Audyt użytkowania Trawers ERP (1)

1. Projekt. Cel projektu 2. Metody realizacji, wyniki i wnioski 3. Przykłady kolejnych działań 4. Tematy powiązane Oferta / zamówienie Metodyka audytu. KonsultantAI

1. Projekt. Cel projektu

Projekt

Audyt wdrożenia i użytkowania programu Trawers ERP w przedsiębiorstwach. Przeprowadzenie analizy aktualnego stanu użytkowania systemu Trawers w celu: * zwiększenia użyteczności i sprawności zastosowania aktualnych rozwiązań * wskazania kierunków rozbudowy systemu Audyt mogą przeprowadzić zespoły powołane wewnątrz firmy lub zespoły zewnętrzne, np. konsultanci firmy Tres CO.

Cele projektu

Zwiększenie użyteczności programu dla realizacji zadań przedsiębiorstwa. * Lepsze wykorzystanie funkcjonalności * Usprawnienie obsługi programu: parametryzacja, preferencje, warunki (filtry) zarządzanie sesjami, ostatnie wybory operatorów, wzorce dokumentów * Zwiększenie bezpieczeństwa: uprawnienia, spójność (integralność) danych, podział zadań (akceptacje, autoryzacje), zapisy w logach * KPI miary i wskaźniki. Raporty, zestawienia przekrojowe. Zestawienia kontrolne * Usprawnienie integracji z innymi programami: wymiana danych, zasoby internetu, załączniki * Zwiększenie wydajności przetwarzania: wykrycie duplikatów, przetwarzanie AutoRun w nocy, alerty, archiwizowanie danych, automatyzacja funkcji

Rozwój programu

Określenie kierunków rozbudowy programu, które umożliwią firmie dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych i technologicznych * Rozwój integracji z platformami sprzedaży internetowej (omni-channel) * Rozbudowa wymiany danych z programami (aplikacjami) zewnętrznymi * Udostępnienie kontrahentom (odbiorcom i dostawcom) bezpośredniego dostępu do programu * Przedsiębiorstwo cyfrowe * Aplikacje specjalistyczne dostępne w chmurze * Internet rzeczy IoT * Urządzenia mobilne

2. Metody realizacji, wyniki i wnioski

Realizacja (metody)

- ankiety - tele-konferencje - wizyty

Konkluzje, wnioski

- zestawienie zebranych informacji - wnioski - sugestie działań Patrz: --> Metodyka audytu. KonsultantAI

3. Przykłady kolejnych działań

- dodatkowe szkolenia użytkowników - zmiany procedur realizacji zadań - zmiany / rozbudowa wzorców dokumentów - zmiany / rozbudowa alertów - zmiany / rozbudowa raportów - rozbudowa funkcjonalności programu - - utworzenie instrukcji stanowiskowych - utworzenie dokumentacji wdrożeniowej udokumentowanie przyjętych założeń - cyfryzacja dokumentacji i kanałów przesyłania informacji

4. Tematy powiązane

Trawers ERP. Opis ogólny Trawers ERP. Przedsiębiorstwo cyfrowe Tres. R&D. Otwartość na innowacje Słowa kluczowe #Tres-Usługi #Tres-Konsultanci #Admin-Zadania #Pomoc-AsystentAI #Pomoc-KonsultantAI Oferta / Zamówienie (Przykładowa treść zamówienia na usługę audytu - skierowana do Wykonawcy) Zgodnie z ofertą z dnia ....... zamawiam usługę wykonania analizy stanu obecnego procesów biznesowych w kontekście wykorzystania systemu Trawers ERP. Rodzaj usługi: Analiza obecnego wykorzystania Trawers ERP dla realizacji kluczowych celów biznesowych. Forma usługi: Wizyta w siedzibie Klienta przedstawiciela firmy Tres CO oraz praca zdalna specjalistów firmy Tres CO na udostępiony systemie Trawers ERP. Rezultat usługi: Dokument zawierający opis stanu obecnego wykorzystania Trawers ERP wg kluczowych procesów biznesowych z wstępnymi wnioskami dot. rozwiązań zdefiniowanych potrzeb i problemów. Czas: ... dni roboczych (... godz) Koszt: ... zł netto Jednocześnie wyrażam zgodę na zdalny dostęp do danych bieżących w systemie Trawers ERP użytkowanego przez firmę ............ Do ceny usług doliczone zostaną koszty dojazdów i noclegów osób wykonujących usługi. ................. ......................... Miejscowość, data Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania firmy *********************************************************************************************************************** (AsystentAI) Audyt użytkowania Trawers ERP. Poradnik metodyczny 1. Źródła informacji 2. Jak zbierać informacje (4 kroki) 3. Jest zewnętrzny program. Co dalej 4. Rola AI: KonsultantAI 5. Pytania: mini-szablon 1) Źródła informacji o potrzebach usprawnień A. Inwentaryzacja narzędzi uzywanych 'obok Trawers' Arkusze Excela: cenniki, obliczanie marży, planowanie, rozliczenia, raporty dla zarządu Narzędzia do sprzedaży, magazynu, CRM, produkcji, kurierów, bankowości, HR Małe aplikace: Access, makra, skrypty Ręczne rejestry: PDF, papier, e-mail To jest sygnał, że Trawers wymaga usprawnienia: coś powstaje w Trawers, a potem 'prawdziwe życie' funkcjonuje zewnętrznym narzędziu (obliczenia, gromadzenia). B. Ból operacyjny - ludzie tracą czas lub popełniają błędy Identyfikować: * wielokrotne, ręczne przepisywanie danych * częste korekty / poprawki / anulowania * wąskie gardła, np. jedna osoba wszystko zatwierdza, bo reszta nie ma uprawnień albo wiedzy * miejsca, gdzie proces 'zatrzymuje się' bo brakuje informacji / raportu / automatyzacji C. Dane ilościowe z przebiegu procesów * liczba dokumentów i korekt per miesiąc (sprzedaż/zakupy/magazyn) * czasy cykli: od zamówienia do faktury, od faktury do zapłaty, od przyjęcia do wydania * liczba pozycji nierozliczonych, przeterminowanych, ręcznych dopasowań * liczba zgłoszeń do supportu per obszar i ich typy D. Kierownictwo: cele i ryzyka Kierownictwo wskazuje: * KPI, które trzeba poprawić (czas realizacji, rotacja zapasu, terminowość, marża, cash-flow) * ryzyka, które firma chce ograniczyć (błędy księgowe, brak kontroli, audyt, straty magazynowe) * decyzje biznesowe, które obecnie podejmowane są 'w ciemno, bo brak raportów 2) Jak zbierać informacje (4 kroki) Krok 1. Szybkie wyszukiwanie (1-2h na obszar) * krótkie wywiady z Key Userami (sprzedaż, zakupy, magazyn, księgowość, produkcja/usługi) * pytania nastawione na wykrycie 'ominięć', środków zastępczych, zamienników i zastosowania narzędzi zewnętrznych Skuteczne pytania: 1. Co trzeba zrobić poza Trawers, żeby zakonczyć temat? 2. W których miejscach trzeba najczęściej coś poprawiać i dlaczego? 3. Jaki raport trzeba zrobić ręcznie, bo w systemie go nie ma/albo jest niewiarygodny? Krok 2. Inwentaryzacja narzędzi zewnętrznych Tabela: | Narzędzie | Do czego | Dane wejściowe | Dane wyjściowe | Kto używa | Jak często | Ryzyko (błędy/RODO) | Czy może wejść do Trawers? | | --------- | -------- | -------------- | -------------- | --------- | ---------- | ------------------- | -------------------------- | | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | Tabela od razu pokazuje obszary do: * zastąpienia funkcją w Trawers * integracji (import/eksport/EDI/API) * zostawienia, ale z lepszym zasilaniem danymi z Trawers Krok 3. Warsztat: Korzyści vs Nakłady (en: Value vs Effort) (2-3h) Podczas warsztatu: * grupuje się problemy (czas / błędy / brak kontroli / brak raportów) * przypisuje do obszarów i właścicieli procesu * wskazuje się korzyści w przypadku rozwiązania problemu * szacuje się nakłady (koszty) realizacji Podczas warsztatu nie projektuje się rozwiązań technicznych. NOTE: Patrz: Value vs. Effort Matrix Metoda umożliwia ustalenie priorytetów zadań Value vs. Effort Matrix (macierz) pomaga priorytetyzować zadania, umieszczając je w 4 ćwiartkach: Wysoka Wartość / Niski Wysiłek (Szybkie Zwycięstwa), Wysoka Wartość / Wysoki Wysiłek (Główne Projekty), Niska Wartość / Niski Wysiłek (Wypełniacze/Warto Utrzymać), Niska Wartość / Wysoki Wysiłek (Unikaj/Rozważ później) Macierz używana do wizualizacji, które zadania dają największy zwrot z inwestycji. Efekt: powstaje lista 10-20 zadań z priorytetami. Krok 4. Weryfikacja na danych (dowód) Sprawdzenie 5 zadań z góry (najwyższe priorytety) na danych rzeczywistych Konkretne przykłady: * dokumenty, przypadki, raporty 'ręczne' * policzenie czasu i kosztu (nawet szacunkowo) * ryzyka (np. korekty, pomyłki, brak audytowalności) 3) Jak zdecydować: nowa funkcja w Trawers vs zostawić zewnętrzny program Macierz decyzyjna: A) Włączyć do Trawers (wdrożyć/rozszerzyć), jeśli: * dane są 'rdzeniem' ERP (sprzedaż, zakupy, magazyn, rozrachunki, księgowość) * jest dużo ręcznych przepisań między systemami * występują błędy, korekty, spory o 'jedyną prawdę' * raporty zarządcze powstają poza ERP B) Zintegrować (zostawić zewnętrzne narzędzie), jeśli: * to system specjalistyczny (np. WMS/APS/CMMS), ale musi mieć spójne dane z ERP * narzędzie ma unikalne funkcje, których nie warto odtwarzać * kluczowy problem to brak automatycznej wymiany danych, nie brak funkcji C) Zostawić jako lokalne narzędzie, jeśli: * to praca jednorazowa / niskiego ryzyka * nie wpływa na finanse, stany, rozrachunki i decyzje zarządcze * koszt wdrożenia przewyższa korzyść 4) Rola AI: KonsultantAI 1. Zbiera sygnały: z ankiet, notatek z wywiadów, opisów problemów, zgłoszeń supportu 2. Taguje i grupuje, np. magazyn/wycena, rozrachunki, raporty zarządcze, integracje, uprawnienia 3. Proponuje hipotezy rozwiązań: * Można zrealizować w Trawers - konfiguracja / wzorce / alerty * Potrzebna integracja z innymi programami * Potrzebna zmiana procesu lub uprawnień 4. Formułuje uzasadnienie biznesowe: czas, koszt błędów, ryzyko, wpływ na KPI 5. Tworzy zestawienie zadań do wykonania (P1/P2/P3 + Effort/Impact + właściciel + termin) Priorytet, Wartość/Wysiłek, ... Priorytet (P1-P3) (praktyczna reguła): P1: Impact 4 i Effort 3 albo wysokie ryzyko P2: Impact 3-4 i Effort 3-4 P3: Impact 3 albo Effort 4 bez krytycznego ryzyka NOTE: KonsultantAI nie 'wymyśla rozwiązań', tylko porządkuje dane wejściowe i przyspiesza dojście do decyzji. 5) Mini-szablon: pytania do wykrywania obszarów do usprawnień 1. Jakie 3 czynności w Pana/Pani pracy zajmują najwięcej czasu? 2. Które czynności wymagają przepisywania danych między systemami? 3. Jakie raporty trzeba robić ręcznie (Excel) i dlaczego? 4. W jakich sytuacjach powstają korekty/błędy? (podać 2 przykłady) 5. Jakich informacji brakuje w momencie wykonywania zadania? 6. Jakie zewnętrzne programy wspierają proces i co by się stało, gdyby ich zabrakło? 7. Co powinno się dziać automatycznie, a dziś robi się ręcznie? *********************************************************************************************************** KonsultantAI. Rola i zadania Identyfikacja obszarów do usprawnień (KonsultantAI) Cel Celem metody KonsultantAI jest obiektywne wskazanie obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa, które wymagają usprawnienia poprzez: * lepsze wykorzystanie funkcjonalności Trawers ERP (konfiguracja/parametryzacja), * wdrożenie brakujących funkcji (rozszerzenie), * automatyzację (wzorce/alerty/harmonogramy), * integracje (zasilanie danych, eliminacja przepisywania), * zastąpienie narzędzi zewnętrznych (Shadow IT) funkcjami Trawers ERP. Zasada pracy: triangulacja informacji KonsultantAI łączy 3 perspektywy: (triangulacja - uwzgędnienie trzech punktów widzenia) 1. Ludzie (użytkownicy + kierownictwo) - co boli i dlaczego 2. Dane i dokumenty (liczby, korekty, przestoje, rozrachunki, stany) 3. Praca poza ERP (Excel, aplikacje, ręczne rejestry) Wynikiem są prace (zadania) usprawniające z uzasadnieniem biznesowym i planem wdrożenia. Role i odpowiedzialności Użytkownicy (operacje) * Dostarczają przykłady przypadków, obejść, ręcznych kroków, raportów robionych w Excelu * Wskazują miejsca powstawania błędów i korekt * Potwierdzają realny przebieg procesu: jak jest Kierownictwo (właściciele procesów) * Określa cele (KPI) i priorytety (czas, koszt, ryzyko) * Zatwierdza decyzje: zastąpić narzędzie zewnętrzne / zintegrować / pozostawić * Przydziela właścicieli (zadań) inicjatyw i akceptuje plan działań KonsultantAI (rola metodyczna) * Zbiera dane wejściowe (ankiety, wywiady, warsztaty, inwentaryzacja Shadow IT, dane z systemu) * Grupuje i taguje problemy (obszar/moduł/typ) * Buduje hipotezy rozwiązań (konfiguracja vs integracja vs rozszerzenie) * Przeprowadza scoring Impact/Effort i tworzy listę zadań + plan wdrożenia *********************************************************************************************************** Usprawnienia - 'na szybko' Obszar --> Działania Procesy (operacje) Ujednolicenie wzorców dokumentów Checklista operacji Instrukcje stanowiskowe Standardowe filtry, standardowe Query Domyślne wartości w dokumentach Dane podstawowe (kartoteki i tabele) Procedury zakładania kartotek 'Właściciele' danych Bezpieczeństwo, kontrola wewnętrzna Podział obowiązków, matryca ról (standardy) Minimalne uprawnienia, usunięcie uprawnień nadmiarowych Logi działań w obszarze nadanych uprawnień Spójność finansowa Zgodność ksiąg pomocniczych z KG Checklisty zamykania okresów obrachunkowych Procedury weryfikacji transakcji i kartotek Ślad rewizyjny: KG --> transakcje Raporty KPI (dla zarządu) Jedno 'źródło prawdy' Wskaźniki powtarzalne: syntetyczne / analityczne Jedno miejsce wywołania, dystrybucja / eksport Automatyzacja pracy 3-5 automatyzacji o największej przydatności (np. importy, przypomnienia, kontrole) AutoRun / zadania cykliczne, alerty, masowe operacje, wzorce Wydajność i stabilność Optymalizacja zapytań. Filtry. Query. Wyszukiwanie Archiwizacja. Porządek w danych Wąskie gardła - identyfikacja, usuwanie Weryfikacje: transakcje <--> kartoteki Procedury: Przywracanie systemu Integracje (EDI/API/CSV) Mapowania, obsługa błędów, monitoring, właściciel integracji Inwentaryzacja integracji, testy kompletności, logika import/eksport, walidacje Procedury: kto co i jak naprawia Kompetencje i pomoc Szkolenia. Plan szkoleniowy. Baza wiedzy Instrukcje, scenariusze testów, procedura wsparcia i zmian Krótkie 'szybkie instrukcje' + sesja Q&A na realnych przypadkach Realizacje * Użytkownik: 012135 Audyt: Wizyta 1 dzień Wnioski 1 dzień + rozbudowa programu * Użytkownik: 996661 Audyt: .... --------------------------------------------------------------- Treść oferty: Audyt procesów biznesowych pod kątem ich optymalizacji Pierwszy dzień - wizyta w firmie ... w ustalonym terminie Drugi dzień - przygotowanie raportu z audytu Do podanej ceny zostaną doliczone koszty dojazdu do firmy ... Rozliczenie wg kilometrówki. Wykonanie usługi wymagało będzie zdalnego dostępu do danych. ---------------------------------------------------------------