E-mail AutoResponder

1. E-mail Wbudowana poczta TrEmail 2. Używanie poczty TrEmail Wysyłanie e-maili Odbieranie e-maili 3. E-mail Autoresponder 3.1 Co to jest i jak działa ? 3.2 Korzyści z zastosowania 3.3 W firmie Tres. Przykład autorespondera~ 4. Alert w roli Autorespondera Ogolnie Alert. Definiowanie Alert. Przykłady 5. Tematy powiązane

1. E-mail Wbudowana poczta TrEmail

Program klienta poczty elektronicznej (TrEmail) jest elementem programu Trawers. TrEmail jest zintegrowany z gromadzonymi danymi oraz powiązany z funkcjami zarządzania klientami, kontaktami, kampaniami, zadaniami i funkcjami masowego wysyłania e-maili. Patrz szczegóły: E-mail Wbudowana poczta TrEmail

2. Używanie poczty TrEmail

Wysyłanie e-maili

* Wysyłanie pojedyńczych e-maili * Wysyłanie e-maili w ramach kampanii * Wysyłanie seryjne * Wysyłanie: Alert * Wysyłanie e-mailem zestawień, raportów, itp. * Autoresponder

Odbieranie e-maili

* Pobranie e-maili z serwera * Powiązanie e-maili z zadaniami w RZ Rynek Zadania * Powiązanie e-maili z dokumentami, np. z fakturami zakupu Patrz szczegóły: E-mail Używanie poczty TrEmail

3. E-mail. Autoresponder

3.1 Co to jest autoresponder

To jest mechanizm, który automatycznie wysyła wiadomości, jako odpowiedzi na działania użytkowników: - odpowiedzi na zadawane pytania - wypełnione ankiety - zgłoszenia zainteresowania zakupami towarów i usług Program autorespondera zawiera procedury wyszukiwania i wnioskowania jaką odpowiedź i do kogo wysłać. Procedury mogą być zapisane (zaszyte) bezpośrednio w kodzie programu lub wykonane w funkcji: Alert NOTE: W szerszym pojęciu: autoresponder, to jest automatyczna wiadomość zwrotna na wszelkie działania (akcje) użytkowników, np. na portalach internetowych, w aplikacjach, itp.

3.2 Korzyści zastosowania autorespondera

* Oszczędność czasu. Nie trzeba indywidualnie odpowiadać na każdy e-mail lub zgłoszenie * Zachowanie spójnej i jednolitej treści komunikacji z użytkownikami. Każdy nadawca pytania otrzyma jednolite informacje * Odpowiedzi można dostosowywać do konkretnych grup odbiorców. Można reagować na indywidualne potrzeby, oczekiwania i preferencje. Treść odpowiedzi ustalać wg warunków (filtrów). * Przypominanie. Autoresponder może przeglądać niezakończone zdania, projekty, transakcje i wysyłać e-maile przypominające o potrzebie kontynuowania. * Dostępność 24/7 Program działa całą dobę. Może komunikować się bez względu na porę dnia.

Przykłady odpowiedzi

* Zapisy na newsletter Autoresponder może wysłać wiadomość powitalną z potwierdzeniem subskrypcji. * Formularz kontaktowy Na zapytania podane w formularzu, autoresponder może wysyłać automatyczne potwierdzenie otrzymania wiadomości i informację o przewidywanym czasie odpowiedzi. * Potwierdzenia zakupu Po zakończeniu operacji, klient może otrzymać od autorespondera e-mail z podziękowaniem i ze szczegółami transakcji. * Aktualizacje i powiadomienia Do subskrybentów usług, autoresponder może okresowo wysyłać informacje o nowościach i ew. zmianach w oferowanym serwisie. * Automatyczne odpowiedzi poza godzinami pracy Gdy zapytania przychodzą poza godzinami pracy, to autoresponder może informować o godzinach pracy i zapewniać, że odpowiedź zostanie wysłana w najbliższym możliwym terminie. * Podziękowanie na uwagi, opinie Autoresponder może automatycznie wysyłać podziękowania za otrzymane uwagi.

3.3 W firmie Tres. Przykład autorespondera

Sytuacja

Użytkownicy programu Trawers ERP mogą przysyłać zgłoszenia problemów i potrzeb na adres: serwis@tres.pl. Trawers. Zgłoszenie problemu Analizy i odpowiedzi na zgłoszenia realizują specjaliści, informatycy firmy Tres w ramach bezpłatnych usług: Krótkie konsultacje e-mailowe. Patrz szczegóły: Aktualizacje i konsultacje e-mailowe

Rozwiązanie

E-maile przysłane na adres: serwis@tres.pl analizuje program autorespondera. Sprawdza, czy spełnione są warunki do realizacji bezpłatnych usług konsultacji serwisowych. Warunki ------- * Została wykupiona i opłacona aktualna licencja (abonament) * Nie ma zaległości płatniczych wobec firmy Tres * Nadawcą e-maila jest: Opiekun programu Trawers E-maile adresowane na: serwis@tres.pl są automatycznie odsyłane do nadawcy, gdy nie są spełnione podane warunki. Informacje zwrotne ------------------ Program automatycznie podaje powody odesłania, np. * Adres: info@nadawca.pl nie figuruje w bazie Klientów i Partnerów firmy Tres * Państwa licencja na program i pomoc wygasła * Zgłoszenia do serwisu będą przyjmowane po uregulowaniu należności * (opcja) Opieką nad programem Trawers zajmuje się Partner

Możliwości rozbudowy

NOTE: Prosimy zgłaszać potrzeby 'wbudowania' procedur autorespondera do programu Trawers ERP.

4. Alert w roli Autorespondera

4.1 Ogólnie

Odebrane e-maile można przetwarzać wykorzystując mechanizm alertów. Patrz szczegóły: Alerty i raportowanie Przykłady alertów stosowanych w firmie Tres do przetwarzania otrzymanych e-maili

4.2 Alerty o charakterze filtrów

Filtr: E-maile do kosza

Przenosi do kosza e-maile z podanej listy adresów. Takie zadanie można zlecić serwerowi poczty aby nie tracić czasu i miejsca na pobieranie niechcianej poczty. Lecz czasami łatwiej jest tym zarządzać z poziomu programu pocztowego niż z poziomu serwera. Umieszczenie e-maila w koszu, w przeciwieństwie do czarnej listy na serwerze, nie jest definitywne. Pozwala 'rzucić okiem' i ew. przywrócić e-mail przed ostatecznym usunięciem.

Filtr: [SPAM] do kosza

Alert pełni funkcję porządkową. Usuwa e-maile nie powiązane z kontrahentem, którymi nikt się nie zainteresował przez ponad tydzień. Słowo [SPAM] w temacie (tytule) jest dopisywane przez filtr antyspamowy serwera pocztowego i jest dodatkowym wyznacznikiem, że e-mail jest pocztą niechcianą. Na tej samej zasadzie można skonstruować alert, który sortuje korespondencję wybranych kontrahentów do osobnych folderów lub umieszcza odebrane biuletyny w osobnych folderach. Przykład alertu: https://ftp.tres.pl/alerty/ > [SPAM]_do_kosza.xml Patrz definicje alertów na ftp: Alerty. Pliki na ftp. Przeglądanie Patrz też zawartość katalogu: ftp.tres.pl Katalog: ftp.tres.pl

4.3 Alerty. Powiadomienia

Te alerty analizują pocztę. Służą do powiadomiania.

Powiadomienie: E-mail z KEI finanse

Alert pokazuje powiadomienie, gdy przyjdzie korespondencja od dostawcy usługi poczty (KEI), na rzadko przeglądany adres: postmaster. To są najczęściej faktury wysyłane raz w roku. Przed uruchomieniem alertu zdarzały się przeoczenia faktur. Dodatkowo, alert wysyła na ogólną skrzynkę tres@tres.pl cytat treści otrzymanego e-maila.

Powiadomienie: Autoresponder - Ban

Alert powiadamia nadawcę, że jego e-mail został odrzucony z prośbą aby nie wysyłał więcej e-maili na nasz adres (banowanie nadawcy). Nadawca banowany ma wskaźnik w karcie osoby do kontaktu: Ban = [T] (KOBanTN) Osoby do kontaktu W podobny sposób można zbudować alert, który powiadomi nadawcę o warunkach jakie musi spełnić aby móc prowadzić korespondencję przez e-mail.

5. Tematy powiązane

Poczta TrEmail Kronika operacji (log) RZ Projekty Zadania Powiadomienia, wiadomości Kampanie handlowe. Adresaci Alerty i raportowanie Wyrażenia regularne (regex) Słowa kluczowe #e-Dokumenty #e-Archiwum #e-TrawersERP #Pomoc-AsystentAI (AsystentAI) Autoresponder w Trawers ERP - jak działa? 1. Co to jest autoresponder? To mechanizm, który automatycznie wysyła wiadomość e-mail w odpowiedzi na określone działanie użytkownika - np. zapytanie, zgłoszenie, formularz, zakup. 2. Jak działa w Trawers ERP? | Etap | Opis działania | |------|----------------------------------------------------------------------------------| | 1 | Użytkownik wysyła e-mail (np. na adres serwis@tres.pl) | | 2 | Alert analizuje temat, treść i nadawcę wiadomości | | 3 | Sprawdza warunki (np. licencja aktywna, brak zaległości, nadawca zarejestrowany) | | 4 | Jeśli warunki są spełnione -> wiadomość trafia do zespołu serwisowego | | 5 | Jeśli warunki NIE są spełnione -> autoresponder odsyła automatyczną odpowiedź | 3. Co może zawierać odpowiedź? - Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia - Informację o czasie odpowiedzi - Podziękowanie za kontakt - Powód odrzucenia (np. wygasła licencja, nieznany nadawca) - Przypomnienie o zaległościach lub warunkach współpracy 4. Przykłady zastosowania - Formularz kontaktowy -> automatyczne potwierdzenie - Zgłoszenie problemu -> informacja o statusie licencji - Zapytanie poza godzinami pracy -> komunikat o dostępności - Subskrypcja newslettera -> wiadomość powitalna - Opinie i uwagi -> automatyczne podziękowanie 5. Jak to skonfigurować? Autoresponder może działać jako alert w Trawers ERP: - Typ alertu: E-mail przychodzący - Warunek: np. temat zawiera 'Zgłoszenie' - Akcja: `ţWyślijEmail{}` z treścią odpowiedzi - Dodatkowo: logowanie operacji, filtrowanie nadawców, przypisanie do folderów *********************************************************************************************************************** Definicja alertu w systemie Trawers ERP Alert, który pełni rolę autorespondera dla zapytań ofertowych. Alert analizuje przychodzące e-maile, rozpoznaje temat wiadomości i automatycznie odsyła odpowiedź z informacją handlową, potwierdzeniem otrzymania zapytania lub linkiem do oferty. Alert: Autoresponder - zapytania ofertowe Cel alertu Automatycznie odpowiadać na e-maile zawierające zapytanie ofertowe, np. z tematem: Oferta, Zapytanie, Prośba o wycenę. Parametry techniczne alertu | Element | Wartość / Opis | |--------------------|---------------------------------------------------------| | Typ alertu | E-mail przychodzący | | Warunek aktywacji | Temat zawiera słowa kluczowe: Oferta, Zapytanie, Wycena | | Źródło danych | Nadawca e-maila (adres e-mail) | | Akcja | Wysłanie automatycznej odpowiedzi e-mailowej | | Częstotliwość | Co 5 minut lub natychmiast po odebraniu wiadomości | | Logowanie operacji | Tak - zapis do tabeli TrEmail lub logu systemowego | Funkcje TrExtLang użyte w alertach ``` ţOdczytajTemat{} // analizuje temat e-maila TODO ţZnajdzAdresEmail{} // identyfikuje nadawcę TODO ţWyslijEmail{} // wysyła automatyczną odpowiedź ţZapiszDoLogu{} // zapisuje operację w logu TODO ``` Treść automatycznej odpowiedzi ``` Szanowni Państwo, Dziękujemy za przesłanie zapytania ofertowego. Otrzymaliśmy Państwa wiadomość i przekażemy ją do odpowiedniego działu handlowego. W międzyczasie zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą online: https://tres.pl/oferta Jeśli zapytanie dotyczy konkretnego produktu lub usługi, prosimy o doprecyzowanie w kolejnym e-mailu. Z poważaniem, Zespół Tres serwis@tres.pl ``` Treść może być dostosowana do typu klienta, języka, regionu lub rodzaju zapytania. Dobre praktyki - Użyj filtrów, by alert reagował tylko na e-maile od zarejestrowanych kontrahentów - Dodaj logowanie operacji, by śledzić historię zapytań i odpowiedzi - Możesz rozszerzyć alert o załącznik PDF z katalogiem lub cennikiem - Wersję angielską odpowiedzi warto dodać dla klientów zagranicznych *********************************************************************************************************************** Definicja alertu-autorespondera Alert-autoresponder, który automatycznie odpowiada na zapytania ofertowe, dostosowując treść odpowiedzi do grupy klienta. Dzięki temu komunikacja jest bardziej spersonalizowana, a jednocześnie w pełni zautomatyzowana. Alert: Autoresponder - zapytania ofertowe z podziałem na grupy klientów Cel alertu Odpowiadać na e-maile zawierające zapytanie ofertowe, a treść odpowiedzi dopasować do typu klienta (np. stały, nowy, zagraniczny, partner). Parametry techniczne alertu | Element | Wartość / Opis | |----------------------|-----------------------------------------------------| | Typ alertu | E-mail przychodzący | | Warunek aktywacji | Temat zawiera słowa kluczowe: Oferta, Zapytanie, Wycena | | Źródło danych | Nadawca e-maila -> identyfikacja w bazie kontrahentów | | Akcja | Wysłanie odpowiedzi dopasowanej do grupy klienta | | Częstotliwość | Co 5 minut lub natychmiast | | Logowanie operacji | Tak - zapis do logu lub tabeli TrEmail | Funkcje TrExtLang użyte w alertach ``` ţOdczytajTemat{} // analizuje temat e-maila TODO ţZnajdzAdresEmail{} // identyfikuje nadawcę TODO ţPobierzGrupeKlienta{} // pobiera typ klienta z kartoteki (np. KIMGrupa) ToDo ţWyslijEmail{} // wysyła odpowiedź dopasowaną do grupy ToDo ţZapiszDoLogu{} // zapisuje operację w logu TODO ``` Przykładowe treści odpowiedzi wg grupy klienta Stały klient: Szanowni Państwo, Dziękujemy za kolejne zapytanie ofertowe. Wasze zapytanie zostało przekazane do opiekuna handlowego. Odpowiedź otrzymają Państwo w ciągu 24 godzin. Z poważaniem, Zespół Tres Nowy klient: Szanowni Państwo, Dziękujemy za kontakt z firmą Tres. W załączniku przesyłamy katalog produktów oraz warunki współpracy. Zachęcamy do rejestracji w naszym systemie, aby uzyskać dostęp do indywidualnych cen. Z poważaniem, Dział Ofertowy Tres Klient zagraniczny: Dear Sir/Madam, Thank you for your inquiry. We will respond with a detailed offer within 48 hours. In the meantime, please find our product catalog attached. Best regards, Tres Export Team Partner handlowy: Szanowni Państwo, Zapytanie zostało przekazane bezpośrednio do działu partnerskiego. W razie potrzeby prosimy o kontakt z opiekunem regionalnym. Zespół Tres - Partner Support Dobre praktyki - Upewnij się, że pole grupy klienta (np. `KIMGrupa`) jest aktualne i jednoznaczne - Treści odpowiedzi możesz przechowywać w osobnych wzorcach lub tabelach tekstowych - Dodaj logowanie operacji, aby śledzić historię zapytań i odpowiedzi - Możesz rozszerzyć alert o załączniki (np. PDF z ofertą) lub linki do formularzy *********************************************************************************************************************** Testowy alert - autoresponder Alert-autoresponder, który odpowiada na zapytania ofertowe i dopasowuje treść odpowiedzi do grupy klienta. Alert można uruchomić w środowisku testowym, aby sprawdzić jego działanie i logikę. Testowy alert: Zapytanie ofertowe z podziałem na grupy klientów --- Warunek aktywacji Alert uruchamia się automatycznie, gdy: - Temat e-maila zawiera jedno z haseł: Oferta, Zapytanie, Wycena - Nadawca znajduje się w bazie kontrahentów - Grupa klienta jest określona w polu ODBGrupa Logika alertu (TrExtLang) ``` 1. ţOdczytajTemat{} --> sprawdź, czy temat zawiera słowo kluczowe 2. ţZnajdzAdresEmail{} --> pobierz dane nadawcy 3. ţPobierzGrupeKlienta{} --> odczytaj grupę z kartoteki KIM/KOB 4. SWITCH (grupa klienta): - "STAŁY" -> ţWyślijEmail{"Dziękujemy za zapytanie. Odpowiedź w ciągu 24h."} - "NOWY" -> ţWyślijEmail{"Dziękujemy za kontakt. W załączniku katalog produktów."} - "ZAGRANICZNY" -> ţWyślijEmail{"Thank you for your inquiry. We will respond within 48 hours."} - "PARTNER" -> ţWyślijEmail{"Zapytanie przekazano do działu partnerskiego."} 5. ţZapiszDoLogu{} -> zapisz operację w logu z RefNo i adresem nadawcy ``` Przykładowy e-mail testowy Temat: ``` Zapytanie ofertowe FVTEST/09/25 ``` Treść: ``` Proszę o ofertę na dostawę systemu Trawers ERP. ``` Upewnij się, że adres nadawcy (np. test@firma.pl) jest przypisany do kontrahenta w bazie i ma ustawioną grupę (np. NOWY). Efekt działania alertu - System rozpoznaje temat i nadawcę - Pobiera grupę klienta - Wysyła odpowiednią wiadomość e-mail - Zapisuje operację w logu (np. TrEmail, TrLog) - Możesz sprawdzić historię w module: `NA > Pomocnicze > Kronika` Do testów warto przygotować: | Element | Wartość testowa | |--------------------------|---------------------| | Kontrahent | TEST FIRMA | | Adres e-mail | test@firma.pl | | Grupa klienta | NOWY | | RefNo (opcjonalnie) | FVTEST/09/25 | | Plik PDF (opcjonalnie) | katalog_testowy.pdf |