Co to jest dekretacja?
Dekretacja w Trawers ERP to proces przekształcania dokumentów (np. faktur, wydań magazynowych, rozchodów, przychodów)
na polecenia księgowania, które trafiają później do Księgi Głównej (KG).
Inaczej mówiąc - dzięki dekretacji każdy dokument handlowy lub magazynowy może zostać
poprawnie zaksięgowany, zgodnie z wcześniej ustalonymi zasadami.
Z jakich elementów składa się system dekretacji?1. Tabele dekretacji
To główna definicja 'jak księgować' dokumenty. Określa:
* Rodzaj transakcji (np. sprzedaż, zakup, przychód, rozchód)
* Symbol dekretacji - unikalny kod np. `PR+/`, `RO-/`
* Konta księgowe - numer konta oraz strona Wn/Ma
* Maski kont - zmienne w numerze konta, np. `%MM` dla magazynu
* Sposób sumowania kwot - czy mają być sumowane, czy nie
2. Maski kont (maski dekretacji)
Dzięki nim system automatycznie tworzy numery kont - np. `311%MM` oznacza, że
końcówka konta będzie zależna od magazynu (np. `31123` dla magazynu nr 23).
Maski mogą pobierać dane z kartotek (np. kontrahenta, produktu).
3. Symbole dekretacji
Wskazują konkretny sposób dekretacji dla danego dokumentu. Np. `PR+/` może
oznaczać przyjęcie towaru na magazyn - czyli księgowanie Wn na konto zapasów i Ma na konto dostawcy.
4. Systemy pomocnicze
Dekretacja odbywa się w tzw. systemach dziedzinowych (pomocniczych), np.:
* `MG` - Gospodarka magazynowa
* `NA` - Sprzedaż i rozrachunki z odbiorcami
* `ZO` - Zakupy
* `ZP` - Produkcja
Jak wygląda cały proces?Krok 1: Rejestracja dokumentu źródłowego
Np. faktura zakupu, sprzedaży, dokument magazynowy. Operator wybiera symbol dekretacji,
albo jest on przypisywany automatycznie.
Krok 2: Zatwierdzenie dokumentu
Na podstawie wybranego symbolu i danych w tabeli dekretacji tworzony jest zapis księgowy
(polecenie księgowania) - z konkretnymi kontami.
Krok 3: Pobranie poleceń w KG
Polecenia trafiają do Księgi Głównej i stają się zapisami księgowymi.
Automatyzacja i bezpieczeństwo
* Uprawnienia - można określić, który operator może używać jakich symboli.
* Symbole domyślne [*], podpowiadane - przyspieszają rejestrację dokumentów.
* Warunki (filtry) - ograniczają wybór symboli do odpowiednich przypadków.
* TGD - Tabela Grup Dekretacji - przypisuje dekretację do produktu/usługi na podstawie karty KIM.
Przykład dekretacji faktury sprzedażyDokument: faktura na kwotę netto 105 zł + VAT 24,15 zł
Symbol dekretacji sprzedaży: `RO-/`
Symbol VAT: `WT+/`
Dekretacja wygeneruje:
| Konto | Strona | Kwota |
| ------ | ------ | --------- |
| 202-10 | Wn | 129,15 zł |
| 700-20 | Ma | 105,00 zł |
| 221-01 | Ma | 24,15 zł |
Inne istotne funkcje
* Pieczątka dekretacyjna - sumaryczny wykaz księgowań na dokumentach wydrukowanych
* Księgowanie próbne - symulacja zapisów bez pobierania do KG
* Weryfikacja schematów - narzędzia sprawdzające poprawność planów kont i dekretacji
* Możliwość korekt dekretację można zmieniać w zatwierdzonych dokumentach (np. dla JPK)
Podsumowanie
Dekretacja w Trawers ERP to elastyczny i zautomatyzowany system, który:
* pozwala precyzyjnie przekształcać dokumenty w zapisy księgowe,
* wspiera automatyzację (maski, symbole, TGD),
* umożliwia kontrolę i korekty,
* zwiększa bezpieczeństwo pracy operatorów.
Dobrze zdefiniowane tabele dekretacji i maski to podstawa prawidłowego działania
systemu finansowo-księgowego w Trawersie.
2. Scenariusze wdrożeniowe dekretacji
Przykładowe scenariusze wdrożeniowe dekretacji
2.1 Scenariusz 1: Sprzedaż towaru z magazynu
Cel:
Dekretowanie faktury sprzedaży towaru - zaksięgowanie przychodu i podatku VAT.
Krok 1: Definicja tabeli dekretacji w systemie NA (Sprzedaż)
* Rodzaj: `WM` (Sprzedaż magazynowa)
* Symbol: `RO-/` (Sprzedaż towarów)
Szablon dekretacji:
| Konto | Strona | % | Suma |
| ------ | ------ | --- | ---- |
| 202%EE | Wn | 100 | Dok |
| 700%GG | Ma | 100 | Dok |
* `%EE` - grupa odbiorcy (np. `10` dla krajowych)
* `%GG` - grupa towarowa z karty KIM (np. `20`)
Krok 2: Definicja VAT
* Rodzaj: `WT` (PTU należny)
* Symbol: `WT+/`
Szablon dekretacji:
| Konto | Strona | % | Suma |
| ------ | ------ | --- | ---- |
| 202%EE | Wn | 100 | Dok |
| 221%VV | Ma | 100 | Dok |
* `%VV` - stawka VAT, np. `01` dla 23%
Krok 3: Rejestracja dokumentu FA w `NA`
* Pozycja: towar magazynowy
* Program automatycznie podpowiada symbol dekretacji: `RO-/`
* Kwota netto: 100 zł
* VAT: 23 zł
* Brutto: 123 zł
Krok 4: Zatwierdzenie dokumentuUtworzone polecenia księgowania:
| Konto | Strona | Kwota |
| ------ | ------ | ------ |
| 202-10 | Wn | 100.00 |
| 700-20 | Ma | 100.00 |
| 202-10 | Wn | 23.00 |
| 221-01 | Ma | 23.00 |
Cel:
Przyjęcie wyrobu z produkcji do magazynu - księgowanie kosztu wytworzenia.
Krok 1: Definicja w systemie `MG` (Magazyn)
* Rodzaj: `PR` (Przychód)
* Symbol: `PW+/` (Wyroby gotowe z produkcji)
Szablon:
| Konto | Strona | % | Suma |
| ------ | ------ | --- | ---- |
| 601%MM | Wn | 100 | Dok |
| 580%MM | Ma | 100 | Dok |
Krok 2: Przyjęcie wyrobu [PW] w `ZP` generuje dokument w `MG`
* Magazyn: 10
* Wartość: 10 000 zł
Krok 3: Zatwierdzenie dokumentu w `MG`Polecenie księgowania:
| Konto | Strona | Kwota |
| ------ | ------ | ------ |
| 601-10 | Wn | 10 000 |
| 580-10 | Ma | 10 000 |
2.4 Scenariusz 4: Usługa obca - z TGD
Cel:
Automatyczne przypisanie dekretacji dla zakupu usługi, na podstawie TGD.
Krok 1: Definicja TGD
* Symbol TGD: `ZU`
* System: `ZO`, Rodzaj: `PS`, Dekret: `PS+/10`
* Konto: np. 530%ZZZZZZ (koszty działalności)
W karcie KIM usługi wpisz `TGD = ZU`.
Krok 2: Rejestracja zakupu usługi w `ZO`
* Wybór indeksu `.USLUGA-1` z kartoteki KIM
Program sam podpowie symbol `PS+/10` z TGD.
Krok 3: ZatwierdzenieDekret: 530 + numer zlecenia produkcyjnego (np. `530100012`)
2.5 Scenariusz 5: Korekta dekretacji po zatwierdzeniu dokumentu
Cel:
Zmieniono schemat dekretacji i trzeba poprawić zatwierdzony dokument.
Krok 1: Zmiana symbolu lub wartości masek
W `NA` lub `ZO` wejdź do:
* `NA > Okresowe > Rejestry sprzedaży > Korekta danych rejestru i JPK [NA_ZRS53]`
* `ZO > Okresowe > Rejestry zakupu > Korekta danych rejestru i JPK [ZO_ZRZ13]`
Krok 2: Ponowne pobranie do KG
* Usuń wcześniejsze dokumenty w KG
* Zatwierdź dokument ponownie
* Pobierz zaktualizowane polecenia księgowania
2.6 Scenariusz 6: Pieczątka dekretacyjna
Cel:
Wydrukować podsumowanie dekretów na fakturze.
Krok 1: Włączenie pieczątki
Na wzorcu dokumentu (np. faktura FA) wstaw blok danych:
```
[oDEKRET]
{s----DEKRET----s}
```
Efekt:
Na dokumencie pojawi się tabela z dekretami, np.:
| Konto | Wn | Ma |
| --------- | ------ | ------ |
| 202-10 | 105.00 | |
| 221-01 | | 24.15 |
| 700-20 | | 105.00 |
| Razem | 129.15 | 129.15 |
Podsumowanie
Scenariusze pokazują:
* Jak przygotować i zastosować tabele dekretacji
* Jak używać masek, TGD i symboli
* Jak weryfikować i korygować dane
* Jak automatyzować dekretację i ją kontrolować
3. Dekretacja faktur kosztowych
Scenariusz wdrożeniowy dotyczący dekretacji faktur kosztowych,
z przykładami i wyjaśnieniem mechanizmów:
Scenariusz: Faktury kosztowe - dekretacja kosztów ogólnych i działalnościCel:
Zarejestrować fakturę kosztową (np. za usługi, media, wynajem) i prawidłowo przypisać
koszty do kont kosztowych - często z wykorzystaniem dekretacji ręcznej,
TGD oraz masek.
Kiedy mamy do czynienia z fakturą kosztową?
To faktura, której pozycje:
* nie są towarami magazynowymi
* nie generują ruchów magazynowych
* muszą zostać zaksięgowane bezpośrednio na koszty działalności, np.:
* energia
* telefon
* wynajem
* usługi zewnętrzne (np. transport, reklama)
Krok 1: Plan kont - założenie kont kosztów
W systemie `KG`, np.:
```
Konto: 530-01 Koszty ogólnego zarządu
Konto: 530-02 Koszty sprzedaży
Konto: 530%ZZZZZZ Koszty wg zleceń / MPK
```
* `%ZZZZZZ` - maska numeru zlecenia lub miejsca powstawania kosztu (MPK)
Krok 2: Tabela dekretacji - `ZO` (Zakupy)Rodzaj operacji: `PS` - zakup usług
Symbol dekretacji: `PS+/10` (Zakup usługi)
| Konto | Strona | % | Suma |
| ---------- | ------ | --- | ---- |
| 530%ZZZZZZ | Wn | 100 | Dok |
| 201 | Ma | 100 | Dok |
Krok 3: Przygotowanie karty KIM
Dla każdej usługi dodaj indeks niemagazynowy z odpowiednim oznaczeniem:
* W karcie KIM: pole TGD = ZU (symbol grupy dekretacji dla zakupu usług)
* Można także z góry wpisać konkretne `MPK`/zlecenie w polu `%ZZZZZZ`
(jeśli nie będzie wybierane ręcznie)
Krok 4: Wypełnienie TGD
AD > Finanse > System dekretacji > TGD [AD_TGD10]
* Symbol TGD: `ZU`
* System: `ZO`
* Rodzaj: `PS`
* Dekretacja: `PS+/10`
Krok 5: Rejestracja faktury kosztowej
W module `ZO`:
* Wybierasz indeks `.USLUGA-ENERGIA` (przykład)
* Program automatycznie podpowie symbol `PS+/10`
* Operator może podać numer zlecenia lub MPK, jeśli wymagana jest maska `%ZZZZZZ`
* Można też zdefiniować wartości domyślne w karcie KIM
Krok 6: Zatwierdzenie i księgowanie
Przykład zapisu:
| Konto | Strona | Kwota |
| --------- | ------ | ------ |
| 530100012 | Wn | 500.00 |
| 201 | Ma | 500.00 |
(530100012 - koszt remontu maszyn wg numeru zlecenia)
Co warto wiedzieć?
* Koszty ogólne (np. 530-01) można dekretować stałym kontem (bez maski),
jeśli nie wymagają rozbicia na MPK.
* Koszty złożone (np. z różnych pozycji) mogą być dekretowane różnymi symbolami
i kontami w obrębie jednej faktury.
* Zatwierdzenie i podział kosztów może być rozdzielone - jedna osoba rejestruje,
inna dekretuje (np. z uprawnieniem do zmiany symboli).
Uprawnienia i kontrola
* Operatorzy mogą mieć dostęp tylko do wybranych symboli `PS+/*`
* Dekrety mogą być oznaczone jako podpowiadane `[*]`
* Można zablokować zatwierdzanie dokumentów bez uzupełnionych danych do masek (np. brak MPK)
Bonus: Szybkie korekty
Gdy trzeba poprawić numer MPK lub symbol dekretacji:
* `ZO > Okresowe > Rejestry zakupu > Korekta danych rejestru i JPK [ZO_ZRZ13]`
* Wprowadź zmianę i zatwierdź ponownie
* Można też wymusić ponowne tworzenie poleceń księgowania
Przykład pełnej dekretacji faktury kosztowejFaktura: Wynajem powierzchni biurowej - 1 230 zł brutto
* Netto: 1 000 zł
* VAT: 230 zł
* Symbol: `PS+/10` (usługa)
* MPK: 100020 (Zarząd)
Dekretacja:
| Konto | Strona | Kwota |
| --------- | ------ | ----- |
| 530100020 | Wn | 1 000 |
| 222 | Wn | 230 |
| 201 | Ma | 1 230 |
4. Przykłady szablonów
Szablon kont kosztowych oraz szablon TGD (Tabela Grup Dekretacji).
Szablon kont kosztowych - plan kont
| Konto | Opis | Uwagi |
| ---------- | ------------------------------- | --------------------------------------------------- |
| 530 | Koszty działalności podstawowej | Konto syntetyczne |
| 530-01 | Koszty ogólnego zarządu | Można używać bez maski |
| 530-02 | Koszty sprzedaży | Bez maski lub z %GG jeśli potrzebna analityka grupy |
| 530%ZZZZZZ | Koszty wg MPK lub zleceń | Konto z maską do dynamicznego przypisania |
| 222 | PTU naliczony | Typowe konto VAT po stronie Wn |
| 201 | Rozrachunki z dostawcami | Po stronie Ma w fakturach kosztowych |
Przykład definicji konta z maską
> Konto: `530%ZZZZZZ`
> Maskowane pole: `%ZZZZZZ` - wartość pobierana z dokumentu lub wskazywana przez operatora
> Przykład: `530100012` = koszt remontu maszyn (zlecenie nr 100012)
Szablon TGD - Tabela Grup Dekretacji
TGD umożliwia automatyczny wybór symbolu dekretacji na podstawie karty KIM (np. usługi).
1. Rejestracja TGD
> AD > Finanse > System dekretacji > TGD [AD_TGD10]
| Pole | Wartość |
| ----------------- | ---------------------------------------------- |
| Symbol | `ZU` |
| Nazwa | Dekretacja zakupu usług |
| System | `ZO` |
| Rodzaj operacji | `PS` (Usługi) |
| Symbol dekretacji | `PS+/10` (lub inny zgodny z tabelą dekretacji) |
| Długa nazwa | Zakup usługi - przypisanie do MPK |
2. Karta KIM usługi
| Pole | Wartość |
| ----------- | ---------------------------------- |
| TGD | `ZU` |
| Typ indeksu | niemagazynowy |
| Opis | np. `Usługa transportu`, `Wynajem` |
3. Tabela dekretacji `ZO` - symbol `PS+/10`
| Konto | Strona | Znak | % | Suma |
| ---------- | ------ | ---- | --- | ---- |
| 530%ZZZZZZ | Wn | + | 100 | Dok |
| 201 | Ma | + | 100 | Dok |
Szybki test wdrożenia (checklista)
> Utworzono konto `530%ZZZZZZ` w planie kont
> Dodano symbol `PS+/10` do tabeli dekretacji `ZO`
> Utworzono wpis TGD `ZU` powiązany z `PS+/10`
> W karcie KIM usługi wpisano `TGD = ZU`
> Operator ma uprawnienia do symbolu `PS+/10`
> Operator podał lub system uzupełnił wartość `%ZZZZZZ` przy rejestracji faktury