1. Monitorowanie faktur ZO
2. Definicja alertu
3. Powiadomienie. Raport
4. Tematy powiązane
Aneks. Faktury sprzedaży NA. Nie wysłane do KSeF
1. Monitorowanie faktur ZO
KSeF: Alerty - monitorowanie zalegających faktur
Alert służy do automatycznego informowania użytkowników o zalegających fakturach zakupu.
Cel alertu
Alert KSeF ZO Zalegające > 7 dni informuje o fakturach zakupowych, które znajdują się
w skrzynce KSeF dłużej niż 7 dni i nie zostały przetworzone.
Dzięki temu użytkownicy mogą szybko reagować na zalegające dokumenty i uniknąć
opóźnień w rozliczeniach.
Jak działa alert ?
- Alert jest uruchamiany codziennie w godzinach 7:00-15:00.
- Sprawdza folder Pobrane w skrzynce KSeF i wyszukuje faktury, których data wystawienia
jest starsza niż 7 dni.
- Jeśli takie faktury istnieją, system generuje raport i wysyła powiadomienie do wskazanych użytkowników.
Adresaci alertu
Alert jest kierowany do osób odpowiedzialnych za obsługę faktur zakupowych, np.:
- Filip Stokowski
- Jerzy Dworczyk
Alert generuje powiadomnienie oraz raport z zestawieniem faktur.
Treść raportu
Raport zawiera listę zalegających faktur:
| | Data | | Nr faktury |
| Nr faktury KSeF | wystawienia | Skrzynka | w systemie |
|---------------------|-------------|----------|--------------|
| 7740001454-20260505 | 20xx-05-05 | ZO0000 | FZ/20xx/1454 |
| 5862026276-20260501 | 20xx-05-01 | ZO0000 | FZ/20xx/6276 |
| ... | ... | ... | ... |
Raport można wydrukować (F4).
Warunek uruchomienia
Alert działa, gdy:
- faktura znajduje się w folderze Pobrane,
- oraz jej data wystawienia jest sprzed 7 dni.
Częstotliwość i powtarzanie
- Alert jest wykonywany 1 raz dziennie.
- Jeśli faktura nadal zalega, alert zostanie ponowiony następnego dnia.
Wskazówki dla użytkownika
- Po otrzymaniu alertu należy sprawdzić status faktur w skrzynce KSeF.
- Jeśli dokumenty są poprawne, można je przesłać dalej do księgowania.
- W przypadku błędów - należy skontaktować się z dostawcą lub wyjaśnić
wątpliwości z działem księgowości.
2. Definicja alertu
Patrz też:
Alerty. DefiniowanieKarta definicji
o-- Alert ------------------------------------------------------------------[X]o
| Symbol KS0002 KSeF ZO Zalegające > 7 dni Priorytet 0 |
| Status |
| System ZO Zakupy, zobowiązania |
| Zbiór 480 Faktury KSeF ZO Ilość okresów 0 |
| |
| Wykonać co 1 dni 0 godz. 0 min. W godzinach 07:00 - 15:00 |
|Ująć ponownie T po 1 dn. 0 godz. 0 min. |
| |
o- Adresaci -------------------------------------------------------------------o
|- --- Adresat ------------------------- --- Urządzenie wyjściowe ------------ |
|U FS Filip Stokowski EKRAN0 Ekran |
|U JD Jerzy Dworczyk EKRAN0 Ekran |
| |
o------------------------------------------------------------------------------o
Treść raportu
o-- Alert. Definicja raportu -----------------------o
| |
o------> | Temat: KSeF ZO Zalegające > 7 dni |
| | |
| o----> o-- Nagłówek ---------------------------------------o
| | | Nr faktury KSeF Data Skrzynka Nr faktury |
| | | ---------------- ------ --------- ------------ -|
| | | |
| | | |
| | o--> o-- Pozycje ----------------------------------------o
| | | | @KSEFNR @KSEFDW @KSEFBOX @FNUMER |
| | | | |
| | | o> o-- Stopka -----------------------------------------o
| | | | | |
| | | | o---------------------------------------------------o
| | | |
| | | o---- Stopka Podsumowanie raportu
| | o------ Pozycje Powtarzające się zapisy z bazy danych
| o-------- Nagłówek Tekst wprowadzający
o---------- Temat
Warunek (Query)
o-- Warunek ---------------------------------------------[X]o
| [Folder ksef] jest = "10" | <--- [10] Pobrane
| i [Data wystawienia (ZO:fdata)] jest sprzed 7 dni | (patrz: Skrzynki KSeF > Foldery)
| |
o-----------------------------------------------------------o
Definicja alertu. Plik XML
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Trawers_Alert wydanie="20xx.05.14" wersja="5.00">
<TRALERTDB>
<NAZWA>KSeF ZO Zalegające > 7 dni</NAZWA>
<NSYST>ZO</NSYST>
<SELECT>480</SELECT>
<CODNI>1</CODNI>
<ODGODZ>07:00</ODGODZ>
<DOGODZ>15:00</DOGODZ>
<POWTORZ>T</POWTORZ>
<PODNI>1</PODNI>
<TEMAT>Zalegające 7 dni w skrzynkach faktury z KSEF</TEMAT>
<RAPORT>TNr faktury KSeF Data Skrzynka Nr faktury
T------------------------------------ ---------- -------------------- ------------------------------
P@KSEFNR @KSEFDW @KSEFBOXN @FNUMER</RAPORT>
<ADDDATE>2026.05.20</ADDDATE>
<ADDDATD>2026-05-20</ADDDATD>
<ADDTIME>19:45:37</ADDTIME>
<ADDUSER>JD</ADDUSER>
<ADDPROC>AD_TAL40</ADDPROC>
<ADDSYST>AD</ADDSYST>
<CHGDATE>2026.05.20</CHGDATE>
<CHGDATD>2026-05-20</CHGDATD>
<CHGTIME>19:45:37</CHGTIME>
<CHGUSER>JD</CHGUSER>
<CHGPROC>AD_TAL40</CHGPROC>
<CHGSYST>AD</CHGSYST>
<NPOLE1>KSEFFOLD</NPOLE1>
<NPOLE2>KSEFDW</NPOLE2>
<TPOLE1>C</TPOLE1>
<TPOLE2>D</TPOLE2>
<DPOLE11>2</DPOLE11>
<DPOLE12>8</DPOLE12>
<OPOLE1>Folder ksef</OPOLE1>
<OPOLE2>Data wystawienia (ZO:fdata)</OPOLE2>
<RELAC1>jest = (równy)</RELAC1>
<RELAC2>jest sprzed (...) dni</RELAC2>
<WARTOD1>"10"</WARTOD1>
<WARTOD2>7</WARTOD2>
<LACZNI2>i</LACZNI2>
<WARUNE1>IS_EQ(KSEFFOLD,"10")</WARUNE1>
<WARUNE2>!TD_GE(KSEFDW,f_data-7)</WARUNE2>
</TRALERTDB>
</Trawers_Alert>
3. Powiadomienie. Raport
Przykład powiadomienia
o-- Powiadomienie ----------------------------------------------------------[X]o
| Do: JD Jerzy Dworczyk |
| Od: Alert: KS0002 KSeF ZO Zalegające > 7 dni |
| Data: 20xx.05.21 14:30:56 |
| Temat: Zalegające 7 dni w skrzynkach faktury z KSEF |
o------------------------------------------------------------------------------o
|Nr faktury KSeF Data Skrzynka Nr faktury |
|------------------------------------ ---------- ----------------------------- |
|7740001454-20260505-4F97C2C00005-AA 20xx.05.05 Główna (ZO) F15040/4055/26 |
o------------------------------------------------------------------------------o
| F4-drukuj, Esc |
o------------------------------------------------------------------------------o
Przykład raportu
---------------------------------------------------------------------------------------
Temat: Zalegające 7 dni w skrzynkach faktury z KSEF
Nr faktury KSeF Data Skrzynka Nr faktury
------------------------------------ ---------- -------------------- ------------------
7740001454-20260505-4F97C2C00005-AA 20xx.05.05 Główna (ZO) F 15040/4055/26
5862026276-20260501-523442C0020A-59 20xx.05.01 Główna (ZO) 1076/05/20xx
1132567365-20260504-5B3A64000303-12 20xx.05.04 Główna (ZO) F/4350/05/20xx
8992520556-20260501-2E68DE80000A-46 20xx.05.01 Główna (ZO) PL6774932
5860102263-20260505-41BCC440001D-9D 20xx.05.05 Główna (ZO) WO/05/27/26
7740001454-20260511-8864E3400001-1E 20xx.05.11 Główna (ZO) F 15886/4055/26
5260250995-20260507-9E41F9400144-70 20xx.05.06 Główna (ZO) F0051546328/005/26
1080022032-20260502-061C6340001E-0E 20xx.05.01 Główna (ZO) EUINPL26-3151156
---------------------------------------------------------------------------------------
Specyfikacja alertu
Alert pokazuje faktury sprzedaży NA, które zostały zatwierdzone
ale nie zostały wysłane do KSeF.
Alert. Symbol: KS0001 KSeF NA Zatwierdz, niewysłane
Program sprawdza zbiór nagłówka faktur sprzedaży:
Zbiór 313 Dok_Okres_Nagł NA
Warunek:
[Wyslac do KseF T/N] jest = "T" <--- pole: KSEFWYTN C 1
i [Numer KSeF] nie jest wypełniony <--- pole: KSEFNR C 36
Raport:
Data Nr faktury Op Od
---------- ------------ -- --
@DATADW @NUMER @WYSTAWIL @ODDZIAL
Definicja alertu. Plik XML
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Trawers_Alert wydanie="20xx.05.14" wersja="5.00">
<TRALERTDB>
<NAZWA>KSeF NA Zatwierdz, niewysłane</NAZWA>
<NSYST>NA</NSYST>
<SELECT>313</SELECT>
<OKRESOW>2</OKRESOW>
<CODNI>1</CODNI>
<ODGODZ>07:00</ODGODZ>
<DOGODZ>15:00</DOGODZ>
<POWTORZ>T</POWTORZ>
<PODNI>1</PODNI>
<TEMAT>KSeF NA Zatwierdz, niewysłane</TEMAT>
<RAPORT>T Data Nr faktury Op Od
T---------- ------------ -- --
P@DATADW @NUMER @WYSTAWIL @ODDZIAL</RAPORT>
<ADDDATE>2026.05.20</ADDDATE>
<ADDDATD>2026-05-20</ADDDATD>
<ADDTIME>19:45:37</ADDTIME>
<ADDUSER>JD</ADDUSER>
<ADDPROC>AD_TAL40</ADDPROC>
<ADDSYST>AD</ADDSYST>
<CHGDATE>2026.05.20</CHGDATE>
<CHGDATD>2026-05-20</CHGDATD>
<CHGTIME>19:45:37</CHGTIME>
<CHGUSER>JD</CHGUSER>
<CHGPROC>AD_TAL40</CHGPROC>
<CHGSYST>AD</CHGSYST>
<NPOLE1>KSEFWYTN</NPOLE1>
<NPOLE2>KSEFNR</NPOLE2>
<TPOLE1>C</TPOLE1>
<TPOLE2>C</TPOLE2>
<DPOLE11>1</DPOLE11>
<DPOLE12>36</DPOLE12>
<OPOLE1>Wyslac do KseF T/N</OPOLE1>
<OPOLE2>Numer KSeF</OPOLE2>
<RELAC1>jest = (równy)</RELAC1>
<RELAC2>nie jest wypełniony</RELAC2>
<WARTOD1>"T"</WARTOD1>
<LACZNI2>i</LACZNI2>
<WARUNE1>IS_EQ(KSEFWYTN,"T")</WARUNE1>
<WARUNE2>empty(KSEFNR)</WARUNE2>
</TRALERTDB>
</Trawers_Alert>