1. Opis ogólny
Numerowanie dokumentów i kartotek
Szablony numerowania
Szablony zapisane w parametrach systemów
2. Szczegóły rozwiązań
Ciągi numeracji
Zalecenia i porady
3. Tabela serii
3.1 Opis ogólny
3.2 Budowa tabeli
3.3 Automatyczna numeracja w systemie NA, ZO i MG
3.4 Uprawnienia do serii dokumentów i kartotek
3.5 Cechy serii
4. Numerowanie w Trawers6 GUI
5. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Numerowanie dokumentów i kartotek
Dokumenty transakcyjne, np. faktury sprzedaży, dokumenty rozchodu magazynowego,
mają indywidualne, unikalne numery, które zapewniają ich identyfikację podczas
przetwarzania, w zestawieniach (raportach) i podczas wymiany danych z innymi
programami.
Także rekordy (zapisy) w kartotekach, np. karty odbiorców, dostawców, indeksy KIM,
zlecenia w ZP, maja indywidualne, unikalne numery.
W programie Trawers stosuje się metody automatycznego numerowania. W celu
ułatwienia i przyśpieszenia nadawania kolejnych numerów przy dopisywaniu
dokumentów i kartotek.
Szablony numerowania
Do nadawania kolejnych numerów stosuje się:
1. Szablony numerowania zapisane w parametrach poszczególnych systemów
2. Szablony numerowania zapisane w tabelach serii dokumentów
Szablon numeru zwykle składa się z dwóch członów (segmentów):
prefix (seria) i sufix. Prefix, to zwykle symbol alfabetyczny a sufix,
to kolejno rosnące liczby.
Np. FA0012, FA0013, FA0014.
ppssss
- -
| |
| o--- sufix
o----- prefix
Patrz też:
Szablony numerowania
Dokumenty transakcyjne, np. faktury sprzedaży, dokumenty rozchodu
magazynowego itp. zapisywane są w zbiorach okresowych (miesięcznych).
Zbiory danych okresowych
Numeracja dokumentów jest zwykle miesięczna, gdyż w numerze jest zawarty
miesiąc i rok i w każdym miesiącu dokumenty mogą być numerowane od początku:
w styczniu: FA0001/01/21, FA0002/01/21,...
w lutym: FA0001/02/21, FA0002/02/21, FA0003/02/21,...
^ ^
| o---- rok 2021 (2 znaki)
o------- miesiąc
Jedynie w systemie KG Księga Główna, dokumenty zaksięgowane w dzienniku,
otrzymują kolejny numer, unikalny w roku obrotowym.
Księga główna i księgi pomocnicze
Wydzieloną, miesięczną numerację można zmienić. Jeżeli jest potrzeba,
aby faktury były numerowane narastająco w ciągu roku, to w każdym kolejnym
miesiącu można zmienić pierwszy numer faktury na kolejny, liczony od początku roku.
Przy rejestracji następnej faktury, system poda kolejny numer faktury.
Na przykład, jeżeli w styczniu wystawiono 127 faktur, to w powyższym
przykładzie, w lutym, trzeba zmienić numer 1 na 128.
Przy wystawianiu kolejnej faktury program poda numer kolejny, tzn. FA0128/02/21
np. w styczniu: FA0001/01/23 ... FA0127/01/23
w lutym: FA0128/02/23 ... FA0255/02/23
w marcu: FA0256/02/23 ...
Szablony zapisane w parametrach systemów
Szablony numerów można definiować w parametrach poszczególnych systemów.
To jest jedna z metod ustalania numeracji.
Drugą metodą jest tabela serii - patrz opis niżej.
W parametrach systemów można wskazać szablony numerowania, np.
------
999999 Tylko cyfry, np. 201211
!99999 1 znak serii i cyfry, np. A12345
!!9999 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012
!!!999 3 znaki serii i cyfry, np. ABC123
!!!!99 4 znaki serii i cyfry, np. ABCD23
!!!!!9 5 znaków serii i cyfra, np. ABCDE3
------
Patrz szczegóły:
Numerowanie dokumentów
2. Szczegóły rozwiązań
2.1 Ciągi numeracji
W programie Trawers prowadzone są odrębne ciągi (kolejne numery):
a) w ramach systemów, np. dokumenty magazynowe w systemie MG
b) w ramach obiektów w systemach, np. dokumenty magazynu: 10
lub dokumenty kasy: 20
c) w ramach rodzaju operacji, np. dokumenty przechodu
lub faktury zakupu
d) w ramach okresu (miesiąca) obliczeniowego
Dlatego, aby zidentyfikować dokument trzeba znać wszystkie wymienione cechy.
Identyfikację dokumentu ułatwia unikalny numer referencyjny RefNo, który
można umieścić na wydrukach dokumentów. Jest odpowiednie pole w tabeli pól
dla wzorców dokumentów.
Numery referencyjne RefNo
2.2 Różnice: NA, KB, MG
* W systemie NA jest wspólna numeracja faktur sprzedaży, paragonów
i dokumentów korygujących
Dokumenty sprzedaży
* W systemie KB numeracja rejestrów kasowych i bankowych jest ciągła,
tzn. program automatycznie nadaje kolejny numer i nie można podać innego.
Np. Rejestr kasowy: 000111, 000112, itp.
Program numeruje kolejno rejestry w roku obrotowym od: 000001 do: nnnnnn
Dokumenty płatności
* W systemie MG oddzielne numeracje są dla rodzajów dokumentów i magazynów,
np. 10 PR PZ0003
^ ^ ^
o--o--o--- Magazyn, Rodzaj dokumentu, Nr dokumentu
Dokumenty magazynowe
2.3 Zalecenia i porady
* Stosować serie dokumentów 2-znakowych i znaczących
Faktury w zbiorach miesięcznych
Np. FA0001 Faktura sprzedaży
FK0001 Faktura korygująca, aby w KG od razu wiedzieć co to za dokument
Zamówienia sprzedaży i zamówienia zakupu
Zamówienia sprzedaży znajdują się w jednej tabeli (zbiorze).
Inaczej niż faktury sprzedaży, które są w osobnych zbiorach miesięcznych.
Dlatego warto je numerować tak, aby numery układały się rosnąco.
Np. od 000001, 000002 itd.
Lub wg szablonu: RMM999 (R Ostatna cyfra roku + MM Nr m-ca)
lub R99999 (R Ostatna cyfra roku)
Te same zalecenia dotyczą: ofert sprzedaży i zakupu, zamówień zakupu
i zleceń produkcyjnych, które takża są w jeden tabeli (zbiorze).
* Numerować w seriach miesięcznych
W każdym miesiącu dokumenty numerować od początku.
Dokumenty mają dopełnienie w numerze, które wskazuje okres obliczeniowy,
np. FV0012/03/21 i to zapewnia unikalność numeru.
-- --
mm rr
* W firmach wielo-oddziałowych
Stosować znaki wskazujące na lokalizacje oddziału lub magazynu,
np. zastosować szablon: !!9999 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012
Operator w oddziale KR poda znaki [KR] a program dopełni KR0001 itd.
Wg tej reguły pracuje program niezależnie czy wyodrębnione są oddziały
w tabeli oddziałów.
2.4 Gdy 999 numerów to za mało
Sytuacja:
---------
Firma ALFA rejestruje zamówienia sprzedaży. Stosuje następujący szablon:
M OP 999 Maska: !!!999 np. 5AA312
o o- -o-
| | |
| | o--- kolejny numer, max 999
| o------- symbol operatora
o--------- symbol oddziału (magazynu)
Problem:
--------
Zdarza się, że w jednym miesiącu jest ponad 999 zamówień.
Trzeba zmieniać szablon. A inny szablon, to trudności w analizie i raportowaniu.
Rozwiązanie 1
-------------
Zastosować szablon numeracji:
M OP Z 99 Maska: !!!!99 np. 5AAC12
o o- o o-
| | | |
| | | o-- kolejny numer, max 99
| | o---- znaki od [0] do [Z]. Cyfry i litery alfabetu: 36 znaków
| o------- symbol operatora
o--------- symbol oddziału (magazynu)
5 AA 001 ... 099 1 99 dokumentów
5 AA 101 ... 199 2 99 dokumentów
...
5 AA 901 ... 999 10 99 dokumentów
5 AA A01 ... A99 11 99 dokumentów
5 AA B01 ... B99 12 99 dokumentów
...
5 AA Z01 ... Z99 36 99 dokumentów
Rezultat: zamiast 999 dokumentów, można zapisać dokumentów:
3564 = 36 * 99
Rozwiązanie 2
-------------
Zastosować szablon numeracji.
M OP NNN Maska: !!!NNN np. 5AA1A3
o o- -o-
| | |
| | o--- kolejny numer alfanumeryczny, max ZZZ
| o------- symbol operatora
o--------- symbol oddziału (magazynu)
5 AA 999
5 AA 99A ... 99Z
5 AA 9A0 ... 9ZZ
...
5 AA Z00 ... ZZZ
Rezultat: zamiast 999 dokumentów, można zapisać dokumentów:
36^3 - 1 = 46 655
* Zamówienia przenieść do archiwum
Zamówienia zrealizowane można przenieść do archiwum [NA_PGZ55]
i zrobić miejsce na numery nowych, kolejnych zamówień.
Archiwum danych
3. Tabela serii dokumentów i kartotek
3.1 Opis ogólny
W programie Trawers5 TUI Tabela serii stosowana jest w tych funkcjach,
które nadają numery automatycznie tj. w funkcjach automatycznego generowania
dokumentów i kartotek oraz w funkcjach SOA.
Patrz szczegóły:
SOA Funkcje OutBound i InBound
W programie Trawers6 GUI Tabela serii dokumentów jest jedyną i obowiązującą
metodą nadawania numerów dokumentom.
Tabela serii dokumentów jest także stosowana podczas ręcznej rejestracji
dokumentów w Trawers5 TUI w systemach NA i MG (opis dalej)
W programie Trawers5 TUI aktywne są dwie metody serializacji:
1. Szablony podane w parametrach systemow, np. !!9999, stosowane przy
ręcznej numeracji dokumentów
2. Definicje w tabeli serii, stosowane w funkcjach automatycznego
rejestrowania dokumentów i kartotek
Ze względu na zwiększające się znaczenie funkcji automatycznych, np. SOA
rozbudowywana będzie metoda serializacji z użyciem tabeli serii.
Tabele serii w systemach
Tabele serii są w systemach: BM,JP,KB,MG,MI,NA,QA,ST,ZA,ZO,ZP.
BM > Tabele > Serie dokumentów [BM_TPD10]
JP > Tabele > Serie dokumentów [JP_TTD10]
KB > Tabele > Serie dokumentów [KB_TTD10]
KG > Tabele > Serie dokumentów [KG_TTD10]
MG > Tabele > Serie dokumentów [MG_TTD10]
MI > Tabele > Serie dokumentów [MI_TTD10]
NA > Tabele > Serie dokumentów [NA_TTD10]
QA > Tabele > Serie dokumentów [QA_TPD10]
ST > Tabele > Serie dokumentów [ST_TTD10]
ZA > Tabele > Serie dokumentów [ZA_TTD10]
ZO > Tabele > Serie dokumentów [ZO_TTD10]
ZP > Tabele > Serie dokumentów [ZP_TTD10]
Przykłady
---------
Faktury FA
-- Serie dokumentów ------------
FS Faktury sprzed Sieci sklepów
FH Faktury sprzed Hurtownicy
FD Faktura sprzedaży Drobni
KF Korekty (-) przed 20xx r
...
--------------------------------
Paragony FP
-- Serie dokumentów ------------
PS Paragony Sklep
PH Paragony Hurtowania
...
--------------------------------
3.2 Budowa tabeli serii
Pola w tabeli
W tabeli serii podaje się:
Symbol systemu np. MG
Rodzaj dokumentu np. PR
Symbol serii np. PZ (stosowany tylko w Tr6 GUI i niektórych funkcjach Tr5)
pole: TyPDok
Nazwa serii np. Przychód Zewnętrzny
Prefix serii np. PZ
Opis dodatkowy (remark)
Tu można opisać reguły numeracji dokumentów
stosowane w przedsiębiorstwie.
Prefix
W polu: Prefix podaje się znaki początkowe grupy dokumentów należących do serii,
np. prefix: G1 generuje dokumenty: G10001, G1002, G10003, itp.
Podczas automatycznego nadawania numerów dokumentów, program nadaje
kolejne numery wg tego prefixu, który jest oznaczony: [*]
Gdy numeracja wyczerpie się, np. G19999, to należy oznaczyć kolejny
prefix np. G2
W polu: Prefix można wpisać symbole (maski), które program zamienia
na znaki w zależności od kontekstu programu:
-- Symbole ---------------------------
MM Magazyn <-- tylko dok w MG
M2 Magazyn docelowy (Przesun RM) <-- tylko dok w MG, tylko dok przesunięć [RM]
OP Operator
TT Oddział firmy 2 znaki
T Oddział firmy 1-szy znak
YYYY Rok 4-znaki, np. 2012
YY Rok 2-znaki, np. 12
Y Ostatnia cyfra roku, np. 6
MN Miesiąc, np. 09
9 Kolejny numer, np. %999%
N Kolejne cyfry i litery np. %NNN% <-- tylko dok w NA [OF][ZL])
--------------------------------------
Przykłady prefixów
Przykłady prefixów z zastosowaniem masek:
Faktura sprzedaży %OP%F ---> AAF001 AAF002 ... AA, to operator
Faktura korygująca %OP%K ---> AAK001 AAK002 ...
Nota uznaniowa %OP%U ---> AAU001 AAU002 ...
Zamówienie sprzedaży %TT% ---> 210001 120002 ... rok 2021
--o-- ---o-- ---o--
^ ^ ^
| | |
| | |
Definicja | |
prefixu Kolejne generowane
numery
3.3 Automatyczna numeracja w systemie NA, ZO i MG
W systemie sprzedaży NA, systemie zakupów ZO i systemie magazynowym MG
można uzyskać automatyczną numeracje dokumentów wg szablonu
podanego w tabelach serii:
NA Serie dokumentów [NA_TTD10]
ZO Serie dokumentów [ZO_TTD10]
MG Serie dokumentów [MG_TTD10]
Operator nie może zmienić numeru ustalonego automatycznie przez program.
Definiowanie (parametryzacja)
Aby automatycznie numerować:
* Oznaczyć parametr operatora:
0730 [1] Numeruje automatycznie dok NA
0736 [1] Numeruje automatycznie dok ZO
0740 [1] Numeruje automatycznie dok MG
* Wypełnić tabelę serii, np. FV (opis tabeli serii jest wyżej)
(można podać kilka serii w ramach rodzaju)
* Oznaczyć [*] w tabeli pozycję (serię) domyślą, którą użyje program
Dodatkowo, można nadać oddzielne serie w ramach rodzajów dokumentów.
Gdy jest jedna seria, to program wybierze automatycznie. Gdy jest
wiele serii, to operator może wybrać jedną serię sposród wielu.
Przykład (dwie serie):
-------------------------------------------------
Serie dokumentów [NA_TTD20]
System: NA
Rodzaj: Zamówienia sprzedaży [ZL]
Seria --- Nazwa --------------- Prefix -- Oznacz
Z1 Zamówienia 1 %OP% [ ]
Z2 Zamówienia 2 ZL [*]
-------------------------------------------------
Podano dwie serie. Operator może wybrać jedną z podanych.
(oznaczenie nie jest aktywne)
Przykład - Potrzeba
W firmie ALFA dokumenty sprzedaży wystawia wielu operatorów.
Trzeba zapewnić automatyczną numerację. Operator nie powinien zmienić numeru
numeru dokumentu nadanego przez program. Operator jest rozliczany ze swojej pracy.
Dodatkowo, trzeba zapewnić oddzielną numerację faktur i paragonów oraz to,
że numer nadany przez jednego operatora (otwarcie dokumentu) nie będzie
nadany innemu operatorowi.
Rozwiązanie
* Odrębną numeracje faktur i paragonów osiąga się przy zastosowaniu tabeli serii.
Dla każdego rodzaju dokumentu podaje się inny prefix.
Program wybierze serię oznaczoną [*]
NOTE: Przepisy pozwalają na różne serie - numeracja dokumentów powinna być ciągła,
ale w danej serii numeracji i unikalna w danej firmie.
* Numer nadany przez jednego operatora (otwarcie dokumentu) nie będzie
nadany innemu operatorowi, osiąga się przez umieszczenie symbolu operatora
w numerze dokumentu. Metoda przydatna tam, gdzie operatorzy są rozliczani
ze swojej pracy, np. sprzedawcy, ktorzy wystawiają faktury lub paragony.
Podsumowanie dokumentów operatora musi dać sumę wpłat do kasy.
Np. Faktura sprzedaży %OP%F --> AAF001 AAF002 ... AA, to operator
3.4 Uprawnienia do serii dokumentów
Gdy w przedsiębiorstwie stosuje się rozbudowany system numeracji dokumentów.
Ńp. gdy w różnych oddziałach lub na różnych stanowiskach stosuje się
zróżnicowaną numerację, to można powiązać szablony numerowania z poszczególymi
operatorami (pracownikami).
Operatorom (rolom) można nadać uprawnienia do serii dokumentów.
Można oznaczyć [*] i [+] serie podpowiadane.
Administratorzy mają uprawnienia do wszystkich serii dokumentów.
Patrz szczegóły:
Uprawnienia oparatorów (role)
Można wyłączyć mechanizm uprawnień do serii dokumentów:
Parametr 0312
[1] Program nie sprawdza uprawnień do serii dokumentów
[ ] Program sprawdza uprawnienia do serii dokumentów
Patrz też:
Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
3.5 Cechy serii dokumentów
Cechy serii, to są wartości domyślne powiązane z konkretną serią.
Program podpowiada te wartości podczas rejestrowania dokumentu i kartoteki,
po wybraniu konkretnej serii. Wartości te operator może zmienić na inne.
Cechy serii można ustalać dla serii dokumentów:
NA: Rodzaj: Faktury sprzedaży [FA]
ZO: Rodzaj: Faktury zakupu [FA]
ZP: Rodzaj: Zlecenia [ZL]
Wartości cechy serii - przykład
Przykład 1
----------
System: NA Sprzedaż
Rodzaj: Faktury sprzedaży
--------------------------------------------------
Seria --- Nazwa -------------------- Prefix ---
FV Faktury sprzedaży FV%OP%
--o-----------------------------------------------
|
v
Cechy serii:
|
v
-----------------------------------
Typ dokumentu: Wewnętrzny (WEW) T/N -->T --> #KSeF
Z kas rejestrujących (RO) T/N -->N --> #KSeF
Faktura do paragonu (FP) T/N -->N --> #KSeF
-----------------------------------
Rejestracja faktury sprzedaży w NA
Po wybraniu przez operatora serii: FV, program wpisuje
do dokumentu cechy serii, tu: Typ dokumentu: WEW = [T] --> #KSeF
Można przejrzeć: Dokument > Dane dodatkowe JPK_V7, KSeF
Będzie zapis: Typ dokumentu: Wewnętrzny (WEW) [T]
NOTE: Cechy serii można ustalać dla serii dokumentów:
NA: Rodzaj: Faktury sprzedaży [FA]
ZO: Rodzaj: Faktury zakupu [FA]
Patrz też:
KSeF Faktury sprzedaży. Wysyłanie. Pobieranie
Przykład 2
----------
System: ZO Zakupy
Rodzaj: Faktury zakupu
--------------------------------------------------
Seria --- Nazwa -------------------- Prefix ---
FZ Faktury zakupu FZ%OP%
--o-----------------------------------------------
|
v
Cechy serii:
|
v
-----------------------------------
Typ dokumentu: Wewnętrzny (WEW) T/N --> [N]
Pozycja: PTU Naliczony [01]
PTU Należny [ ]
-----------------------------------
Rejestracja faktury zakupu w ZO
Po wybraniu przez operatora serii: FZ, program wpisuje
do dokumentu cechy serii:
* do nagłówka: Typ dokumentu: WEW = [N]
* do pozycji:
PTU Naliczony [01] Zakup środków trwałych
PTU Należny [ ]
Można przejrzeć: Dokument > Dane dodatkowe JPK_V7, KSeF
Pozycja > Dane dodatkowe JPK_V7
Będzie zapis do nagłówka: Typ dokumentu: Wewnętrzny (WEW) [N] --> #KSeF
Będzie zapis do pozycji: PTU Naliczony [01]
PTU Należny [ ]
Przykład 3
----------
System: ZP Zlecenia
Rodzaj: Zlecenia
--------------------------------------------------
Seria --- Nazwa -------------------- Prefix ---
ZC Zlecenia ZC
--o-----------------------------------------------
|
v
Cechy serii:
|
v
-----------------------------------
Projekt: 123456
Klasa: 7
-----------------------------------
Podczas dopisywanie karty zlecenia, gdy wybrano serię: ZC
to program automatycznie wpisuje:
[123456] do pola: Projekt
[7] do pola: Klasa
4. Numerowanie w Trawers6 GUI
W programie Trawers6 GUI numeruje sie wg: Tabela serii dokumentów.
Nie ustala sie szablonów numerowania w parametrach poszczególnych systemów.