Przyjęcie dostawy do magazynu. Procesy, dokumenty

1. Opis ogólny Przyjęcie dostawy do magazynu Pojęcia 2. Proces zakupu Zdarzenia, czynności, dokumenty 3. Scenariusze Oznaczenia w scenariuszach 4. Kontrola dostaw [d][k] 5. Skanowanie kodu kreskowego Do zamówień zakupu Scenariusze 6. Tematy powiązane 7. Aneks. Opis poglądowy

1. Opis ogólny

Przyjęcie dostawy do magazynu

Przyjęcie dostawy (en: Receiving goods, de: Wareneingang), to proces przyjmowania asortymentu od dostawcy (z zakupu) lub z własnej produkcji. Czynności: * zgromadzenie asortymentu, np. w strefie przyjęć * skompletowanie dokumentacji, np. WZ obcy (dostawcy), faktura obca (dostawcy), zamówienie zakupu (nasze), awizo dostawy (obce). * przeprowadzenie kontroli ilościowej i jakościowej, ew. oznaczenie różnic. * rozmieszczenie asortymentu w odpowiednich lokalizacjach magazynu * przekazanie dokumentów do działu zaopatrzenia (realizacja zamówień), i do działu rozliczeń (rozliczenie zobowiązań).

Pojęcia

awizo dostawy Komunikat EDI DESADV. Awizo dostawy. Zawiadomienie o wysyłce towarów do odbiorcy. W programie Trawers komunikat DESADV (beta) powstaje wg dokumentu [SD] Wysyłka. Można wczytać w systemie ZO jako dokument [DA] Dostawa zakupu [ZO_DEDI2]. EDI Dokumenty zakupu dokument dostawy [DA] Dostawa magazynowa. Dokument w systemie ZO Zakupy. Dokumentuje dostawy asortymentu. Może być skojarzony z fakturą zakupu. Zatwierdzenie dokumentu [DA] generuje dokument przychodu [PR] w systemie MG Gospodarka magazynowa. Dokumenty zakupu Dokumenty magazynowe dokument przychodu [PR] Przychód. Dokument w systemie MG Gospodarka magazynowa. Dokumentuje przychód asortymentu do magazynu. Może być skojarzony z zamówieniem zakup. Może być rejestrowany ręcznie, automatycznie przy użyciu skanerów kodu kreskowego, generowany automatycznie w ZO wg dokumentu dostawy i faktury zakupu. Dokumenty magazynowe Realizacja zamówień zakupu kontrola dostaw [d][k] Grupa funkcji w systemie ZO i MG do zarządzania przyjmowaniem do magazynu asortymentu zamówionego u dostawców. Wykonanie w dwóch krokach: [d][k] [d] Gotowe do kontroli [k] Pobrane do kontroli Funkcje wspomagają realizację zamówień zakupu wg scenariusza: 2.3 Zamówienie ZA [ZL] -> dostawa w ZO [DA] (opis dalej) W systemie MG: Dokumenty > Kontrola dostaw [d][k] [MG_DDO2J] Realizacja zamówień zakupu kontrola jakości Proces sprawdzania jakości asortymentu otrzymanego od dostawcy. QA System kontroli jakości zobowiązania Kwoty, które firma musi zapłacić za dostarczone towary i usługi Rozrachunki z kontrahentami

2. Proces zakupu

Proces zakupu. Zdarzenia, czynności, dokumenty

3. Scenariusze realizacji

Oznaczenia w scenariuszach

[ZL] Zamówienie zakupu w ZA [DA] Dokument dostawy w ZO [FA] Faktura zakupu w ZO [PR] Dokument przychodu w MG

3.1 Bez zamówienia zakupu [ZL]

(ZO) (MG) (ZO) Systemy | | | v v v FA --> PR FA+DA --> PR DA --> PR > -->FA

3.2 Z zamówieniem zakupu [ZL]

(ZA) (ZO) (MG) (ZO) Systemy | | | | v v v v ZL --> FA --> PR ZL --> FA+DA --> PR ZL --> DA --> PR --> FA ZL --> PR --> FA Patrz szczegółowe omówienie tych procesów: Realizacja zamówień zakupu

4. Kontrola dostaw [d][k]

Kontrola dostaw [d][k], to umowne określenie procedury przyjmowania asortymentu do magazynu od dostawcy. Kontrola dostaw następuje na podstawie dokumentu: [DA] Dostawa magazynowa zarejestrowanego w systemie ZO Zakupy. Procedura wykonywana jest w dwóch krokach: 1. [d] Gotowe do kontroli 2. [k] Pobrane do kontroli Kontrolę realizują funkcje w systemach ZO Zakupy i MG Gospodarka magazynowa. Patrz szczegóły Dostawy do magazynu. Kontrola dostaw [d][k]

5. Skanowanie kodu kreskowego

Rejestracja dokumentów przy użyciu skanera kodów kreskowych znacznie przyśpiesza operacje przyjęcia asortymentu i ustalenia lokalizacji w magazynie. Z etykiety na opakowaniu lub z dokumentu można odczytać indeks asortymentu i ilość. Miejsce w magazynie (lokalizację) można odczytać z etykiety na półce lub z dokumentu (patrz scenariusze niżej). NOTE: W scanariuszach przyjęto, że miejsce w magazynie (lokalizacja) ustala się wg BinKSOM, tzn. indeks (asortyment) ma wyznaczone stałe miejsce w magazynie i oznaczenie miejsca wpisuje się do kart KSOM. Kod lokalizacji skanuje się aby sprawdzić, czy operator umieścił asortyment we właściwym miejscu.

Do zamówień zakupu

Podstawowy scenariusz zakupów w programie Trawers zakłada rejestrację przychodów w powiązaniu z zamówieniami zakupu. Funkcje rejestracji dokumentów przychodu przy użyciu skanerów kodów kreskowych odwołują się do zamówień zakupu. MG > Przychody > Do zam zakupu: skaner, klawiatu [MG_DPZ2D] odpowiednik [DC_DMG01] Identyfikacja przyjmowanego asortymentu wg indeksu KIM zapisanego kodem kreskowym. MG > Przychody > Do zam zakupu: etykiety GS1-128 [MG_DPZ2A] Identyfikacja przyjmowanego asortymentu wg informacji na etykiecie GS1-128. Może to być: indeks KIM, EAN13 lub KID.

Scenariusze

1. Operator przy biurku (przy komputerze) - Wydrukować pozycje zamówienia zakupu. Oznaczenie asortymentu wydrukować kodem kreskowym. - Rejestrować kolejne pozycje dokumentu przychodu. Czytać (skanować) kod asortymentu. Wpisać ilość. Zapisać dokument. 2. Operator w magazynie (z komputerem przenośnym na wózku z paczkami) Połączenie on-line z serwerem. a) Wybrać zamówienie zakupu [MG_DPZ2D] odpowiednik [DC_DMG01] Czytać (skanować) kod asortymentu z etykiety na opakowaniu Czytać (skanować) kod lokalizacji z etykiety na półce w magazynie (Kod lokalizacji wg BinKSOM. Aby sprawdzić czy asortyment umieszczono we właściwym miejscu.) Wpisać ilość. Zapisać dokument. b) Wybrać funkcje: Przychód wg etykiety GS1-128 [MG_DPZ2A] Czytać (skanować) kod asortymentu i kod zamówienia zakupu z etykiety GS1-128 na opakowaniu Czytać (skanować) kod lokalizacji z etykiety na półce w magazynie (Kod lokalizacji wg BinKSOM. Aby sprawdzić czy asortyment umieszczono we właściwym miejscu.) Wpisać ilość. Zapisać dokument. 3. Użycie terminala, komputera przenośnego DC Data Collection to moduł programu Trawers, przeznaczony do szybkiego rejestrowania danych przy zastosowaniu czytników kodów kreskowych (skanerów). DC Data Collection

6. Tematy powiązane

Dokumenty zakupu Faktury zakupu a dostawy ZO Realizacja zamówień zakupu Dokumenty magazynowe QA System kontroli jakości Rozrachunki z kontrahentami Wysyłka, organizacja i dokumenty EDI Dokumenty zakupu DC Data Collection Słowa kluczowe #Logistyka-Zaopatrzenie #Zakupy-Zamówienia #Raporty-Zakupy #Magazyny-Dokumenty #Magazyny-Zapasy

7. Aneks. Opis poglądowy. Projekt

7.1 Wprowadzenie

Opis procesu przyjęcia towaru do magazynu (odwrotność kompletacji) Dokumentu dostawy [DA] w ZO ---> Fizyczne przyjęcie, dokument [PR] w MG Cel procesu: * Potwierdzenie fizycznego odbioru dostawy * Weryfikacja zawartości na podstawie etykiet i skanowania * Automatyczne utworzenie dokumentu magazynowego [PR] * Uzupełnienie danych w dokumencie dostawy [DA] o status przyjęcia

7.2 Etapy procesu przyjęcia dostawy

1. Zarejestrowanie dokumentu dostawy [DA] * Dokument [DA] zostaje utworzony przez dział zakupów lub automatycznie z zamówienia do dostawcy. * Zawiera listę spodziewanych pozycji: indeksy, ilości, jednostki miary. * Dokument oznaczony jako oczekujący na przyjęcie (status np. [o] - oczekuje). 2. Fizyczna dostawa - skanowanie etykiet * Towar trafia na rampę odbiorczą. * Magazynier uruchamia panel przyjęcia dostawy, np. w module MG > Przyjęcia > Panel skanowania dostaw. * Każda jednostka logistyczna (paleta, karton, pozycja) posiada etykietę z kodem kreskowym lub QR. Po zeskanowaniu etykiety, system wykonuje: * Identyfikację towaru (na podstawie kodu/indeksu) * Dopasowanie do pozycji w [DA] * Zwiększenie ilości przyjętej 3. Uzupełnianie dokumentu magazynowego [PR] * Po utworzeniu dokumentu dostawy [DA] można go zatwierdzić. * Zatwierdzenie dokumentu [DA] generuje dokument przychodu [PR] * Pozycje w dokumencie [PR] odpowiadają pozycjom w dokumencie [DA] (ilości asortymentu są takie same w obu dokumentach). 4. Zakończenie i potwierdzenie dostawy Po przyjęciu całego asortymentu: * System może automatycznie wysłać powiadomienie (do zakupów, księgowości, kontroli jakości). * Jeżeli dokument wymaga kontroli jakości - może zostać zatrzymany do akceptacji.

7.3 Uzupełnienia

Funkcje dodatkowe (opcjonalne): | Funkcja | Opis | | ------------------------ | -------------------------------------------------------------------- | | Skanowanie etykiet | Obsługa kodów kreskowych, QR, SSCC | | Drukowanie etykiet | Generowanie etykiet dla dalszej identyfikacji (np. z numerem partii) | | Numeracja partii/serii | Automatyczne przypisanie lub odczyt z etykiety | | Przypisanie lokalizacji | Automatyczne lub ręczne wskazanie miejsca składowania | | Raport różnic | Wykaz braków i nadwyżek w stosunku do dokumentu [DA] | Scenariusz uproszczony - przykład w praktyce 1. Dział zakupów wystawia zamówienie do dostawcy --> automatycznie powstaje dokument ZA. 2. Dostawa dociera do magazynu z etykietami na każdej paczce. 3. Magazynier uruchamia panel przyjęcia, skanuje każdą etykietę. 4. System dopisuje pozycje do dokumentu [DA]. 5. Po przyjęciu całej dostawy [DA] operator zatwierdza [DA], system generuje dokument [PR] i towar trafia na stan magazynowy. Bezpieczeństwo i kontrola * Ograniczenie dostępu do przyjęć (parametry operatora) * Historia przyjęć (kto, kiedy, co przyjął) * Statystyki wydajności przyjęć - np. raporty wg operatorów Korzyści z automatycznego przyjęcia: * Eliminacja błędów ręcznego wpisywania * Szybsza identyfikacja i lokalizacja towaru * Potwierdzenie odbioru dostawy w czasie rzeczywistym * Spójność z dokumentem zakupowym [DA] * Gotowość towaru do dalszej sprzedaży lub produkcji ********************************************************************************************************** Projekt procesu: Przychód do magazynu [PR] wg dokumentu [DA] - z użyciem skanera Cel Umożliwić rejestrowanie rzeczywistego przyjęcia towaru do magazynu na podstawie dokumentu dostawy [DA] poprzez skanowanie etykiet towarowych i automatyczne tworzenie dokumentu magazynowego [PR]. System powinien zapewniać kontrolę zgodności z dokumentem [DA], rejestrację operatora oraz identyfikację lokalizacji składowania. Główne etapy procesu 1. Rejestracja dokumentu dostawy [DA] * źródło: zamówienie zakupu, EDI, ręczne wprowadzenie. * Status początkowy: [o] Oczekuje na przyjęcie. 2. Rozpoczęcie przyjęcia * Magazynier loguje się do terminala. * Uruchamia: Panel przyjęcia dostaw [MG_PRZYJ_DA] * Panel wyświetla listę dokumentów [DA] o statusie [o], możliwość filtrowania po: * dostawcy, * numerze [DA], * dacie dostawy. 3. Skanowanie etykiet towarowych * Każda paczka posiada etykietę z kodem kreskowym lub QR zawierającym: * indeks towaru, * ilość, * numer partii/seryjny (opcjonalnie). * Po zeskanowaniu: * system dopasowuje towar do pozycji [DA], * dodaje pozycję do dokumentu [PR], * aktualizuje licznik przyjętych ilości. 4. Obsługa niezgodności * Jeśli towar nie figuruje w [DA]: * komunikat ostrzegawczy, * możliwość przyjęcia jako nadwyżka (z rejestracją uwagi). * Jeśli ilość przyjęta przekracza oczekiwaną: * alert, decyzja operatora (przyjąć czy odrzucić nadwyżkę). 5. Przypisanie lokalizacji (opcja) * Możliwość wskazania miejsca składowania (BinKSOM): * automatycznie wg strategii (np. domyślna lokalizacja indeksu), * ręcznie przez operatora po skanowaniu. 6. Finalizacja przyjęcia * Po zakończeniu skanowania: * dokument [PR] jest zatwierdzany, * dokument [DA] otrzymuje status: '[p] Przyjęty'. 7. Zapis historii i logowanie * Logowanie operatora (operator, data, godzina). * Zapamiętanie: * kto i kiedy przyjął daną partię, * do jakiej lokalizacji została skierowana, * z jakiego dokumentu [DA] pochodzi przyjęcie. Wymagania systemowe Struktury danych: * Rozszerzenie struktury [DA] o pole: Status przyjęcia (o/p). * Powiązanie dokumentu [PR] z dokumentem [DA] (pole: NrDokDA). * Rejestracja operatora przy każdym wierszu [PR]. Parametry konfiguracyjne: * Włączenie panelu przyjęcia: param 0700 = [1] * Domyślna lokalizacja odkładania: param 0701 * Obsługa nadwyżek: param 0702 [0=blokuj, 1=zezwalaj z notatką] Funkcje dodatkowe * Drukowanie etykiet lokalizacyjnych i logistycznych po przyjęciu. * Eksport danych do systemów zewnętrznych (WMS, TMS). * Raport: 'Przyjęcia wg operatorów' - ocena wydajności. * Raport: 'Rozbieżności [DA] vs [PR]' - kontrola zgodności. Korzyści biznesowe * Przyśpieszenie procesu przyjęcia towarów. * Pełna zgodność dokumentacji z faktycznym stanem magazynowym. * Automatyczne generowanie dokumentów i eliminacja błędów ręcznych. * Możliwość śledzenia dostaw i partii. Etapy wdrożenia 1. Analiza wymagań i konfiguracja parametrów systemowych. 2. Przygotowanie interfejsu panelu [MG_PRZYJ_DA]. 3. Testy integracji ze strukturami [DA] i [PR]. 4. Szkolenie operatorów magazynu. 5. Uruchomienie produkcyjne.