1. Opis ogólny
Opiekun programu Trawers, Użytkownik kluczowy (en: Key-User)
Administrator IT
Dlaczego potrzebny jest Opiekun Programu Trawers ?
2. Zadania administratora. Lista kontrolna
3. Narzędzia administratora
Parametryzacja
Uprawnienia
Diagnostyka
Wzorce dokumentów
Raporty i analizy
AutoRun
Alerty
4. Prace okresowe
Codziennie
Co tydzień
Co miesiąc
Co roku
5. Przewodnik SUIT
6. Trawers ERP a umowa SLA
7. Kluczowe znaczenie dla organizacji
8. Tematy powiązane
9. Kurs szkoleniowy
1. Opis ogólny
Tutaj opisane są zadania administratora programu Trawers, tj. osoby
odpowiedzialnej za użytkowanie programu Trawers ERP w przedsiębiorstwie.
W opisach będą stosowane, zamiennie, pojęcia: Opiekun programu Trawers,
Administrator programu Trawers, Użytkownik kluczowy (en: Key-User).
W istocie, najtrafniejsze jest określenie: Użytkownik kluczowy (Key-User).
Pojęcie stosowane w opisie modelu zarządzania systemem ERP w organizacji:
Key-User Driven Model. W takim modelu użytkownik kluczony (Key-User) to:
* główny użytkownik i wewnętrzny konsultant ERP w firmie
* osoba odpowiedzialna za testowanie, odbiór i poprawne użycie systemu
* pierwszy punkt kontaktu w firmie w zakresie pytań i problemów związanych z ERP
* ambasador i lider zmian
1.1 Rola Opiekuna Programu Trawers (Key-User)
Podstawowe obowiązki:
1. Przygotowanie programu Trawers ERP do pracy w organizacji.
2. Stały nadzór nad poprawną i skuteczną eksploatacją programu
w realizacji celów biznesowych.
Zakres współpracy:
- Ścisła współpraca z kierownictwem firmy oraz liderami działów
(np. sprzedaż, zaopatrzenie, produkcja, księgowość).
- Nadzór nad rolą programu Trawers ERP w realizacji strategii firmy.
1.2 Czynności administracyjne Opiekuna Programu
1. Zarządzanie uprawnieniami użytkowników:
- Przydzielanie ról i uprawnień operatorom programu.
2. Dokumentacja:
- Tworzenie i aktualizacja poradników oraz dokumentów związanych
z użytkowaniem programu.
3. Bezpieczeństwo danych:
- Dbanie o integralność danych i ich ochronę, np. poprzez
regularne kontrole oraz aktualizacje programu.
- Zapewnianie ciągłości działania systemu.
4. Kontakt z producentem (Tres):
- Korzystanie z konsultacji i pomocy serwisowej zgodnie
z wykupionymi usługami.
Usługi firmy Tres
1.3 Kompetencje Opiekuna Programu
- Dogłębna znajomość funkcjonalności programu Trawers ERP
oraz jego zastosowania w różnych działach firmy.
- Umiejętność analizy zgłoszeń użytkowników pod względem treści i formy,
w celu weryfikacji zasadności zgłoszonych problemów.
Nie może to być osoba, która tylko '**przesuwa**' zgłoszenia od innych
użytkowników do producenta programu Trawers ERP.
Zgłoszenie problemu
- Powinna to być osoba wspierana przez zarząd firmy,
która pełni rolę lidera zmian.
1.4 Dlaczego potrzebny jest jeden Opiekun Programu ?
1. Zintegrowany system:
- Program Trawers ERP obejmuje wiele obszarów działalności firmy
(np. sprzedaż, zaopatrzenie, księgowość, produkcja).
- Dane są wspólne dla wszystkich działów i użytkowników,
co wymaga jednolitego nadzoru.
2. Efektywność:
- Jeden opiekun zapewnia spójność w zarządzaniu i koordynacji
użytkowania programu.
3. Komunikacja z Tres:
- Wyznaczenie jednej osoby do kontaktu z firmą Tres usprawnia
komunikację i konsultacje.
1.5 Usługi firmy Tres w ramach opłaty abonamentowej
Krótkie konsultacje e-mailowe:
- Konsultacje dla Opiekuna programu obejmują wskazanie rozwiązań
i odwołania do Bazy Wiedzy.
Dodatkowe prace:
- Wszelkie analizy, zmiany lub rozbudowa programu wymagają dodatkowych opłat.
Usługi firmy Tres
2. Zadania administratora Trawers. Lista kontrolna
* Instalacja, aktualizacje, migracje programu
Zapewnienie, że w organizacji pracuje najnowsze wydanie programu
Patrz szczegóły:
InstalowanieAktualizacje* Konfiguracja i parametryzacja
Uaktywniane niezbędnych modułów, definiowanie powiązań, ustawianie parametrów
Patrz szczegóły:
System parametrówUrządzenia wyjściowePrzygotowanie IT do drukowania* Definiowanie wzorców dokumentów
Przygotowanie wzorców (szablonów) dokumentów odpowiednich do zastosowania
w organizacji
Patrz szczegóły:
Wzorce dokumentów i etykiet* TrEmail. Konfiguracja, nadanie uprawnień, monitorowanie
Zarządzanie e-mailami wysyłanymi i odbieranymi. Archiwizowanie e-maili
Patrz szczegóły:
E-mail Wbudowana poczta TrEmail* Monitorowanie użytkowania, sesje, komunikaty, powiadomienia
Zarządanie sesjami, powiadomieniami. Konfigurowanie mechanizmów komunikacji.
Patrz szczegóły:
Zarządzanie sesjami* Monitorowanie użytkowania, logi (kronika operacji)
Analizowanie logów pod kątem bezpieczeństwa i integralności danych
Patrz szczegóły:
Kronika operacji (log)* Zarządzanie bezpieczeństwem
Uprawnienia do funkcji, obiektów, analiza realizowanych procesów
Patrz szczegóły:
Bezpieczeństwo. MechanizmyUprawnienia operatorów* Gospodarka zbiorami
Patrz szczegóły:
Zarządzanie bazą danych* Wymiana danych z innymi programami
Definiowanie kanałów wymiany danych
Nadzorowanie procesów wymiany
Patrz szczegóły:
Wymiana danychWymiana plików CSV* Nadzorowanie pracy oprogramowania i infrastruktury EDI.
Nadzorowanie kanałów i nośników wymiany komunikatów EDI. Administrator EDI.
Patrz szczegóły:
EDI Elektroniczna wymiana dokumentów* Procesy automatyczne AutoRun
Definowanie i analiza procesów
Patrz szczegóły:
Procesy Autorun* Funkcje raportujące
Pomoc użytkownikom przy tworzenia raportów wg własnych definicji
Patrz szczegóły:
Raporty i analizy* Definiowanie powiadomień i alertów
Patrz szczegóły:
Alerty. Wiadomości* Problemy: diagnozowanie i naprawianie
Zgłaszanie problemów do producenta programu firmy Tres lub do Partnera
Patrz szczegóły:
Diagnozowanie i usuwanie problemówZgłoszenie problemu* Potrzeby rozwoju programu
Zgłaszanie potrzeb do producenta programu firmy Tres lub do Partnera
Patrz szczegóły:
Zgłoszenie potrzeby
Ogólnie: Administrator odpowiada za to, aby nie powstał tzw. dług technologiczny
tj. konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów związanych ze spłaceniem długu i odsetek.
Patrz szczegóły:
Dług technologicznyKopia e-maila do firmy Tres
Gdy zgloszenia kierowane są do Partnerów, to prosimy kopie e-maili
wysyłać do firmy Tres (tres@tres.pl). Wiedza o potrzebach użytkowników
umożliwia dalszy rozwój i doskonalenie programu Trawers ERP.
3. Narzędzia administratora
* Parametry ogólne, systemów, ról i operatorów
Parametry dopasowują standardowy program Trawers ERP, do szczególnych
i unikalnych warunków środowiska eksploatowania oraz potrzeb użytkowych.
Patrz szczegóły:
System parametrów* Funkcje ustalania i prezentacji uprawnień
Ochrona przed bezprawną ingerencją i przed przypadkowym lub celowym
zniszczeniem lub zniekształceniem danych.
Ochrona przed nieuprawnionym dostępem, szczególnie do wrażliwych danych.
Patrz szczegóły:
Uprawnienia operatorów* Globalna gospodarka zbiorami: aktualizacja, indeksowanie, weryfikacja
Aktualizacja struktur zbiorów
Specjalizowane operacje serwisowe
Patrz szczegóły:
Zarządzanie bazą danych* Raporty, analizy, zestawienia kontrolne
Zadaniem raportów i analiz jest dostarczanie informacji i wiedzy
na podstawie danych zgromadzonych w programie Trawers.
Informacje te mogą być w formacie raportów, sprawozdań, wskaźników, itp.
Patrz szczegóły:
Raporty i analizy* Edytor wzorców dokumentów
System umożliwia połączenie definicji wzorca z bazą danych w celu utworzenia
dokumentów i etykiet o oczekiwanej zawartości informacyjnej i postaci (wyglądu)
Patrz szczegóły:
Wzorce dokumentów i etykiet* Tabela definicji struktury (mapowania) plików CSV
Tabela definicji (mapowania) pozwala na opisanie struktury plików tekstowych (.CSV),
pobieranych lub wysyłanych w poszczególnych systemach.
Patrz szczegóły:
Wymiana plików CSV* Funkcje tworzenia raportów wg własnych definicji
Patrz szczegóły:
Raporty i analizy* Tabela AutoRun
AutoRun, to możliwość automatycznego wykonywania funkcji programu.
Automatycznego tzn. bez konieczności wybierania pozycji z menu.
Patrz szczegóły:
Procesy Autorun* Funkcje SOA
SOA (en: Service Oriented Architecture), to architektura zorientowana
na usługi. SOA pozwala na wymianę informacji i integracje z innymi
systemami informatycznymi.
Patrz szczegóły:
SOA Architektura wymiany danych* Globalne zmiany w zbiorach
Program pozwala zmienić wartości we wskazanych polach (kolumnach)
wskazanych zbiorów (tabel).
Patrz szczegóły:
Globalne zmiany pól w bazie danych
4. Prace okresowe
4.1 Codziennie
* Tworzyć kopie zapasową
* Przeglądać error.log
* Rejestrować i analizować potrzeby i uwagi zgłaszane przez użytkowników
Potrzeby i uwagi rejestrować w programie typu:
Ticketing System, Issue Tracker, Incident Manager
Lub programy pracy grupowej (en: GroupWare)
Patrz też:
RZ Projekty Zadania
4.2 Co tydzień
* Przeglądać logi pod kątem niestandardowych zdarzeń, np. praca w nocy
logowanie z nieznanych IP, błędne hasła
* Wykonać funkcje techniczne:
- indeksowanie, koniecznie z reorganizacją [R]
- weryfikację globalną i ew. w poszczególnych systemach z automatycznym
poprawianiem
Patrz szczegóły:
Zarządzanie bazą danych
* Analizować zestawienia kontrolne
Patrz szczegóły:
Zestawienia kontrolne
* Weryfikować procesy AutoRun, poprawność definicji i wyniki przetwarzania
Patrz szczegóły:
Procesy Autorun
* Weryfikować procesy (usługi) SOA
Patrz szczegóły:
SOA Architektura wymiany danych
4.3 Co miesiąc
* Sprawdzać, czy można prawidłowo odtworzyć dane z kopii zapasowej
* Weryfikować uprawnienia operatorów
* Zaznaczyć [#] nieaktywnych operatorów
* Pobrać nowe wydanie programu Trawers i wykonać aktualizację zbiorów
* Przeprowadzić szkolenie dla użytkowników (operatorów) nt. zmian i rozbudowy
funkcjonalnej programu
* Zebrać uwagi i potrzeby użytkowników (operatorów) nt. funkcjonalności programu
Potrzeby i uwagi przekazać do producenta, firmy Tres
Patrz szczegóły:
Zgłoszenie potrzebyZgłoszenie problemu
* Sprawdzić spójność polityki upustów, marży i limitów kredytowych
* Sprawdzić spójność polityki zarządzania zapasami
* Przeglądać statystyki w poszukiwaniu nietypowych zjawisk:
- kartoteki handlowe
- kartoteki produkcyjne
- działania marketingowe
- wielkości podstawowych kartotek
- wielkości zbiorów danych miesięcznych
* Współpracować podczas zamykania okresu (miesiąca)
4.4 Co roku
* Ustalać z kierownictwem firmy potrzeby realizacji celów biznesowych
przy wykorzystaniu programu Trawers
* Opracować kierunki usprawnień. Ustalić miary i kryteria oceny usprawnień
* Usuwać nieużywane definicje Query, definicje raportów
* Usuwać nieużywane wzorce dokumentów
* Zweryfikować tabele dekretacji (symboli operacji) i warunki dekretacji
* Wyszukać dublety w kartotekach kontrahentów
* Zablokować nieaktywne karty indeksów KIM
* Współpracować podczas inwentaryzacji
* Współpracować podczas zamykania roku
* Archiwować dane zbiorów okresowych
Patrz szczegóły:
Archiwum danych
* Usunąć lub archiwizować pliki w katalogach pomocniczych: trInOut, trRaporty, trTemp
5. Przewodnik SUIT
SUIT to przewodnik po czynnościach wdrożeniowych, których celem jest
ustalenie stanów początkowych danych i przygotowanie użytkowników.
Przewodnik SUIT może być także przydatny podczas użytkowania wdrożonego programu.
Przypomina o czynnościach nadzorowania, porządkowania, diagnozowania, naprawiania.
Patrz:
SUIT Przewodnik wdrożenia
6. Umowa SLA a Trawers ERP
SLA (en: Service Level Agreement)
Gwarantowany Poziom Obsługi, Gwarancja Jakości Świadczonych Usług.
Umowa SLA zapewnienia ciągłość działania systemów informatycznych.
Ustala zasady utrzymania i poprawiania poziomu jakości usług związanych
z systemami informatycznymi: infrastrukturą, oprogramowaniem systemowym
i aplikacjami użytkowymi.
Trawers ERP a umowa SLA
Opisano miejsce firmy Tres i programu Trawers ERP w kontekscie obowiązków
i odpowiedzialności wynikających z umowy SLA.
Patrz szczegóły:
Umowa SLA a Trawers ERP
7. Trawers ERP. Kluczowe znaczenie dla organizacji
Kluczowe procesy biznesowe
Kluczowe procesy biznesowe (en: Business Critical), to są procesy operacyjne
niezbędne (krytyczne) dla funkcjonowania firmy.
Najczęściej są procesy (działania) związane ze sprzedażą, finansami, obsługą klienta,
logistyką, obrotem pieniężnym, zarządzaniem zapasami magazynowymi, zarządzaniem
produkcją i usługami.
Rola oprogramowania
Podstawowe procesy operacyjne wspierane są przez oprogramowanie.
Trawers ERP wspomaga funkcjonowanie firmy dostarczając funkcje operacyjne
i rozwiązania organizujące podstawowe procesy biznesowe.
Wskaźnik Business Critical
Przy pewnej skali funkcjonowania firmy program Trawers ERP obsługuje i wspomaga
jej procesy podstawowe i niezbędne (krytyczne).
Na przykładzie doświadczeń własnych i informacji publikowanych, można wskazać
że program ERP, w tym program Trawers ERP, jest programem o znaczeniu krytycznym
dla biznesu, gdy w instalacji znajduje się 10 lub więcej sesji.
Taka liczba sesji oznacza wielu użytkowników jednocześnie korzystających
z programu. A to wskazuje, że ERP jest centralnym narzędziem w wielu obszarach
działalności firmy.
Użytkownicy polegają na ERP podczas realizacji swoich specjalistycznych procesów.
ERP synchronizuje te procesy. Dostarcza niezbędnych danych na bieżąco,
w czasie rzeczywistym.
Trawers ERP ma znaczenie krytyczne dla przedsiębiorstwa
O tym czy Trawers ERP ma znaczenie krytyczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa
(organizacji) powinno zdecydować kierownictwo.
Jeżeli kierownictwo firm uzna, że Trawers ERP ma znaczenie krytyczne,
powinno przyjąć na siebie szereg zobowiązań. Obszary:
* Komunikacja i współpraca
* Wsparcie techniczne i zasoby
* Monitoring i zarządzanie ryzykiem
* Zapewnienie bezpieczeństwa
* Współpraca przy aktualizacjach i ulepszeniach
* Zabezpieczenie ciągłości działania
Patrz szczegóły:
Trawers ERP. Kluczowe znaczenie dla organizacji