1. Potrzeba i ocena ogólna
2. Możliwe kierunki wymiany danych
3. Rekomendowany podział odpowiedzialności
4. Najważniejsze scenariusze biznesowe
5. Najważniejsze korzyści
6. Proponowana architektura
7. Zakres pierwszego etapu
8. Tematy powiązane
1. Potrzeba i ocena ogólna
Potrzeba:
Ocenić możliwości i korzyści integracji EasyBase (PIM) - Trawers ERP
Tres:
Jakie mogą być możliwości i korzyści integracji Trawers ERP z EasyBase ?
EasyBase:
NOTE: Opis platformy EasyBase ze strony: https://easybase.pl/
EasyBase to polska firma technologiczna rozwijająca i obsługująca platformę do zarządzania
danymi produktowymi, zakupioną od międzynarodowej grupy Syndigo - globalnego lidera w obszarze
PIM Product Information Management.
Dzięki temu łączymy światowe doświadczenie z lokalnym podejściem do potrzeb rynku.
Naszym celem jest uproszczenie i usprawnienie wymiany danych produktowych między dostawcami
a sieciami handlowymi. Zapewniamy spójność, aktualność i bezpieczeństwo informacji
w całym łańcuchu dostaw, wspierając cyfryzację procesów w branży handlowej i produkcyjnej.
Działamy zarówno w sektorze Food, jak i Non-Food, obsługując producentów i detalistów
z różnych kategorii produktowych.
Współpracujemy z większością największych firm handlowych w Polsce, wspierając je
w efektywnym zarządzaniu danymi produktowymi i standaryzacji procesów wymiany informacji.
Nasze rozwiązanie klasy światowej w lokalnym wydaniu dostosowujemy do wymagań polskiego
rynku oraz jego dynamicznie rozwijających się uczestników.
Nasz zespół tworzą specjaliści z doświadczeniem w obszarze danych produktowych,
IT i retail tech, którzy wspólnie rozwijają platformę z myślą o efektywności,
jakości i partnerskiej współpracy.
---
(Asystent AI)
Ocena ogólna
Integracja Trawers ERP z EasyBase ma duży potencjał, ponieważ systemy pełniłyby uzupełniające się role:
* Trawers ERP pozostaje systemem operacyjnym: kartoteki KIM, ceny, stany magazynowe, sprzedaż,
zakupy i dokumenty.
* EasyBase pełni rolę platformy PIM oraz centrum standaryzacji, wzbogacania, kontroli jakości
i dystrybucji danych produktowych do sieci handlowych.
Najbardziej wartościowy byłby model dwukierunkowy, ale z jasno określoną odpowiedzialnością za poszczególne pola.
2. Możliwe kierunki wymiany danych
Trawers -> EasyBase
Z Trawersa można przekazywać podstawowe i operacyjne informacje o produktach:
* indeks KIM,
* EAN/GTIN,
* nazwę produktu,
* PKWiU,
* stawkę VAT,
* jednostki miary i przeliczniki,
* grupę, rodzinę i strukturę klasyfikacji,
* dostawcę,
* dane opakowaniowe,
* wagę i wymiary,
* ilość w opakowaniu i na palecie,
* atrybuty, np. kolor, rozmiar, model,
* opisy dodatkowe,
* ceny,
* informacje o aktywności lub blokadzie produktu,
* opcjonalnie stany magazynowe.
Trawers posiada funkcje SOA do pobierania listy produktów, pojedynczego produktu, grup,
rodzin, opisów, cen, stanów i danych magazynowych.
Funkcja `ProductsRequest` może przekazywać m.in. EAN, nazwę, grupy, jednostki, VAT,
opakowania, wymiary, przeliczniki i atrybuty produktów.
Możliwe jest również pobieranie załączników związanych z kartą KIM, w tym informacji
o nazwie, grupie załącznika i pliku przekazywanego w postaci Base64.
Pozwalałoby to zasilać EasyBase zdjęciami, kartami technicznymi, instrukcjami lub certyfikatami.
EasyBase -> Trawers
Po zatwierdzeniu danych w EasyBase platforma mogłaby aktualizować wybrane informacje w Trawersie, np.:
* nazwę handlową,
* EAN,
* opis produktu,
* klasyfikację lub rodzinę,
* dane opakowaniowe,
* wagę i wymiary,
* wybrane cechy produktu,
* oznaczenie aktywności,
* dane dostawcy lub indeks producenta,
* wybrane informacje logistyczne.
Trawers udostępnia funkcje:
* `ProductNew` - dopisanie nowej karty KIM,
* `ProductUpdate` - korekta istniejącej karty KIM.
Przy tworzeniu produktu pola nieprzekazane przez integrację mogą zostać pobrane z karty wzorcowej.
Przy aktualizacji można zmieniać pola oznaczone w słowniku danych jako edytowalne.
W dokumentacji opisano także praktyczne wykorzystanie SOA do zarządzania zewnętrznymi cennikami,
kojarzenia produktów dostawców z indeksami KIM, dopisywania nowych indeksów oraz aktualizacji cen
i danych produktowych.
3. Rekomendowany podział odpowiedzialności
Nie zalecałbym, aby oba systemy mogły swobodnie zmieniać wszystkie pola.
Lepszy jest podział właścicielstwa danych.
| Obszar | System nadrzędny |
| -------------------------------------------------- | ------------------------------------------------ |
| Indeks ERP, typ zapasu, VAT, jednostki ewidencyjne | Trawers |
| Stany magazynowe, ceny transakcyjne, dostępność | Trawers |
| Rozrachunki, sprzedaż, zakupy, dokumenty | Trawers |
| Rozbudowane opisy marketingowe | EasyBase |
| Zdjęcia, dokumentacja i materiały cyfrowe | EasyBase lub uzgodnione repozytorium |
| Atrybuty branżowe i wymagania sieci handlowych | EasyBase |
| Mapowanie kategorii dla poszczególnych odbiorców | EasyBase |
| EAN/GTIN, waga i wymiary | Wspólna kontrola z jednym wskazanym właścicielem |
| Status publikacji produktu | EasyBase |
| Status handlowy i magazynowy produktu | Trawers |
EasyBase mogłoby przechowywać znacznie szerszy zestaw cech niż karta KIM. Do Trawersa wracałyby
tylko pola potrzebne w procesach ERP.
4. Najważniejsze scenariusze biznesowe
Automatyczne zakładanie produktów
Nowy produkt zostaje przygotowany i zweryfikowany w EasyBase. Po osiągnięciu wymaganego
poziomu kompletności integracja:
1. sprawdza, czy EAN lub indeks producenta nie istnieje już w Trawersie,
2. przypisuje produkt do odpowiedniej karty wzorcowej KIM,
3. wywołuje `ProductNew`,
4. zapisuje powiązanie identyfikatora EasyBase z indeksem Trawersa,
5. przekazuje wynik i ewentualne błędy do EasyBase.
Karta wzorcowa ogranicza liczbę parametrów wymaganych do utworzenia produktu i pomaga
zachować poprawną konfigurację ERP.
Aktualizacja istniejącego asortymentu
Po zmianie nazwy, opakowania, wagi lub innych cech EasyBase wysyła aktualizację przez `ProductUpdate`.
Aktualizowane są wyłącznie pola dozwolone i przypisane do EasyBase.
Zmiany krytyczne, takie jak VAT, jednostka podstawowa lub typ zapasu, powinny wymagać
zatwierdzenia operatora Trawersa.
Publikacja danych do sieci handlowych
Trawers przekazuje dane bazowe do EasyBase, a EasyBase:
* wzbogaca produkt,
* sprawdza kompletność,
* dostosowuje strukturę danych do wymagań odbiorcy,
* rozsyła dane do wielu sieci handlowych,
* obsługuje różne profile produktu bez modyfikowania kartoteki ERP.
Dzięki temu Trawers nie musiałby posiadać osobnych eksportów i rozszerzeń dla każdej sieci.
Synchronizacja opakowań i logistyki
Integracja może objąć:
* opakowanie jednostkowe i zbiorcze,
* wagę,
* szerokość, długość i wysokość,
* liczbę sztuk w opakowaniu,
* liczbę opakowań na palecie,
* przeliczniki jednostek.
Trawers już przekazuje wiele takich parametrów w usługach produktowych, co daje dobrą
podstawę do współpracy z platformą PIM.
Kontrola jakości danych
EasyBase może zwracać do Trawersa lub pulpitu integracyjnego informacje takie jak:
* brak EAN,
* nieprawidłowa długość kodu,
* brak jednostki miary,
* brak wagi lub wymiarów,
* niezgodność stawki VAT,
* duplikat produktu,
* sprzeczne dane opakowaniowe,
* brak wymaganych cech dla konkretnej sieci.
5. Najważniejsze korzyści
Lepsza jakość danych
Dane są walidowane przed publikacją, co ogranicza błędne EAN-y, niespójne jednostki,
braki w opisach oraz różnice między systemem ERP a informacjami przekazywanymi odbiorcom.
Mniej pracy ręcznej
Zmiana danych produktu może zostać wykonana raz, a następnie automatycznie rozprowadzona
do Trawersa i wielu sieci handlowych. Ogranicza to przepisywanie danych z arkuszy,
wiadomości e-mail i formularzy klientów.
Szybsze wprowadzanie produktów na rynek
Proces od utworzenia produktu do udostępnienia go odbiorcom może zostać skrócony dzięki:
* szablonom,
* walidacjom,
* automatycznemu zakładaniu kart KIM,
* automatycznej dystrybucji danych,
* kontroli kompletności.
Standaryzacja współpracy z sieciami
EasyBase może przejąć obsługę różnych wymagań dotyczących kategorii, atrybutów, opakowań
i materiałów. Trawers zachowuje jeden stabilny model danych operacyjnych.
Większa spójność w całym łańcuchu dostaw
Producent, dystrybutor i detalista posługują się tym samym EAN-em, nazwą, jednostką,
wagą i hierarchią opakowań. Zmniejsza to liczbę reklamacji, problemów logistycznych
oraz błędów w zamówieniach.
Możliwość rozwoju oferty Trawersa
Gotowy konektor EasyBase-Trawers mógłby być wartościowym rozwiązaniem dla:
* producentów FMCG,
* dostawców dużych sieci handlowych,
* dystrybutorów Non-Food,
* firm obsługujących wiele kanałów sprzedaży,
* przedsiębiorstw posiadających dużą i często zmienianą kartotekę produktową.
6. Proponowana architektura
Najbezpieczniejszy wariant to:
Trawers SOA <-> warstwa integracyjna <-> API EasyBase
Warstwa integracyjna powinna odpowiadać za:
* mapowanie pól,
* przeliczenia jednostek,
* mapowanie słowników i kategorii,
* identyfikację produktów,
* kolejkę komunikatów,
* ponawianie operacji,
* rejestr błędów,
* historię zmian,
* ochronę przed wielokrotnym wykonaniem tej samej operacji,
* kontrolę właścicielstwa pól.
Pierwsza synchronizacja obejmowałaby pełną kartotekę. Kolejne mogłyby działać
przyrostowo z wykorzystaniem parametru: `changeSince` i znacznika `ModTime`,
dostępnego m.in. dla produktów, opisów i cen.
7. Zakres pierwszego etapu
Rozsądny zakres pilotażowy obejmowałby:
1. eksport produktów KIM z Trawersa do EasyBase,
2. grupy, rodziny, jednostki, EAN, VAT, opakowania i atrybuty,
3. synchronizację przyrostową,
4. aktualizację wybranych pól KIM przez `ProductUpdate`,
5. tworzenie nowych kart przez `ProductNew`,
6. rejestr błędów i raport zgodności,
7. obsługę jednego producenta lub jednej grupy produktowej.
Ceny, stany magazynowe, załączniki oraz rozbudowane hierarchie opakowań można
dołączyć w kolejnych etapach.
Wniosek
Największą wartością integracji byłoby połączenie danych transakcyjnych i logistycznych Trawersa
z zarządzaniem jakością, wzbogacaniem oraz wielokanałową dystrybucją danych EasyBase.
Trawers nie musiałby zastępować platformy PIM, a EasyBase nie wchodziłoby w rolę systemu ERP.
Warunkiem powodzenia jest przygotowanie szczegółowej macierzy pól: właściciel danych,
kierunek synchronizacji, reguły walidacji oraz sposób obsługi konfliktów.