Dystrybucja. Gminna Spółdzielnia AI

1. Potrzeby spółdzielni 2. Funkcjonalność Trawers ERP 3. Checklista pytań 4. Właściwości funkcjonalne 5. Tematy powiązane

1. Potrzeby spółdzielni

Gminna Spółdzielnia prowadzi szeroką działalność gospodarczą. Posiada 9 placówek handlowych położonych w wielu powiatach. Jednostka głównie zajmuje się kompleksową sprzedażą towarów należących do branży rolno-budowlanej (6 oddziałów). Oferuje między innymi pasze, nawozy, opał, materiały budowlane, wykończeniowe, narzędzia, artykuły ogrodnicze. Spółdzielnia prowadzi również Salon Łazienkowy, Salon Meblowy oraz Sklep Spożywczy. Posiada dwa zakłady produkcyjne Piekarnie oraz Wytwórnie Pasz. Na podstawie opisanego profilu Gminnej Spółdzielni Trawers ERP wygląda na system, który może być dobrze dopasowany, ale przed decyzją o wdrożeniu trzeba zweryfikować kilka szczególnie istotnych obszarów.

2. Funkcjonalność Trawers ERP

Trawers jest systemem ERP obejmującym m.in. sprzedaż, zakupy, magazyny, księgowość i produkcję. Producent Trawersu wskazuje też, że system jest przeznaczony m.in. dla średnich przedsiębiorstw i może być rozbudowywany oraz parametryzowany. Jak pasuje do działalności GS ? | Obszar GS | Trawers | Co warto sprawdzić | | --------------------------- | ------- | -------------------------------------------------------------------------- | | 9 placówek handlowych | v | obsługa wielu magazynów/oddziałów i wspólna kartoteka towarowa | | Handel rolno-budowlany | v | cenniki, rabaty, dostawcy, zamówienia, sprzedaż | | Pasze, nawozy, opał | v | szczególnie partie, jednostki miary, waga, przeliczniki i ewidencja dostaw | | Materiały budowlane | v | szeroki asortyment, jednostki miary, marże, zamówienia | | Salony łazienkowy i meblowy | v | warianty, zestawy, zamówienia klientów, zaliczki | | Sklep spożywczy | v | trzeba sprawdzić specyfikę sprzedaży detalicznej, POS/kasy i integracje | | Piekarnie | v | produkcja, receptury/BOM, surowce, koszty, wyroby gotowe | | Wytwórnia pasz | v | receptury, surowce, produkcja, partie i koszty | | Magazyny | v | stany, dokumenty magazynowe, partie/serie, inwentaryzacje | | Księgowość/finanse | v | Trawers posiada rozbudowany obszar finansowo-księgowy | | 90 pracowników | v | skala jest odpowiednia; ważniejsza jest liczba jednoczesnych użytkowników | Największy plus: produkcja W przypadku tej spółdzielni to bardzo istotne, ponieważ nie chodzi tylko o zwykły system handlowo-magazynowy. Trawers ma osobne funkcje produkcyjne obejmujące m.in. BOM/receptury, technologie, zlecenia produkcyjne, harmonogramowanie, MRP, kontrolę realizacji i rozliczanie kosztów produkcji. To dobrze pasuje zarówno do piekarni, jak i wytwórni pasz. Przykładowo można oprzeć produkcję na strukturach materiałowych/recepturach, rezerwować surowce, wydawać je na produkcję, rejestrować wykonanie oraz przyjmować gotowe wyroby na magazyn. Co więcej, Trawers obsługuje kontrolę partii i serii, co w przypadku surowców i produktów spożywczych może być bardzo ważnym elementem do zweryfikowania podczas analizy przedwdrożeniowej Szczególnie interesujący jest MRP Przy wytwórni pasz i piekarni warto zwrócić uwagę na MRP. Trawers może analizować zapotrzebowanie na podstawie m.in. prognoz, zamówień sprzedaży, zleceń produkcyjnych, zamówień zakupu i struktur produktów, a następnie generować rekomendacje dotyczące produkcji i zakupów. W praktyce mogłoby to wyglądać np.: |zamówienia/sprzedaż -> zapotrzebowanie -> surowce -> zamówienie zakupu -> produkcja |-> wyrób gotowy -> magazyn -> sprzedaż. Dla przedsiębiorstwa, które jednocześnie handluje i produkuje, jest to dużo ciekawsze niż system nastawiony wyłącznie na sprzedaż i magazyn. Natomiast są rzeczy, które koniecznie warto sprawdzić przed decyzją o zakupie Trawersa Trzeba zobaczyć na żywo: * centralną kartotekę towarową, * osobne magazyny/oddziały, * przesunięcia między placówkami, * stany dostępne w innych placówkach, * centralne zakupy, * lokalne zamówienia, * możliwość analizy rentowności każdego oddziału, * wspólne lub oddzielne cenniki, * inwentaryzacje. Trawers ma mechanizmy pracy z magazynami i wymianą danych, ale konkretny model organizacyjny 9 placówek powinien zostać odwzorowany na prezentacji, a nie tylko potwierdzony jako 'jest wiele magazynów'. Handel detaliczny Handel spożywczy może mieć zupełnie inne wymagania niż hurtowa sprzedaż nawozów czy materiałów budowlanych. Warto sprawdzić: * POS/kasy fiskalne, * czytniki kodów, * szybkie wystawianie paragonów, * obsługę cen detalicznych, * promocje, * kody EAN, * integrację z wagami, * obsługę produktów sprzedawanych na wagę, * zwroty, * integrację z terminalami. Specyfika pasz i piekarni Tu warto pokazać konkretny procesu na przykładzie firmy: | przyjęcie pszenicy -> partia surowca -> receptura paszy -> produkcja | -> zużycie surowców -> partia produktu gotowego -> magazyn -> sprzedaż. Analogicznie dla piekarni: | mąka + dodatki -> receptura -> produkcja -> rozliczenie zużycia | -> wyroby piekarnicze -> magazyn/sprzedaż. Trawers ma funkcjonalności BOM/receptur i rozliczania produkcji, więc technologicznie jest tu punkt zaczepienia. Integracje Trawers oferuje wymianę danych m.in. przez CSV, XML/EDI, SOA/API i SQL, więc możliwości integracyjne są stosunkowo szerokie. Trzeba jednak ustalić, co dokładnie będzie zintegrowane, np.: * kasy/POS, * terminale, * wagi, * bankowość, * KSeF, * e-commerce, * urządzenia produkcyjne, * systemy kadrowo-płacowe, * ewentualny WMS, * EDI z dostawcami/odbiorcami. Ocena dopasowania Patrząc na opis firmy - połączenie wielooddziałowego handlu + gospodarki magazynowej + dwóch rodzajów produkcji + księgowości jest właśnie takim przypadkiem, w którym sens ma zintegrowany ERP, zamiast kilku niezależnych programów.

3. Checklista pytań

Checklista pytań do Trawersa dla Gminnej Spółdzielni 1. Organizacja 9 placówek * Czy możemy prowadzić 9 placówek w jednej bazie danych? * Czy każda placówka może mieć własny magazyn, kasę i użytkowników? * Czy kierownik placówki może widzieć tylko swój oddział? * Czy centrala może mieć pełny dostęp do wszystkich oddziałów? * Czy można robić przesunięcia towarów pomiędzy placówkami? * Czy można sprawdzić stan tego samego produktu we wszystkich 9 placówkach? * Czy można analizować sprzedaż, marżę i wynik każdego oddziału osobno? * Jak wygląda centralne zamawianie towarów dla wielu placówek? 2. Handel rolno-budowlany * Jak system obsługuje bardzo szeroki asortyment? * Czy można stosować wiele jednostek miary, np. kg, t, szt., m, m, paleta? * Czy możliwe są automatyczne przeliczniki jednostek? * Jak obsługiwane są ceny zakupu, ceny sprzedaży, marże i rabaty? * Czy można mieć różne ceny dla różnych grup klientów? * Czy system obsługuje promocje i indywidualne cenniki? * Czy można kontrolować minimalną marżę? * Czy handlowiec może dostać informację o aktualnej marży przed wystawieniem dokumentu? 3. Pasze, nawozy i opał * Czy system obsługuje sprzedaż towarów na wagę? * Czy można integrować wagi samochodowe/magazynowe? * Czy można prowadzić ewidencję partii? * Czy można śledzić partię od przyjęcia towaru aż do sprzedaży? * Jak wygląda identyfikowalność partii w przypadku reklamacji lub wycofania produktu? * Czy można obsługiwać różne jednostki i przeliczenia wagowe? * Czy system pozwala kontrolować terminy przydatności, jeśli są wymagane? 4. Materiały budowlane i wykończeniowe * Czy można obsługiwać towary sprzedawane w różnych jednostkach? * Czy można prowadzić zestawy/komplety produktów? * Czy można obsługiwać zamówienia klienta z późniejszą realizacją? * Czy można rezerwować towar pod konkretne zamówienie? * Czy klient może otrzymać informację o dostępności produktu w innym oddziale? * Czy możliwe jest automatyczne uzupełnianie zapasów? 5. Salon Łazienkowy i Meblowy * Czy można obsługiwać zamówienia indywidualne klienta? * Czy można pobierać zaliczki? * Czy można rozliczać zamówienie częściowo? * Czy można obsługiwać produkty na zamówienie? * Czy można tworzyć zestawy, np. meble + umywalka + bateria? * Czy system pozwala kontrolować rentowność konkretnego zamówienia? * Czy można śledzić termin realizacji zamówienia? 6. Sklep spożywczy i sprzedaż detaliczna * Czy Trawers obsługuje POS? * Czy integruje się z kasami fiskalnymi? * Czy obsługuje czytniki kodów EAN? * Czy obsługuje towary sprzedawane na wagę? * Czy integruje się z wagami? * Czy obsługuje szybkie paragony i faktury? * Jak wyglądają zwroty i korekty? * Jak obsługiwane są promocje? * Czy można prowadzić różne ceny detaliczne? * Czy można analizować sprzedaż według kasjera, kasy i sklepu? 7. Piekarnia Pokazać cały proces: | surowce -> receptura -> produkcja -> zużycie surowców -> wyrób gotowy | -> magazyn -> sprzedaż. Pytania: * Czy można definiować receptury pieczywa? * Czy receptura może zawierać półprodukty? * Czy można określić normy zużycia surowców? * Czy system rozlicza rzeczywiste zużycie? * Jak liczone są koszty wyprodukowania pieczywa? * Czy można uwzględniać straty produkcyjne? * Czy można prowadzić partie surowców? * Czy można prześledzić, z jakich partii mąki powstała dana partia produktu? * Jak wygląda rozliczanie produkcji dziennej? * Czy system może automatycznie wyliczyć zapotrzebowanie na surowce? 8. Wytwórnia pasz warto zrobić test: | surowce -> receptura paszy -> zlecenie produkcyjne -> zużycie -> partia paszy | -> magazyn -> sprzedaż. Sprawdzić: * Czy można tworzyć receptury pasz? * Czy receptura może być wersjonowana? * Czy można zmienić recepturę od konkretnej daty? * Czy można kontrolować partie surowców? * Czy można ustalić minimalne/maksymalne poziomy zapasów? * Czy można rozliczyć rzeczywiste zużycie surowców? * Czy system oblicza koszt wyprodukowania 1 tony paszy? * Czy można śledzić partię gotowej paszy do konkretnych partii surowców? * Czy można wykonać pełną identyfikowalność 'wstecz' i 'w przód'? Patrz też: Skup. Mieszalnia pasz 9. Magazyny * Ile magazynów można prowadzić? * Czy każdy oddział może mieć kilka magazynów? * Czy można prowadzić magazyn surowców, produktów gotowych i handlowy? * Jak wygląda inwentaryzacja? * Czy można robić inwentaryzację częściową? * Czy system blokuje sprzedaż poniżej określonego stanu? * Czy można rezerwować towary? * Jak wygląda obsługa niedoborów i nadwyżek? * Czy można kontrolować rotację zapasów? * Czy system pokazuje towary wolnorotujące i zalegające? 10. Zakupy * Czy system może automatycznie sugerować zamówienia? * Czy można zamawiać towar centralnie dla kilku placówek? * Czy można porównywać ceny różnych dostawców? * Czy system zapamiętuje historię cen zakupu? * Czy można kontrolować terminy dostaw? * Czy można tworzyć zamówienie zakupu na podstawie zapotrzebowania? * Czy MRP może być wykorzystane również dla produkcji pasz i piekarni? 11. Sprzedaż i klienci * Czy można prowadzić limity kredytowe klientów? * Czy system kontroluje przeterminowane należności przed sprzedażą? * Czy można ustalać indywidualne warunki handlowe? * Czy można analizować rentowność klienta? * Czy handlowiec widzi historię zakupów klienta? * Czy można obsługiwać reklamacje? * Czy można kontrolować realizację zamówień klienta? 12. Księgowość i finanse * Czy pełna księgowość może być prowadzona w Trawersie? * Jak wygląda dekretowanie dokumentów handlowych? * Czy można prowadzić wiele rejestrów VAT? * Jak wygląda obsługa płatności i rozrachunków? * Czy możliwe jest automatyczne uzgadnianie banku? * Jak wygląda obsługa środków trwałych? * Czy można analizować wynik według oddziałów? * Czy można prowadzić budżety i analizę kosztów? * Jak wygląda obsługa KSeF? 13. Kadry i płace * Czy Trawers posiada własne kadry i płace? * Czy obsługuje ewidencję czasu pracy? * Czy można prowadzić grafiki? * Czy obsługuje urlopy i zwolnienia? * Czy można zintegrować go z innym systemem kadrowo-płacowym? * Jak wygląda wymiana danych między kadrami a księgowością? 14. Integracje * Jakie systemy POS można zintegrować? * Jakie kasy fiskalne są obsługiwane? * Czy można integrować wagi? * Czy istnieje API? * Czy możliwa jest integracja z bankami? * Czy możliwa jest integracja z KSeF? * Czy można importować dane z obecnego systemu? * Czy można eksportować dane do Excela? * Czy istnieje EDI? * Czy można integrować system z zewnętrznym WMS lub sklepem internetowym? 15. Raportowanie To może być bardzo ważne dla zarządu spółdzielni: * Czy można jednym raportem zobaczyć sprzedaż wszystkich 9 placówek? * Czy można porównać placówki? * Czy można analizować marżę według grup towarowych? * Czy można analizować rentowność piekarni? * Czy można analizować rentowność wytwórni pasz? * Czy można analizować rentowność poszczególnych produktów? * Czy użytkownik może sam tworzyć raporty? * Czy raporty można eksportować do Excela? * Czy są dashboardy dla zarządu? 10 pytań, które warto postawić 'na żywo' | Nie prezentować ogólnych możliwości programu. | Warto przejść przez 10 rzeczywistych scenariuszy. 1. Przyjęcie 10 ton surowca do magazynu wraz z partią i ceną zakupu. 2. Przygotowanie receptury paszy i wyprodukowanie konkretnej partii. 3. Sprawdzenie, z jakich partii surowców powstała dana partia paszy. 4. Przyjęcie surowców do piekarni i wyprodukowanie pieczywa według receptury. 5. Sprzedaż produktu w jednym z 9 oddziałów. 6. Sprawdzenie, ile tego produktu znajduje się w pozostałych 8 oddziałach. 7. Przesunięcie towaru między dwoma placówkami. 8. Sprzedaż detaliczna w sklepie spożywczym z wykorzystaniem POS/kasy. 9. Sprawdzenie marży i rentowności każdego z 9 oddziałów. 10. Pokazanie zarządowi jednego zestawienia obejmującego handel + produkcję + magazyny + finanse. Scenariusze dają znacznie bardziej miarodajną informację niż standardowa prezentacja ERP. Szczególnie interesujący jest MRP Przy wytwórni pasz i piekarni warto zwrócić uwagę na MRP. Trawers może analizować zapotrzebowanie na podstawie m.in. prognoz, zamówień sprzedaży, zleceń produkcyjnych, zamówień zakupu i struktur produktów, a następnie generować rekomendacje dotyczące produkcji i zakupów. W praktyce mogłoby to wyglądać np.: |zamówienia/sprzedaż -> zapotrzebowanie -> surowce -> zamówienie zakupu -> produkcja |->wyrób gotowy -> magazyn -> sprzedaż. Dla przedsiębiorstwa, które jednocześnie handluje i produkuje, jest to dużo ciekawsze niż system nastawiony wyłącznie na sprzedaż i magazyn. Trzeba zobaczyć na żywo: * centralną kartotekę towarową, * osobne magazyny/oddziały, * przesunięcia między placówkami, * stany dostępne w innych placówkach, * centralne zakupy, * lokalne zamówienia, * możliwość analizy rentowności każdego oddziału, * wspólne lub oddzielne cenniki, * inwentaryzacje.

4. Właściwości funkcjonalne Trawers ERP

Właściwości funkcjonalne | Obszar | Trawers ERP | --------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- | 9 placówek / wiele magazynów | Bardzo dobre dopasowanie - dla firm wielooddziałowych i centralnego/lokalnego zaopatrzenia. | Handel rolno-budowlany | Bardzo dobre - sprzedaż, cenniki, rabaty, kontrola marży, zestawy. | Pasze / nawozy / opał | Bardzo dobre, szczególnie pod kątem partii LOT/SER i traceability. | Materiały budowlane | Bardzo dobre | Salon łazienkowy / meblowy | Dobre-bardzo dobre | Sklep spożywczy / detal | Dobre - producent deklaruje sprzedaż detaliczną i fiskalizację. | Piekarnia | Bardzo dobre - struktury produktów, receptury/BOM, zlecenia, MRP, harmonogramowanie. | Wytwórnia pasz | Bardzo dobre - szczególnie receptury, partie, MRP i produkcja. | Traceability | Bardzo mocne - śledzenie od surowca do klienta i odwrotnie. | MRP / planowanie materiałowe | Bardzo dobre | Produkcja + handel w jednym ERP | Bardzo dobre | Księgowość | Tak | Kadry i płace | Do szczegółowego sprawdzenia | KSeF | Tak | WMS / zaawansowany magazyn | Możliwości są, ale trzeba dokładnie określić potrzeby | Mobilność / praca zdalna | Możliwa, ale charakter rozwiązania jest bardziej 'klasyczny' | Rozbudowane BI/analityka | Dobre, ale wymaga analizy konkretnych raportów | Elastyczność konfiguracji | Bardzo duża, ale wymaga dobrego wdrożenia | Złożoność wdrożenia | Średnia-duża | Potencjalna prostota dla 90 pracowników | Dobra Poziomy wymagań: A - krytyczne 1. 9 placówek i centralne zarządzanie. 2. Magazyny i przesunięcia między placówkami. 3. Produkcja pieczywa. 4. Produkcja pasz. 5. Receptury/BOM. 6. Partie i pełne traceability. 7. Kontrola kosztu produkcji. 8. MRP. 9. Sprzedaż detaliczna. 10. Księgowość i rozrachunki. B - bardzo ważne 11. POS/kasy. 12. Wagi. 13. EDI. 14. KSeF. 15. WMS. 16. Mobilna praca magazynierów. 17. Raportowanie marży. 18. Rentowność oddziałów. 19. Rentowność produkcji. 20. Centralne zakupy. C - rozwojowe 21. E-commerce. 22. CRM. 23. BI. 24. Automatyzacja zamówień. 25. Integracja z dodatkowymi systemami.

5. Tematy powiązane

Architektura programu Terminologia alfabetycznie Dokumenty transakcyjne Trawers ERP. Opis ogólny Skup. Mieszalnia pasz Raporty i analizy Słowa kluczowe #TrawersERP-Architektura #TrawersERP-BazaWiedzy #TrawersERP-ProcesyGospodarcze #Pomoc-AsystentAI