1. Obiekty
2. Warunki stosowania dokumentów elektronicznych
3. Schemat przepływu danych
4. Bezpieczeństwo
5. Definicja alertu
6. Zestawienie e-faktur
7. Tematy powiązane
1. Obiekty
e-Faktura to faktura wystawiana przez program Trawers w postaci
elektronicznej (PDF).
E-Archiwum to repozytorium e-faktur wystawianych przez Trawers. Faktury
do archiwum zapisywane są podczas drukowania. Wydobywanie z archiwum odbywa
się poprzez system alertów.
2. Warunki stosowania dokumentów elektronicznych
* Autentyczność pochodzenia
Zapewnienie tożsamości wystawcy dokumentu
* Integralność treści
Wiarygodne zapewnienie, że dane w dokumencie nie zostały zmienione
* Czytelność
3. Schemat przepływu danych
o-- Firma -------o
| |
| o------------o | o------------o
| | | | (2) e-mail + pdf | | (2)
| | Trawers o--->------------>----------->----o Odbiorca |
| | | | | |
| o----o-------o | o------------o
(1) | (1)| |
| |pdf | o------------o
| | | (3) e-mail | Odbiorca | (3)
| v | o-----<------------<------o Inne |
| o----o-------o | | | instytucje |
| | o--<----o o--o---------o
| | | | |
| | | | |
| | e-archiwum | | (4) e-mail + pdf | (4)
| | o--->---------->----------->---------o
| | | |
| o------------o | powiązanie: e-mail i dokument
o----------------o
(1) Zapis w e-Archiwum obrazu faktury w pdf
* Wydruk wg wzorca
* Zapis do pliku PDF
* Umieszczenie pliku w archiwum
urządzenie rodzaju Polecenie (move, mv)
* Archiwizacja wydruków dokumentów
(2) Wysłanie e-maila do odbiorcy
* Wydruk kaskadowy
* Powiadomienie o wystawieniu e-Faktury
* Informacja o sposobie pobrania faktury z e-Archiwum
* Można załączyć plik pdf z wystawioną fakturą
(3) Odbiór e-maila z poleceniem pobrania e-faktury
* Monitorowanie e-maili przez Alert
* Warunek Query filtruje e-maile
* Rozpoznanie e-maila z poleceniem temat: [TR:SI?nr=F00027/01/13]
* Kaskadowy wydruk faktury - załączenie pliku pdf z e-archiwum
(4) Wysłanie e-maila do odbiorcy
* Załączony plik pdf z e-archiwum z obrazem faktury
* Adresatem jest odbiorca powiązany z e-mailem, którym przysłano polecenie
* Wysłanie e-maila do osoby z działu FI
4. Bezpieczeństwo
* Adres e-mail nadawcy polecenia pobrania e-faktury musi być w kartotece
* Odbiorca pobierze tylko swoją fakturę
(możliwy wyjątek dla biur rachunkowych, organów kontrolnych itp.)
* Faktura zostanie wysłana na adresy e-mail osób z działu FI
5. Definicja alertu
Definicja alertu realizującego odsyłanie e-faktur z e-archiwum.
Określamy, że alert ma monitorować zbiór e-maili w poszukiwaniu odebranych
e-maili od rozpoznanych odbiorców z poleceniem przesłania e-faktury.
Adresatem alertu jest kontrahent, który to polecenie przysłał, dokładniej
osoba z wskazanego działu. W tym przypadku działu finansowo-księgowego.
6. Zestawienie e-faktur
W taki sam sposób jak wysyłanie e-mailem e-faktur, można umożliwić
wysyłanie zestawienia faktur. Różnica będzie tylko w treści polecenia
zawartego w temacie e-maila. Ponadto trzeba wywołać kaskadowo zestawienie
faktur w definicji alertu zamiast dołączać e-fakturę.