1. Firma GS SCh
2. Trawers ERP
Dystrybucja
Inwentaryzacja. Kody kreskowe
Zamówienia zakupu i dostawy
3. Inwentaryzacja w GS SCh
4. Tematy powiązane
1. Firma GS SCh
Gminna Spółdzielnia w Sierakowicach prowadzi szeroką działalność gospodarczą.
Posiada 9 placówek handlowych położonych w powiatach kartuskim i wejherowskim.
Jednostka głównie zajmuje się kompleksową sprzedażą towarów należących do branży
rolno-budowlanej (6 oddziałów). Oferuje między innymi pasze, nawozy, opał,
materiały budowlane, wykończeniowe, narzędzia, artykuły ogrodnicze.
Spółdzielnia prowadzi również Salon Łazienkowy, Salon Meblowy oraz Sklep Spożywczy.
Posiada dwa zakłady produkcyjne Piekarnie oraz Wytwórnie Pasz. Łącznie zatrudnia ok 90 pracowników.
2. Oprogramowanie
Trawers od 2003 r jest głównym programem obsługującym sprzedaż, zakupy, magazyn,
inwentaryzację, księgowość w Spółdzielni. Importuje do siebie wszystkie potrzebne
dane z innych programów, co umożliwia sporządzenie min. wspólnych analiz,
zestawień księgowych oraz pliku jpk.
Spółdzielnia wykorzystuje również inne programy:
- do obsługi sklepu spożywczego
- w piekarni
- w dziale płac i kadr
Obecnie wszystkie oddziały są włączone w jedną wspólna sieć komputerową,
która umożliwia bieżące koordynowanie wszystkich działań na punktach.
Trawers ERP
Jednostka od 2011r. pracuje w wersji Trawers5.
Wykorzystuje 30 (stanowisk) sesji. Moduły: NA, MG, ZO, NZ, MI, KG, KB, ST.
Spółdzielnia dąży do tego, aby wszystkie procesy zachodzące w jej placówkach
i księgowości program na każdym etapie prowadził sprawnie oraz zgodnie
z wymogami prawa.
Dystrybucja
Jednostka opiera swoją działalność głównie na handlu. W związku z tym ostatnie
działania w programie skupiły się na usprawnieniu sprzedaży. Stworzono jedną
wspólną kartotekę KIM dla wszystkich oddziałów oraz wprowadzono kody kreskowe
wykorzystując pole kod dodatkowy KID.
Te procesy umożliwiły min. sprzedaż z wykorzystaniem kodów kreskowych.
Zgłoszono również potrzeby maksymalnego usprawnienia wystawiania paragonu
min pominięcie niewymaganych pól, szybkie zakończenie paragonu - jeden przycisk:
zatwierdź, zapłać, fiskalizuj.
Wprowadzono graficzny system drukowania. Ten system stwarza szereg możliwości
min.: wysyłania dokumentów e-mailem, czytelniejszy wydruk, drukowanie w dupleksie
z podpiętym innym wzorcem np. świadectwem węglowym.
Inwentaryzacja. Kody kreskowe
Kolejnym procesem który udało się usprawnić jest inwentaryzacja, którą przeprowadza się
wykorzystując funkcje: inwentaryzacja online. Szczytuje się towary bezpośrednio
do programu przy pomocy czytników bezprzewodowych oraz laptopów.
Pozwala to zaoszczędzić ok 2/3 czasu w stosunku do tradycyjnego przeprowadzania spisu.
Również odnośnie tej funkcji zgłoszono swoje potrzeby: pole pokazujące ilość dotychczas
sczytaną w danym dokumencie spisu online oraz możliwość zakładania większej
ilości kart spisu online jednego dnia.
Patrz opis poniżej:
Inwentaryzacja w GS SCh
Zamówienia zakupu i dostawy
Przyszłościowo z racji posiadania kodów kreskowych, Spółdzielnia chciałaby się
zająć wprowadzeniem elektronicznej wysyłki zamówień dostaw na podstawie analiz
bezpośrednio z programu, oraz importowaniem plików dostaw od kontrahentów.
Rozważa również możliwość zbudowania programu lojalnościowego w Trawersie
z wykorzystaniem kart stałego klienta.
Opracowanie: Marzena Wenta, Gminna Spółdzielnia SCh Sierakowice
3. Inwentaryzacja w GS SCh
Inwentaryzacji dokonujemy przy otwartym obiekcie handlowym.
Ze sprzedaży wyłączamy tylko tą grupę, która aktualnie jest spisywana.
Poszczególne czynności:
1. Oznaczenie pozycji do spisu - blokujemy indeksy danej grupy magazynowej
ze stanem. Np. dział elektryka, hydraulika, chemia itp.
2. Spis on-line. Zakładanie Karty spisu on-line
3. Dokumenty spisu on-line. Zakładamy tyle dokumentów ile jest zespołów spisowych.
Na małe grupy przeważnie 2, dla większych grup nawet 5 zaspołów.
Inwentaryzacja on-line
4. Fizyczny spis towarów z danego działu (danej grupy).
Wykorzystujemy laptopy i czytniki bezprzewodowe. Komisję są 2 osobowe.
Osoba materialnie odpowiedzialna, po kolei półkami, szczytuje i liczy
poszczególne towary. Druga osoba rejestruje asortyment wraz z ilością
w dokumencie spisu on-line.
5. Sumowanie stanów spisanych. Po zarejestrowaniu wszystkich pozycji z regałów.
6. Spis według arkuszy > Rejestracja danych spisanych > Korekta
Wybieramy indeksy oznaczone z danej grupy (to są indeksy niespisane).
Sprawdzamy czy te towary nie zostały pominięte lub wpisane w niewłaściwy indeks.
Wpisujemy odpowiednie ilości.
7. Aktualizacja stanów według spisu
8. Różnice pozycji zaktualizowanych. Sprawdzamy większe różnice i ewentualnie
jeszcze raz robimy aktualizację na poprawianych pozycjach.
9. Drukujemy aktualne stany
10. Zwolnienie pozycji zaktualizowanych
Opracowanie: Marzena Wenta, Gminna Spółdzielnia SCh Sierakowice