Analiza przed-wdrożeniowa Cele, zakres i forma

1. Analiza przed-wdrożeniowej. Czym jest ? 2. Metoda analizy 2.1 Ankieta opisująca firmę (en: Site Analysis) 2.2 Opis rozwiązania wdrożeniowego (en: Case Study) 3. Firma: Cele biznesowe. Zagrożenia. Obawy 3.1 Cele biznesowe 3.2 Zagrożenia. Wprowadzenie nowego programu 3.3 Zagrożenia. Używanie nowego programu 3.4 Wdrożenie ERP. Złagodzenie obaw 4. Tematy powiązane 5. Ocena ankiety (AsystentAI)

1. Analiza przed-wdrożeniowej. Czym jest ?

Opis ogólny

Analiza przed-wdrożeniowa systemu ERP to ważny proces diagnostyczny polegający na dokładnej ocenie potrzeb firmy, jej procesów biznesowych, zasobów IT i celów strategicznych. Zebrane informacje umożliwiają opracowanie skutecznej strategii wdrożenia systemu, która zapewni jego płynne i efektywne działanie w przyszłości. Jest to audyt organizacji, który tworzy fundamenty pod projekt wdrożeniowy, identyfikuje wyzwania i ryzyka, a jego efektem jest szczegółowy dokument opisujący plan działania, budżet i harmonogram. Istotnym celem analizy jest określenie, co należy zrobić, aby zrealizować potrzeby firmy.

Zadania analizy

a) Ustalenie celowości i możliwości wdrożenia programu Trawers ERP b) Ustalenie potencjalnych problemów i zagrożeń (ryzyka) niepowodzenia c) Ustalenie zakresu prac przygotowawczych d) Ustalenie konfiguracji, parametryzacji, migracji

2. Metoda analizy

Zebranie informacji w uporządkowanej, sformalizowanej formie.

2.1 Ankieta opisująca firmę (en: Site Analysis)

Informacje o firmie Informacje techniczne Realizacja zamówień sprzedaży Zakupy Kontrola zapasów / magazynu Produkcja Planowanie materiałowe Wysyłka Dostawy Procesy integrujace Integracja z Internetem Dokumenty Organizacyjne ... inne Ankieta: Moduły handlowe i usługowe Ankieta: Moduły produkcyjne i handlowe

2.2 Opis rozwiązania wdrożeniowego (en: Case Study)

Opisanie proponowanego (projektowanego) rozwiązania. 1. Tytuł 2. Branża 3. Lokalizacja 4. Profil firmy 5. Szanse, wyzwania 6. Ryzyka 7. Konfiguracja 8. Szczególne aspekty np. Uprawnienia i monitoring operatorów Przetwarzanie bardzo dużej liczby danych Identyfikacja produktów wg numerów LOT Polityka kontroli marży Sklep internetowy 9. Korzyści 10. Przebieg wdrożenia

3. Firma: Cele biznesowe. Zagrożenia. Obawy

3.1 Cele biznesowe

W opisach ująć cele biznesowe firmy (en: Business goals), które zwykle określa się przez zadania firmy, np. * zwiększyć udział w rynku dystrybucji nawozów poprzez rozszerzenie terytorium dystrybucji * zbudować sieć serwisową z punktami we wszystkich miastach z liczbą ludności powyżej 70 tyś mieszkańców * utrzymać obecny poziom sprzedaży wobec napierającej konkurencji Opis celów biznesowych uzupełnić opisem podstawowych procesów biznesowych (en: Business processes), które muszą być wykonane, aby osiagnąć cele firmy. Zwykle do opisywania procesów służą specjalizowane formularze, karty, programy do rysowania diagramow i do wizualizacji, np. Visio notacje, np. Business Process Modeling Notation (BPMN), itd. Np. przy pomocy Bizagi Modeler Na tym, wstępnym etapie procesy opisać ogólnie, narracyjnie. Opisać tylko procesy podstawowe. Ważne: opisywać procesy a nie strukturę organizacyjną. Opisać 2,3 procesy, które mają największy udział w przychodach firmy. Np. w firmie Tres: * Nazwa procesu: Sprzedaż usługi aktualizacji * Dane wejsciowe: Zamówienie od użytkownika * Dane wyjsciowe: Faktura, certyfikat, klucz aktualizacji * Możliwe stany: Zamówienie otrzymane, dokumenty utworzone, wysłane * Właściciel procesu: IK Do weryfikacji, czy gotowe oprogramowanie realizuje procesy biznesowe, warto opracować testy: zestawy danych wejściowych, procedury przetwarzania i zestawy oczekiwanych danych wyjściowych. Testy pozwalają wychwycić podstawowe braki funkcjonalne i braki w modelu danych. Dodatkowa korzyść: podczas opracowywania testów autorzy weryfikują cele biznesowe firmy i procesy ich realizacji. Podczas wykonywania testów, wstępnie ustala sie konfigurację programu (moduły), dane do migracji z dotychczasowego systemu i parametryzację. Patrz szczegóły: Konfiguracja programu Trawers ERP

3.2 Zagrożenia. Wprowadzenie nowego programu

Opisać, które z poniższych zagrożeń mogą wystąpić w tej firmie: * Zmiana procesów biznesowych wymuszona przez program, może prowadzić do utraty przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa * Brak w programie funkcji, które są kluczowe dla firmy, a które były realizowane programami zewnętrznymi, które teraz nie mogą być połączone z nowym programem, lub połączenie jest zbyt kosztowne * Nowy program może spowodować zmianę nieformalnej hierarchii w firmie, a to może wywolać konflikty i opór przed dzieleniem się informacjami i odmowy współpracy * Nowy program może być zbyt złożony (over-engineered) w porównaniu do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa * Nowy program może nie współpracować z używanymi innymi programami

3.3 Zagrożenia. Używaniem nowego programu

Kierownictwo firmy może nie być swiadome lub nie przywiązywać dostatecznej wagi do zasad i reguł używania systemu ERP. Skutkiem tego może być brak organizacji i nadzoru i następujące negatywne zjawiska: * Ignorowanie konieczności zachowania spójności i integralności danych, np. dublowanie kart odbiorców lub indeksów materiałowych, rozchodu bez dokumentowania w systemie (przestrzegać zasady: najpierw dokument, potem wydanie), nieuzasadniona, rozbudowana analityka księgowa, która utrudnia uzgodnienia stanów i obrotów w księgach pomocniczych i KG. * Niedostateczne szkolenie użytkowników do poprawnej realizacji swoich zadań przy pomocy programu * Wysoka fluktuacja użytkowników bez programu szkoleń i przekazywania kompetencji następcom * Kadra informatyczna z tendencjami do ingerowania w zapisy w bazach danych co może doprowadzić do utraty spójności bazy danych

3.4 Wdrożenie ERP. Zmniejszenie obaw

Zainteresowany wdrożeniem ERP boi się zmian w firmie. Jak zmniejszyc jego obawy ? Obawy związane z wdrożeniem systemu ERP są naturalne, ponieważ wprowadza on zmiany w całej organizacji. Oto kilka sposobów na zmniejszenietych obaw: Zmiana postawy: Ludzie i ich organizacje opierają się zmianie, ponieważ nieznane powoduje dyskomfort. Kluczowym elementem jest strach przed porażką. Należy pokazać przykłady innych wdrożeń, ich przebieg i korzyści. Wykazać, że strach przed porażką jest naturalny lecz możliwy do przezwyciężenia. Zapewnienie wsparcia: Dostarczanie instrukcji, które krok po kroku pokażą proces wdrożenia. Zapewnienie pomocy w opracowaniu planu wdrożenia, który uwzględni unikalne potrzeby i cele biznesowe przedsiębiorstwa. Zapewnienie wsparcia w rozwiązywaniu problemów, które mogą wystąpić podczas wdrażania systemu ERP. Planowanie: Wskazać, że dokładne planowanie jest kluczowe dla udanego wdrożenia systemu ERP. Planowanie powinno odbywać się z udziałem przedstawicieli wszystkich działów. Zasoby: Wskazanie, że wdrożeniem systemu powinien zająć sie Zaspół Projektowy składający się z przedstawicieli różnych obszarów firmy. Zespół Projektowy pracuje pod nadzorem Kierownika Projektu. Po zakończeniu wdrożenia Kierownik Projektu przejmie rolę: Opiekun programu Trawers (en: Key User). Komunikacja: Należy utworzyć kanały komunikacji wewnątrz firmy i kanał komunikacji z dostawcą systemu, aby szybko rozwiązywać problemy. Szkolenia: Należy zapewnić niezbędne zasoby na szkolenia, testowanie i rozwiązywanie problemów. Zaangażowanie kierownictwa: Kierownictwo firmy zapewnia zasoby (czas, ludzi, sprzęt) niezbędne do przeprowadzenia wdrożenia. Silne zaangażowanie kierownictwa jest kluczowe dla sukcesu wdrożenia systemu ERP. Patrz też: https://techimplement.com/how-to-overcome-challenges-of-implementing-erp-system/ https://www.techsling.com/conquer-fear-erp-implementation/

4. Tematy powiązane

Proces wdrożenia Wprowadzanie danych początkowych TJP Trawers Jazda Próbna Słowa kluczowe #Wdrożenie-AnalizaPrzedwdr #Wdrożenie-DanePoczątkowe #Wdrożenie-KolejneKroki #Wdrożenie-Migracja #Wdrożenie-JazdaPróbna #Pomoc-AsystentAI

5. Ocena ankiety (AsystentAI)

(AsystentAI) Ocena ankiety: Moduły handlowe i usługowe Cel: Ankieta powinna być przydatna do ustalenia możliwości i celowości wdrożenia Trawers ERP oraz do zbudowania planu wdrożenia modułów handlowych i usługowych a) Ustalenie możliwości i celowości wdrożenia Ankieta zbiera kluczowe informacje do oceny, czy Trawers ERP ma sens w danej firmie: + Informacje ogólne o firmie: * Rok założenia, działalność, przewagi konkurencyjne - pozwalają ocenić stabilność i profil działalności. * Używane oprogramowanie ERP i specjalistyczne - wskazują na poziom informatyzacji. + Cele strategiczne i priorytety organizacyjne: * Pozwalają zrozumieć motywację firmy do zmiany systemu. * Pomagają dobrać odpowiednią funkcjonalność modułów. + Wsparcie IT i infrastruktura: * Ocena gotowości firmy do wdrożenia nowego systemu. * Informacja, kto będzie wspierał wdrożenie technicznie. + Obszary do usprawnienia i oczekiwane funkcjonalności: * Pozwalają ocenić dopasowanie Trawersa do realnych potrzeb. + Planowana liczba użytkowników i data startu: * Niezbędne do wstępnej wyceny i oszacowania harmonogramu. Wniosek: Ankieta jest przydatna do oceny: czy wdrażać. b) Zbudowanie planu wdrożenia modułów handlowych i usługowych Ankieta zawiera wiele danych pozwalających zaplanować zakres, kolejność i priorytety wdrożenia: + Szczegółowe procesy handlowe i usługowe: * Zaznaczenie etapów sprzedaży i zakupu pozwala zaplanować konfigurację modułów Sprzedaż, CRM, Zakupy, Magazyn, EDI, Logistyka. + Analizy i raportowanie: * Informacja o potrzebnych raportach, narzędziach analitycznych i raportach okresowych ułatwia wdrożenie raportów standardowych i niestandardowych w Trawersie. + Kontrola magazynowa i logistyka: * Szczegóły jak: zarządzanie miejscami, kodami kreskowymi, etykietami GS1 - pozwalają przygotować wdrożenie obsługi magazynów i logistyki. + Automatyzacja, workflow i alerty: * Pomaga zaplanować obszary, gdzie warto wdrożyć automatyczne zadania, powiadomienia i workflow w Trawersie. + Dane do migracji i dokumenty: * Konkretne wskazanie, jakie dane i transakcje trzeba przenieść - bardzo ważne przy planowaniu migracji danych. + Uprawnienia i polityka rachunkowości: * Pozwalają zaplanować konfigurację struktur uprawnień, ról użytkowników oraz modułu finansowo-księgowego. Podsumowanie Ankieta: * Jest przydatna do oceny sensowności wdrożenia Trawers ERP. * Dostarcza kompletnych danych do opracowania planu wdrożenia modułów handlowych i usługowych.