1. Wprowadzenie. Potrzeba i rozwiązanie
2. Numerowanie. Czyj numer obowiązuje ?
3. Instrukcja dla działu księgowości
4. Polityka rachunkowości
5. Tematy powiązane
1. Wprowadzenie. Potrzeba i rozwiązanie
Samofakturowanie.
Sprzedawca to LMGI
Nabywca to FORTEM
Sytuacja: Firma FORTEM wystawia (sobie) fakturę w imieniu LMGI
FORTEM nadaje fakturze sprzedazy (w imieniu LMGI) wlasny numer
w przykladzie: 8125003524
Pytania:
- kto umieszcza taką fakturę w KSeF? FORTEM czy LMGI
- jak wpisuje tę fakture LMGI w Tr dla potrzeb rozrachunków
(czy wpisuje jako fakture, czy jako notę)
Jeżeli jako fakturę, to co idzie do KSeF ? 2-ga faktura za to samo ?
Podstawowe pytanie dotyczy komunikacji z KSeF. Kto i co zapisuje, kto i co czyta ?
AsystentAI:
Poniżej masz jasne, praktyczne wyjaśnienie, jak to działa w modelu samofakturowania (self-billing)
w kontekście KSeF i rozrachunków LMGI, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Polsce.
1. Kto wysyła fakturę do KSeF? - FORTEM czy LMGI?
W samofakturowaniu fakturę technicznie wystawia nabywca, czyli FORTEM
ale w imieniu sprzedawcy, czyli LMGI.
Dlatego do KSeF fakturę wysyła FORTEM, ale musi używać uprawnień nadanych przez LMG.
Co to oznacza prawnie i technicznie?
* FORTEM przygotowuje fakturę sprzedażową z danymi sprzedawcy = LMGI.
* FORTEM nadaje jej swój własny numer (np. 8125003524) - to absolutnie dopuszczalne przy self-billingu.
* FORTEM wysyła fakturę na kontener KSeF LMGI, korzystając z upoważnienia UPO/UF lub pełnomocnictwa UPL-1.
To LMGI jest sprzedawcą, więc faktura pojawia się w KSeF jako faktura wystawiona przez LMGI.
Techniczny nadawca to FORTEM, ale to nie wpływa na treść faktury ani na prawo do odliczeń.
2. Jak LMGI ujmuje taką fakturę w swoich rozrachunkach ?LMGI ujmuje ją jako NORMALNĄ fakturę sprzedaży, ponieważ:
* to jest faktura sprzedaży LMGI,
* została wystawiona w imieniu LMGI,
* jest w KSeF jako faktura LMGI,
* generuje należność od FORTEM.
Czy LMGI ma wystawiać drugą fakturę?Nie. Absolutnie nie.
Byłoby to zdublowanie faktur.
W KSeF powinna znajdować się jedna faktura - ta wystawiona przez FORTEM w imieniu LMGI.
Czy LMGI księguje ją jako notę?
Nie.
To pełnoprawna faktura sprzedaży, nie nota obciążeniowa.
Nota mogłaby wystąpić tylko wtedy, gdyby nie chodziło o sprzedaż lub o korektę,
ale tu mamy sprzedaż -> musi być faktura.
3. Co trafia do KSeF? Czy trafiają 'dwie faktury'?
Do KSeF trafia TYLKO jedna faktura:
* ta wystawiona przez FORTEM w imieniu LMGI,
* z numerem nadanym przez FORTEM,
* z oznaczeniem sprzedawca = LMGI, nabywca = FORTEM.
LMGI nie wystawia drugiej faktury i niczego nie dubluje.
4. Podstawowe zasady komunikacji z KSeF w samofakturowaniuKto zapisuje w KSeF?FORTEM, ale 'na konto' LMGI
(bo ma uprawnienie do wystawiania w imieniu LMGI).
Kto czyta?LMGI widzi fakturę w swoim KSeF jako wystawioną przez siebie.
FORTEM widzi ją jako fakturę zakupową.
Kto odpowiada za treść?
Formalnie LMGI, bo faktura jest 'jego'.
Technicznie wystawia ją FORTEM, więc musi działać zgodnie z umową o samofakturowaniu.
Podsumowanie (najkrótsza możliwa wersja)
| Pytanie | Odpowiedź
| -------------------------------- | ----------------------------------------------------------
| Kto umieszcza fakturę w KSeF? | FORTEM, ale w imieniu LMGI (na podstawie uprawnień)
| Jak LMGI księguje fakturę? | Normalnie jako fakturę sprzedaży
| Czy LMGI wystawia drugą fakturę? | Nie, w KSeF jest tylko jedna faktura
| Kto czyta fakturę? | LMGI (jako sprzedawca), FORTEM (jako nabywca)
| Numer faktury | Może nadawać FORTEM - to normalne w samofakturowaniu
2. Numerowanie. Czyj numer obowiązuje ?
I tu dylemat: w Trawers numer faktury sprzedaży ma 12 znakow i strukture: xxxxxx/mm/rr.
A FORTEM nadaje numer wg wlasnego formatu.
Jak w Trawers prowadzić rozrachunki i ew. windykacje takiej faktury ?
AsystentAI:
Poniżej dostajesz praktyczny, systemowy sposób obsługi samofakturowania FORTEM ->LMG w Trawersie, tak aby:
* zachować numerację LMGI zgodną z formatem `xxxxxx/mm/rr` (12 znaków),
* nie łamać logiki rozrachunków i windykacji Trawersa,
* mieć powiązanie z numerem KSeF oraz numerem FORTEM,
* nie dublować faktur.
To jest dokładnie ten problem, który pojawia się w każdej firmie przy self-billingu,
gdy nabywca narzuca własną numerację.
1. Kluczowa zasada: Trawers NIE musi przyjmować numeru FORTEM jako numeru faktury sprzedaży
Trawers może mieć własny numer sprzedażowy, zgodny z formatem LMGI:
> `NNNNNN/MM/RR`
A numer FORTEM nie musi być numerem faktury w Trawersie, ale musi być zapisany w danych faktury
(np. jako pole własne, opis, referencja, symbol obcy, numer obcy - FNumerNA C 64).
2. Jak to zrobić technicznie w Trawersie?Model księgowy dla LMGI:Krok 1: Utwórz w Trawersie fakturę na podstawie dokumentu KSeF
Tworzysz fakturę sprzedaży LMGI, nadając jej:
* numer LMGI zgodnie z formatem np. `000123/02/25`
* daty i wartości takie same jak w fakturze FORTEM
* kontrahent = FORTEMKrok 2: Zapisz numer faktury FORTEM w polu pomocniczym
W Trawersie masz do dyspozycji:
* *symbol obcy*
* *opis*
* *pole własne*
* *numer dokumentu obcego* (FNumerNA C 64)
W tym miejscu wpisujesz:
> Numer FORTEM: 8125003524
> Identyfikator KSeF (opcjonalnie): KSeF: KSeFxxxxxx
Dzięki temu masz pełne powiązanie:
| W KSeF | W Trawersie |
| ------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------- |
| Faktura wystawiona w imieniu LMGI przez FORTEM (numer FORTEM) | Faktura sprzedaży LMG (numer LMGI) + wpisany numer FORTEM |
DLACZEGO NIE UŻYWAĆ NUMERU FORTEM JAKO NUMERU SPRZEDAŻOWEGO?
Bo Trawers:
* wymaga określonej długości i formatu,
* prowadzi segmentację wg MM/RR,
* generuje rejestry VAT i JPK na tej numeracji,
* potrzebuje ciągłości i kontroli numerów.
Numery FORTEM nie spełniają tych wymogów - i nie muszą.
3. Jak prowadzić rozrachunki i windykację?Windykacją w Trawersie operuje się na numerze LMGI, a nie na numerze FORTEM.
To jest prawidłowe i zgodne z systemową logiką.
Dane istotne dla rozrachunków:
| Element | Dane | Źródło |
| ----------------- | --------------- | -------------- |
| Należność | Kwota z faktury | Faktura FORTEM |
| Termin płatności | Z faktury | Faktura FORTEM |
| Numer ewidencyjny | Numer LMGI | Trawers |
System rozrachunkowy musi pracować na numerze LMGI.
Natomiast numer FORTEM służy jedynie jako referencja, potrzebna przy korespondencji z FORTEM.
Trawers zapisuje nr obcy (FORTEM) (FNumerNA) w rozrachunkach.
FNumerNA Widoczny jest:
* NA > Rachunki do rozliczenia wg warunku (Query) [NA_ZRO35]
> Tabelarycznie
* Listy wyboru należności do rozliczenia w:
KB > Rejestracja w rejestrze kasowym [KB_DKA10]
i w Rejestrze bankowym [KB_DBA10]
4. Co z windykacją?
Trawers w wezwaniach/windykacji może:
* pokazywać numer LMGI jako główny,
* dodatkowo pokazywać numer obcy (FORTEM) dzięki polom własnym.
Można ustawić wydruk wezwania tak, aby wyglądało np.:
```
Faktura LMGI: 000123/02/25
(Faktura FORTEM: 8125003524)
Kwota: ...
Termin płatności: ...
```
To rozwiązuje 100% problemów komunikacyjnych.
5. Pełna ścieżka danych - jak to działa
(patrz diagramy)
1. FORTEM wystawia fakturę w imieniu LMGI
* nadaje numer FORTEM
* wysyła do KSeF (na konto LMGI)
2. Faktura pojawia się w KSeF jako faktura sprzedaży LMGI
* LMGI pobiera dokument do ewidencji
3. LMGI wprowadza dokument do Trawersa
* numer LMGI -> zgodny z formatem
* numer FORTEM -> jako numer obcy / pole własne
* kwoty, daty -> zgodne z fakturą FORTEM
4. Rozrachunki i windykacja działają na numerze LMGI
* termin, kwota, kontrahent -> z faktury
6. Najkrótsza odpowiedź (praktyczna):
W Trawersie LMGI wprowadza własny numer faktury (format LMGI),
a numer FORTEM zapisuje jako numer obcy.
Rozrachunki i windykacja działają na numerze LMGI.
Do KSeF trafia wyłącznie numer FORTEM (bo to numer faktury pierwotnej).
3. Instrukcja dla działu księgowości
(AsystentAI)
Poniżej dostajesz gotową, operacyjną instrukcję dla działu księgowości LMGI,
dotyczącą obsługi samofakturowania FORTEM->LMGI, z uwzględnieniem realiów systemu Trawers,
KSeF i procesów rozrachunkowych.
Możesz to bezpośrednio przekazać zespołowi księgowemu jako obowiązującą procedurę.
INSTRUKCJA OPERACYJNA - Obsługa samofakturowania FORTEM w LMGI (KSeF + Trawers)Wersja 1.0 - gotowe do wdrożenia1. Zakres i zasady ogólne
1. FORTEM wystawia faktury w imieniu LMGI (samofakturowanie).
2. FORTEM nadaje fakturze własny numer (np. 8125003524).
3. Faktura jest wysyłana przez FORTEM do KSeF LMGI.
4. W KSeF faktura widnieje jako faktura sprzedaży LMGI.
5. LMGI nie wystawia własnej faktury - księguje fakturę otrzymaną w KSeF.
6. Trawers używa własnej numeracji LMGI - nie przyjmuje numeracji FORTEM jako numeru głównego.
2. Wejście danych z KSeF do Trawersa
2.1. Skąd pobierać faktury?
* Faktury wystawione przez FORTEM będą widoczne w KSeF jako dokumenty sprzedaży LMGI.
* Pobieramy je do księgowania z modułu KSeF (integracja lub ręczny odczyt XML/PDF).
3. Wprowadzanie faktury FORTEM do Trawersa
3.1. Tworzenie dokumentu w Trawersie
Wprowadzamy fakturę sprzedaży LMGI według schematu:
| Pole w Trawersie | Co wpisać |
| -------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------|
| Numer faktury | numer LMGI zgodny z formatem `NNNNNN/MM/RR` |
| Data wystawienia | zgodnie z fakturą FORTEM |
| Data sprzedaży | zgodnie z fakturą FORTEM |
| Kontrahent | FORTEM |
| Kwoty netto, VAT, brutto | zgodnie z fakturą |
| Termin płatności | zgodnie z fakturą |
| Symbol obcy / opis / numer obcy | wpisać numer faktury FORTEM - np. 'Faktura FORTEM: 8125003524' |
| Identyfikator KSeF (jeżeli zapisujemy) | np. KSeF: aabbccddeeff... |
3.2. Zasady kluczowe
* Numer FORTEM nie może zastąpić numeru LMGI.
* Numer FORTEM jest zapisywany jako informacja pomocnicza, pozwalająca powiązać
dokument z KSeF i korespondencją z FORTEM.
4. Rozrachunki
4.1. Jak działa należność?
Po zapisaniu dokumentu w Trawersie powstaje należność:
Należność = kontrahent FORTEM + numer LMGI + kwota + termin płatności
Trawers nie używa numeru FORTEM w rozrachunkach.
4.2. Jak ustalać płatności i kompensaty?
* Płatności od FORTEM będą przychodzić z numerem FORTEM lub bez wskazania numeru.
* Księgowy dopasowuje przelew do faktury LMGI, korzystając z:
* kwot,
* terminów,
* numeru FORTEM zapisanego w polu obcym.
5. Windykacja w Trawersie
5.1. Jak ma wyglądać wezwanie do zapłaty?
Numer główny -> numer LMGI
Informacja pomocnicza -> numer FORTEM
Przykład treści:
```
Faktura nr 000245/02/25 (LMGI)
Wystawiona w imieniu LMGI przez FORTEM
Numer dokumentu FORTEM: 8125003524
Kwota: ...
Termin płatności: ...
```
5.2. Dlaczego tak?
* System rozrachunkowy i windykacja muszą opierać się na numerze wewnętrznym LMGI.
* Numer FORTEM jest tylko referencją - pozwala FORTEM zidentyfikować dokument w rozmowach.
6. Zgodność z KSeF
6.1. Co znajduje się w KSeF?
* Tylko jedna faktura - ta wystawiona przez FORTEM w imieniu LMGI.
6.2. Co wysyła LMGI do KSeF?
* Nic.
* LMGI nie wystawia drugiej faktury.
6.3. Co księguje LMGI?
* Fakturę z KSeF -> pod własnym numerem w Trawersie.
7. Kontrola poprawności
Po księgowaniu każdej faktury FORTEM należy sprawdzić:
Numer FORTEM wpisany w numerze obcym / opisie
Numer LMGI zgodny z formatem
Kwoty zgodne z KSeF
Termin płatności zgodny
Kontrahent = FORTEM
Dane KSeF zapisane (opcjonalnie)
8. Najczęściej zadawane pytania - FAQCzy numer FORTEM może być numerem faktury w Trawersie?
Nie. Trawers wymaga własnej numeracji LMGI, a faktura samofakturowa
musi mieć numer w systemie LMGI.
Czy powstaje ryzyko duplikacji faktur?
Nie, pod warunkiem że LMGI nie wystawia własnej faktury.
W KSeF zawsze ma być tylko dokument FORTEM.
Czy LMGI musi wysłać coś do KSeF?
Nie - wysyła FORTEM.
Czy numer FORTEM jest obowiązkowy w Trawersie?
Tak - dla identyfikacji i korespondencji, ale nie jako numer księgowy.
9. Wersja skrócona - do wydrukowania (jedna strona)LMGI - Procedura księgowania faktur FORTEM (samofakturowanie)
1. Pobierz fakturę z KSeF (wystawioną przez FORTEM w imieniu LMGI).
2. Wprowadź w Trawersie fakturę sprzedaży:
* numer LMGI (`NNNNNN/MM/RR`)
* daty, kwoty, kontrahent FORTEM
* numer FORTEM wpisz jako numer obcy / opis
3. Rozrachunki i windykacja - tylko numer LMGI.
4. Numer FORTEM służy tylko do identyfikacji i komunikacji.
5. LMGI nie wystawia drugiej faktury - dokument FORTEM jest jedynym dokumentem sprzedaży.
6. Sprawdź zgodność danych z KSeF.
4. Polityka rachunkowości
(AsystentAI)
Poniżej przygotowałem formalną procedurę do włączenia do Polityki Rachunkowości LMGI.
Tekst jest napisany zgodnie z wymaganiami ustawy o rachunkowości, VAT, oraz procedur KSeF,
w formie gotowej do wdrożenia i podpisania.
PROCEDURA - Obsługa faktur sprzedaży wystawianych w imieniu LMGI przez FORTEM (samofakturowanie)Załącznik do Polityki Rachunkowości LMGI1. Cel procedury
Celem procedury jest określenie sposobu postępowania z fakturami sprzedaży
wystawianymi w imieniu LMGI przez kontrahenta FORTEM na zasadach samofakturowania,
w tym:
* ewidencjonowania danych w systemie finansowo-księgowym Trawers,
* identyfikacji dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF),
* ustalania numeracji,
* prowadzenia rozrachunków i windykacji,
* zapewnienia zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz ustawy o VAT.
2. Podstawa prawna
1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
2. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
w szczególności art. 106d dotyczący samofakturowania.
3. Umowa o samofakturowanie zawarta pomiędzy LMGI a FORTEM.
4. Wytyczne dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur.
3. DefinicjeSamofakturowanie - procedura, w której nabywca (FORTEM) wystawia w imieniu sprzedawcy (LMGI)
faktury dokumentujące dostawę towarów lub usług sprzedawcy.
KSeF - Krajowy System e-Faktur, system obligatoryjny do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
Trawers - system finansowo-księgowy wykorzystywany przez LMGI do prowadzenia ewidencji księgowej.
Numer obcy - numer dokumentu nadany przez wystawcę faktury (FORTEM), zapisywany w Trawersie
jako informacja pomocnicza.
4. Zakres podmiotowy
Procedura dotyczy:
* Działu Księgowości LMGI,
* Pracowników odpowiedzialnych za rozrachunki i windykację,
* Osób odpowiedzialnych za odbiór faktur w KSeF,
* Kontrolera finansowego.
5. Zasady ogólne
1. FORTEM wystawia faktury w imieniu LMGI zgodnie z art. 106d ustawy o VAT.
2. Faktury samofakturowania są przesyłane wyłącznie poprzez KSeF.
3. LMGI nie wystawia własnych faktur równoległych do dokumentów wystawionych przez FORTEM.
4. Numer faktury nadany przez FORTEM jest numerem faktury w KSeF.
5. System Trawers prowadzi własną numerację faktur sprzedaży LMGI.
6. W Trawersie faktury samofakturowania rejestrowane są jako
faktury sprzedaży LMGI z nadanym numerem LMGI.
7. Numer FORTEM jest ujmowany jako numer obcy lub w polu opisu.
6. Proces operacyjny6.1. Odbiór faktury w KSeF
1. FORTEM przesyła fakturę do KSeF z oznaczeniem sprzedawcy LMGI.
2. Upoważniony pracownik LMGI pobiera dokument z KSeF.
3. Dane faktury (daty, kwoty, numer FORTEM, identyfikator KSeF)
są weryfikowane pod względem formalnym i rachunkowym.
6.2. Wprowadzanie faktury do Trawersa
Każda faktura wystawiona przez FORTEM jest rejestrowana w Trawersie
jako faktura sprzedaży według poniższych zasad:
6.2.1. Numeracja
1. Fakturze nadawany jest kolejny numer z numeracji LMGI w formacie:
NNNNNN/MM/RR
2. Numer FORTEM (np. 8125003524) nie może być używany jako numer księgowy LMGI.
3. Numer FORTEM jest ujmowany w polu:
* numer obcy, lub
* opis,
w celu umożliwienia identyfikacji dokumentu w kontaktach z FORTEM.
6.2.2. Dane księgowe
W systemie Trawers należy uzupełnić:
| Pole Trawersa | Zakres |
| ------------------------ | --------------------------------- |
| Numer faktury LMGI | nadawany zgodnie z numeracją LMGI |
| Numer obcy | numer FORTEM |
| Identyfikator KSeF | opcjonalnie |
| Kontrahent | FORTEM |
| Daty | zgodnie z fakturą FORTEM |
| Kwoty netto, VAT, brutto | zgodnie z KSeF |
| Terminy płatności | zgodnie z fakturą |
6.3. Księgowanie i rozrachunki
1. Należność jest ujmowana w rozrachunkach z kontrahentem FORTEM.
2. System Trawers identyfikuje dokumenty w rozrachunkach wyłącznie po numerze LMGI.
3. Numer FORTEM służy jako referencja pomocnicza i nie wpływa na rozrachunki.
4. Wszystkie płatności od FORTEM są przypisywane do faktur LMGI poprzez:
* numer LMGI,
* kwoty,
* terminy płatności,
* numer obcy (w razie potrzeby).
6.4. Windykacja należności
1. Windykacja prowadzona jest według numeru LMGI.
2. Dokumenty windykacyjne mogą zawierać numer obcy (FORTEM)
jako informację dodatkową.
3. W wezwaniu do zapłaty należy wskazać:
* numer LMGI jako numer faktury,
* numer FORTEM w nawiasie jako referencję,
* kwotę i termin płatności.
7. Kontrola wewnętrzna
Każda faktura samofakturowania podlega kontroli formalnej obejmującej:
1. zgodność danych z dokumentem z KSeF,
2. poprawność numeracji LMGI,
3. obecność numeru obcego (numer FORTEM),
4. prawidłowe przypisanie kontrahenta,
5. zgodność kwot i dat,
6. poprawność rejestracji VAT,
7. poprawność ujęcia w rozrachunkach.
8. Odpowiedzialność
| Rola | Zakres odpowiedzialności |
| ---------------------------- | ----------------------------------- |
| Księgowy ds. sprzedaży | ewidencja faktur w Trawersie |
| Księgowy ds. rozrachunków | przypisywanie płatności, windykacja |
| Kontroler finansowy | nadzór nad zgodnością procedury |
| Kierownik działu księgowości | zatwierdzanie zmian procedury |
9. Archiwizacja
1. Faktury z KSeF są archiwizowane cyfrowo zgodnie z regulacjami KSeF.
2. Dane księgowe są przechowywane w systemie Trawers zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości.
10. Postanowienia końcowe
1. Procedura wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Zarząd LMGI.
2. Zmiana procedury wymaga formy pisemnej.
3. Procedura stanowi integralną część Polityki Rachunkowości LMGI.