do indywidualnych potrzeb użytkownika.
Zwykle zintegrowane są z listami adresowymi, kalendarzami, listami zadań.
RK Rynek Kontakty
Cała korespondencja e-mailowa powinna być w jednym miejscu
Użytkownicy komputerów szybko uczą się skutecznego zarządzania e-mailami,
tworzą wygodne dla siebie katalogi oraz łatwo przeszukują treści tych e-maili.
Niestety, zwykle nie mają czasu (ani motywacji) aby zapisać treści kontaktów
e-mailowych do wspólnej bazy danych, tak aby historia i treści kontaktów
były dostępne dla innych użytkowników.
Przedsiębiorstwo ponosi koszty za brak kompletnej dokumentacji kontaktów,
nieaktualne treści, brak udokumentowanej kroniki wymiany informacji
między pracownikami firmy a klientami.
E-maile powinna być powiązane z kartami kontrahentów
Rozwiązaniem problemu jest użycie takiego programu poczty elektroniczej,
który pozwala na wysyłanie e-maili bezpośrednio z programu ERP,
i który połączony jest z danymi zgromadzonymi w programie. Np. odebrany
e-mail może być automatycznie skojarzony (powiązany) z odbiorcą.
A w karcie odbiorcy, w zakładce: Kronika e-maili, można oglądać
e-maile odebrane i wysłane.
W Trawers EPR jest program poczty elektronicznej TrEmail (E-mail client),
który jest zintegrowany z gromadzonymi danymi oraz powiązany z funkcjami
zarządzania klientami, kontaktami, zadaniami i funkcjami masowego wysyłania e-maili.
Wbudowana poczta TrEmail
3. Integracja e-maili z Trawers ERP
Integracja z programem, polega na powiązaniu e-maili wchodzących
i wychodzących z danymi gromadzonymi w zbiorach (bazie danych).
E-maile <----> Odbiorcy (via Osoby do kontaktu)
E-maile <----> Dostawcy (via Osoby do kontaktu)
E-maile <----> Kontakty i terminy w systemie RK
E-maile <----> Zadania w systemie RZ
E-maile <----> Dokumenty transakcyjne
E-maile <----> Kandydaci, Pracownicy
Model danych
(1)
o---------------------o Kontrahenci (osoby)
| 303 Rejestr | (3) o--------------------------o
| wiadomości e-mail | <---------------> | NA 199 Kartot odbiorców
o---------------------o | ZO 179 Kartot dostawców
UID ^ ^ | AD 156 Karty pracowników
ODBDOST | | | AD 241 Tab operatorów
(2) | | o--------------------------o
| |
| |
| o--------o
| |
v |
o----------------------o | Powiązania
| Katalog: | | o--------------------------o
| /TrTres/TrEmail | | (4) | RK 113 Kontakty
| | | |
| Pliki e-mail | o<-------->| RZ 202 Zadania
o----------------------o |
| RK 388 E-mail -> dok
o--------------------------o
(1) Rejestr wiadomości e-mail
(2) Identyfikatory UID
Wskazują na pliki e-maili
w katalogu: /TrTres/TrEmail
(3) Powiązanie e-maili wchodzących i wychodzących z kontrahentami
odbiorcami, dostawcami, osobami (pracownikami) i operatorami
(4) Powiązanie e-maili wchodzących i wychodzących z rekordami:
* Kontakty w RK
* Zadania w RZ
* Dokumenty transakcyjne w MG, NA, ZA, ZO, ZP
Powiązanie z dokumentami następuje poprzez identyfikator
RefNo, np. [SI-FA1234/01/19] Faktura sprzedaży
RefNo Numery referencyjne dokumentów
E-mail <----> Kontrahenci > Osoby do kontaktu
E-maile można powiązać automatycznie z kontrahentami: odbiorcami,
dostawcami, pracownikami i kandydatami do pracy oraz operatorami.
Powiązanie następuje poprzez adres e-mail osoby do kontaktu.
Program wyszukuje kontrahenta, z którym powiązana jest osoba do kontaktu.
Patrz szczegóły:
Osoby do kontaktuRK Rynek Kontakty
Np. klient (odbiorca) przysłał e-mail z adresem jan.nowak@alfa.pl
Program wyszukuje ten adres w zbiorze osób do kontaktu. Stwierdza,
że Jan Nowak jest osobą do kontaktu w firmie ALFA Sp.z o.o [012310].
Program wiąże (kojarzy) e-mail z firma ALFA Sp.z o.o.
o--- biuro / Odebrane ---------------------------------------------o
| Od: Jan Nowak | <--- Nadawca
| Adres: jan.nowak@alfa.pl |
| |
| Do: Adam Abacki | <--- Osoba do kontaktu
| Adres: biuro@firma.com.pl |
| |
| Data: 20xx.10.04 Cz 10:05:20 Odbiorca: ALFA Sp.z o.o. | <--- Kontrahent
o------------------------------------------------------------------o
| Op Temat (tytuł) Data Kontrahent |
|- -- ------------------------------------- ---------- --------- |
| AA Zapytanie ofertowe 20xx.10.04 NA 012310 & | <--- E-maile
| AA Uzupełnienie informacji 20xx.10.04 NA 012310 & |
| .. ... |
o------------------------------------------------------------------o
E-mail <----> Kontakty i terminy w systemie RK
E-maile wysyłane pojedyńczo i seryjnie automatycznie generują zapis zdarzenia
(kontaktu) w zbiorze kontaktów w systemie RK. E-maile można powiązać
z kampaniami handlowymi.
RK Rynek Kontakty
E-mail <----> Zadania w systemie RZ
E-maile można powiązać z zadaniami w systemie RZ Projekty Zadania.
To pozwala śledzić korespondencję z klientami w przypadku realizacji
długotrwałych projektów i zadań
RZ Projekty Zadania
Identyfikacja e-maili przychodzących odbywa się poprzez kod referencyjny
TaskNr nadawany podczas wysyłania e-maili
Np. po otrzymania e-maila z tematem: Poprawić wydruk
można zapisać zadanie. Program nada nr zadania, np. #00032142.
W temacie e-maila wpisany zostanie nr referencyjny TaskNr, tu: [TR-00032142].
Numer referencyjny umożliwia przeglądanie wszystkich e-maili powiązanych
z zadaniem #00032142
E-mail <----> Dokumenty transakcyjne
W tytule (temacie) e-maila można zapisać identyfikator RefNo, który jednoznacznie
określa powiązanie e-maila z fakturą w zbiorze dokumentów programu Trawers.
Np. Faktura sprzedaży: [SI-FA1234/01/23]
To pozwala ustalić komu, kiedy i o jakiej treści wysłano dokument.
Dodatkowo, zapewnia autentyczność pochodzenia wymaganą przepisami dotyczącymi
gospodarki elektronicznej.
Numery referencyjne RefNoe-faktury, e-archiwum
E-mail <----> Kandydaci, Pracownicy
E-maile mogą być powiązane z kandydatami do pracy i osobami zatrudnionymi.
Powiązanie następuje poprzez adres e-mail osoby zapisany w kartotece
kadrowej kandydata i pracownika.
Korespondencję e-mailową z kandydatami i pracownikami można powiązać
z projektami i zadaniami w systemie RK Projekty Zadania.
Można gromadzić korespondencję z kandydatami do pracy podczas kampanii
rekrutacyjnej.
* Wysyłanie e-maili pojedyńczo i seryjnie
* Wysyłanie e-maili z załącznikami, np. fakturami sprzedaży, cennikami,
katalogami, zdjęciami sprzedawanych artykułów, ofertami, zamówieniami zakupu.
E-maile z załącznikami
* Wysyłanie seryjne plików, np. dokumentów w formacie html
Wysyłanie e-maili
* Wysyłanie zestawień, raportów
* Wysyłanie e-maili w ramach kampanii [RK_PEM80]
Do osób znajdujących się na liście adresatów kampanii można wysyłać e-maile seryjnie.
Kampanie handlowe. Adresaci
Odbieranie e-maili
* Odbieranie e-maili od klientów i partnerów
Funkcje dodatkowe
* Włączenie autorespondera, który automatycznie odpowiada na e-maile.
Np. przyjmuje lub odrzuca zgłoszenia reklamacyjne
po sprawdzeniu warunków w bazie danych
* Monitorowanie 'czytelnictwa' e-maili:
* Czy wyznaczone osoby czytają e-maile
* Czy wszystkie e-maile zostały odczytane, np. w zamowienia.firma.com
* Wysyłanie i odbieranie sms-ów jako treści e-maili, za pośrednictwem
systemów wysyłania, np. smssender.pl lub sms-c.pl via WinAPI