1. Status rozrachunku
2. Windykacja należności. Wezwania do zapłaty
3. Dodatkowe informcje: Status, Wezwania
Status rozrachunku
Wezwania do zapłaty
4. Tematy powiązane
1. Status rozrachunku
(AsystentAI)
Status rozrachunku (operacyjny)1. Co oznacza
Status rozrachunku to symbol opisujący etap postępowania wobec konkretnego rozrachunku
(należności lub zobowiązania).
Nazwa: operacyjny wskazuje, że status określa stadium obsługi operacyjnej rozrachunku,
np. jest na etapie windykacji lub płatność została zablokowana.
Określenie: status rozrachunku należy od określenia: stan rozliczenia rozrachunku
(w pojęciu księgowym). W tym ujęciu rozrachunek może być: otwarty (stan początkowy),
częściowo rozliczony, zamkniety (całkowicie rozliczony), przeterminowany (minął termin zapłaty).
Rachunki nierozliczone [NA_ZRO10]
------------------------------------------------------------------------------
--Data-- Sy ---Numer------- Wartość w PLN ---Pozostało-- -Termin- Dni FdSz T
2x.09.29 NA FA F00010/09/25 15 114.28 15 114.28 25.10.20 17 P 2
... ^
-------------------------------------------------------------------------|----
|
[2] Wezwanie do zapłaty
Przykładowe oznaczenia: (opisowo)
* `WEZWANIE` - wysłano wezwanie do zapłaty
* `KANCELARIA` - sprawa przekazana do kancelarii prawnej
* `FAKTOR` - przekazano do faktora
* `PRZEWOŹNIK` - przekazano przewoźnikowi do windykacji
* `W` - wstrzymana płatność
Oznaczenia te definiuje się w tabelach:
* Należności: `NA > Tabele > Statusy należności [NA_TUP20]`
np.
Symbol Nazwa
------ ---------------------------
0 Sporne
1 Info o zadluzeniu
2 Wezwanie do zaplaty
3 Wezwanie ostateczne
4 W kancelarii prawnej
5 Nieściągalne - w koszty
6 Nieściągalne - w straty
* Zobowiązania: `ZO > Tabele > Statusy zobowiązań [ZO_TUP10]`
np.
Symbol Nazwa
------ ---------------------------
9 Blokada wypłat dla dostawcy
S Zobowiązanie sporne
2. Gdzie i jak jest wpisywanyRęczne ustawienie przez operatora:
* Dla należności:
`NA > Należności > Stan należności [NA_ZRO10]`
F10 - nierozliczone -> F7 - status -> wybór symbolu
* Dla zobowiązań:
`ZO > Zobowiązania > Stan zobowiązań [ZO_ZRO10]`
Analogiczna procedura jak dla należności
* Bezpośrednio w karcie odbiorcy/dostawcy:
`NA > Odbiorcy > Zakładka: Rozrachunki`
(wymagane uprawnienie do zakładki `NA_ZRO10`)
Automatyczne ustawienie:
* Funkcja SOA [SetARStatus] - status wpisywany po wysłaniu kolejnego wezwania
do zapłaty w procesie windykacyjnym (alert).
* Możliwe inne automatyzacje przez alerty i raportowanie.
Rejestr zmian (logowanie):
* Każdy zapis statusu jest logowany z informacją: kto (operator), kiedy (data, godzina),
jaki rozrachunek i jaki status wpisano.
* Log może być analizowany generatorami raportów (`Generatory raportów. Analizy BI`).
3. Jak jest wykorzystywanya) W zestawieniach i analizach
* Możliwość filtrowania rozrachunków wg określonego statusu operacyjnego.
* W zestawieniach z kartoteki rozrachunków - opcja: Salda rachunków [S] umożliwia
ujęcie tylko rozrachunków o danym statusie.
* Tworzenie: kroniki statusów - historii zmian statusów dla danego rozrachunku.
b) W procesach biznesowych
* Może blokować wykonywanie płatności w module ZO - np. status `W` (wstrzymana płatność)
uniemożliwia wygenerowanie przelewu do dostawcy.
* W windykacji - status wskazuje etap działań (np. po: WEZWANIE może nastąpić: KANCELARIA).
* Może inicjować kolejne kroki automatyczne - np. wysyłkę kolejnego wezwania.
c) W raportowaniu BI
* Status operacyjny jest jednym z wymiarów analizy w raportach należności/zobowiązań.
* Możliwość tworzenia raportów warunkowych (np. lista rozrachunków z opóźnieniem >30 dni
i statusem: KANCELARIA).
4. PodsumowanieStatus rozrachunku (operacyjny) w Trawers ERP to narzędzie zarządzania procesem obsługi
należności i zobowiązań, niezależne od ich stanu finansowego.
Pozwala na:
* oznaczenie bieżącego etapu postępowania,
* ręczne lub automatyczne nadawanie statusu,
* blokowanie operacji (np. płatności),
* filtrowanie i raportowanie wg statusów,
* monitorowanie historii zmian.
2. Windykacja należności. Wezwania do zapłaty
(AsystentAI)
Jak działa proces wezwania do zapłaty1. Cel procesu
Wezwanie do zapłaty to oficjalna informacja wysyłana do kontrahenta,
który zalega z płatnościami, w celu przypomnienia o obowiązku uregulowania
należności lub poinformowania o dalszych konsekwencjach
(np. skierowaniu sprawy do sądu).
Proces w Trawers ERP pozwala na obsługę wezwań zarówno w formie drukowanej,
jak i elektronicznej (e-mail), z możliwością pełnej automatyzacji.
2. Rodzaje wezwań w systemiea) Treść standardowa - 3 typy
* Informacja o zaległościach - delikatne przypomnienie o przeterminowanych płatnościach.
* Wezwanie ostateczne - formalne wezwanie do uregulowania zaległości w określonym terminie.
* Wezwanie przedsądowe - zapowiedź skierowania sprawy do sądu w przypadku braku zapłaty.
Treść tych wezwań jest stała - zmieniają się tylko dane kontrahenta i szczegóły zaległości.
b) Treść definiowana - wg wzorców
* Można przygotować własną treść wezwania, korzystając z edytora wzorców dokumentów.
* Wzory mogą być wielojęzyczne i dostosowane do specyfiki firmy.
* Drukowanie wg wzorców możliwe m.in. w:
* `NA > Należności > Zaległe wg dni opóźnienia > Wg wzorca 3 zakresy [NA_ZRZ20]`
W katalogu ftp są gotowe, przykładowe wzorce wezwań.
Wzorce Pliki na ftp Przeglądanie3. Automatyzacja wezwań - Alerty
* Funkcja Alerty umożliwia seryjne wysyłanie wezwań do zapłaty bez ręcznego
uruchamiania funkcji z menu.
* Program cyklicznie analizuje rozrachunki odbiorców i generuje wezwania, dołączając:
* listę faktur,
* kwoty zaległości,
* terminy płatności.
* Możliwe jest połączenie alertów ze zmianą statusu rozrachunku (operacyjnego):
1. Wysłanie pierwszego wezwania -> status `[W]` (Wezwano do zapłaty)
2. Kolejny alert odczytuje status `[W]` i wysyła wezwanie przedsądowe -> status `[P]` (Przedsądowe)
4. Korzyści z automatyzacji
* Oszczędność czasu - brak konieczności indywidualnego drukowania/wysyłania.
* Spójność komunikacji - treść wezwań jest ujednolicona.
* Historia działań - zmiany statusu rozrachunków są logowane.
* Możliwość etapowego prowadzenia windykacji (np. przypomnienie -> ostateczne wezwanie -> przedsądowe).
5. Schemat działania
1. System analizuje zaległe rozrachunki odbiorców.
2. Generuje wezwania w wybranej formie (druk/e-mail).
3. Wysyła wezwania lub przygotowuje pliki PDF.
4. (Opcjonalnie) zmienia status operacyjny rozrachunku, co pozwala uruchomić kolejne etapy działań.
Schemat - Wezwania do zapłaty + zmiana statusu operacyjnego
[Rozrachunek przeterminowany]
|
|
v
(1) Wysłanie 1. wezwania
- NA_ZRO80 (standardowe)
- NA_ZRZ20 (wg wzorca)
- lub automatycznie przez Alert
|
|---(opcjonalna automatyczna zmiana statusu)--->
| Status operacyjny: [W] Wezwano do zapłaty
|
v
(2) Monitorowanie płatności
|
|---(brak płatności po określonym czasie)--->
|
v
(3) Wysłanie wezwania przedsądowego
- standardowe lub wg wzorca
- Alert może wysłać seryjnie na podstawie statusu [W]
|
|---(zmiana statusu)--->
| Status operacyjny: [P] Wysłano przedsądowe
|
v
(4) Monitorowanie płatności po przedsądowym
|
|---(brak zapłaty)--->
|
v
(5) Przekazanie do dalszej obsługi
- Status operacyjny: [K] Kancelaria
- lub [F] Faktor / [PR] Przewoźnik
|
|
v
(6) Zakończenie procesu
- Spłata -> rozrachunek rozliczony
- Brak spłaty -> status [S] Spisane / nieściągalne
Opis kluczowych punktów w schemacie
* Punkt 1: Pierwsze wezwanie może być wysłane manualnie lub automatycznie;
automatyzacja często od razu ustawia status `[W]`.
* Punkt 3: Alerty mogą być skonfigurowane tak, aby wysyłać przedsądowe wezwania
tylko do rozrachunków ze statusem `[W]`.
* Punkt 5: Statusy takie jak `[K]` (Kancelaria) lub `[F]` (Faktor) pomagają śledzić,
komu przekazano sprawę.
* Logowanie: Wszystkie zmiany statusów są zapisywane w logu, co pozwala
analizować przebieg procesu.
3. Dodatkowe informacje: Status, Wezwania
3.1 Status rozrachunku
Status rozrachunku, to symbol zapisywany do rozrachunku
Pola: WEZWANIE C 1 - symbol statusu, np. 2 - Wezwano do zapłaty
WDATA1 D 8 - data wpisania statusu
Może wskazywać etap, na którym jest windykacja należności.
Np. wysłano wezwania do zapłaty, przekazano do kancelarii prawnej,
przekazano do faktora, przekazano do przewoźnika, wstrzymano wypłatę, itp.
Znak statusu wpisuje się do rozrachunku w funkcji:
NA > Należności > Stan należności [NA_ZRO10]
ZO > Zobowiązania > Stan zobowiązań [ZO_ZRO10]
> Stan rozrachunku > F10-nierozliczone > F7-status
Status można także wpisać w locie, w karcie odbiorcy.
NA > Odbiorcy > Zakładka: Rozrachunki
Operator musi mieć uprawnienia do funkcji: Stan należności [NA_ZRO10]
Znak statusu można wpisać także automatycznie (funkcja SOA [SetARStatus])
po wysłaniu alertem kolejnego wezwania do zapłaty.
Alerty i raportowanie. Przykłady
Oznaczenia statusu można definiować w tabeli: Status rozrachunku.
NA > Tabele > Statusy należności [NA_TUP20]
ZO > Tabele > Statusy zobowiązań [ZO_TUP10]
W zestawieniach z kartoteki rozrachunków można ująć te rozrachunki,
które mają wskazany status. Wybrać opcje: Salda rachunków [S].
Patrz: Zestawienia wg Status rozrachunku
Można wykorzystać wskaźnik: Status w kartotece rozrachunków i zabronić
płacenia dostawcy, gdy wskaźnik jest np. [W] Wstrzymana płatność.
NOTE: Po każdym zapisie statusu do rozrachunków, program zapisuje informacje
do logu: kto (operator), data i godzina, identyfikacja rozrachunku, zapisany status.
Patrz parametr: 0825 [1] Zapis statusu rozrachunku
Param ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
Zapisy w logu można wybierać, porządkować, analizować przy pomocy
generatorów raportów, wbudowanych do programu Trawers i zewnętrznych.
Generatory raportów. Analizy BI
Można np. tworzyć kronikę kolejnych zapisów (zmian) statusów poszczególnych
rozrachunków.
Wskaźnik: Status rozrachunku należy odróżnić wskaźnika: Stan rozliczenia rachunku.
Rozrachunek może byc: Otwarty, Częściowo rozliczony, Przeterminowany, itd.
Służy głównie do kontroli spłaty i powiązania z dokumentami płatności.
3.2 Wezwania do zapłaty
Wezwania o treści standardowej
NA > Należności > Należności w dniu... > Wezwanie do zapłaty [NA_ZRO80]
W programie można wydrukować trzy różne wezwania o standardowej treści
tzn. tekst informacyjny nie może być zmieniony. Zmieniają się tylko
informacje o dłużniku oraz o szczegółach należności.
[1] Informacja o zaległościach
Zawiera informacje o zaległościach płatniczych
[2] Wezwanie ostateczne
Zawiera wezwanie ostateczne do uregulowania zaległości
[3] Wezwanie przedsądowe
Zawiera zapowiedź skierowania sprawy do sądu
Przykład
===========================================================================
Wystawca: ALFA Centrum Płytek
Targowa 55
81-230 Puck
NIP: 954-017-01-17
Bank: ASIACO BANK POLSKA S.A. O/GDYNIA
Rachunek: 78 14444026 0000000004543217
005046, NIP: 664-060-08-61
APEX S.C
Mikołowska 23 D/4
40-067 Katowice
WEZWANIE DO ZAPŁATY
Uprzejmie informujemy, że według stanu naszej ewidencji na dzień 20xx.07.22
zalegacie Państwo z zapłatami za wystawione rachunki/faktury
jak w poniższym zestawieniu.
W związku z powyższym prosimy o uregulowanie zaległości.
Wezwanie niniejsze prosimy potraktować jako nieaktualne jeśli należność
została uregulowana.
W przypadku niezgodności prosimy o kontakt tel: 58 651 57 90
----------------------------------------------------------------------------
Dokument Rodzaj dokum Termin Dni Do zapłaty Zapłacono Saldo
----------------------------------------------------------------------------
F00011/05/19 Faktura sprz (P) 20xx.06.03 -49 430.29 100.00 330.29 PLN
F00012/05/19 Faktura sprz (P) 20xx.06.03 -40 246.00 0.00 246.00 PLN
----------------------------------------------------------------------------
Razem: 676.29 100.00 576.29 PLN
Pozostaje słownie:
PięćsetSiedemdziesiątSześćZŁ.DwadzieściaDziewięćGR.
============================================================================
Wezwania o treści definiowanej, wg wzorców dokumentów
W programie można zredagować treść wezwania do zapłaty, korzystając
z edytora wzorców dokumentów.
Jako wezwanie do zapłaty można zredagować dokument:
NA > [RZ] Należności zaległe
Na serwerze ftp, znajdują się przykładowe wzory wezwań do zapłaty o zróżnicowanej treści.
Także w językach obcych.
Wzorce Pliki na ftp Przeglądanie
Wezwania do zapłaty wg takich wzorców można drukować w:
NA > Należności > Zaległe wg dni opóźnienia > Wg wzorca 3 zakresy [NA_ZRZ20]
Automatyzacja. Alerty
Wezwania do zapłaty można wysyłać automatycznie. Nie trzeba wywoływać funkcji
z menu, przeglądać, drukować lub wysyłać pojedyńczo e-mailem.
Program sam wysyła wezwania do zapłaty. Wystarczy określić częstotliwość i treść.
W funkcji Alerty:
* Można seryjnie wysyłać do kontrahentom wezwania do zapłaty.
* Można seryjnie wysyłać wezwania do zapłaty ze zmianą statusu rozrachunku .
Patrz opis alertów:
Alerty i raportowanie
Program sprawdza stan rozrachunków odbiorców, rachunek po rachunku.
Do treści wezwania zapisuje numery faktur i kwoty zaległości.
E-maile wysyła na adresy e-mail osób do kontaktu.
Alert może zmienić status rozrachunku. Alertem, seryjnie wysyłać wezwania
do zapłaty na adresy e-mail kontrahentów.
Status należności zmienić na: [W] Wezwano do zapłaty.
Kolejny alert może odczytać status i gdy jest [W], to wysłać kolejne wezwanie,
np. Wezwanie przedsądowe i zmienić status na [P] Wysłano Przedsądowe.
Alerty i raportowanie