1. Opis ogólny
2. Gromadzone informacje
2.1 Karta osoby
2.2 Uporządkowanie kart osób
2.3 Powiązanie karty osoby z innymi informacjami
3. Adres e-mail osoby do kontaktu
4. Wyszukiwanie kontrahentów wg osoby do kontaktu
5. Zestawienie osób do kontaktu
6. Jak przyśpieszyć dopisywanie osoby do kontaktu ?
7. Kompetencje osoby
8. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Osoby do kontaktu (en: Contact), to konkretne (z imienia i nazwiska)
osoby powiązane z kontrahentami.
* Osoby powiązane z kartą odbiorcy w kartotece odbiorców w NA.
Dane osób program zapisuje w tabeli: 234 Osoby do kontaktu NA.
Zarządzanie bazą odbiorców
* Powiązane z kartą dostawcy w kartotece dostawców w ZO.
Dane osób program zapisuje w tabeli: 359 Osoby do kontaktu ZO.
Zarządzanie bazą dostawców
* Powiązane z kartą magazynu, w tabeli magazynów w MG
Dane osób program zapisuje w tabeli: 245 Tab mag, grup, jm MG.
Tabela magazynów
Wiele osób do kontaktu
Z jednym kontrahentem, tj. odbiorcą i dostawcą można powiązać wiele osób do kontaktu.
Każda osoba może mieć inną funkcję i w różnych sprawach można
kontaktować się z różnymi osobami.
Osoby do kontaktu w innych modułach
W programie Trawers ERP karty osób do kontaktu, gromadzone w systemie NA Sprzedaż
i w systemie ZO Zakupy, można powiązać z danymi w pozostałych systemach
programu Trawers ERP.
* Zdarzenia rejestrowane w programie Trawers powiązane są z osobami.
Np. wysyłane i odbierane e-maile, kontakty (zdarzenia) rejestrowane
w systemie RK Rynek-Kontakty.
Patrz szczegóły:
RK Rynek Kontakty
* Kontrahentów (odbiorców i dostawców) można wyszukać, gdy znane jest
nazwisko osoby do kontaktu.
* Przychodzące e-maile łączy się (kojarzy) z kontrahentami
poprzez adres e-mail zapisany w karcie osoby do kontaktu.
* Fakturę sprzedaży można wysłać do klienta na adres e-mail podany
w karcie osoby.
Patrz szczegóły:
E-mail. W kontaktach z kontrahentami
* Z osobą zapisaną w karcie magazynu, można ustalić szczególy dotyczące
dnia i godziny odbioru towaru.
2. Gromadzone informacje
2.1 Karta osoby do kontaktu
Symbol, imię i nazwisko
Symbol
(pole techniczne KOSYMBOL)
Symbol nadawany automatycznie. Przyjmuje wartości generowane losowo
przez program. Symbol służy do powiązania karty z innymi informacjami
np. z e-mailami i kontaktami w bazie kontaktów marketingowych
Pan(i)
Imię i nazwisko, np. Adam Abacki
Stanowisko
Stanowisko
np. Główny księgowy
Dział
Symbol działu
Dział w którym pracuje osoba do kontaktu. Symbole są stałe.
BI Biuro FI Dział Finansowo-Księgowy IN Dział Informatyki
SP Dział Sprzedaży ZA Dział Zakupów DS Dział Serwisu ZZ Zarząd
Do osób pracujących w poszczególnych działach można kierować
e-maile na podane adresy, np.
* Do osoby pracującej w dziale: FI Finansowo-Księgowym
można wysłać e-maile z wezwaniami do zapłaty
* Do osoby pracującej w dziale: IN Informatyki można wysłać
informacje o najnowszych wydaniach oprogramowania
Telefon
Telefon, IP Voice, np. dla Skype
np. 058 623 321 321
Adres e-mail
Adres e-mail
np. aabacki@firma.pl
1. Na podane adresy program wysyła e-maile do osób do kontaktu powiązanych
z kontrahentami: odbiorcami, dostawcami i pracownikami (en: Outgoing mail).
2. Podane adresy umożliwiają automatyczne powiązanie e-maili przychodzących
(en: Incoming mail) z kontrahentami (osobami u kontrahentów).
NOTE: Takie same adresy e-mail można powiązać z wieloma osobami do kontaktu.
Np. księgowa firmy i pracownik biura rachunkowego. O tym, z którą osobą
i z którym kontrahentem powiązany będzie e-mail przychodzący decyduje
wskaźnik w karcie: Powiązać odebrane ? [T][N].
Szczegóły, patrz opis poniżej: Adres e-mail.
Zgoda na otrzymywanie e-maili
Wskazanie, czy można wysyłać e-maile do tej osoby [ ] [T] [N] [?]
Pozycja decyzyjna
Pozycja decyzyjna [1] [2] [3] [4] [5]
Pozycja decyzyjna, czyli ocena w jaki stopniu osoba do kontaktu
ma wpływ na realizacje naszych celow biznesowych.
Np. szef działu zaopatrzenia ma większy wpływ na podjęcie decyzji
o zakupie sprzedawanych przez nas materiałów, niż magazynier.
Podobnie, szef działu informatyki ma większy wpływ na wybór systemu
ERP, niż elektronik, który serwisuje komputery.
Pozycję osoby warto uwzględnić podczas rozmów handlowych oraz
przy masowej wysyłce materiałów marketingowych, np. e-maili.
Operator zewnętrzny
RA Zdalny dostęp T/N
[T] Oznacza, że ta osoba jest pracownikiem firmy partnerskiej (kontrahenta)
i ma prawo do zdalnego dostępu do programu Trawers.
Po zalogowaniu do programu uzyska uprawnienia (role) przydzielone
operatorowi o podanym symbolu. Symbol podaje sie w następnym polu.
(dodatkowo, trzeba podać: E-mail (login) i Hasło zdalnego dostępu)
RA Zdalny dostęp kontrahentów
Przykład karty
- --- Pan(i) ------------------ Dział ---- Stanowisko -------------- @B Of P
Janina Kruk Biuro BI Specj ds Sprzedaży T NN 3
----------------------------------------------------------------------------
Tel 1 111-222-333 Tel 2
Email [T/ ] biuro@odb000001.pl
Zmieniono AA 20xx.04.29 Utworzono AA 20xx.10.14 Ostatni e-mail . .
----------------------------------------------------------------------------
2.2 Uporządkowanie kart osób
Dla celów wyszukiwanie i tworzenia zestawień, kartoteka osób do kontaktu
uporządkowana jest (sortowana) wg pól (kolumn):
* Pan(i)
Imię i nazwisko osoby (KOOSOBA 30 znaków)
* E-mail
Adres e-mail osoby (KOEMAIL 65 znaków)
2.3 Powiązanie karty osoby z innymi informacjami
* Kontakty rejestrowane i planowane (terminarz) powiązane są z kontrahentami
i osobami do kontaktu u kontrahentów.
RK Rynek Kontakty
* Osoba do kontaktu może być uprawniona do zdalnego dostępu do danych w programie.
(dodatkowo, trzeba podać: E-mail (login) i Hasło zdalnego dostępu)
RA Zdalny dostęp kontrahentów
* Osoba odbierająca fakturę
Osoba do kontaktu jest wskazywana jako osoba odbierająca dokument sprzedaży.
Patrz param:
[1] 0104 Można wpisać dowolne dane
[ ] 0104 Trzeba wybrać osobę ze zbioru osób do kontaktu
* Wysyłanie faktury e-mailem
Na adres e-mail osoby do kontaktu, wskazanej jako osoba odbierająca,
można automatycznie wysłać dokument sprzedaży, ofertę lub fakturę.
Wysyłanie faktur e-mailem
2.4 Usuwanie kart osób
Program sprawdza, czy są zapisy kontaktów osoby w zbiorze kontaktów w RK.
Jeżeli są, to kartę osoby można usunąć dopiero po przeniesieniu kontaktów
do zbioru kontaktów archiwalnych.
Przenoszenie do archiwum (rocznego) odbywa się podczas zamykania roku w RK.
3. Adres e-mail osoby do kontaktu
Szczególne znaczenie ma adres e-mail.
1. Na podane adresy program wysyła e-maile do osób do kontaktu powiązanych
z kontrahentami: odbiorcami, dostawcami i pracownikami (en: Outgoing mail).
2. Podane adresy umożliwiają automatyczne powiązanie e-maili przychodzących
(en: Incoming mail) z kontrahentami (osobami u kontrahentów).
Wskaźnik: Powiązać odebrane ?
Adresy e-mailowe mogą powtarzać się w bazie danych. Można podać takie same
adresy w kartach wielu osób i u różnych kontrahentów.
Przykład:
Pani Dorota Fortuna została wpisana jako osoba do kontaktu w trzech firmach.
W każdej firmie podano te same adresy e-mailowe.
Adres e-mail Symbol firmy Osoba do kontaktu
---------------- ------ -----------------
dorotaf@firmaabc.pl 000001 Dorota Fortuna
dorotaf@firmaabc.pl 000002 Dorota Fortuna
dorotaf@firmaabc.pl 000003 Dorota Fortuna
W rezultacie, w bazie danych e-maili jest korespondencja z Dorotą Fortuna
powiązana z trzema firmami: 000001, 000002, 000003
Jeżeli jest wiele takich samych adresów w bazie danych, to e-mail przychodzący
program powiąże z tym adresem (osobą i kontrahentem), który ma wskaźnik:
Powiązać odebrane ? = [T].Tylko jeden z powtarzających się adresów może otrzymać wskaźnik:
Powiązać odebrane ? = [T]. Wskaźnik można zmienić w karcie osoby do kontaktu.
Program wskaże, w której innej karcie jest taki sam e-mail i zapyta:
[Czy zmienić oznaczenie ?].
Gdy zgoda, to wpisze [T] w karcie bieżącej i wpisze [N] w tej innej karcie,
z takim samym adresem e-mail co w bieżącej.
Gdy przychodzi e-mail z adresu: aabacki@firma.pl i adres jest oznaczony [T],
to wiemy, że otrzymaliśmy e-mail od tej konkretnej firmy.
Gdy przychodzi e-mail z adresu: aabacki@firma.pl i adres nie jest oznaczony (jest [ ]),
ale jest tylko jeden taki adres w bazie danych, to też wiemy, że otrzymaliśmy
e-mail od tej konkretnej firmy.
Program automatycznie łączy e-mail z osobą i z firmą.
Wbudowana poczta elektroniczna TrEmailE-mail. W kontaktach
Przykład adresu do wysłania i do odbioru
Firma ALFA wystawia faktury w programie Trawers. Faktury wysyła e-mailem
w formacie pdf do swoich kilkuset klientów.
Rachunkowość dla kilkunastu klientów firmy ALFA prowadzi Biuro Rachunkowe BRACH.
Firma ALFA wysyła 2 egzemplarze faktur: do klienta i do biura BRACH.
Adresy i wskaźniki: Powiązać odebrane
=====================================
Adresy e-mail do wysłania i odbioru podaje się w kartach osób do kontaktu
klientów firmy ALFA. Podaje się po 2 adresy (2 osoby do kontaktu)
np. Klient A:
1. biuro@klientA.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T]
2. sekretariat@brach.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [ ]
Klient B:
1. biuro@klientB.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T]
2. sekretariat@brach.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [ ]
Biuro BRACH:
sekretariat@brach.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T]
Adresy do odbioru, to adresy oznaczone [T] u klientów
biuro@klientA.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T]
biuro@klientB.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T]
i w biurze rachunkowym
sekretariat@brach.pl Wskaźnik: Powiązać odebrane [T]
Wysyłanie faktur
Firma ALFA może wysłać po 2 egzemplarze faktur: do klienta i do biura
rachunkowego (adres powtarza się).
Odbieranie faktur
Odebrane e-maile program może automatycznie powiązać z kartami klientów:
Klient A biuro@klientA.pl
Klient B biuro@klientB.pl
i kartą biura rachunkowego
sekretariat@brach.pl
Adres e-mail jako login
Adres e-mail to jednocześnie login użytkownika zdalnego dostępu.
E-mail służy do logowania się w systemie zdalnego dostępu.
Taki adres nie może się powtarzać w bazie danych. Musi być unikalny.
RA Zdalny dostęp odbiorców
Automatyczne wysyłanie e-maili w module: Alerty
W module: Alerty można automatycznie wysyłać dokumenty, np. faktury
na adresy e-mail osób do kontaktu wskazanego działu, np. [FI] Dział Finansowo-Księgowy.
E-maile z dokumentami można wysyłać na różne adresy, np. do działu księgowości
firmy oraz do biura rachunkowego.
E-mail Wysyłanie fakturAlerty i raportowanie. Opis
4. Wyszukiwanie kontrahentów wg osoby do kontaktu
Zarządzanie bazą odbiorców
Kontrahenta można wyszukać, gdy zna się pełną lub częściową nazwę (nazwisko)
osoby do kontaktu lub e-mail.
Kroki:
- wybrać klawisz: F6-(wg e-mail osoby)
- wpisać nazwisko lub e-mail
- wybrać klawisz: F3, np. Nowak <F3>
Program wyświetli listę osób z ich adresami e-mail
-----------------------------------------------------------
E-mail Symbol Nazwisko
-------------------------------- ------ -----------------
admin@mebleradomice.pl 013322 Michał Nowak
anilwat@nieruchomosci-anilwat.pl 010281 Halina Nowakowska
greesnet@gmail.com 014915 Marcin Nowak
info@nowikowja.pl 000507 Dariusz Nowak
jan.nowak.wp.pl 441821 Biuro
....
-----------------------------------------------------------
Proszę zwrócić uwagę, że na liście jest też pozycja z nazwą: Biuro.
Osoba z nazwą: Biuro ma e-mail z wyrazem: Nowak.
To dlatego jest pozycja z nazwą: Biuro, bo program szuka podanego
ciągu znaków w obu polach: E-mail i Nazwisko
Osoby do kontaktu i kontrahentów z którymi są powiązani można wyszukiwać
na zestawieniu: Osoby do kontaktu [NA_OSZ40] (opis niżej).
5. Zestawienie osób do kontaktu
NA > Odbiorcy > Osoby do kontaktu [NA_OSZ40]
Na zestawieniu mogą być osoby wybrane wg różnych warunków (Query).
o--- Osoby do kontaktu [NA_OSZ40] ----------o
| |
| Osoby do kontaktu u kontrahentów wg Query |
| |
| Kontrahenci: Wszyscy, wyBrani (W/B) W |
| |
| Osoby: Wszystkie, wyBrane (W/B) W |
| |
| Dodatkowy opis ? N |
| |
o-------------------------------------------o
6. Jak przyśpieszyć dopisywanie osoby do kontaktu ?
Na liście wyboru (F2) odbiorcy lub dostawcy, rozwinąć kartę (F10),
wybrać zakładkę: Osoby do kontaktu i dopisać (F8) nową osobę.
7. Kompetencje osoby
Osoba do kontaktu
Na ekranie: Kompetencje, można wpisać grupę i symbol kompetencji osoby.
Np. Uprawnienia SEP, Język angielski na poziomie B2 First.
W programie Trawers jest tabela kompetencji:
AD > Trawers > Tabele. Słowniki > Zarządzanie kadrami > Kompetencje (symbole) [AD_TTK10]
NA > Odbiorcy > Kompetencje osób do kontaktu [NA_ZKO10], to lista osób posiadających
oczekiwane kompetencje (en: Skills or knowledge).
Patrz: Tabela kompetencji
Tabele. Słowniki