1. Opis ogólny
2. Gromadzone informacje
Projekty
Zadania
Zalecenia podczas używania modułu: Zadania
3. Zarządzanie rozwojem oprogramowania
Zarządzanie projektami
Współpraca zaspołowa
Rejestracja przebiegu projektów
4. Rejestracja czasu pracy
Opis ogólny
Jak rejestrować czas pracy
Zalecenia podczas używania modułu: Czas pracy
5. Projekt LEAD2024. Przykład zastosowania RZ i RK
6. Tematy powiązane
(AsystentAI)
7. Przewodnik szkoleniowy: RZ i RK w codziennej pracy
8. Aneks. Wdrożenie nowego pracownika
1. Opis ogólny
System RZ Projekty Zadania używany jest w firmie Tres przez wszystkie osoby
(wszystkich operatorów).
System RZ i system RK to są podstawowe programy do zapisywania zadań,
projektów i kontaktów. Systemy RZ i RK Zintegrowane są z pocztą TrEmail.
E-mail Wbudowana poczta elektroniczna
System RZ Projekty Zadania służy także do zarządzania wymaganiami dot.
rozwoju programu Trawers ERP.
W systemie RZ rejestruje się:
* Zadania związane z konsultacjami i obsługa serwisową programu Trawers.
Są to zgłoszenia problemów, pytania, sugestie rozbudowy i zmian programu.
Komunikacja w dziale serwisowym
* Zadania związane z potrzebami rozwoju funkcjonalnego zgłaszanymi
przez użytkowników i pracowników Tres
Polityka aktualizacji Trawers ERP
* Zadania organizacyjne, np. koordynacja prac administracyjnych,
plany zakupu materiałów, plany konserwacji i remontów biura
* Pomysły, koncepcje, idee, które trzeba zanotować, przekazać do oceny,
akceptacji i uzupełnienia przez członków zespołu projektowego.
(en: Approval Management)
2. Gromadzone informacje
2.1 Projekty i zadania
W firmie Tres projekty służą do grupowania zadań.
Wyróżnia się projekty:
a) grupujące zadania serwisowe oraz zadania rozwoju funkcjonalnego produktu,
np.
---------------------------------------------------------------
KB Płatności - projekt serwisowania i rozwoju systemu KB
NA Sprzedaż - projekt serwisowania i rozwoju systemu NA
TRAWERS - projekt serwisowania i rozwoju programu jako całości
TR-DETAL - projekt rozwoju funkc. w sprzedaży detalicznej
TR-WHARBOUR - projekt serwisowania i rozwoju wersji -X
...
---------------------------------------------------------------
b) grupujące zdania związane z organizacją i procesami funkcjonalnymi firmy, np.
---------------------------------------------------------------
PLAN200A - procesy i organizacja sprzedaży aktualizacji
TR-SOBIESZ - procesy i organiz. corocznych spotkań z klientami
i partnerami w Sobieszewie
TR-DOKUMEN - procesy i zarządzanie dokumentami firmy
USLUGI-WS - realizacja usług wdrożeniowych i szkoleniowych
POMOC - pytania i problemy zgłoszone przez użytkowników
...
---------------------------------------------------------------
Uprawnienia do projektów
Wykonawcy (operatorzy) w systemie RZ Projekty Zadania mają różne role
i wykonują różne zadania.
W zależności od roli i kompetencji wykonawcom przydzielono uprawnienia.
Np. wykonawcy zewnętrzni (zdalni) mają prawo do zadań w zgromadzonych
w projekcie: TR-SUBCON Tres - podwykonawcy
Uprawnienia operatorów (role)
Zadania
Zadania inicjowane (rejestrowane) są przez osobę (wykonawcę), która
pierwsza pozyskała informacje o zdarzeniu. Np. problem zgłoszony przez
użytkownika produktu najpierw dociera do zespołu serwisu.
Zadanie może być także utworzone automatycznie w module poczty
elektronicznej TrEmail w systemie RK Rynek Kontakty
E-mail Wbudowana poczta elektroniczna
E-mail adresowany na skrzynkę: serwis@tres.pl jest automatycznie
wiązany z osobą do kontaktu odbiorcy.
Na życzenie można utworzyć zadanie w RZ, a do zgłaszającego można wysłać
potwierdzenie odebrania e-maila. Taki e-mail otrzyma w tytule nr zadania,
np. [TR-43652] (TaskNr).
Trawers. Zgłoszenie problemu
Jeżeli specjalista w dziale serwisu potrzebuje dodatkowych informacji
lub stwierdza, że konieczna jest modyfikacja oprogramowania,
to deleguje zadanie do zespołu projektowo-programowego.
Patrz szczegóły:
Komunikacja w dziale serwisowym
Zadanie można dalej delegować do kolejnych osób.
Program zapamiętuje (notuje) dzień i godzinę delegowania.
To pozwala obserwować drogę realizacji zadania.
2.2 Zalecenia podczas używania modułu: Zadania
* W jednym zadaniu zapisywać jedną sprawę (topic)
(Nie tworzyć wielu zadań dla jednej sprawy)
(Nie umieszczać wielu spraw w jednym zadaniu)
* Kolejne treści związane z tą sprawą zapisywać w tym samym zadaniu
(Nie tworzyć nowego zadania z pytaniem o stan realizacji innego zadania)
* Każde zadanie powiązać z projektem
* Każde zadanie powiązać z odbiorcą (klientem)
Klientem jest też własna firma, np. Tres, nr 100000
* Nazwa (treść) zadania powina mieć formę polecenia, np.
'Dodać zestawienie stanów magazynowych'
'Poprawić funkcję: Obliczanie formuł księgowych'
lub stwierdzenia (przekazanie do wiadomości), np.
'Zakończono remont pomieszczeń gospodarczych'
'Wysłano 460 e-maili do Potencjalnych Partnerów'
Nie należy wiec pisać nazw ogólnych, np.
'Pomoc', 'Problem użytkownika', 'Wysyłka e-maili', 'Remont'
Nazwa (topic) powinna jednoznacznie identyfikować zadanie.
Gdy przeglądamy listę zadań, to widzimy nazwę.
Ta nazwa powinna przekazać informacje o istocie opisanej sprawy.
* Zadaniom zakończonym nadawać status: [Z] Zamknięte
i delegować do operatora: OK Zadania zakończone
NOTE: Utworzyć umownego operatora: OK Zadania zakończone
Tabela operatorów
* Nie pozostawiać zadań 'wiszących' przeglądanych za każdym
razem gdy wywołuje się program
Dobra zasada: jedną sprawą zajmować się tylko jeden raz:
* Załatwić (zakończyć) samemu
* Delegować do innej osoby
* Nadać mały priorytet i odesłać do operatora: UW (pamiętaj o...)
3. Zarządzanie rozwojem oprogramowania
RZ w Trawers ERP skupia się na zarządzaniu projektami i zadaniami w kontekście
całego przedsiębiorstwa, z silną integracją z innymi modułami ERP,
Co jest korzystne dla kompleksowego zarządzania zasobami i procesami.
W Trawers ERP, moduł RZ używany jest także przez deweloperów: analityków,
projektantów i programistów.
Obszary zastosowania:
* Zarządzanie projektami
Tworzenie i śledzenie zadań związanych z rozwojem oprogramowania.
Analiza, projektowanie, programowanie, testowanie i wdrażanie funkcji.
Planowanie i harmonogramowanie
Ustalanie kolejności i terminów realizacji prac. To pozwala na lepszą
organizację zespołu i zarządzanie zasobami.
* Współpraca zespołowa
System RZ umożliwia współpracę między członkami zespołu poprzez przypisywanie zadań,
komentowanie i udostępnianie informacji.
Pozwala na śledzenie postępów w realizacji zadań. Umożliwia bieżące monitorowanie
stanu projektu. Umożliwia reagowanie na pojawiające się problemy.
* Rejestracja czasu pracy
Monitorowanie i rejestrowanie czasu pracy spędzonego na poszczególnych zadaniach
pozwala na analizy wydajności zespołu oraz ocenę rentowności zadań i projektów.
Raporty dotyczące czasu pracy pomagają ocenić efektywności zespołu
i ułatwiają planowanie przyszłych projektów.
4. Rejestracja czasu pracy
4.1 Opis ogólny
(en: Timesheet)
Funkcja służy do ewidencji czasu pracy (godzin) poświęconego na realizację
zadań. Czas pracy jest przypisany do zadań związanych z rozwojem
oprogramowania oraz zadań usługowych, tj. wdrożenia, szkolenia
i usługi serwisowe.
Obowiązek rejestracji mają wyznaczeni operatorzy: parametr 0613.
Param operat 05xx 06xx 07xx
Ewidencja pokazuje czas przeznaczony na poszczególne zadania.
Pozwala *śledzić postęp prac* nad zadaniami. Pozwala porównywać pracochłonność
zadań. Porównywać czas rzeczywisty z czasem planowanym.
Czas planowany jest zapisany w karcie zadania.
Ewidencja stanowi materiał do analizy oraz do ew. modyfikacji kolejności
lub priorytetu zadań np. w przypadku, gdy pracochłoność rzeczywista znacznie
odbiega od planowanej.
Czas pracy powinien być ewidencjonowany każdego dnia, na koniec dnia.
Program przypomina o brakach w ewidencji w dniach roboczych.
Dlatego należy wpisywać także urlopy, zwolnienia lekarskie i inne
nieobecności w dniach roboczych.
4.2 Jak rejestrować czas pracy ?
* Wybrać funkcje: Rejestracja czasu pracy [RZ_DCP10]
* Klawisz F8-wstaw pozwala zarejestrować prace wykonane w wybranym dniu
* Podać liczbę godzin, projekt, zadanie i opis wykonywanej pracy
Jednego dnia można wykonywać prace związane z kilkoma zadaniami.
Celem ewidencji czasu pracy jest nadzorowanie postępu prac oraz analiza
pracochłonności zadań i projektów.
Dlatego zapisy powinny być maksymalnie precyzyjne. Tak aby opisywały
szczegółowo wykonywane prace.
4.3 Zalecenia podczas używania modułu: Czas pracy
* Czas pracy zapisywać każdego dnia, na koniec dnia
* Opis wykonanej pracy powinien być konkretny, np.
Oprogr. funkcji rozchody do WZ w MG 5
Analiza zamiany Jm-->Jmz
Nie należy pisać ogólnie, np.
NieTak
---- ----
Nie: Pomoc Tak: Jak dac 4 znaki roku na wzorcach
Nie: Problem uzytkownika Tak: Jak utworzyc katalogi \xxWZORCE
Nie: Pisanie dokumentacji Tak: Dok do NA 5 z .TXT do PDF
Nie: Konsultacje wewnętrz. Tak: ... tu omawiany temat
---- ----
NOTE:
Zarejestrowany czas pracy, poświęcony na realizacje zadań serwisowych
płatnych (en: Billable), jest podstawą do obciążenia klienta opłatą za usługi.
Liczba godzin razy stawka godzinowa, to dane do wystawienia faktury sprzedaży.
Pola w karcie zadania:
Czas rzeczywisty: aHours
Nakłady rzeczywiste: aExpense
5. Projekt LEAD2024. Przykład zastosowania RZ i RK
Projekt LEAD2024.
Cel projektu:
Zlecenie firmom zewnętrznym wyszukiwanie potencjalnych użytkowników programu Trawers ERP.
Tzw. Generowanie leadów.
Podczas realizacji projektu: organizowanie i dokumentowanie, zastosowano
rozwiązania i narzedzia informatyczne, moduły programu Trawers ERP.
* RK Rynek Kontakty
* RZ Projekty Zadania
Zdecydowano, że wszystkie dane i informacje będą w postaci cyfrowej
i będą zgromadzone wyłącznie w bazie danych programu Trawers ERP.
Patrz szczegóły projektu:
Projekt LEAD2024. Przykład RZ i RK
7. Przewodnik szkoleniowy. RK i RZ w codziennej pracy
Cel modułów RZ i RK
- RZ Projekty Zadania: rejestracja i realizacja zadań serwisowych,
rozwojowych, organizacyjnych.
- RK Rynek Kontakty: zarządzanie komunikacją (e-maile, telefony),
rejestracja kontaktów z klientami i oferentami.
- Oba moduły współpracują z pocztą elektroniczną TrEmail.
Co rejestrujemy w RZ ?
| Typ zadania | Przykłady |
|-------------|----------------------------------------------- |
| Serwis | zgłoszenia problemów, pytania użytkowników |
| Rozwój | sugestie nowych funkcji, aktualizacje programu |
| Organizacja | wewnętrzne ustalenia, remonty, plany zakupów |
| Pomysły | koncepcje i idee do oceny lub dalszego rozwoju |
Jak wygląda struktura danych?
Każde zadanie powinno być powiązane z:
- Projektem (np. TR-SERWIS, NA-ROZWÓJ, PLAN200A)
- Odbiorcą (np. klient lub własna firma - Tres)
- Kontaktem z RK (jeśli sprawa dotyczy komunikacji zewnętrznej)
Tworzenie zadania - dobre praktyki Jedna sprawa = jedno zadanie
Kontynuuj dyskusję w tym samym zadaniu
Używaj nazw opisowych, np.:
- Poprawić działanie naliczania rabatów
- Utworzyć zestawienie zapasów na dzień X
Unikaj ogólników typu 'Pomoc' czy 'E-mail'
E-mail i zadania - integracja
- E-mail na adres serwis@tres.pl może automatycznie utworzyć zadanie w RZ
- System przypisuje e-mail do osoby kontaktowej i klienta
- Odpowiedź zawiera numer zadania w tytule (np. [TR-45236])
Przebieg zadania i delegowanie
- Każde zadanie ma wykonawcę oraz historię przekazywania (z datą i godziną)
- Można delegować do innych operatorów
- Status 'Zamknięte' -> przekazać do operatora OK Zadania zakończone
- Sprawy odroczone -> operator UW (Pamiętaj o...)Dla zespołu rozwojowego
Moduł RZ wspiera:
- Planowanie prac programistycznych
- Komentarze i wymiana informacji w zespole
- Rejestrację czasu pracy i ocenę efektywności
Mini Checklista dla pracownika
| Czynność | Sprawdź |
|-----------------------------------|---------|
| Zadanie opisane konkretnie | [ ] |
| Powiązane z projektem | [ ] |
| Powiązane z odbiorcą | [ ] |
| Odpowiedź do klienta z nr zadania | [ ] |
| Zadanie delegowane lub zamknięte | [ ] |
8. Aneks. Wdrożenie nowego pracownika
Scenariusz wdrożenia: Praca z modułami RZ i RK Dzień 1: Wprowadzenie do systemu Trawers ERP
| Cel | Działanie |
|-----------------------|-----------------------------------------------|
| Zapoznanie z systemem | Szkolenie ogólne z obsługi Trawers ERP |
| Struktura firmy Tres | Prezentacja działów, ról, komunikacji |
| Logowanie | Przydzielenie dostępu i konta operatora |
| Interfejs użytkownika | Omówienie ekranów, menu, skrótów klawiszowych |
Dzień 2: Moduł RZ Projekty Zadania
| Cel | Działanie |
|---------------------|---------------------------------------------------|
| Co to jest RZ? | Wyjaśnienie pojęć: projekt, zadanie, wykonawca |
| Struktura projektów | Przegląd projektów TR-SERWIS, NA, PLAN200A itd. |
| Dodawanie zadań | Ćwiczenie: utwórz zadanie dla przykładowej sprawy |
| Nazwy zadań | Omówienie zasad nadawania nazw typu 'polecenie' |
| Delegowanie | Pokazanie jak przekazać zadanie innej osobie |
| Statusy | Jak zamykać zadania i gdzie przekierować (OK, UW) |
Dzień 3: Moduł RK Rynek Kontakty + TrEmail
| Cel | Działanie |
|-------------------|---------------------------------------------------------------|
| Obsługa kontaktów | Przegląd danych kontaktowych firm i osób |
| E-mail wbudowany | Wysłanie i odebranie wiadomości przez TrEmail |
| Powiązania | Pokazanie, jak e-maile są wiązane z zadaniami RZ |
| Praktyka | Ćwiczenie: wyślij zapytanie ofertowe z RK i powiąż z zadaniem |
Dzień 4: Praca zespołowa w RZ
| Cel | Działanie |
|-------------------|-----------------------------------------------------------|
| Harmonogramowanie | Przegląd priorytetów, terminów, kolejności |
| Historia zadań | Śledzenie delegacji i czasu realizacji |
| Komentarze | Dodawanie notatek, logów, załączników |
| Praktyka | Dodanie komentarza i zmiana statusu przykładowego zadania |
Dzień 5: Podsumowanie i samodzielność
| Cel | Działanie |
|---------------------|------------------------------------------------------------|
| Quiz lub checklista | Test znajomości zasad tworzenia zadań i e-maili |
| Przykładowa sprawa | Samodzielna rejestracja zadania dla hipotetycznego klienta |
| Feedback | Omówienie z mentorem, pytania i uwagi |
| Dokumentacja | Przekazanie przewodnika PDF i checklisty zadań |
**********************************************************************
Zestaw ćwiczeń szkoleniowych: Moduły RZ i RKĆwiczenie 1: Tworzenie zadania w module RZ
1. Zaloguj się do systemu Trawers ERP.
2. Otwórz moduł RZ Projekty Zadania.
3. Utwórz nowe zadanie:
- Projekt: TR-SERWIS
- Nazwa zadania: Poprawić działanie raportu sprzedaży
- Opis: Klient zgłosił problem z raportem sprzedaży - wartości nie zgadzają się z fakturami.
- Priorytet: Wysoki
- Odbiorca: Firma Tres (nr 100000)
4. Zapisz zadanie i sprawdź, czy pojawiło się na liście zadań.
Ćwiczenie 2: Powiązanie e-maila z zadaniem
1. Otwórz moduł RK Rynek Kontakty.
2. Znajdź kontakt do klienta Firma X (jeśli nie istnieje, dodaj go).
3. Wyślij e-mail do klienta z pytaniem o szczegóły zgłoszonego problemu.
4. Otwórz moduł RZ Projekty Zadania i powiąż wysłany e-mail z zadaniem utworzonym w Ćwiczeniu 1.
5. Sprawdź, czy e-mail pojawił się w historii zadania.
Ćwiczenie 3: Delegowanie zadania
1. Otwórz zadanie utworzone w Ćwiczeniu 1.
2. Deleguj zadanie do innego operatora (np. Jan Kowalski).
3. Dodaj komentarz: Proszę o analizę problemu i propozycję rozwiązania.
4. Sprawdź, czy zadanie zmieniło wykonawcę i czy komentarz został zapisany.
Ćwiczenie 4: Zamknięcie zadania
1. Otwórz zadanie utworzone w Ćwiczeniu 1.
2. Dodaj komentarz: Problem rozwiązany - raport działa poprawnie po aktualizacji.
3. Zmień status zadania na Zamknięte.
4. Przekaż zadanie do operatora OK Zadania zakończone.
5. Sprawdź, czy zadanie zniknęło z listy aktywnych zadań.
Ćwiczenie 5: Tworzenie projektu i grupowanie zadań
1. Otwórz moduł RZ Projekty Zadania.
2. Utwórz nowy projekt:
- Nazwa projektu: TR-DETAL - Rozwój sprzedaży detalicznej
- Opis: Projekt rozwoju funkcji sprzedaży detalicznej w systemie Trawers ERP.
3. Utwórz dwa nowe zadania w tym projekcie:
- Zadanie 1: Dodać funkcję: Rabaty dla klientów detalicznych
- Zadanie 2: Poprawić raport: Sprzedaż detaliczna wg regionów
4. Sprawdź, czy zadania są poprawnie przypisane do projektu.
Ćwiczenie 6: Analiza historii zadania
1. Otwórz zadanie utworzone w Ćwiczeniu 1.
2. Przejrzyj historię zadania:
- Sprawdź, kto był wykonawcą na każdym etapie.
- Sprawdź daty i godziny delegowania zadania.
- Sprawdź, czy wszystkie komentarze są widoczne.
3. Dodaj nowy komentarz: Zadanie przeanalizowane - wszystko w porządku.
Ćwiczenie 7: Rejestracja kontaktu w RK
1. Otwórz moduł RK Rynek Kontakty.
2. Dodaj nową firmę:
- Nazwa firmy: LeadAgency Sp. z o.o.
- Adres e-mail: kontakt@leadagency.pl
- Telefon: +48 123 456 789
3. Dodaj osobę kontaktową:
- Imię i nazwisko: Anna Nowak
- Stanowisko: Specjalista ds. sprzedaży
- E-mail: anna.nowak@leadagency.pl
4. Sprawdź, czy dane firmy i osoby kontaktowej zostały zapisane.
Ćwiczenie 8: Tworzenie raportu z zadań
1. Otwórz moduł RZ Projekty Zadania.
2. Wygeneruj raport zadań dla projektu TR-SERWIS:
- Filtruj zadania według statusu: Otwarte.
- Posortuj zadania według priorytetu.
3. Zapisz raport jako plik PDF.
4. Wyślij raport e-mailem do operatora Jan Kowalski za pomocą modułu RK.
Ćwiczenie 9: Rejestracja czasu pracy
1. Otwórz zadanie utworzone w Ćwiczeniu 1.
2. Dodaj wpis dotyczący czasu pracy:
- Czas pracy: 2 godziny
- Opis: Analiza problemu i testowanie raportu.
3. Sprawdź, czy czas pracy został zapisany w historii zadania.
4. Wygeneruj raport czasu pracy dla wszystkich zadań w projekcie TR-SERWIS.
Ćwiczenie 10: Tworzenie zadania z e-maila
1. Wyślij e-mail na adres serwis@tres.pl z tematem: Problem z fakturą VAT.
2. Otwórz moduł RK Rynek Kontakty
3. Zapisz (utwórz) zadanie powiązane z otrzymanym e-mailem
4. Otwórz moduł RZ Projekty Zadania i sprawdź, czy zadanie zostało utworzone.
5. Sprawdź, czy zadanie zawiera:
- Numer zadania w tytule (np. [TR-12345]).
- Powiązanie z osobą kontaktową i klientem.
6. Dodaj komentarz: Zadanie utworzone automatycznie z e-maila.
Podsumowanie ćwiczeń
Po wykonaniu wszystkich ćwiczeń nowy pracownik powinien:
- Umieć tworzyć, edytować i zamykać zadania w module RZ.
- Powiązywać zadania z projektami, odbiorcami i e-mailami.
- Korzystać z modułu RK do zarządzania kontaktami i komunikacją.
- Generować raporty i rejestrować czas pracy.