Seradex: Indeksowanie asortymentu

1. Podstawa gospodarki magazynowej 2. System, który stosuję 3. Numery indeksów u dostawców 4. Numery indeksów i numery rysunków 5. Przykłady z Trawers ERP 6. Tematy powiązane

1. Podstawa gospodarki magazynowej

Fundamentem każdego systemu do obsługi produkcji są numery indeksów. Jednakże zazwyczaj niewiele uwagi poświęca się na stworzenie systemu indeksowania. Każde zamówienie zakupu, każda operacja magazynowa, zamówienie sprzedaży, faktura i wszystkie struktury produktów tworzone są właśnie na podstawie numerów indeksów. Sensownym jest więc dogłębne przemyślenie systemu.

Dwa obozy

Zasadniczo, filozofię indeksowania asortymentu dzieli się na dwa obozy. Jeden z nich radzi, by stosować znaki nieznaczące: tj. zacząć od 1000, potem 1001 i tak dalej, dopóki cały asortyment nie będzie miał swojego indeksu. Skutkiem tego jest mniejsza ilość cyfr a mniejsza ilość cyfr oznacza szybsze wprowadzanie danych. Obóz ten wskazuje również, że im więcej cyfr, tym większe prawdopodobieństwo błędu przy przepisywaniu. Argumentują, że współczesne systemy komputerowe mogą wyszukać pożądany numer indeksu posiadając tylko część nazwy danego indeksu. Twierdzą też, że każdy numer telefonu w Ameryce Północnej może być opisany 10-cioma cyframi. Drugi obóz uważa, że numer indeksu powinien jak najdokładniej opisywać sam przedmiot i zalecają stosowanie indeksowania rodzaju: RURA-3/8-4ft. Argumentem za tym systemem ma być możliwość zidentyfikowania danej części poprzez sam tylko numer indeksu.

Kto więc ma rację ?

Wypróbowałem oba te systemy, i oba mają swoje wady. Główna wadą pierwszego systemu jest to, że podobne elementy nie są pogrupowane przez co możesz posiadać śruby o indeksach 1001, 5049 oraz 8978. Przy drugim systemie również nie da się uniknąć problemów, jako że opisowe szczegóły wymagają długich numerów indeksów. Jednocześnie, ciężko jest zachować jednolitą numerację, gdy nadawaniem numerów indeksów zajmuje się wiele osób.

Gdzie więc leży odpowiedź ?

Polecam połączenie obu tych metod. Budowanie numerów zacznij od dwóch do czterech znaków literowych, reprezentujących kod kategorii asortymentu a następnie przejdź do nadawania znaków nieopisowych. Np. RU001 może być: RURA-3/8-4ft. Równie istotne aczkolwiek często pomijane są konwencje nadawania nazw indeksom. Prostą zasadą, za którą należy podążać, jest ustawienie najbardziej znaczącego składnika opisu na początku numeru indeksu. Oto kilka przykładów: Śruba, 3/8, Nierdzewna Nie: 3/8, Nierdzewna, Śruba Gdy przefiltrujesz indeksy po opisach, wszystkie śruby będą pogrupowane razem. Narożnik-1.50x1.00x0.125 Nie: 1.50x1.00x0.125-Narożnik

2. System, który stosuję

1) Eksportuj wszystkie numery indeksów oraz ich opisy do arkusza kalkulacyjnego. 2) Uporządkuj opisy indeksów. Użyj właściwych liter. Łatwiej będzie czytać dokumenty, tj. Rura Ze Stali Nierdzewnej Nie: RURA ZE STALI NIERDZEWNEJ 3) Przefiltruj indeksy według pola nazwy 4) Dodaj kolumnę nowych numerów indeksów 5) Podziel grupy indeksów na kategorie. Kategoria nie powinna zawierać więcej niż 50-150 pozycji asortymentu. Jeśli posiada więcej pozycji, zastosuj podkategorie. 6) Stwórz 2-4 cyfrowy kod dla każdej kategorii. 7) Zacznij od pierwszego rzędu kategorii i wprowadź kod kategorii razem z numerem 005. Np. AB005. Dodaj kolejne pole i wstaw AB010. 8) W Excelu można teraz podświetlić obydwa pola, klawiszem myszy przytrzymać prawy dolny róg i przeciągnąć na koniec kategorii. W rezultacie uzyskamy numery indeksów w kolejności. 9) Zbadaj teraz zasięg przyrostka. Jeśli wynosi od 005 do 095, możesz albo powtórzyć operację z dwucyfrowym przyrostkiem lub też rozwinąć jego zasięg od 5 do 20 i otrzymasz coś na kształt: AB020, AB040, itd. 10) Idea pozostawiania luk w numeracji pozwala na dodawanie nowych pozycji asortymentu w przyszłości przy zachowaniu kolejności alfabetycznej. Usprawnianie indeksowania asortymentu. 11) Powtórz te czynności dla wszystkich kategorii. Kiedy skończysz przekształcać wszystkie, importuj je do swojego systemu. Zazwyczaj nie spotykam się z nadmiernym entuzjazmem przy przekształcaniu numerów indeksów. Jednak przy wykorzystaniu tej metody pracownik wprowadzający dane jest w stanie stworzyć około 500 numerów indeksów dziennie od podstaw. Jeśli już rozpocząłeś ćwiczenie, możesz być w stanie 'uratować' wiele nazw przy niewielkim tylko retuszu. Nie zajmuje to wiele czasu a praca bardzo szybko przynosi efekty.

Jakie są zalety tego systemu ?

Używając funkcji 'type ahead' dostępnej w większości baz danych, wystarczy wpisać tylko dwa znaki by znaleźć się na liście w pobliżu poszukiwanej części. Przeszukując listę nie ma problemu z szybkim znalezieniem konkretnej pozycji asortymentu gdyż lista ułożona jest w porządku alfabetycznym, np. wpisując RU otrzymasz następującą listę: Indeks Nazwa/Opis Kod kategorii Kategoria RU05 Rura - 0.50" 40 Alum 6063 - T5 RU Rura RU10 Rura - 0.75" 40 Alum 6063 - T5 RU Rura RU15 Rura - 1.00" 40 Alum 6063 - T5 RU Rura RU20 Rura - 1.25" 40 Alum 6063 - T5 RU Rura RU25 Rura - 1.25" 80 Alum 6063 - T5 RU Rura RU30 Rura - 1.50" 40 Alum 6061 - T6 RU Rura RU35 Rura - 1.50" 40 Alum 6063 - T5 RU Rura Nawiasem mówiąc, powyższa lista pochodzi od klienta posiadającego 5000 numerów indeksów, a jednak przy pomocy tylko dwóch klawiszy można odfiltrować interesujące nas pozycje asortymentu. Uwaga: Jeśli będę potrzebował dodać kolejną rurę 1.00", będę mógł użyć numeru indeksu RU016. Wielkość luk ustal w zależności od prawdopodobieństwa, że w przyszłości będziesz dodawał więcej podobnych pozycji. Jeśli numer dwucyfrowy okaże się być nieadekwatny, zastosuj 4 lub 5-cio cyfrowy. Np. RU0005.

3. Numery indeksów u dostawców

Czy powinieneś przyjąć numer indeksu dostawcy jako swój własny ? Nie, dlatego, że: 1) Komputer może dokonać ujednolicenia numerów indeksów dostawcy i twoich. 2) System indeksowania twojego dostawcy może zawierać wszystkie problemy, które starasz się wyeliminować. 3) Przejmowanie numerów indeksów dostawców do swojego systemu jest bardzo trudne. 4) W czasie możesz zmienić dostawcę na innego lub też dostawca może zakończyć działalność, a z pewnością chciałbyś uniknąć zmieniania całej dokumentacji. 5) Twój dostawca może zatrudnić mnie w celu przekształcenia wszystkich jego numerów indeksów.

4. Numery indeksów i numery rysunków

Numery indeksów oraz numery rysunków służą innym celom. Numer indeksu jest unikalnym znakiem rozpoznawczym przedmiotu, podczas gdy numer rysunku odsyła do pomocy wizualnych służących do produkcji tego przedmiotu. Jeśli numery indeksu i numery rysunków są identyczne, natrafiamy na wiele nowych problemów. Zastosuj oddzielne schematy numerowania z następujących powodów: 1) Krótsze numery indeksów 2) Mniejsza liczba błędów w strukturach produktów. 3) Mniejsza ilość rysunków. Jeden numer rysunku może mieć zastosowanie do wielu numerów indeksów. 4) Nowe numery indeksów nie wymagają nowych rysunków. 5) Nowe wersje rysunków (korekty) nie wymagają wprowadzania nowych numerów indeksów. http://www.seradex.com/Support/ERP_WhitePapers/Part_Numbering_WhitePaper.pdf Tłumaczenie: Alina Sierocińska, styczeń 2012 Za zgodą autora

5. Przykłady z Trawers ERP

5.1 Wg rodzajów zastosowania asortymentu

* hydrauliczne * elektroniczne * budowlane * konstrukcyjne itd. 1.1 Schemat: X99999 (znak+cyfry) -------------------------------- * hydrauliczne: H99999 H00001 Rura miedziana miękka 12 x 1.0 H00010 Trójnik 12 x 12 x 12 H00099 Złączka 12 x 1/2 GW H00100 Mimośród 1/2'' x 3/4'' * elektroniczne: E99999 E00005 Puszka elektr. E00055 Taśma LED 4.8/60 E00205 Termoregulator * budowlane: B99999 B00009 Fuga epoksydowa B00099 Glazura 31 x 61 B00909 Kątownik aluminiowy * konstrukcyjne: K99999 K00001 Wełna mineralna K00011 Blacha nierdzewna K00111 Blacha stalowa 1.2 Schemat: XY99999 (2 znaki+cyfry) ------------------------------------ * hydrauliczne: HY99999 HY00001 HY00010 HY00100 * elektroniczne: EL99999 EL00001 EL00010 EL00099 * budowlane: BU99999 BU00005 BU00050 BU00105

5.2 Wg atrybutów (cech) asortymentu

Asortyment dzieli się na grupy. Każda grupa ma wyróżniające ją atrybuty. Grupa: blachy ma charakterystyczne cechy: grubość, szerokość, długość, jakość (twardość). Indeks z grupy: blachy ma strukturę (wg cech): 123 4567 8901 2345 --- ---- ---- ---- o o o o | | | | | | | o <--- jakość 4 znaki | | o <-------- długość 4 znaki | o <------------- szerokość 4 znaki o <----------------- grubość 3 znaki Na poszczególnych pozycjach, oznaczenia: * grubość blachy: 8 --> 008 80 --> 080 200 --> 200 * szerokość blachy: 2000 --> 200 900 --> 090 * długość blachy: 12000 --> 1200 6000 --> 6000 100 --> 0100 * jakość blachy: --> 400H Przykład: Blacha Hartplast400 o wymiarach 20x2200x5700 Grubość Szerokość Długość Jakość -------------------------------- 020 2200 5700 400H Symbol indeksu: 02022005700400H Nazwa indeksu : 020x2200x5700 HARTPLAST400 BLACHA NOTE: Podstawową informacją są wymiary blachy, dlatego na poczatku indeksu Alternatywa: Symbol indeksu: 400H02022005700 Nazwa indeksu : HARTPLAST400 020X2200X5700 BLACHA

5.3 Inne sposoby indeksowania

Indeks Nazwa --------------------------------------------------- 0.601.9E5.000 BOSCH GAS 15 odkurzacz uniwersalny 0.601.9G8.000 BOSCH wkrętarko-wiertarka GSR 0.601.9H5.000 BOSCH Wkrętarko-wiertarka 18V-50 0.9416 Rura 16x2 0.9420 Rura 20x2 0.9440 Rura 40x3,5 013-01-011 Elektryczny ogrzewacz WJ 10l 013-02-011 Elektryczny ogrzewacz WJ 20l 013-04-011 Elektryczny ogrzewacz WJ 40l Indeks Nazwa Prefix ------------------------------------------------------------------------- 351205 Plak. wideo foniczna+kamera 351200 351215 Plak. wideo foniczna+kamera+1 przycisk 351200 351225 Plak. wideo foniczna+kamera+2 przyciski 351200 351305 Plak. wideo foniczna+kamerka szerokątna 351300 351315 Plak. wideo foniczna+kamerka szerokokątna+1 przycisk 351300 351325 Plak. wideo foniczna+kamerka szerokokątna+2 przyciski 351300 352405 Plak. wideo foniczna+kamerka szerokokątna noc/dzień 352400

6. Tematy powiązane

Rodzaje indeksów asortymentu KID Kartoteka kodów KIM Tabele powiązane WMS Miejsca składowania Opis Kody kreskowe Zastosowania