Komunikacja w Trawers ERP. Przykłady

1. Opis ogólny Wymagania wobec programu Kanały komunikacji i rodzaje kontaktów Rodzaje korespondencji 2. W programie Trawers ERP Dane i obiekty w programie 3. Przykłady treści i nośników Wysyłanie dokumentów sprzedaży e-mailem Wysyłanie raportów utworzonych w module: Alerty Raportowanie automatyczne Przewodniki warsztatowe z załącznikami Wysłanie e-maili z załącznikami, cennikami sprzedaży Przeglądanie zestawień na ekranie Zapisanie dokumentu w katalogu na dysku Wysłanie e-maila z fotografią Zapisanie faktury w e-archiwum Powiązanie dokumentu z identyfikatorem RefNo Powiązanie karty indeksu KIM z fotografią Pobieranie rysunków via SOA (API) Wczytywanie fotografii via SOA (API) Delegowanie zadań do operatorów Realizacja kampanii handlowych Notatki CRM Przeglądanie Rozgłaszanie wiadomości Obsługa serwisowa 4. Tematy powiązane

1. Opis ogólny

Komunikacja to tworzenie, przesyłanie i przechowywanie treści (informacji). Powodzenie przedsiębiorstwa, jego konkurencyjność, zależy od sprawnej komunikacji wewnętrznej, między pracownikami i zewnętrznej, z klientami i dostawcami. Metody i narzędzie komunikacji wbudowane są w kompleksowy system informacyjny w Trawers ERP. Zapewniają pełne i aktualne informacje.

Wymagania wobec programu

Program informatyczny, który wspomaga zarządzenie firmą powinien mieć możliwość (obiekty, funkcje, narzędzia, zasoby) aby tworzyć (generować), odbierać, wysyłać, przechowywać i wyszukiwać korespondencję (treści korespondencji). Powinien zapewnić pełny przegląd otoczenia, w którym funkcjonuje firma. Dane o kontrahentach (firmach) i osobach je reprezentujących (osoby do kontaktu). Informacje o wszelkich kontaktach, aktywności, korespondencji. Zapewnić możliwość szybkiego wyszukiwania informacji podczas podejmowania bieżących decyzji. Możliwość tworzenia raportów syntetycznych i szczegółowych.

Kanały komunikacji i rodzaje kontaktów

Rozmowy telefoniczne stacjonarne i mobilne Listy papierowe (pocztowe) e-maile Fax Spotkania (rozmowy) osobiste okazjonalne Spotkania regularne (powtarzalne) Zadania w systemie RZ Projekty Zadania Reakcje na kampanie marketingowe Działania w ramach kampanii marketingowych Prace serwisowe

Rodzaje korespondencji

Listy pojedyncze (do jednego kontrahenta) (en: Personalized letter) Listy seryjne (do wielu kontrahentów) (en: Mass letter (mailing)) Wchodząca Wychodząca Treści tworzone ręcznie Treści tworzone automatycznie

Zarządzanie dokumentami DMS

Rejestrowanie Porządkowanie Przesyłanie Przechowywanie Wyszukiwanie Przeglądanie Formaty: doc, pdf, txt, ... Nośniki: papierowe, magnetyczne, optyczne Zarządzanie dokumentami DMS

Treści

Standardowe (jednolite). O ustalonej zawartości (treści) i ustalonym formacie O zmiennej treści i zmiennym formacie. Dokumenty wg wzorców. Np. faktura sprzedaży, zmienne: odbiorca i jego adres, sprzedawany asortyment, kwoty Formaty: plik .pdf, wydruk na papierze, EDI (xml)

Kronika korespondencji

Zapisy o korespondencji wchodzącej i wychodzącej Zbiory archiwalne

Nośniki informacji

Elektroniczne Papierowe

Urządzenia wejściowe i wyjściowe

Drukarka Faks Telefon Skaner Ekran Program zewnętrzny Plik Głośnik (słuchawka) WWW (publikacja na www)

Źródła treści

Tworzone ad hoc, w miarę potrzeb Szkice (en: Draft) Wzorce pre-definiowane (en: Templates)

Archiwum korespondencji

Korespondencję (treści korespondencji) należy przechowywać i udostępniać osobom uprawnionym na ich życzenie.

Korespondencja a ISO i identyfikowalność

Potrzeba dostępu do korespondencji i do wszystkich innych zapisów komunikacji między użytkownikami programu wynika także z wymagań formalnych, np. wymogi ISO 9000 Zarządzanie jakością i (bardziej restrykcyjne) ISO 22000 Zarządzanie bezpieczeństwem żywności. Korespondencja prowadzona z kontrahentami i korespondencja wewnątrz firmy stanowi element systemu identyfikowalności (en: traceability).

Przedsiębiorstwo cyfrowe

Przedsiębiorstwa cyfrowe, to są organizacje w których używa się technologii informatycznych w całej działalności, we wszystkich obszarach aktywności. Zarówno w procesach wewnątrz organizacji jak i w komunikacji z kontrahentami i instytucjami zewnętrznymi w całym łańcuchu kontaktów zaopatrzenia, kooperacji, sprzedaży i serwisu. Przedsiębiorstwo cyfrowe

2. W programie Trawers ERP

W programie Trawers ERP znajdują się następujące informacje: * Informacje o firmie, użytkowniku programu Trawers znajdują się w karcie firmy, w tabeli firm. Wielo-firmowość * Informacje o osobach w firmie wysyłających i odbierających korespondencję. Imiona i nazwiska operatorów, ich adresy e-mailowe, numery telefonów. Tabela operatorów * Informacje o osobach wysyłających i odbierających korespondencję. Zarządzanie bazą odbiorców Zarządzanie bazą dostawców Osoby do kontaktu Kartoteka osobowa pracowników * Przykładowe wzorce dokumentów Wzorce dokumentów Przykłady Wzorce etykiet Przykłady * Urządzenia wyjściowe, np. drukarki i kanały komunikacji elektroniczej Drukowanie Urządzenia wyjściowe * Komunikacja elektroniczna. Wysyłanie dokumentów e-mailem E-mail Używanie poczty TrEmail * Wymiana informacji w zespołach. Gromadzenie korespondencji w archiwach. Powiązanie zadań z kontrahentami, projektami i e-mailami RZ Projekty Zadania * Service Desk. Moduł, grupa funkcji programowych, które wspomagają prace działu obsługi serwisowej przedsiębiorstwa. Ułatwiają komunikację między klientami a działem serwisowym. RK Rynek Kontakty * Wiadomości operatorów (rozgłaszanie) Wysyłanie do innych operatorów Powiadomienia, wiadomości * Wysyłanie powiadomień o zdarzeniach automatycznie przez program. Powiadomienia o wystąpieniu zdarzeń (en: Event) Powiadomienia, wiadomości * Alerty. Automatyczne informowania o zdarzeniach. Monitorowanie, czy wystąpiło zdarzenie Wysyłanie powiadomień (raportów) do wskazanych adresatów Alerty i raportowanie * Kronika korespondencji. Archiwum Gromadzenie treści korespondencji. Archiwum danych * Dokumenty transakcyjne Dokumenty (transakcje) reprezentują zdarzenia gospodarcze, które mają wpływ na sytuację finansowo-majątkową przedsiębiorstwa. Są to transakcje sprzedaży, zakupów, magazynowe, związane z płatnościami i rozrachunkami, transakcje związane z produkcją wyrobów i realizacją usług. Dokumenty transakcyjne * Archiwum dokumentów Archiwizowanie dokumentów. e-faktury, e-archiwum * Rejestrowanie, przeglądanie, wyszukiwanie dokumentów Przetwarzanie dokumentów e-faktury, e-archiwum * Kronika zdarzeń (en: Event) Gromadzenie zapisów o procesach programu i wystąpieniu zdarzeń uznanych za szczególnie ważne. Kronika zdarzeń [316] Powiadomienia, wiadomości * Kronika operacji (log) Czynności wykonywane przez użytkowników programu, np. wywołanie funkcji, zmiany zapisów w kartotekach, szczegóły transakcji. Kronika operacji (log) * Wyszukiwanie informacji Szukanie w bazie danych Szukanie w bazie danych * Bezpieczeństwo korespondencji Zapewnienie bezpieczeństwa: ochrona dostępu, ochrona przed utratą. Bezpieczeństwo. Mechanizmy * Wymiana danych z innymi programami Automatyczna i manualna wymiana danych i dokumentów z otoczeniem. Wymiana danych z innymi programami * Pola opisowe. Memo, remark, notatki Opisy powiązane z rekordami zgromadzonymi w bazie danych. Opisy. Memo i Remark * Kolory wyróżnień Kolorami można przedstawiać informacje w sposób bardziej czytelny, wyrazisty. Preferencje operatorów * Konwersacja (en: Chat) Mechanizm wysyłania wiadomości (rozgłaszania) może służyć do rozmowy (konwersacji) między użytkownikami programu (en: Chat). Wysyłanie wiadomości * Komponenty technologiczne i ich złożenia Np. AutoRun wykonuje Alert, który wysyła e-mailem wezwania do zapłaty do odbiorcy. Komponenty technologiczne * Ogłoszenia firmy Tres Informacje są na ekranie (formatce). Pojawiają się u wszystkich operatorów bezpośrednio po zalogowaniu. Program pobiera treść ogłoszenia z portalu: Baza Wiedzy Trawers ERP. Baza wiedzy. Trawers ERP

3. Przykłady treści i nośników

Wysyłanie e-mailem dokumentów sprzedaży

Faktury i inne dokumenty sprzedaży można wysyłać na adres e-mail odbiorcy. Wysyłać można bezpośrednio z programu, przy pomocy wbudowanego do programu modułu poczty elektronicznej TrEmail. Dokumenty można wysyłać: a) Pojedynczo, bezpośrednio po zarejestrowaniu b) Seryjnie, tzn. jednocześnie wiele faktur do różnych odbiorców Dokument wysyłany jest elektronicznie jako plik PDF. Plik PDF z fakturą stanowi załącznik do e-maila. Opis procesu wysyłania dokumentów e-mailem: Wysyłanie faktur e-mailem

Wysyłanie raportów utworzonych w module: Alerty

Zadaniem alertu jest prezentowanie i wysyłanie raportu, gdy wystąpi zdarzenie, lub zostanie spełniony określony warunek. Treść raportu (powiadomienie) można: * Wysłać e-mailem * Wydrukować na drukarce * Wyświetlić na ekranie Definiowanie alertów i przykłady: * Wezwania do zapłaty * Wezwanie do dostawy * Powiadomienie o zaległych należnościach * Powiadomienie o stanie realizacji zamówienia Alerty i raportowanie

Raportowanie automatyczne

Określenie: Raportowanie automatyczne odnosi się do tych funkcji programu, które automatycznie generują raporty i zapisują je we wskazanych katalogach lub wysyłają pod wskazane adresy e-mailowe. Raportowanie automatyczne

Przewodniki warsztatowe z załącznikami

Przewodniki warsztatowe można drukować i wysyłać e-mailem razem z załącznikami, np. z rysunkami technicznymi wyrobów lub z fotografią załączoną do zamówienia klienta. Zamówienia, wg którego produkuje się wyrób. Dokumenty w produkcji Dokumenty powiązane (załączniki)

Wysłanie e-maili z załącznikami, cennikami sprzedaży

Potrzeba ======== Wysłać e-mail do klienta z cennikiem promocyjnym. Cennik w formacie pliku PDF ze zdjęciami produktów. Ogólny opis rozwiązania ======================= Załączniki. Wysyłanie załączników standardowych Dokumenty powiązane (załączniki) Prace przygotowawcze ==================== * Zdefiniować urządzenia wyjściowe [Email PDF] Wysyłanie e-maila z PDF [Plik PDF] Zapis do pliku PDF Urządzenia wyjściowe. Wydruki * Wypełnić dane adresata e-maila Dopisać osobę do kontaktu i jej adres e-mail Osoby do kontaktu * Utworzyć cennik promocyjny Cenniki sprzedaży * Powiązać zdjęcia (graficzne pliki załączników) z kartami produktów Dokumenty powiązane (załączniki) Kolejne kroki ============= Zdjęcia powiązać z kartami produktów ------------------------------------ Zdjęciom (plikom graficznym) nadać nazwy takie jak indeks produktu w KIM. Np. olej_rafinowany.jpg, gdy indeks: [OLEJ_RAFINOWANY] Zdjęcia (pliki graficzne) umieścić w katalogu wymiany: TrInOut (ew. w pod-katalogach, patrz param 0120) Dopisać symbol grupy załączników w MG > Tabele > Grupy załączników [MG_TGD10]. Załącznik musi należeć do grupy. Musi być co najmniej jedna grupa. Tu: [10] Zdjęcia produktów Zdjęcia (pliki graficzne) powiązać z kartami KIM. MG > Kartoteki > KIM > Korekta [[MG_KKI20] Zakładka: Pliki załączników Np. olej_rafinowany.jpg, powiązać z indeksem: [OLEJ_RAFINOWANY] Utworzyć treść cennika promocyjnego ----------------------------------- Treść (zawartość) cennika zbudować wg własnego projektu. Wg wzorca. Można pobrać gotowy wzorzec z http: mi_ce_cennik01.xml lub zbudować własny [CE] Cennik sprzedaży. Cenniki sprzedaży Wysłać e-maile -------------- Wysyłanie e-maila z załącznikiem pdf do jednej wskazanej osoby. * Wysłać treść cennika utworzonego wg wzorca na urządzenie: [Email PDF] Wybrać cennik, wg wzorca, wydruk (wysłanie) na urządzenie [Email PDF] Wybrać osobę: Odbiorca z NA, Osoba do kontaktu Wpisać temat: W załączeniu aktualny cennik promocyjny (en: Subject) Wpisać treść: Dzień dobry (en: Body) Proszę zapoznać się z aktualnym cennikiem promocyjnym Pozdrawiam, Jan Dworak

Przeglądanie zestawień na ekranie

Potrzeba ======== Wyświetlić zestawienie: Dynamika sprzedaży Kolejne kroki ============= * Utworzyć zestawienie: NZ > Analizy sprzedaży > Dynamika sprzedaży * Wybrać urządzenie wyjściowe [Ekran]

Zapisanie dokumentu w katalogu na dysku

Potrzeba ======== Zapisać kartę zlecenia produkcyjnego (wg wzorca) w folderze TrInOut Kolejne kroki ============= * Utworzyć wzorzec karty zlecenia lub pobrać z http: zp_zl_karta_zlecenia.xml * Zarejestrować zlecenie produkcyjne Kartoteka zleceń produkcyjnych * Wydrukować kartę zlecenia (zapis PDF do TrInOut) - wybrać zlecenie - wybrać wzorzec karty - wybrać urządzenie wyjściowe [Plik PDF]

Wysłanie e-maila z fotografią

Potrzeba ======== Wysłać e-mail do osoby w sekretariacie firmy klienta z fotografią drukarki laserowej Kolejne kroki ============= * Plik z fotografią zapisać w folderze TrInOut * Wywołać funkcję: TrEmail Program klienta poczty [RK_PEM10] * Wybrać skrzynkę pocztową * F8-nowy. Funkcja dopisywania e-mail * Wybrać adresata e-maila: odbiorca (klient), osoba do kontaktu * Wpisać temat: W załączeniu fotografia * Wpisać treść: Dzień dobry, w załączeniu foto kserokopiarki * F10-załącznik. Dodać załącznik (fotografię) * F6-wyślij. Wysłać e-mail

Zapisanie faktury w e-archiwum

Potrzeba ======== Wystawić fakturę. Obraz faktury w formacie PDF zapisać w e-archiwum. Kolejne kroki ============= Patrz: e-faktury, e-archiwum

Powiązanie dokumentu z identyfikatorem RefNo

Potrzeba ======== Wystawić fakturę. Wyświetlić pozycje faktury na tablecie na bramie wyjazdowej. Kolejne kroki ============= Patrz: RefNo Numery referencyjne dokumentów

Powiązanie karty indeksu KIM z fotografią

Potrzeba ======== Skanować fotografię detalu użytego w kompletacji produktu. Powiązać z KIM. Kolejne kroki ============= Patrz: Dokumenty powiązane (załączniki)

Pobieranie rysunków via SOA (API)

Potrzeba ======== Program zewnętrzny wpisuje rysunek do katalogu wymiany /trInOut. Kolejne kroki ============= Patrz: SOA Funkcje OutBound i InBound

Wczytywanie fotografii via SOA (API)

Potrzeba ======== Trawers ERP wczytuje fotografię z www.fotografiexxx.com.pl. Kolejne kroki ============= Patrz: SOA Funkcje OutBound i InBound

Delegowanie zadań do operatorów

Potrzeba ======== Operator: BB Bartosz Brzózka wysyła zadanie do: DD Damian Dworak Kolejne kroki ============= Patrz: RZ Projekty Zadania

Realizacja kampanii handlowych

Potrzeba ======== Wysyłanie e-maili o promocjach na kafelki Sorento do hurtowni partnerskich. Kolejne kroki ============= Patrz: Kampanie handlowe

Notatki CRM Przeglądanie

Potrzeba ======== Przypomnienie o gratisowym transporcie w tym miesiącu, gdy klient zamawia asortyment z grupy [07] Surowce tartaczne. Kolejne kroki ============= Patrz: Notatki CRM

Rozgłaszanie wiadomości

Potrzeba ======== Wysyłanie wiadomości do wszystkich operatorów aby się wylogowali. Planuje się aktualizację programu do nowego wydania. Kolejne kroki ============= Patrz: Powiadomienia, wiadomości

Obsługa serwisowa

Potrzeba ======== Opisać problem zgłoszony przez użytkownika maszyny: Dłutownica pionowa HOV 25A Kolejne kroki ============= Patrz: SE Serwisowanie produktów

4. Tematy powiązane

Zarządzanie dokumentami DMS Wzorce dokumentów i etykiet Urządzenia wyjściowe. Wydruki Drukowanie. Ogólnie E-mail Wbudowana poczta TrEmail E-mail Używanie poczty TrEmail W Tres: Jak wysłać e-maile ? RK Rynek Kontakty RZ Projekty Zadania Osoby do kontaktu Komunikacja w dziale serwisowym Oznaczanie rekordów Szukanie w bazie danych e-faktury, e-archiwum Archiwum danych Przedsiębiorstwo cyfrowe Słowa kluczowe #Admin-Alerty #Admin-UrządzeniaWyjściowe #Admin-KatalogFTP #e-KomunikacjaEmail #TrawersERP-Komunikacja