1. Profil firmy i potrzeby
2. Mapa wdrożenia Trawers ERP
3. Zespół wdrożeniowy. Role i odpowiedzialność
4. Etapy wdrożenia
5. Porównanie wdrożeń Trawers ERP - dwie firmy
6. Tematy powiązane
1. Profil firmy i potrzeby
Firma prowadząca hurtową i detaliczną sprzedaż materiałów budowlanych z centralą
i oddziałami w kilku miastach napotyka na wyzwania typowe dla dystrybucji wielooddziałowej:
* utrudniona kontrola stanów magazynowych między oddziałami,
* różne polityki cenowe i rabatowe w punktach sprzedaży,
* duża liczba dokumentów i konieczność ich szybkiej obsługi,
* potrzeba ograniczenia dostępu handlowców do poufnych danych,
* oczekiwanie minimalizacji kosztów IT.
Trawers ERP pozwoli rozwiązać te problemy dzięki:
* centralnej bazie danych i bieżącemu wglądowi w stany magazynowe wszystkich oddziałów,
* obsłudze indywidualnych polityk cenowych i marżowych z kontrolą uprawnień,
* szybkiej obsłudze sprzedaży (wyszukiwanie towarów, automatyczna numeracja dokumentów, blokady marży),
* pełnej integracji finansów, sprzedaży i magazynu,
* niskim wymaganiom sprzętowym i wsparciu dla Linux + Windows, co pozwala wykorzystać
dotychczasową infrastrukturę.
2. Mapa wdrożenia Trawers ERP
(jakie moduły wdrażać, w jakiej kolejności)
Etap 1 - Integracja podstawowa (0-3 miesiące)
Cel: uruchomienie wspólnej bazy danych i spójnych procesów w centrali i oddziałach.
* Moduły: magazyn podstawowy, sprzedaż, księgowość.
* Efekt: centralny wgląd w stany, eliminacja telefonicznych uzgodnień.
Etap 2 - Zaopatrzenie i logistyka (4-6 miesięcy)
Cel: usprawnienie obiegu towarów między centralą a oddziałami.
* Moduły: zaopatrzenie, przesunięcia międzymagazynowe, obsługa EDI.
* Efekt: automatyczne zapotrzebowania z oddziałów, lepsza kontrola dostaw.
Etap 3 - Obsługa klienta i polityka sprzedażowa (7-10 miesięcy)
Cel: wzmocnienie obsługi klienta i pełna kontrola nad polityką handlową.
* Moduły: CRM, rozbudowana sprzedaż, polityka rabatowa.
* Efekt: szybka obsługa zamówień, rozliczanie prowizji, blokady sprzedaży poniżej marży.
Etap 4 - Raportowanie i analizy (11-12 miesięcy)
Cel: dostarczenie zarządowi i kierownikom danych w czasie rzeczywistym.
* Moduły: statystyki i analizy, controlling.
* Efekt: raporty o sprzedaży, zapasach i rentowności oddziałów.
3. Zespół wdrożeniowy. Role i odpowiedzialność
1. Kierownictwo projektu (zarząd / dyrektor handlowy)
* Sponsor projektu, zatwierdza budżet i harmonogram, wyznacza cele.
2. Kierownik wdrożenia (ze strony firmy)
* Osoba z centrali (np. dyrektor ds. operacyjnych).
* Koordynuje współpracę oddziałów i centrali.
* Główny kontakt z konsultantami Trawers.
3. Liderzy działów
* Magazyn/logistyka
Kierownicy oddziałów, odpowiedzialni za procesy magazynowe i zaopatrzenie.
* Sprzedaż
Kierownik handlowy + wybrani sprzedawcy, testy polityki rabatowej i procesów sprzedaży.
* Księgowość
Główna księgowa, integracja dokumentów i planu kont.
* IT
Administrator systemu, odpowiada za infrastrukturę i wsparcie użytkowników.
4. Konsultanci Trawers ERP
* Szkolenia, konfiguracja systemu, wsparcie przy migracji danych i testach.
5. Grupa testowa (power users)
* Wybrani pracownicy z każdego oddziału.
* Testują system i po wdrożeniu stają się wewnętrznymi trenerami.
4. Etapy wdrożenia
Etap 1 - Prace przygotowawcze (0-3 mies.)
* Księgowość - główna księgowa (plan kont, dekretacja).
* Sprzedaż - kierownik handlowy (obsługa dokumentów).
* Magazyn - kierownicy oddziałów (stany, indeksy).
* IT - instalacja i migracja danych.
Kamień milowy: wszystkie oddziały pracują na wspólnej bazie.
Etap 2 - Logistyka i zaopatrzenie (4-6 mies.)
* Magazyn/logistyka - obsługa przesunięć MM i zamówień.
* Księgowość - kontrola poprawności rozliczeń.
* IT - konfiguracja EDI i komunikacji z dostawcami.
Kamień milowy: automatyczny obieg zapotrzebowań i zakupów.
Etap 3 - Obsługa klienta i sprzedaż (7-10 mies.)
* Sprzedaż - wdrożenie polityk rabatowych i rozliczeń prowizji.
* Magazyn - integracja zamówień z rezerwacjami stanów.
* Księgowość - powiązanie faktur i rozliczeń.
Kamień milowy: szybka sprzedaż i pełna kontrola marż.
Etap 4 - Raportowanie i controlling (11-12 mies.)
* Zarząd - odbiera raporty i analizy.
* Finanse - controlling kosztów oddziałów.
* Sprzedaż - raporty efektywności handlowców.
Kamień milowy: analizy zarządcze w czasie rzeczywistym.
5. Porównanie wdrożeń Trawers ERP - dwie firmy
Porównanie wdrożeń Trawers ERP
| Obszar | Uni-Maszyny (produkcja maszyn) | Firma wielo-oddziałowa (dystrybucja)
| ---------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Profil działalności | Projektowanie i produkcja maszyn dla przemysłu spożywczego | Hurtowa i detaliczna sprzedaż materiałów budowlanych w wielu oddziałach
| Kluczowe wyzwania | - Złożone procesy projektowe i produkcyjne - Planowanie MRP | - Integracja centrali i oddziałów - Kontrola zapasów w wielu lokalizacjach - Różne polityki rabatowej
| | Integracja finansów z produkcją - Koordynacja z klientami | Obsługa dużej liczby dokumentów
| Zastosowanie Trawers ERP | - Moduł produkcji i technologii - Planowanie zasobów i kosztów | - Centralna baza danych oddziałów - Gospodarka magazynowa z MM - CRM i polityka rabatowa - Obsługa EDI
| | CRM dla projektów zagranicznych - Integracja CAD (docelowo) |
| Mapa wdrożenia - Etap 1 | Finanse + sprzedaż + magazyn | Finanse + sprzedaż + magazyn (centrala + oddziały)
| Mapa wdrożenia - Etap 2 | Produkcja + MRP + kontrola zleceń | Zaopatrzenie + przesunięcia MM + logistyka
| Mapa wdrożenia - Etap 3 | CRM + logistyka + eksport | Obsługa klienta + polityki sprzedażowe + prowizje
| Mapa wdrożenia - Etap 4 | Controlling + integracja z CAD + serwis | Raportowanie i analizy + controlling oddziałów
| Zespół wdrożeniowy - kluczowe role | Kierownik produkcji, inżynier procesu, gł. księgowa, | Kierownicy oddziałów (magazyn/logistyka), gł. księgowa, kierownik handlowy, IT
| | kierownik handlowy, IT |
| Etapy krytyczne | - Definicja technologii i marszrut - Planowanie MRP | - Porządkowanie indeksów magazynowych - Obsługa przesunięć MM
| Korzyści biznesowe | - Sprawna realizacja projektów - Redukcja zapasów i kosztów | - Centralizacja danych i procesów - Skrócenie czasu obsługi klienta - Kontrola marż i prowizj
Podsumowując:
* Uni-Maszyny koncentrują się na procesach projektowo-produkcyjnych i kontroli kosztów wytwarzania.
* Firma dystrybucyjna skupia się na integracji oddziałów, logistyce i sprzedaży masowej.
* W obu przypadkach Trawers ERP zapewnia centralną bazę danych, automatyzację i pełne raportowanie,
ale konfiguracja modułów jest inna (produkcja vs dystrybucja).