1. Cel i zakres
2. Zasada nadrzędna: źródło prawdy
3. Co archiwizujemy i gdzie
4. Polityka plików: PDF i XML
5. Metadane i identyfikatory powiązań
6. Retencja (okres przechowywania)
7. Dostęp i uprawnienia
8. Backup i odtwarzanie
9. Standardy operacyjne (zalecenia wdrożeniowe)
10. Najczęstsze decyzje konfiguracji (warianty
11. Tematy powiązane
(AsystentAI)
Polityka archiwizacji po KSeF
1. Cel i zakres
Celem polityki jest określenie zasad przechowywania, odtwarzania i udostępniania
dokumentów po wdrożeniu KSeF w firmie korzystającej z Trawers ERP.
Polityka dotyczy:
* faktur sprzedaży i zakupu w obrocie krajowym objętych KSeF,
* wizualizacji/druków PDF,
* załączników, korespondencji i dokumentów poza KSeF,
* metadanych i logów operacyjnych,
* integracji z DMS.
2. Zasada nadrzędna: źródło prawdy
2.1 Faktury objęte KSeF
Dokumentem źródłowym jest faktura ustrukturyzowana (XML) zarejestrowana w KSeF.
Wewnętrzne kopie PDF są wizualizacją operacyjną (dla człowieka), nie stanowią jedynego 'oryginału'.
2.2 Dokumenty poza KSeF
Dla dokumentów nieobjętych KSeF (np. zagranica, dokumenty wewnętrzne, raporty, załączniki,
korespondencja) dokumentem źródłowym jest plik/obraz przechowywany w e-archiwum lub DMS
zgodnie z niniejszą polityką.
3. Co archiwizujemy i gdzie
3.1 KSeF (system zewnętrzny)
W KSeF przechowywana jest:
* treść faktury (XML) oraz identyfikacja faktury (numer KSeF),
* dane potwierdzeń/obsługi procesu (np. UPO/statusy w rozumieniu procesu KSeF).
Wniosek: nie ma potrzeby utrzymywania pełnego 'archiwum treści faktur'
w plikach PDF jako obowiązku podatkowego, o ile firma ma zapewniony proces dostępu do KSeF.
W Trawers należy przechowywać (co najmniej):
* numer dokumentu w Trawers,
* numer KSeF (po przyjęciu),
* datę wysyłki/odbioru,
* status procesu (wysłana/przyjęta/odrzucona/oczekuje),
* identyfikator kontrahenta,
* operator/proces, który wykonał wysyłkę/pobranie,
* powiązania do księgowania/rozrachunków.
Zalecenie: utrzymywać rejestr zdarzeń (log) pozwalający audytować 'kto/co/kiedy' dla wysyłek i pobrań.
3.3 e-archiwum (PDF) - archiwum wydruków i dokumentów poza KSeF
W e-archiwum przechowujemy:
* wizualizacje/druk faktur (PDF) opcjonalnie, operacyjnie,
* raporty, zestawienia, potwierdzenia,
* dokumenty poza KSeF,
* korespondencję/załączniki, jeżeli e-archiwum jest do tego używane.
Zasada: e-archiwum po KSeF nie musi być 'archiwum faktur podatkowo', ale jest rekomendowane jako:
* archiwum wydruków (dla powtarzalności obrazu),
* wsparcie obiegu wewnętrznego i DMS,
* szybki dostęp do 'wersji dla człowieka'.
3.4 DMS (jeśli wdrożony)
W DMS rekomenduje się przechowywać:
* PDF (wizualizacja), załączniki, korespondencję,
* metadane (numer KSeF, kontrahent, daty, kwoty, statusy),
* opcjonalnie XML (jeżeli organizacja ma taką praktykę archiwizacji wewnętrznej - patrz punkt 4.2).
4. Polityka plików: PDF i XML
4.1 PDF (wizualizacja)
Po co trzymać PDF po KSeF:
* obieg operacyjny (akceptacje, reklamacje, obsługa klienta),
* szybki podgląd bez logowania do KSeF,
* 'obraz pierwotny' (gdy z czasem zmienią się kartoteki i wydruk z bazy mógłby wyglądać inaczej),
* DMS i procesy wewnętrzne.
Kiedy PDF nie jest konieczny:
* jeśli firma akceptuje, że wizualizacja jest generowana 'na żądanie' z danych/KSeF,
* jeśli procesy wewnętrzne bazują na XML i metadanych.
Rekomendacja praktyczna: dla sprzedaży - archiwizować PDF automatycznie (Auto Archive)
co najmniej w okresie stabilizacji wdrożenia KSeF; później decyzja biznesowa.
4.2 XML (kopie wewnętrzne)
Zasada ostrożności: XML w KSeF jest źródłem, ale organizacja może chcieć mieć kopię:
* na potrzeby integracji, analiz, audytu lub DMS,
* na wypadek ograniczonego dostępu do KSeF,
* do działań serwisowych (diagnostyka błędów walidacji).
Rekomendacja: jeśli archiwizujesz XML, rób to w sposób kontrolowany:
* tylko dla uprawnionych ról,
* z jednoznacznym powiązaniem: numer dokumentu w Trawers <--> numer KSeF,
* z retencją jak w punkcie 6,
* z kontrolą integralności (np. suma kontrolna, nieedytowalny zapis).
5. Metadane i identyfikatory powiązań
5.1 Obowiązkowe identyfikatory
Każda faktura KSeF w Trawers powinna mieć łatwo dostępne:
* numer dokumentu Trawers,
* numer KSeF,
* kontrahent,
* data wystawienia i data przyjęcia/wysyłki,
* status procesu.
5.2 Dodatkowe (zalecane)
* identyfikator paczki wysyłki,
* identyfikator operatora / procesu automatycznego,
* komunikat błędu walidacji (jeśli wystąpił),
* ścieżka do PDF w e-archiwum (jeśli archiwizowane),
* link/referencja w DMS (jeśli używany).
6. Retencja (okres przechowywania)
6.1 KSeF
Okres przechowywania faktur w KSeF jest określony przepisami
(system przechowuje faktury przez wymagany okres).
Firma powinna zapewnić procedurę dostępu w razie kontroli.
6.2 Trawers (metadane, logi, powiązania)
Minimalnie zaleca się przechowywać metadane i logi przez okres nie krótszy
niż okres przedawnienia zobowiązań podatkowych + bufor organizacyjny
(np. 1 rok), o ile polityka firmy nie stanowi inaczej.
6.3 e-archiwum/DMS (PDF, załączniki)
* dokumenty księgowe/operacyjne: zgodnie z polityką firmy (często jak wyżej),
* raporty/korespondencja: zgodnie z wewnętrznym standardem (np. 2-6 lat),
* dokumenty kadrowe/inne: wg odrębnych przepisów.
Zasada: retencję ustala administrator/polityka IT, ale musi być spójna
z procesami księgowymi i kontrolnymi.
7. Dostęp i uprawnienia
7.1 Role i uprawnienia
* dostęp do KSeF (wysyłka/pobieranie) tylko dla uprawnionych ról,
* dostęp do XML (jeśli przechowywany) - ograniczony do ról serwisowych/księgowych,
* dostęp do e-archiwum/DMS - wg uprawnień działów (FI, księgowość, kontrola).
7.2 Udostępnianie na potrzeby kontroli
* preferowany kanał: dane z KSeF + metadane z Trawers,
* jeśli udostępniasz PDF: udostępniaj wizualizację wraz z numerem KSeF i możliwością weryfikacji.
8. Backup i odtwarzanie
8.1 Co backupujemy
* bazę danych Trawers (w tym metadane KSeF i logi),
* katalog e-archiwum (jeśli używany),
* repozytorium DMS (jeśli wdrożone),
* konfiguracje integracji (alerty, harmonogramy, urządzenia wyjściowe).
8.2 Testy odtwarzania
Minimum raz na kwartał zaleca się test:
* odtworzenia bazy,
* odtworzenia losowego zestawu dokumentów PDF z e-archiwum,
* weryfikacji spójności: dokument Trawers <--> numer KSeF <--> wizualizacja/DMS.
9. Standardy operacyjne (zalecenia wdrożeniowe)
9.1 Minimalny standard po uruchomieniu KSeF
1. Archiwizuj metadane KSeF w Trawers (numer KSeF, statusy, daty, operator).
2. Utrzymuj logi wysyłek/pobrań do audytu.
3. W pierwszym okresie (stabilizacja) archiwizuj PDF wizualizacji dla sprzedaży (Auto Archive).
4. Określ, czy XML przechowujesz lokalnie (opcjonalnie).
5. Ustal retencję i backup katalogów.
9.2 Standard rozszerzony (firma z DMS)
* PDF + załączniki + korespondencja w DMS,
* metadane (numer KSeF) jako klucz główny wyszukiwania,
* powiązanie dokumentów księgowych i obiegu akceptacji.
10. Najczęstsze decyzje konfiguracji (warianty)
Wariant A (zalecany 'bezpieczny'):
KSeF jako źródło, Trawers trzyma metadane i logi, e-archiwum trzyma PDF (Auto Archive), DMS opcjonalnie.
Wariant B ('lekki'):
KSeF jako źródło, Trawers trzyma metadane i logi, PDF nie jest archiwizowany masowo (tylko na żądanie / wyjątki).
Wariant C ('DMS-first'):
KSeF jako źródło, Trawers metadane, PDF/załączniki w DMS, e-archiwum minimalne lub wyłączone.