1. Opis ogólny
2. Parametery i wskaźniki tabeli urządzeń
3. Kolumna [P] Rodzaj środków płatniczych
4. Zestawienia
5. Usuwanie kas i rachunków
6. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Zarządzanie płatnościami gotówkowymi i bezgotówkowymi odbywa się w systemie
KB Obrót pieniężny. W systemie KB prowadzi się tabelę kas, rachunków bankowych
i innych urządzeń ewidencjonowania środków pieniężnych.
Kasa (księgowo)
(en: Cash Account Master File, Cash register).
Urządzenie księgowe dla ewidencji środków pieniężnych w kasie.
Ewidencjonuje środki gotówkowe i inne - w zależności od wskaźnika [P].
Zapewnia ustalenie stanu i obrotu środków pienieżnych.
W systemie KB Kasa Bank prowadzi się rejestr kasowy, tj. dokument,
w którym kolejne pozycje zawierają informacje o wpłatach i wypłatach
w kasie.
Bank (księgowo)
(en: Bank Account Master File).
Urządzenie księgowe do ewidencji środków pieniężnych znajdujących się
na rachunku bankowym.
Zapewnia ustalenie stanu i obrotu środków pienieżnych.
W systemie KB Kasa Bank prowadzi się rejestr bankowy, tj. dokument,
w którym kolejne pozycje zawierają informacje o wpłatach i wypłatach
na rachunkach (kontach) bankowych.
Pozycje wpłat i wypłat rejestruje się ręcznie na podstawie wydruków
wyciągow bankowych lub pół-automatycznie na podstawie plików CSV
z wyciągami bankowymi.
Do banków przekazuje się polecenia przelewów w formatach oczekiwanych przez banki.
Patrz:
Przelewy elektroniczne. Tworzenie
Na urządzeniu Bank ewidencjonuje się także stany o obroty na kartach kredytowych
i kartach przedpłaconych.
Patrz przykład rozliczenia kart kredytowych:
KB Rozliczanie kart kredytowych
Tabela kas i banków
W tabeli kas i rachunków bankowych (banków) zapisane są symbole i nazwy
urządzeń ewidencyjnych środków pieniężnych i ich parametry.
W systemie Trawers funkcjonują urządzenia:
1. Kasa - ewidencjonuje środki gotówkowe (i inne, zależnie od wskaźnika [P])
2. Rachunek bankowy - ewidencjonuje środki na kontach bankowych
Urządzenie służą do rejestrowania stanów i obrotów pieniężnych.
(en: Financial Accounts, Cash Accounts, Bank Accounts )
Zarządzanie płatnościami
Z każdym urządzeniem, np. rachunkiem bankowy, powiązane są rejestry,
tj. ewidencja wpłat i wypłat środków pieniężnych.
Dokumenty płatności
2. Parametery i wskaźniki tabeli urządzeń
2.1 Zapisy w tabeli urządzeń
KB > Kartoteka rachunków bankowych > Dopisywanie [KB_KBA10]
W tabeli (kartotece) rachunków bankowych podaje się:
Aktywny [ ] Aktywny [#] Nieaktywny
Symbol np. [20]
Nazwa np. Rachunek główny w PLN
Oddział np. [00]
Waluta np. PLN
Okres np. 20xx/07
Typ np. [88]
VAT [T] Rachunek VAT (powiązany z rachunkiem bieżącym - rVATtn)
Patrz też:
MPP Płatność podzielona. Split PaymentPrzykład tabeli rachunków bankowych [KB_KBA10]
-- Rachunki bankowe ----------------------------------------------
Symbol Nazwa Oddz Waluta Okres P RR V
- -- ------------------------------ -- ----- ------- - -- -
17 KREDYTOWY BANK PLN 00 PLN 20xx/03 . 31 T
# 20 KREDYTOWY BANK EUR 00 EUR 20xx/01 . 35 N
22 DEUTSCHE BANK-USD 00 USD 20xx/10 . 31 N
25 DEUTSCHE BANK-EUR 00 EUR 20xx/10 . 31 N
# 29 POLABANK KREDYT PLN 00 PLN 20xx/01 . 37 N
28 Rachunek dla Terminala 00 PLN 20xx/01 . 28 N
V2 VAT PKO BP 00 PLN 20xx/01 . 00 N
31 POLABANK KREDYT USD 00 USD 20xx/01 . 39 N
o---> 33 NORDA BANK-KREDYT PLN 00 PLN 20xx/10 . 36 N
| ------------------------------------------------------------------
|
| Rachunek (konto) w banku
o-->o------------------------ Cc Bbbb bbbb Rrrr rrrr rrrr rrrr --o
| Bank 14401026 Rachunek 78 1440 1026 0000 0000 0035 6937 |
o----- ---o---- ---------------------------------------------o
|
| Nr banku NRB pobierany z tabeli banków
v
o--------------------------------------------------o
| Symbol 14401026 (nr rozliczeniowy) |
| Nazwa ASIACO BANK POLSKA S.A. O/GDYNIA |
| Swift NDEAPLP2 |
| ... |
| Format zapisu Multicash-format NRB |
o--------------------------------------------------o
Rachunki bankowe i tabela bankówKB > Kartoteka kas > Dopisywanie [KB_KKA10]
W tabeli (kartotece) kas podaje się:
Aktywny [ ] Aktywny [#] Nieaktywny
Symbol np. [20]
Nazwa np. Gotówka PLN
Oddział np. [00]
Waluta np. PLN
Okres np. 20xx/07
Metoda np. [G] <--- patrz dalej opis kolumny [P]
Typ np. [88]
VAT [T] Rachunek VAT (powiązany z rachunkiem bieżącym
Przykład tabeli kas [KB_KKA10]
-- Kasy ------------------------------------------------------
Symbol Nazwa Oddz Waluta Okres P RR V
- -- ------------------------------ -- ----- ------- - -- -
10 Kasa 10 Gotówka PLN 00 USD 20xx/03 G 10 N
# 20 Kasa 20 Gotówka EUR 00 EUR 20xx/01 G 10 N
30 Kasa 30 Karty płatnicze 00 USD 20xx/10 L 10 N
40 Kasa 40 Za pobraniem DHL 00 EUR 20xx/10 Z 10 N
---------------------------------------------------------------
2.2 Kasa i rachunek oddziału
W firmach wielo-oddziałowych, z oddziałem powiązane jest jedno lub wiele
urządzeń ewidencyjnych. W tabeli podaje się nr oddziału, do którego należy urządzenie.
Wielo-oddziałowość
Operatorowi można przydzielić uprawnienia do urządzenia.
Uprawnienia operatorów
A że operator należy do konkretnego oddziału, to powstają powiązania:
oddział <--> operator
oddział <--> kasa lub rachunek bankowy
operator <--> kasa lub rachunek bankowy
Powiązania te można oglądać na zestawieniu: Prezentacja uprawnień
2.3 Kasa i rachunek operatora
Dostęp do ewidencji środków pieniężnych musi być szczególnie chroniony.
Temu służy system uprawnień.
Poszczególnym operatorom można nadać uprawnienia do kas i rachunków bankowych.
Np.
-- [Op] Uprawnienia: Kasy [AD_PUO12] --------------------------
Adam Abacki Administrator--------o
<AA BB DD GN KK SP>
10 Kasa 10 Gotówka PLN ............... a v - a v v
20 Kasa 20 Gotówka EUR ............... a v - a v -
30 Kasa 30 Karty płatnicze ........... a v - a v -
40 Kasa 40 Za pobraniem DHL .......... a - - a - -
----------------------------------------------------------------
Patrz opis nadawania uprawnień do obiektów:
Nadawanie uprawnień. Kolejne kroki
Warto założyć, że jeden operator, to jedno urządzenie, np. kasa 30
i tylko on rejestruje wpłaty i wypłaty, za które odpowiada.
Gdy przydzieli się uprawnienia wielu operatorom do jednej kasy, to obowiązuje
reguła, że w jednej chwili rejestrować może transakcję tylko jeden operator.
Gdyż inna transakcja może zmienić warunki pracy aktualnie wykonywanej,
np. stan kasy, wartość w PLN zapisów walutowych, itp.
Podobnie, dla każdego stanowiska sprzedaży wyposażonego w terminal
płatniczy, definujemy w KB - w Kartotece Kas, terminale płatnicze oznaczone
rodzajem środków płatniczych [L]. Następnie przydzielamy uprawnienia do kasy,
operatorom pracującym na tych stanowiskach sprzedaży.
2.4 Waluta
Wskazuje walutę, w jakiej prowadzona jest ewidencja oraz symbol banku walutowego,
w którym prowadzony jest rachunek walutowy.
Wielo-walutowość
2.5 Okres rejestracji
Rok/m-c, w którym aktualnie rejestruje się transakcje (dokumenty).
Transakcje (dokumenty) należą do konkretnego okresu rejestracji, np. 20xx/05.
Okres rejestracji (bieżący) można zobaczyć w tabeli kas i rachunków. Kolumna: Okres.
Aby rozpocząć rejestrację w kolejnym okresie, 20xx/06, to rejestr 20xx/05 należy zamknąć.
Konieczność ta wynika z ciągnionego charakteru rejestrów tj. konieczności
wyznaczania salda środków pieniężnych w kasie i na rachunku bankowym.
Patrz też:
Dokumenty płatnościOkresy obliczeniowe
2.6 Numer rachunku bankowego
Numer rachunku, gdy urządzenie przeznaczone jest do ewidencji zdarzeń
na rachunku bankowym. Numer w formacie NRB: CcBbbbbbbbRrrrrrrrrrrrrrrr
Patrz szczegóły:
Rachunki bankowe i tabela banków
2.7 Typy kas i rachunków bankowych [RR]
Typ, to cecha charakteryzująca kasę lub rachunek bankowy.
Kasa: walutowa, utarg ze sprzedaży gotówkowej, itd.
Rachunek bankowy: lokata, kredytowy, bieżący, itd.
Znaki oznaczające typ: %RR mogą być elementem konta księgowego
Patrz też:
Rodzaje dekretacji i maski
Pozwalają zgrupować obroty wielu kas lub rachunków na jednym symbolu
(członie) analitycznym konta księgowego.
Typy definiuje się: KB > Tabele > Typy kas / rachunków [KB_TTU10]
3. Kolumna [P] Rodzaj środków płatniczych
Wskaźnik w karcie urządzenia: Kasa
Wskazuje jakie środki gromadzone są na tym urządzeniu
Symbol Nazwa Oddz Waluta Okres P RR
- -- ------------------------------ -- ----- ------- - --
10 Kasa 10 Gotówka PLN 00 PLN 20xx/04 G 00
20 Kasa 20 Gotówka EUR 00 EUR 20xx/04 G 00
30 Kasa 30 Karty płatnicze 00 PLN 20xx/04 L 00
40 Kasa 40 Za pobraniem DHL 00 PLN 20xx/04 Z 00
50 Kasa 50 Płatność bonem (talon) 00 PLN 20xx/04 U 00
40 Kasa 40 Zapłata mobilna 00 PLN 20xx/04 M 00
o -------------o---------------- o -o- ---o--- o o
| | | | | | |
| | Oddział | Okres | |
Symbol Nazwa urządzenia | bieżący | |
Waluta | %RR
|
|
[G] Gotówka o
[L] Karta płatnicza
[Z] Za pobraniem
[R] Kredyt bankowy
[U] Bon (talon)
[M] Mobilna
Rodzaj środków płatniczych
Kolumna: P Rodzaj środków płatniczych w tabeli kas służy do określenia rodzaju (typu)
płatności jaki jest obsługiwany przez daną kasę. Wartość ta wpływa na sposób
ewidencji operacji kasowych i ich identyfikację w systemie.
* Określa fizyczny lub elektroniczny nośnik płatności, np. gotówka, karta płatnicza, przekaz.
* Służy do rozróżnienia rejestrów
* Umożliwia automatyczne przypisanie rodzaju transakcji przy wprowadzaniu dokumentów
do rejestru kasowego
* Wspiera raportowanie JPK, np. wymagane rozróżnienie gotówki i kart
Dostępne symbole pokrywają się z symbolami: Metody płatności:
[G] Gotówka - gromadzona jest gotówka
[L] Karta płatnicza - zapis wpłat kartami płatniczymi (terminal płatniczy)
[Z] Za pobraniem - zapis wpłat, które otrzyma się od przewoźnika
[R] Kredyt bankowy - wpłaty otrzymane od banku kredytującego odbiorcę
[U] Bon (talon) - zapłata bonem (talonem)
[M] Mobilna - zapis wpłat z urządzeń mobilnych
[E] Polec przelewu - zapis wypłat zleconych przelewami bankowymi
[ ] dowolne środki - gromadzone środki nie są klasyfikowane
Patrz szczegóły:
Metody płatności
Bezpośrednio po wystawieniu faktury sprzedaży w systemie NA Sprzedaż,
można zapisać, w locie, wpłatę do kasy w systemie KB.
Można zapłacić do kasy oznaczonej: [G][L][Z][R][U][M].
Oznaczenie kas [G][L][Z][R][U][M] (Metoda płatności, Rodzaj środków)
rozdziela ewidencję i eliminuje pomyłki operatorów.
Rozdzielenie ewidencji pozwala śledzić stan gotówki [G] oraz stan pozostałych
rozliczeń, np. z bankiem lub agentem rozliczającym karty płatnicze.
Istota mechnizmu:: w naglowku faktury sprzedaży podajemy metody (formy)
płatności: GPCKNEZLRBWOTUMI. Gdy podamy: GZLRUM, to można w locie zapisać
wpłatę do kasy (odpowiednio oznaczonej w kolumnie P w tabeli kas), rozliczyć
odbiorce i czekać na rozliczenie salda tej kasy.
Tu kasa spełnia funkcje saldowania, tj. ustalenia różnicy między wpłatami a wypłatami.
Patrz dalej: Kolumna [P] Rodzaj środków płatniczych. Przykłady
Środki pieniężne w drodze
O środkach pieniężnych w drodze mówimy każdorazowo, gdy transferujemy pieniądze
między naszym urządzeniami. Typowym przykładem jest przelew między rachunkami
bankowymi firmy.
Rejestrujemy wypłate na podstawie wyciągu na jednym rachunku bankowym,
przenosząc środki na konto rozliczeniowe (en: Clearing Account),
a następnie wpłatę na podstawie wyciągu na drugim rachunku bankowym,
zdejmując środki z konta rozliczeniowego.
Saldo konta rozliczeniowego powinno być zawsze równe zero.
Podobnie, na koncie rozliczeniowym śledzimy środki pieniężne w drodze,
które są transferowane z terminala płatniczego na nasz rachunek bankowy
(czyli rozliczenie wpłat od naszych odbiorców).
Taki charakter ma także przesłanie srodków z naszego rachunku bankowego
na rachunek karty kredytowj i rachunek karty przedpłaconej.
Tj. okresowa spłata karty kredytowej lub zasilenie karty przedpłaconej.
Operacje w kasach są tworzone przez nas (użytkowników programu),
lecz operacje na rachunkach bankowych są rejestrowane wtórnie
na podstawie wyciągów bankowych z zachowaniem chronologii operacji
i obliczaniem narastająco salda rachunku.
***********************************************************************************************************
(AsystentAI)
Kolumna: P Rodzaj środków płatniczych w tabeli kas służy do określenia
rodzaju (typu) płatności jaki jest obsługiwany przez daną kasę.
Mogą to być typy: [G][L][Z][R][U][M]. Są takie same jak metody płatności: [G][L][Z][R][U][M].
Tutaj podajemy przykłady zastosowania poszczególnych rodzajów (typów).
Przykład 1: Gotówka - sprzedaż w sklepie
* Metoda płatności na fakturze/paragonie: [G] Gotówka
* Kolumna P w kartotece kas: P = G
* Dokument płatności: [K] Rejestr kasowy, typ: KP (wpłata do kasy)
Efekt:
* System dopuszcza zapłatę w locie (klawisz F8) tylko do kasy oznaczonej: G.
* Tworzy się dokument kasowy KP, rozliczający należność.
* Kwota trafia do rozrachunków i powiększa saldo gotówki.
Przykład 2: Karta płatnicza - terminal przy kasie
* Metoda płatności na fakturze/paragonie: [L] Karta płatnicza
* Kolumna P: P = L (kasa typu terminal)
* Dokument płatności: [K] Rejestr kasowy, typ: WP (wpłata)
Efekt:
* W locie, po fakturze/paragonie zapisywana jest wpłata do terminala.
* Odbiorca zostaje rozliczony, a saldo kasy [L] wzrasta.
* Gdy bank potwierdzi wpływ środków od pośrednika, operator:
* tworzy wypłatę z kasy [L] i
* wpłatę na rachunek bankowy [B] - rozliczenie środków w drodze.
Przykład 3: Za pobraniem - sprzedaż wysyłkowa
* Metoda płatności: [Z] Za pobraniem
* Kolumna P: P = Z
* Dokument płatności: [K] Rejestr kasowy, typ: WP
Efekt:
* Po wystawieniu faktury sprzedaży, zapłata w locie trafia do kasy [Z].
* Rozliczana jest należność odbiorcy, ale środki jeszcze nie są na koncie firmy.
* Saldo kasy [Z] pokazuje należność od spedytora.
* Po otrzymaniu przelewu od firmy kurierskiej, saldo kasy [Z] jest zmniejszane.
Przykład 4: Kredyt bankowy - finansowanie sprzedaży
* Metoda płatności: [R] Kredyt bankowy
* Kolumna P: P = R
* Dokument płatności: [K] Rejestr kasowy, typ: WP
Efekt:
* Wystawiana faktura sprzedaży, klient korzysta z kredytu bankowego.
* System pozwala zapisać wpłatę do kasy [R], mimo że środki jeszcze nie wpłynęły.
* Powstaje rozrachunek z bankiem, nie z klientem.
* Gdy bank przekaże środki, operator rejestruje wpływ do rejestru bankowego i wypłatę z kasy [R].
Przykład 5: Przelew - zakup od dostawcy
* Metoda płatności: [P] Przelew
* Kolumna P (w rejestrze bankowym): brak - operacja bezpośrednio w rejestrze [B]
* Dokument płatności: [B] Rejestr bankowy, typ: WY (wypłata)
Efekt:
* Faktura zakupu ma odroczony termin.
* W momencie płatności operator wystawia polecenie przelewu.
* Gdy bank zrealizuje przelew, pojawia się wyciąg, na podstawie którego
tworzony jest dokument wypłaty w rejestrze [B].
Przykład 6: Przedpłata - sprzedaż z zaliczką
* Metoda płatności: [N] Przedpłata
* Kolumna P: P = G, P = L, lub P = E (zależnie od formy wpłaty)
* Dokument płatności: [K] lub [B] - rejestracja wpłaty do rozliczenia
Efekt:
* Zarejestrowana wpłata tworzy nadpłatę w kartotece rozrachunków.
* Podczas fakturowania sprzedaży można zaliczyć ją na poczet należności.
* Rejestr zależy od fizycznego środka płatności - gotówka, karta, przelew.
Przykład 7: Bony (talony) - własne lub zewnętrzne
(np. Sodexo, Edenred, własne bony promocyjne)
* Metoda płatności na fakturze/paragonie: [U] Bon / talon
* Kolumna P: P = U (kasa typu BON)
* Dokument płatności: [K] Rejestr kasowy, typ: KP (wpłata bonem)
Efekt:
* W locie zapisuje się wpłata bonem do kasy oznaczonej P = U.
* Rozliczana jest należność odbiorcy - system przyjmuje bon jako środek płatniczy.
* Saldo kasy [U] zwiększa się o wartość bonu.
* W przypadku bonów zewnętrznych:
* saldo [U] zerowane jest po otrzymaniu przelewu (zapłaty) od wystawcy bonu,
* operator rejestruje: KW z kasy [U] -> WB do banku.
* W przypadku bonów własnych:
* saldo [U] zerowane jest wypłatą KW zaksięgowaną na konto kosztowe (np. marketing),
* dokument KW nie ma fizycznego wpływu gotówki - to odpis księgowy.
Patrz też: Bony (talon) w ewidencji firmy (przedsiębiorstwa)
Bony (talony) w przedsiębiorstwiePrzykład 8: Płatność mobilna - np. BLIK, Google Pay, Apple Pay
* Metoda płatności na fakturze/paragonie: [M] Płatność mobilna
* Kolumna P: P = M (kasa typu MOBILNA)
* Dokument płatności: [K] Rejestr kasowy, typ: WP (wpłata)
Efekt:
* W momencie sprzedaży klient dokonuje zapłaty za pomocą aplikacji mobilnej.
* System zapisuje wpłatę do kasy typu [M] - oddzielnie niż karta i gotówka.
* Odbiorca zostaje rozliczony, a saldo kasy [M] zwiększa się.
* Gdy operator otrzyma potwierdzenie przelewu z banku:
* rejestruje wypłatę z kasy [M],
* oraz wpływ na rachunek bankowy [B] (WB) - analogicznie do kart [L].
Wspólny mianownik:
W każdym z tych przypadków kolumna P:
* determinuje, czy dana operacja może być wykonana na danym urządzeniu (kasie),
* wiąże sposób płatności z konkretnym typem rejestru i dokumentem,
* wspiera automatyczne rozliczenia i integrację z kartoteką rozrachunków,
a także z księgą główną,
* eliminuje pomyłki przy przypisywaniu płatności do nieprawidłowych urządzeń.
4. Zestawienia w module płatności
* Stany środków pieniężnych w kasach
* Transakcje (operacje) w kasach
KB > Dokumenty > Rejest kasowy > Przeglądanie, Wydruki
* Stany środków pieniężnych na rachunkach bankowych
* Transakcje (operacje) na rachunkach bankowych
KB > Dokumenty > Rejest bankowy > Przeglądanie, Wydruki
* Bieżący stan kas i banków
KB > Zestawienia > Bieżący stan kas i banków [KB_ZPW10]
NZ > Przekrojowe > Raport o stanie firmy [NZ_ZPL20]
Raport o stanie firmy
5. Usuwanie kart kas i kart rachunków
Nie można usuwać kart urządzeń, z którymi powiązane są dokumenty (transakcje).
Program pyta: Czy zbadać obecność dokumentów ? [T/N]
i ew. informuje: Dla tej karty są operacje w: 20xx/03
Urządzenia nieużywane należy oznaczyć: [#] Nieaktywny