1. Opis ogólny
2. Podstawowe pojęcia
3. Definiowanie raportów
4. Raporty ze zbiorów połączonych
5. Eksport raportów
6. FormułyPM
7. ZestawieniaPM
8. Konieczność przebudowy po aktualizacji
9. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
NOTE: Tu opisane sa RaportyPM tradycyjny mechanizm tworzenia raportow w programie Trawers
Kolejna generacja mechanizmu raportowania to RaportyXML.
RaportyXML
Ważna zaleta generatora RaportyXML, obok wiele innych zalet, to odporność
definicji raportu na zmiany bazy danych. RaportPM może wymagać zmiany definicji.
Patrz opis niżej: Konieczność przebudowy po aktualizacji.
Potrzeba
W systemach komputerowych zgromadzone są miliony informacji.
Lecz często dla podjęcia właściwej decyzji potrzebna jest jedna,
konkretna informacja, której nie ma na ekranie lub na wydruku.
A wiemy, ze w systemie ona jest, gdyż sami ją w nim umieściliśmy.
Układ informacji na ekranie lub wydruku nie jest dla nas
wystarczająco czytelny. Zawiera zbyt dużo liczb lub opisów
albo są one niewłaściwie uporządkowane.
Chcemy sięgnąć do informacji zgromadzonych w systemie i wybrać
tylko te niezbędne. Chcemy utworzyć własne zestawienie, nadać
mu nazwę, wyświetlić na ekranie, wydrukować lub wysłać e-mailem.
Chcemy wielokrotnie uzywać tego własnego zestawienia do sięgania
do nowych, zmieniających się w czasie, informacji.
Rozwiązanie
System raportowania PM (Powiedz Mi!) pozwala wybrać tylko niezbędne
informacje z systemu komputerowego, dowolnie je uporządkować
i nadać im formę zestawienia.
Zestawienie można zapamiętać dla późniejszego użycia, z innymi danymi.
PM wybiera informacje z wielu systemow programu Trawers oraz tworzy
nowe informacje, gdyż przeprowadza obliczenia na odszukanych danych.
PM może wysłać informacje do popularnych pakietow biurowych, np. Office.
2. Podstawowe pojęcia
Rekord (zapis)
Informacje rejestrowane w systemach użytkowych gromadzone są
w zbiorach (kartotekach) np. w kartotece odbiorców, zbiorze faktur.
Grupy informacji dotyczące takiego samego zjawiska tworzą REKORDY
(zapisy), np. rekord odbiorcy w kartotece odbiorców.
Poszczególne rodzaje informacji dotyczące zjawiska, zapisane są
w POLACH (kolumnach) rekordu, np. pole nazwy odbiorcy, pole nazwy miasta.
Wszystkie zapisy (rekordy) dotyczące odbiorców zgromadzone w zbiorze
mają taką samą budowę (będą zawierały te same pola, w takiej samej
kolejności, ale inne będą wartości poszczególnych pól).
pola rekordów
o-----------------o--------------o---------o------------o
| | | | |
Symbol Nazwa odbiorcy Miasto Telefon Sprzedaż w roku
| | | | |
V V V V V
GD0024 Przedsiebiorstwo ARGIX Gdynia 21-32-22 35,000,000.00 <-.
SL1211 PHU Jan Nowak Slupsk 2,000,000.00 <-.
GD0032 Zaklady Metalowe ZLIM Gdansk 51-32-33 58,500,000.00 <-.
KR0003 Cukiernia Koralik Krakow 55-44-21 250,000.00 <-.
WR0022 P.P. HUTMEN Wroclaw 44-54-82 60,600,000.00 <-.
|
rekordy -------->o
Jak widać na przykładzie, każdy wiersz ze zbioru Kartoteka odbiorców
jest osobnym rekordem, dotyczacym innego odbiorcy - ale każdy ma
podobną budowę.
Raport
Raport jest rodzajem zapytania kierowanego do systemu. Treść tego
zapytania tworzy sam użytkownik. Utworzona definicja jest zapisywana
i może być wielokrotnie wykorzystywana.
Definicja raportu zawiera informacje określające jakich danych należy
szukać w zbiorach systemu, gdzie ich szukać oraz w jakiej formie ma
być podana odpowiedź.
System PM tworząc raport za każdym razem odwołuje się do wskazanych zbiorów,
co zapewnia dostęp do aktualnych informacji.
Formuła
Formuła umożliwia obliczenia na podstawie wybranych pól rekordów
znajdujących się w zbiorach danych.
Można np. obliczyć 10 % wartości sprzedaży odbiorców, którzy kupili
każdorazowo za kwotę większa niż 1.000 PLN.
Definicja formuły zawiera informacje określające jakich danych należy
szukać w zbiorach systemu i jakie operacje arytmetyczne na nich
wykonać.
Zestawienie
Zestawienie, to obliczenia na podstawie wielu formuł.
Zbiory transakcyjne
Dokumenty (transakcje) zapisane są w miesięcznych zbiorach dokumentów,
np. 20xx/05 - dokumenty z maja
Zbiory transakcyjne scalone
Zbiór scalony roczny, to jest połączenie zbiorów dokumentów okresowych,
np. 01 Styczeń do 08 Sierpień
Zbiór tworzony jesy na życzenie, w locie. Program wypełnia zbiór
aktualnymi danymi zapisanymi w miesięcznych zbiorach dokumentów.
Zbiory scalone można tworzyć w systemach sprzedaży NA, zakupu ZO
i magazynowym MG.
3. Definiowanie raportów
Raporty definiuje się w funkcji:
PM > RaportyPM > Definicje raportów > Dopisywanie
Należy podać:
* symbol i tytuł tworzonego raportu, np. 100001 Stan magazynu 01
* symbol systemu, który będzie źródłem danych, np. MG
* nazwę zbioru z tego systemu, np. Kartoteka magazynowa
(można podać jeden zbiór główny - rodzica i trzy zbiory - zbiory
połączone - dzieci)
Patrz dalej opis tworzenia raportow ze zbiorów połączonych.
* pola do wyświetlania, np. Indeks, Nazwa, Ilość w magazynie
* sposób sortowania, np. Indeks
* warunki wyboru zapisów ze zbioru, np. Magazyn = '01'
* czy numerować kolejne linie wydruku raportu ?
* czy na wydruku tworzyć sumy pośrednie, np. razem grupa indeksów
i dla których pol sortowania, np. grupa
4. Raporty ze zbiorów połączonych
Pojęcia
raporty ze zbiorów połączonych
Zawieraja dane ze zbioru podstawowego (rodzic), np. zbiór
faktur oraz dane ze zbioru połączonego (dziecko), np. kartoteka
odbiorców (aby doświetlić nazwę i adres odbiorcy)
relacyjny system danych
Relacyjny system danych, to jest grupa struktur danych, które
wspólnie posiadają istotne informacje na określony temat. W wielu
przypadkach jest niewskazane zapisanie wszystkich informacji w jednej
strukturze bazy danych (zbiorze). Dane można zapisać w wielu zbiorach
grupując je logicznie, np. dane o kliencie w kartotece klientów
a dane o sprzedanych produktach w zbiorze faktur.
Aby uzyskać zestawienie zawierające dane z obu zbiorów, np. listę
towarów sprzedanych do klientów wraz z ich dokładnymi adresami,
część danych trzeba pobrać z jednego zbioru a część z drugiego.
Między zbiorami powinien istnieć łącznik zwany kluczem relacji,
tu: symbol klienta.
Sensem relacyjnej bazy danych jest przyłączenie jednego zbioru do
drugiego i utworzenie na tej bazie jednego źródłowego zbioru
bazy danych.
Baza danych. Słownik
pola łączące (klucze relacji)
Wspólne pola, znajdujące się równocześnie w zbiorze rodzica i
dziecka np. symbol odbiorcy.
Pola lączące oba zbiory (tabele) powinny mieć taką samą nazwę,
np. pole ODBDOST w zbiorze dokumentów sprzedaży i ODBDOST w kartotece
odbiorców
NOTE: W RaportyXML pola łączące (klucze relacji) mogą mieć różne nazwy,
np. pole SHIPTO (Wysłać do) w zbiorze dokumentów sprzedaży i ADRSYMB
w kartotece adresów dodatkowych odbiorcy
zbiór rodzica
Zbiór, w którym znajdują się poszukiwane dane podstawowe
zbiór dziecka
Zbiór, w którym znajdują się poszukiwane dane dodatkowe -
połączone z danymi znajdującymi się w zbiorze podstawowym
(rodzica)
Połączenie między zbiorem dziecka i zbiorem rodzica następuje
poprzez wspólne pola, które są równocześnie w obu zbiorach.
Jeżeli zbiory nie mają wspólnych pól, to nie można utworzyć
połączenia (relacji).
Zbiory rodzica i zbiory dzieci mogą znajdować się w tych samych
systemach, np. oba w MG lub w różnych systemach, np. rodzic
w MG a dzieci w NA.
Jak tworzyć raporty zawierające dane z wielu, różnych zbiorów ?
Tworzenie połączenia (relacji) miedzy zbiorem rodzica i zbiorem
dziecka (dzieci) polega na podawaniu nazw pól wspólnych dla obu zbiorów.
Zbiór rodzica można połączyc z maksymalnie trzema zbiorami dzieci
(z jednym, z dwoma lub z trzema zbiorami dzieci)
Gdy zbiory są połączone, to podczas tworzenia raportu, system
wyświetla lub drukuje kolejne rekordy (zapisy) ze zbioru rodzica
oraz, dodatkowo te rekordy ze zbioru dziecka lub dzieci, które
mają takie same wartości w polach łączących.
Np. Jeżeli rodzicem jest zbiór dokumentów miesięcznych, dzieckiem
kartoteka odbiorców a polem łączącym: symbol odbiorcy, to
można zbudować raport pokazujący symbol odbiorcy i numer faktury
ze zbioru dokumentów miesięcznych i nazwę odbiorcy oraz jego adres
z kartoteki odbiorców.
Uwaga. Jeżeli zbiór dziecka zawiera wiecęj niż jeden rekord o takiej
samej wartości pola łączącego, jak rekord rodzica, to w raporcie
pojawi się tylko jeden, pierwszy rekord zbioru dziecka.
W powyższym przykładzie: jeżeli odwrócimy powiązania - rodzicem
będzie kartoteka odbiorców, dzieckiem zbiór dokumentów miesięcznych
a polem łączącym: symbol odbiorcy, to w raporcie dla każdego
odbiorcy pojawi się tylko jedna, pierwsza napotkana, faktura
nawet gdy takich faktur w zbiorze będzie więcej.
Np. do zbioru dokumentów NA można dołączyć kartotekę odbiorców
(pole łączące: symbol odbiorcy) i kartotekę magazynową z MG
(pole łączące: magazyn + grupa + indeks). Należy zwracać uwagę na
pola łączące, gdyż połączenie np. dokumentów z kartoteką magazynową
jedynie polem: indeks, spowoduje, ąe program ustawi się w kartotece
magazynowej na karcie indeksu wprawdzie zgodnego z indeksem z
dokumentu, ale może to być indeks z innego magazynu lub grupy.
W efekcie:
dostępne są pola:
dla linii raportu - z wszystkich zbiorów z tym, ze pola wspólne
tylko ze zbioru rodzica
dla porządku
sortowania - tylko pola zbioru rodzica
dla wyboru
warunków - z wszystkich zbiorów z tym, ze pola wspólne
tylko ze zbioru rodzica
Po zdefiniowaniu raport możemy wyswietlić na ekranie, wydrukować oraz
zapisać (eksportowac) do pliku dyskowego.
5. Eksport raportów
Eksportowanie polega na zapisaniu rekordów pochodzących ze zbioru
danych systemu użytkowego do pliku o podanej nazwie i w wybranym formacie.
Ze zbioru systemu użytkowego można wybrać tylko niektóre rekordy.
Plik eksportowy można utworzyć w jednym z następujących formatów:
CSV, HTML, XML, DBF
Patrz opis: Formaty plików
Formaty plików wymiany
Utworzone pliki mogą być używane przez standardowe programy narzędziowe
np. edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne, systemy baz danych.
6. FormułyPM
Formuły definiuja obliczenia, które należy wykonać na podstawie pól
wybranych rekordów znajdujących się w zbiorach systemów użytkowych.
Np. można obliczyć 5.30 procent sumy wartości sprzedaży dla odbiorców
(lecz tylko tych odbiorców, których roczne wartości są większe niż
40,000.00 PLN).
Definiując formułę należy podać:
* numer i nazwę
* nazwy i definicje skladników formuły (argumentów),
* wzór, wg którego obliczana będzie wartość
Argument definiuje się podając:
Numer argumentu:
System sugeruje kolejne numery argumentów, np. i2.
Można nadać własny numer. Numer musi mieć następującą budowę:
'i' + liczba. Np. i3, i12, i21. Można definiować maksymalnie
29 argumentów.
Nazwa argumentu:
np. Sprzedaż usług
System:
Podaje się symbol systemu, np. NA Sprzedaż i rozrachunki z odbiorcami
Zbiór:
Podaje się nazwę zbioru, z którego pobierane będą dane do
obliczenia wartości argumentu, np. Zbiór miesięcznych faktur
Pole sumowane:
Podaje się nazwę pola, którego dane będą używane do obliczenia
wartości argumentu, np. Wartość pozycji.
Warunki:
Podaje się, jakie warunki muszą być spełnione, aby rekord został
wybrany ze zbioru do wyliczenia wartości argumentu,
np. pole 'Indeks towaru, usługi' powinno zawierać tekst: usługa.
System PM wylicza następująco wartość argumentu:
* z podanego zbioru odczytuje kolejny rekord,
* sprawdza, czy rekord spełnia podane warunki wyboru,
* jeżeli spełnia - to pobiera wartość zapisaną w polu, które
określono jako sumowane,
* odczytuje kolejny rekord ze zbioru
System sumuje wartości pól wszystkich rekordów, które spełnily
warunki. Suma wartości jest wartością argumentu.
Po zdefiniowaniu argumentów należy zbudować wzór. Wzór może składać się
z liczb, argumentów i operatorów arytmetycznych (+ - * /).
Dodatkowo można stosować nawiasy.
Przykłady wzorów:
(i1-i2)*0.65
i1+i2-i3
(i1*0.1)+(i2*0.01)
Definicja wzoru wraz z definicjami argumentów tworzy formułe.
Formułę można zapamietać i w dowolnej chwili można wykonać obliczenia.
7. ZestawieniaPM
Zestawienie, to obliczenia na podstawie wielu formuł.
Definiując zestawienie podajemy:
* numer i nazwę, np. Wyniki firmy
* nr i nazwę pozycji, np. Wartość sprzedaży,
Wartość zapasów
* Wzór obliczeniowy: np. f0001
Argumentami wzoru mogą być formuły i operatory arytmetyczne
( + - * / )
8. Konieczność przebudowy po aktualizacji
Definicje raportów i formuł w systemie PM korzystają ze słownika danych
w taki sposób, że aktualizacja zbiorów może rozsynchronizować definicje
raportów. Tzn. po aktualizacji zbiorów definicja może wskazywać na inne
pola niż poprzednio (przed aktualizacją). W takie sytuacji konieczna jest
przebudowa definicji.
RaportyXML są odporne na aktualizację. Gdy używa się raportów wielokrotnie,
to należy stosować moduł RaportyXML
RaportyXML