1. Profil firmy i potrzeby
2. Mapa wdrożenia Trawers ERP
3. Zespół wdrożeniowy. Role i odpowiedzialność
4. Etapy wdrożenia
5. Porównanie wdrożeń
6. Tematy powiązane
1. Profil firmy i potrzeby
Zastosowanie Trawers ERP w firmie FMCG wielo-oddziałowej
Firma prowadząca dystrybucję artykułów szybko zbywalnych (FMCG) na obszarze północnej Polski,
z centralą w Bydgoszczy i kilkoma oddziałami regionalnymi, stoi przed szeregiem wyzwań
związanych z masową i rozdrobnioną sprzedażą:
* konieczność szybkiego przetwarzania ogromnej liczby danych sprzedażowych i magazynowych,
* obsługa tysięcy klientów (małe sklepy, bary, kioski) i szerokiego, zmiennego asortymentu,
* sprawne zarządzanie zamówieniami napływającymi on-line z terenu (palmtopy przedstawicieli),
* potrzeba szybkiego zaopatrzenia oddziałów i płynnej logistyki między centralą a magazynami,
* centralna kontrola nad polityką cenową i upustami.
Trawers ERP odpowiada na te potrzeby poprzez:
* centralną bazę danych integrującą wszystkie oddziały,
* moduły sprzedaży i magazynu zoptymalizowane pod obsługę bardzo dużej liczby dokumentów i pozycji,
* wsparcie systemów mobilnych i możliwość rozwoju w stronę samo-zamawiania on-line przez klientów,
* obsługę polityki cenowej i tabel upustów IWGU,
* bieżące raporty i analizy dotyczące sprzedaży, klientów i zapasów,
* niskie koszty utrzymania (Linux + dotychczasowy sprzęt).
2. Mapa wdrożenia Trawers ERP
(jakie moduły wdrażać, w jakiej kolejności)
Etap 1 - Integracja podstawowa (0-3 miesiące)
Cel: uruchomienie wspólnej bazy danych i podstawowych procesów w centrali i oddziałach.
* Moduły: sprzedaż, gospodarka magazynowa, księgowość.
* Efekt: pełna widoczność danych, eliminacja rozbieżności i przyspieszenie obsługi faktur.
Etap 2 - Zaopatrzenie i logistyka (4-6 miesięcy)
Cel: usprawnienie procesów zaopatrzenia i przesunięć towarów.
* Moduły: zaopatrzenie, inwentaryzacja, przesunięcia międzymagazynowe.
* Efekt: oddziały zasilane automatycznie przez centralę na podstawie prognoz i bieżących zamówień.
Etap 3 - Obsługa klienta i polityka sprzedażowa (7-10 miesięcy)
Cel: ujednolicenie i automatyzacja polityki cenowej i upustów.
* Moduły: sprzedaż rozbudowana, CRM, polityka upustów IWGU.
* Efekt: spójna obsługa klientów, szybkie wyszukiwanie asortymentu, obsługa upustów i rabatów.
Etap 4 - Raportowanie i rozwój (11-12 miesięcy)
Cel: dostarczenie zarządowi bieżących informacji o kondycji firmy.
* Moduły: statystyki i analizy, controlling.
* Efekt: raporty o sprzedaży, klientach i zapasach w czasie rzeczywistym,
gotowość do wdrożenia samo-zamawiania online.
3. Zespół wdrożeniowy. Role i odpowiedzialność
1. Kierownictwo projektu (zarząd / dyrektor dystrybucji)
* Sponsor projektu, ustala priorytety i cele, monitoruje wdrożenie.
2. Kierownik wdrożenia (ze strony firmy)
* Osoba z centrali (np. dyrektor operacyjny).
* Koordynuje oddziały, kontakt z konsultantami Trawers.
3. Liderzy działów
* Magazyn/logistyka
Kierownicy magazynów centralnego i oddziałowych, odpowiedzialni za przesunięcia i zapasy.
* Sprzedaż
Kierownik działu handlowego + przedstawiciele handlowi, testy procesu zamówień i fakturowania.
* Księgowość
Główna księgowa, integracja dokumentów finansowych.
* IT
Administrator systemu, wsparcie stanowisk i integracji z systemem mobilnym.
4. Konsultanci Trawers ERP
* Konfiguracja modułów, szkolenia, migracja danych, optymalizacja wydajności.
5. Grupa testowa (power users)
* Wybrani sprzedawcy i magazynierzy z centrali i oddziałów.
* Testują procesy wysokiej częstotliwości (np. fakturowanie masowe).
4. Etapy wdrożenia
Etap 1 - Prace przygotowawcze (0-3 mies.)
* Księgowość - główna księgowa (plan kont, dekretacja).
* Magazyn - kierownicy oddziałów (stany, indeksy, rejestry).
* Sprzedaż - przedstawiciele + fakturzyści (obsługa zamówień, szybkie wyszukiwanie).
* IT - instalacja, konfiguracja, migracja danych.
Kamień milowy: fakturowanie i sprzedaż zasilają centralną bazę.
---
Etap 2 - Logistyka i zaopatrzenie (4-6 mies.)
* Magazyn centralny - realizacja przesunięć i zamówień dla oddziałów.
* Oddziały - raportowanie potrzeb i prognoz.
* IT - integracja systemu z aplikacją mobilną przedstawicieli.
Kamień milowy: automatyczne przesunięcia MM i pełna obsługa zamówień z palmtopów.
---
Etap 3 - Obsługa klienta i polityka cenowa (7-10 mies.)
* Sprzedaż - wdrożenie tabel upustowych IWGU, kontrola upustów.
* Magazyn - rezerwacja stanów pod zamówienia.
* Księgowość - powiązanie faktur z rozliczeniami gotówkowymi (ponad 96%).
Kamień milowy: spójna polityka cenowa i szybka obsługa zamówień.
---
Etap 4 - Raportowanie i rozwój (11-12 mies.)
* Zarząd - analizy sprzedaży i klientów.
* Controlling - raporty o efektywności oddziałów i przedstawicieli.
* IT - testy i przygotowanie wdrożenia samo-zamawiania online (Web Order Entry).
Kamień milowy: raporty w czasie rzeczywistym i gotowość do rozszerzenia funkcjonalności.
---
Tak przygotowany opis (Zastosowanie -> Mapa wdrożenia -> Zespół -> Etapy)
można wykorzystać w materiałach dla zarządu lub w prezentacji wdrożeniowej.
5. Porównanie wdrożeń Trawers ERP
Porównanie wdrożeń Trawers ERP - dwie firmy
| Obszar | Dystrybucja materiałów budowlanych | Dystrybucja FMCG
| ---------------------------------- |---------------------------------------------------------------------------------------------| -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Profil działalności | Hurtowa i detaliczna sprzedaż materiałów budowlanych, wyposażenia łazienek i chemii | Dystrybucja artykułów FMCG (słodycze, napoje, tytoń, drobne artykuły)
| Lokalizacja | Polska północna, centrala + 4 oddziały (Grudziądz, Brodnica, Elbląg, Kwidzyn, Świecie) | Polska północna, centrala w Bydgoszczy + 9 oddziałów (Inowrocław, Tczew, Olsztyn, Piła, itd.)
| Kluczowe wyzwania | - Integracja centrali i oddziałów - Różne polityki cenowe i rabatowe - Szybka sprzedaż | - Obsługa ogromnej liczby dokumentów (ponad 560 tys. pozycji faktur/mies.) - Rozdrobniona sprzedaż (dziesiątki tys. klientów) - Zarządzanie zmiennym asortymentem (80% zmienia się w 5 lat)
| Zastosowanie Trawers ERP | - Magazyny wielo-oddziałowe - Obsługa MM - zakupy - CRM i rabaty lokalne - EDI z dostawcami | - Sprzedaż masowa z obsługą mobilnych zamówień (palmtopy) - Magazyny centralne i wirtualne (samochody) - Obsługa upustów (tabele IWGU) - Przygotowanie do samo-zamawiania online
| Mapa wdrożenia - Etap 1 | Finanse + sprzedaż + magazyn | Finanse + sprzedaż + magazyn (integracja z mobilnym zbieraniem zamówień)
| Mapa wdrożenia - Etap 2 | Zaopatrzenie + przesunięcia MM | Zaopatrzenie + logistyka (centrala oddziały)
| Mapa wdrożenia - Etap 3 | CRM + polityka rabatowa + prowizje | Obsługa klienta + polityka cenowa IWGU
| Mapa wdrożenia - Etap 4 | Raportowanie i analizy | Raportowanie + rozwój (Web Order Entry)
| Zespół wdrożeniowy - kluczowe role | Kierownicy oddziałów (logistyka/magazyn), gł. księgowa, kierownik handlowy, IT | Kierownicy magazynów i oddziałów, przedstawiciele handlowi, gł. księgowa, IT
| Etapy krytyczne | - Porządkowanie indeksów magazynowych - Obsługa przesunięć MM | - Optymalizacja wyszukiwania towarów i klientów (wydajność) - Integracja mobilnych zamówień
| Korzyści biznesowe | - Centralizacja i integracja - Szybsza obsługa - Kontrola marż i prowizji | - Obsługa bardzo dużych wolumenów sprzedaży - Szybka realizacja zamówień klientów - Stabilność i szybkość działania systemu - Analizy sprzedaży i klientów w czasie rzeczywistym
---
Podsumowanie:
* Dystrybucja budowlana - kluczowe jest zarządzanie oddziałami, polityką rabatową i logistyką.
* Dystrybucja FMCG - wyzwanie to masowe dane i błyskawiczna obsługa zamówień, zarówno przez przedstawicieli,
jak i przez klientów on-line.