Baza wiedzy Trawers ERP

Alerty. AI tworzy definicje XML

1. Wprowadzenie 2. Którzy klienci mają należności powyżej x PLN 3. Którzy klienci nic nie kupili przez ostatnie x dni 4. Którego asortymentu nie ma na stanie (out of stock) 5. Faktury zakupu z ceną powyżej oferty 6. Którego asortymentu brakuje aby zrealizować zamówienia (back order) 7. Tematy powiązane (AsystentAI)

1. Wprowadzenie

W tym artykule są definicje XML alertów opracowane przez AI (ChatGPT). Np. polecenie: Zbuduj alert w Trawers ERP: Którzy klienci mają należności powyżej x PLN Chatbot prezentuje założenia alertu a następnie buduje plik XML. Podane definicje XML są ogólnymi wzorami (przykładami), na podstawie których można tworzyć definicje końcowe, użytkowe. Patrz też definicje alertów w ftp: ftp: Alerty Patrz też jak AI interpretuje definicje alertów zapisane na ftp: Alerty. Interpretacja definicji XML

2. Którzy klienci mają należności powyżej x PLN

Przykładowa definicja alertu, który wykrywa klientów mających otwarte należności powyżej określonej kwoty X. Założenia * System: NA (Należności). * Źródło danych: zbiór 198 (Rozrachunki bieżące). * Warunki: * `ROZLICZ = 0` (należność nierozliczona), * `ROKROZ pusty` (brak zakończonego rozliczenia), * Suma kwot nierozliczonych > X PLN (np. 10 000). * Raport: lista klientów z podsumowaniem wartości ich należności. Definicja alertu (XML) ```xml <Trawers_Alert wersja='5.00' wydanie='2025.09.10'> <TRALERTDB> <NAZWA>Należności powyżej X PLN</NAZWA> <NSYST>NA</NSYST> <SELECT>198</SELECT> <CODNI>1</CODNI> <ODGODZ>00:00</ODGODZ> <DOGODZ>00:00</DOGODZ> <POWTORZ>T</POWTORZ> <TEMAT>Należności klientów powyżej X PLN</TEMAT> <RAPORT> TLista klientów z należnościami powyżej X PLN T============================================================ PKlient: @OSOBA Kwota zaległości: ţ75{ţ69{@KWOTA-@KWOTAR;99 999 999.99}} </RAPORT> <NPOLE1>ROZLICZ</NPOLE1> <NPOLE2>ROKROZ</NPOLE2> <NPOLE3>KWOTA</NPOLE3> <NPOLE4>KWOTAR</NPOLE4> <TPOLE1>C</TPOLE1> <TPOLE2>C</TPOLE2> <TPOLE3>N</TPOLE3> <TPOLE4>N</TPOLE4> <RELAC1>jest = (równy)</RELAC1> <RELAC2>nie jest wypełniony</RELAC2> <RELAC3>jest > (większy)</RELAC3> <WARTOD1>'0'</WARTOD1> <WARTOD3>X</WARTOD3> <!-- tutaj wpisujesz próg, np. 10000 --> <WARUNE1>IS_EQ(ROZLICZ,'0')</WARUNE1> <WARUNE2>empty(ROKROZ)</WARUNE2> <WARUNE3>(@KWOTA-@KWOTAR) > X</WARUNE3> </TRALERTDB> </Trawers_Alert> ``` Efekt działania * Alert raz dziennie sprawdzi wszystkie otwarte nierozliczone należności. * Jeżeli suma zaległości dla klienta > X PLN, klient pojawi się w raporcie. * Raport będzie wyglądał np. tak: ``` Lista klientów z należnościami powyżej 10 000 PLN ======================================================== Klient: Firma Alfa Kwota zaległości: 12 500,00 Klient: Firma Beta Kwota zaległości: 27 300,00 ```

3. Którzy klienci nic nie kupili przez ostatnie x dni

Alert, który pokaże klientów, którzy nic nie kupili przez ostatnie X dni. Założenia * System: NA (należności) lub ZO (sprzedaż), w zależności od tego, z którego modułu pobieramy dane. * Źródło danych: zwykle zamówienia sprzedaży / faktury sprzedaży. * Warunki: * kontrahent aktywny, * brak dokumentów sprzedaży (faktur, WZ, zamówień) w okresie ostatnich X dni. Przykładowa definicja alertu (XML) ```xml <Trawers_Alert wersja='5.00' wydanie='2025.09.10'> <TRALERTDB> <NAZWA>Klienci bez zakupów od X dni</NAZWA> <NSYST>ZO</NSYST> <SELECT>123</SELECT> <!-- przykładowy zbiór: sprzedaż / dokumenty handlowe --> <CODNI>1</CODNI> <ODGODZ>00:00</ODGODZ> <DOGODZ>00:00</DOGODZ> <POWTORZ>T</POWTORZ> <TEMAT>Klienci bez zakupów od X dni</TEMAT> <RAPORT> TLista klientów, którzy nie dokonali zakupów od @X dni T============================================================ P@ODNAZWA (ostatni zakup: @DATA) </RAPORT> <NPOLE1>DATA</NPOLE1> <NPOLE2>ODBDOST</NPOLE2> <TPOLE1>D</TPOLE1> <TPOLE2>C</TPOLE2> <RELAC1>nie jest z ostatnich (...) dni</RELAC1> <RELAC2>jest wypełniony</RELAC2> <WARTOD1>X</WARTOD1> <!-- np. 90 dni --> <WARUNE1>!TD_RA(DATA,f_data-X,f_data)</WARUNE1> <WARUNE2>!empty(ODBDOST)</WARUNE2> </TRALERTDB> </Trawers_Alert> ``` Efekt działania * Alert uruchamiany codziennie sprawdzi, którzy kontrahenci nie mają żadnego dokumentu sprzedaży w ciągu ostatnich X dni. * W raporcie pojawią się takie firmy, z datą ich ostatniego zakupu. Przykład raportu (X = 90 dni): ``` Lista klientów, którzy nie dokonali zakupów od 90 dni ===================================================== Firma Alfa (ostatni zakup: 2023-05-14) Firma Beta (ostatni zakup: 2023-06-01) Firma Gamma (ostatni zakup: 2023-04-30) ```

4. Którego asortymentu nie ma na stanie (out of stock)

Alert typu Out of stock w Trawers ERP pozwala od razu wychwycić asortyment, którego nie ma na stanie. Założenia * System: MG (Magazyn). * Źródło danych: tabela indeksów magazynowych (np. stany towarów). * Warunki: * stan = 0 (brak towaru na magazynie), * ewentualnie można dodać filtr dla towarów aktywnych, handlowych. Przykładowa definicja alertu (XML) ```xml <Trawers_Alert wersja='5.00' wydanie='2025.09.10'> <TRALERTDB> <NAZWA>Asortyment out of stock</NAZWA> <NSYST>MG</NSYST> <SELECT>101</SELECT> <!-- przykładowy zbiór: kartoteki towarowe --> <CODNI>1</CODNI> <ODGODZ>00:00</ODGODZ> <DOGODZ>00:00</DOGODZ> <POWTORZ>T</POWTORZ> <TEMAT>Asortyment bez stanu na magazynie</TEMAT> <RAPORT> TAsortyment, którego brakuje na stanie T============================================================ P@INDEKS @NAZWA (Stan: @ILOSC) </RAPORT> <NPOLE1>ILOSC</NPOLE1> <NPOLE2>INDEKS</NPOLE2> <TPOLE1>N</TPOLE1> <TPOLE2>C</TPOLE2> <RELAC1>jest = (równy)</RELAC1> <WARTOD1>0</WARTOD1> <WARUNE1>IS_EQ(ILOSC,'0')</WARUNE1> </TRALERTDB> </Trawers_Alert> ``` Efekt działania * Alert uruchamiany codziennie wyłapuje wszystkie towary ze stanem 0. * W raporcie pojawia się lista indeksów i nazw towarów. Przykład raportu: ``` Asortyment, którego brakuje na stanie ============================================== PROD001 Wiertarka udarowa 500W (Stan: 0) PROD014 Zestaw śrub M6x20 (Stan: 0) PROD088 Rękawice ochronne XL (Stan: 0) ``` Cel biznesowy * Szybkie wykrywanie braków magazynowych. * Możliwość natychmiastowej reakcji: zamówienie, produkcja, przeniesienie między magazynami. * Wsparcie dla działu sprzedaży i zakupów wiedzą, czego nie można zrealizować. *********************************************************************************************************************** Rozszerzony alert: Out of stock, żeby pokazywał nie tylko towary ze stanem = 0, ale też te, które spadły poniżej minimum magazynowego. Założenia * System: MG (Magazyn). * Źródło danych: kartoteki towarowe (stany magazynowe + minimum). * Warunki: * `ILOSC =< MIN_ILOSC` (stan mniejszy lub równy minimalnemu). Definicja alertu (XML) ```xml <Trawers_Alert wersja='5.00' wydanie='2025.09.10'> <TRALERTDB> <NAZWA>Asortyment poniżej minimum</NAZWA> <NSYST>MG</NSYST> <SELECT>224</SELECT> <!-- kartoteki towarowe --> <CODNI>1</CODNI> <ODGODZ>00:00</ODGODZ> <DOGODZ>00:00</DOGODZ> <POWTORZ>T</POWTORZ> <TEMAT>Towary poniżej stanu minimalnego</TEMAT> <RAPORT> TAsortyment poniżej minimalnego stanu magazynowego T============================================================ P@INDEKS @NAZWA Stan: @ILOSC Minimum: @MIN_ILOSC </RAPORT> <NPOLE1>ILOSC</NPOLE1> <NPOLE2>MIN_ILOSC</NPOLE2> <TPOLE1>N</TPOLE1> <TPOLE2>N</TPOLE2> <RELAC1>jest =< (mniejszy lub równy)</RELAC1> <WARTOD1>MIN_ILOSC</WARTOD1> <WARUNE1>ILOSC =< MIN_ILOSC</WARUNE1> </TRALERTDB> </Trawers_Alert> ``` Efekt działania * Alert codziennie sprawdza wszystkie kartoteki towarowe. * Jeśli stan magazynowy `ILOSC` =< `MIN_ILOSC` -> towar trafia do raportu. Przykład raportu: ``` Asortyment poniżej minimalnego stanu magazynowego ============================================================ PROD001 Wiertarka udarowa 500W Stan: 0 Minimum: 5 PROD014 Zestaw śrub M6x20 Stan: 12 Minimum: 20 PROD088 Rękawice ochronne XL Stan: 3 Minimum: 10 ``` Cel biznesowy * Proaktywne monitorowanie zapasów - nie tylko braków, ale też 'schodzenia poniżej bezpiecznego poziomu'. * Wsparcie działu zakupów i logistyki: alert wskazuje, co trzeba zamówić lub uzupełnić. * Zabezpieczenie przed wstrzymaniem sprzedaży lub produkcji. *********************************************************************************************************************** Dopisanie do alertu dodatkowej kolumny - do zamówienia, która pokaże, o ile trzeba uzupełnić stan, żeby wrócić do minimum. Definicja alertu (XML) ```xml <Trawers_Alert wersja='5.00' wydanie='2025.09.10'> <TRALERTDB> <NAZWA>Asortyment poniżej minimum - z wyliczeniem</NAZWA> <NSYST>MI</NSYST> <SELECT>101</SELECT> <!-- kartoteki towarowe --> <CODNI>1</CODNI> <ODGODZ>00:00</ODGODZ> <DOGODZ>00:00</DOGODZ> <POWTORZ>T</POWTORZ> <TEMAT>Towary poniżej stanu minimalnego - uzupełnienie</TEMAT> <RAPORT> TAsortyment poniżej minimalnego stanu magazynowego T============================================================ P@INDEKS @NAZWA Stan: @ILOSC Minimum: @MIN_ILOSC Do zamówienia: ţ69{@MIN_ILOSC-@ILOSC} </RAPORT> <NPOLE1>ILOSC</NPOLE1> <NPOLE2>MIN_ILOSC</NPOLE2> <TPOLE1>N</TPOLE1> <TPOLE2>N</TPOLE2> <RELAC1>jest =< (mniejszy lub równy)</RELAC1> <WARTOD1>MIN_ILOSC</WARTOD1> <WARUNE1>ILOSC =< MIN_ILOSC</WARUNE1> </TRALERTDB> </Trawers_Alert> ``` Efekt działania Raport pokaże nie tylko indeks i stan, ale też ile trzeba domówić. Przykład raportu: ``` Asortyment poniżej minimalnego stanu magazynowego ================================================================================ PROD001 Wiertarka udarowa 500W Stan: 0 Minimum: 5 Do zamówienia: 5 PROD014 Zestaw śrub M6x20 Stan: 12 Minimum: 20 Do zamówienia: 8 PROD088 Rękawice ochronne XL Stan: 3 Minimum: 10 Do zamówienia: 7 ``` Cel biznesowy * Raport od razu podpowiada jaką ilość trzeba zamówić, bez dodatkowych kalkulacji. * Oszczędza czas działu zakupów. * Można go łatwo połączyć z procesem tworzenia propozycji zamówienia (np. eksport CSV -> import do ZO/ZA).

5. Faktury zakupu z ceną powyżej oferty

Alert pozwala szybko wychwycić sytuacje, gdy dostawca sprzedał nam drożej niż deklarował w ofercie. Założenia * System: ZA (zakupy) lub MG (magazyn, ceny zakupu). * Źródło danych: * dokumenty zakupu (faktury, PZ, FK), * tabela ofert cenowych od dostawców. * Warunki: * dokument typu faktura zakupu, * cena z faktury (`CENA_FAKT`) > cena z oferty (`CENA_OFERTA`). Przykładowa definicja alertu (XML) ```xml <Trawers_Alert wersja='5.00' wydanie='2025.09.10'> <TRALERTDB> <NAZWA>Faktury zakupu powyżej ceny oferty</NAZWA> <NSYST>ZO</NSYST> <SELECT>176</SELECT> <!-- przykładowy zbiór: faktury zakupu --> <CODNI>1</CODNI> <ODGODZ>00:00</ODGODZ> <DOGODZ>00:00</DOGODZ> <POWTORZ>T</POWTORZ> <TEMAT>Faktury zakupu z ceną wyższą niż w ofercie</TEMAT> <RAPORT> TFaktury zakupu z ceną powyżej oferty T============================================================ P@NUMER @ODNAZWA Asortyment: @INDEKS Cena zakupu: @CENA_FAKT Cena oferty: @CENA_OFERTA </RAPORT> <NPOLE1>RODZAJ</NPOLE1> <NPOLE2>CENA_FAKT</NPOLE2> <NPOLE3>CENA_OFERTA</NPOLE3> <TPOLE1>C</TPOLE1> <TPOLE2>N</TPOLE2> <TPOLE3>N</TPOLE3> <RELAC1>jest = (równy)</RELAC1> <RELAC2>jest > (większy)</RELAC2> <WARTOD1>'FA'</WARTOD1> <!-- tylko faktury zakupu --> <WARUNE1>IS_EQ(RODZAJ,'FA')</WARUNE1> <WARUNE2>CENA_FAKT > CENA_OFERTA</WARUNE2> </TRALERTDB> </Trawers_Alert> ``` Efekt działania * Codziennie system sprawdza faktury zakupu. * Jeżeli cena z faktury przewyższa cenę z oferty -> faktura pojawia się w raporcie. Przykład raportu: ``` Faktury zakupu z ceną powyżej oferty ====================================================================================================== FVZ/123/09/2023 Dostawca: Hurt-Pol Asortyment: PROD001 Cena zakupu: 120,00 Cena oferty: 100,00 FVZ/124/09/2023 Dostawca: TechMar Asortyment: PROD088 Cena zakupu: 15,50 Cena oferty: 14,00 ``` Cel biznesowy * Natychmiastowa kontrola zgodności cen na fakturach z ustalonymi ofertami. * Ułatwia negocjacje i reklamacje wobec dostawców. * Pomaga pilnować marż i planowanych kosztów zakupu. *********************************************************************************************************************** Rozbudowa alertu tak, aby w raporcie pokazywał nie tylko faktury z ceną wyższą niż w ofercie, ale także: * różnicę kwotową (ile PLN więcej), * różnicę procentową (ile % powyżej oferty). Definicja alertu (XML) ```xml <Trawers_Alert wersja='5.00' wydanie='2025.09.10'> <TRALERTDB> <NAZWA>Faktury zakupu powyżej ceny oferty z różnicą</NAZWA> <NSYST>ZA</NSYST> <SELECT>176</SELECT> <!-- przykładowy zbiór: faktury zakupu --> <CODNI>1</CODNI> <ODGODZ>00:00</ODGODZ> <DOGODZ>00:00</DOGODZ> <POWTORZ>T</POWTORZ> <TEMAT>Faktury zakupu droższe niż oferty</TEMAT> <RAPORT> TFaktury zakupu z ceną powyżej oferty T============================================================ P@NUMER @ODNAZWA Asortyment: @INDEKS Cena faktury: @CENA_FAKT Cena oferty: @CENA_OFERTA Różnica: ţ69{@CENA_FAKT-@CENA_OFERTA} PLN Odchylenie: ţ69{((@CENA_FAKT-@CENA_OFERTA)*100)/@CENA_OFERTA} % </RAPORT> <NPOLE1>RODZAJ</NPOLE1> <NPOLE2>CENA_FAKT</NPOLE2> <NPOLE3>CENA_OFERTA</NPOLE3> <TPOLE1>C</TPOLE1> <TPOLE2>N</TPOLE2> <TPOLE3>N</TPOLE3> <RELAC1>jest = (równy)</RELAC1> <RELAC2>jest > (większy)</RELAC2> <WARTOD1>'FA'</WARTOD1> <!-- tylko faktury zakupu --> <WARUNE1>IS_EQ(RODZAJ,'FA')</WARUNE1> <WARUNE2>CENA_FAKT > CENA_OFERTA</WARUNE2> </TRALERTDB> </Trawers_Alert> ``` Efekt działania Przykład raportu: ``` Faktury zakupu z ceną powyżej oferty ============================================================ FVZ/123/09/2023 Dostawca: Hurt-Pol Asortyment: PROD001 Cena faktury: 120,00 Cena oferty: 100,00 Różnica: 20,00 PLN Odchylenie: 20 % FVZ/124/09/2023 Dostawca: TechMar Asortyment: PROD088 Cena faktury: 15,50 Cena oferty: 14,00 Różnica: 1,50 PLN Odchylenie: 10,7 % ``` Cel biznesowy * Umożliwia szybkie oszacowanie skali przekroczenia cen - zarówno w złotówkach, jak i procentowo. * Dzięki temu kupiec może zdecydować, czy różnica jest akceptowalna, czy należy reklamować fakturę. * Ułatwia też tworzenie raportów kontrolnych dla działu zakupów. *********************************************************************************************************************** Wersja tabelaryczną ASCII dla alertu: Faktury zakupu powyżej ceny oferty - z różnicą. Raport przykład w tabeli ASCII ``` ============================================================ FAKTURY ZAKUPU DROŻSZE NIŻ W OFERCIE ============================================================ Nr faktury Dostawca Asortyment Cena fakt. Cena oferty Różnica Odchylenie ------------------------------------------------------------------------------------------- FVZ/123/09/23 Hurt-Pol PROD001 120,00 PLN 100,00 PLN 20,00 20,0 % FVZ/124/09/23 TechMar PROD088 15,50 PLN 14,00 PLN 1,50 10,7 % FVZ/125/09/23 Metal-Bis PROD200 250,00 PLN 240,00 PLN 10,00 4,2 % ------------------------------------------------------------------------------------------- RAZEM: 3 faktury przekroczyły ceny ofertowe ============================================================ ``` W takiej formie kierownik zakupów od razu widzi: * które faktury przekroczyły ofertę, * u którego dostawcy, * o ile PLN i o ile procent. Raport - faktury + sumy przekroczeń per dostawca ``` ============================================================ FAKTURY ZAKUPU DROŻSZE NIŻ W OFERCIE ============================================================ Nr faktury Dostawca Asortyment Cena fakt. Cena oferty Różnica Odchylenie -------------------------------------------------------------------------------------------- FVZ/123/09/23 Hurt-Pol PROD001 120,00 PLN 100,00 PLN 20,00 20,0 % FVZ/126/09/23 Hurt-Pol PROD002 310,00 PLN 300,00 PLN 10,00 3,3 % FVZ/124/09/23 TechMar PROD088 15,50 PLN 14,00 PLN 1,50 10,7 % FVZ/125/09/23 Metal-Bis PROD200 250,00 PLN 240,00 PLN 10,00 4,2 % -------------------------------------------------------------------------------------------- PODSUMOWANIE WG DOSTAWCÓW ------------------------------------------------------------ Hurt-Pol 2 faktury Łączne przekroczenie: 30,00 PLN TechMar 1 faktura Łączne przekroczenie: 1,50 PLN Metal-Bis 1 faktura Łączne przekroczenie: 10,00 PLN ------------------------------------------------------------ RAZEM: 4 faktury Suma przekroczeń: 41,50 PLN ============================================================ ``` Korzyści biznesowe * Łatwo sprawdzić pojedyncze faktury i ich odchylenia. * Widzimy od razu który dostawca i o ile łącznie zawyżył ceny. * Ułatwia to rozmowy handlowe i reklamacje (np. Hurt-Pol przekroczył ofertę o 30 PLN na 2 fakturach).

6. Którego asortymentu brakuje aby zrealizować zamówienia (back order)

Alert typu Backorder, aby porównywać stany magazynowe z zapotrzebowaniem wynikającym z zamówień sprzedaży i wskazywać asortyment, którego brakuje do pełnej realizacji. Założenia * System: MG (Magazyn) + NA (Zamówienia sprzedaży). * Źródło danych: * stany magazynowe (`ILOSC_DOST`), * zamówienia sprzedaży otwarte (`ILOSC_ZAM`). * Warunki: * `ILOSC_DOST < ILOSC_ZAM`, * czyli stan magazynowy mniejszy niż ilość potrzebna do realizacji. Przykładowa definicja alertu (XML) ```xml <Trawers_Alert wersja='5.00' wydanie='2025.09.10'> <TRALERTDB> <NAZWA>Backorder brakujący asortyment do zamówień</NAZWA> <NSYST>MI</NSYST> <SELECT>197</SELECT> <!-- przykładowy zbiór: rezerwacje / zamówienia vs. stany --> <CODNI>1</CODNI> <ODGODZ>00:00</ODGODZ> <DOGODZ>00:00</DOGODZ> <POWTORZ>T</POWTORZ> <TEMAT>Braki do realizacji zamówień (backorder)</TEMAT> <RAPORT> TAsortyment, którego brakuje do realizacji zamówień T============================================================ P@INDEKS @NAZWA Zamówiono: @ILOSC_ZAM Dostępne: @ILOSC_DOST Brak: ţ69{@ILOSC_ZAM-@ILOSC_DOST} </RAPORT> <NPOLE1>ILOSC_DOST</NPOLE1> <NPOLE2>ILOSC_ZAM</NPOLE2> <TPOLE1>N</TPOLE1> <TPOLE2>N</TPOLE2> <RELAC1>jest < (mniejszy)</RELAC1> <WARTOD1>ILOSC_ZAM</WARTOD1> <WARUNE1>ILOSC_DOST < ILOSC_ZAM</WARUNE1> </TRALERTDB> </Trawers_Alert> `` Efekt działania * Codziennie system sprawdzi otwarte zamówienia i dostępne stany magazynowe. * W raporcie pojawią się produkty, których brakuje. Przykład raportu: ``` Asortyment, którego brakuje do realizacji zamówień ============================================================================ PROD001 Wiertarka udarowa 500W Zamówiono: 20 Dostępne: 12 Brak: 8 PROD014 Śruby M6x20 Zamówiono: 500 Dostępne: 320 Brak: 180 PROD088 Rękawice ochronne XL Zamówiono: 50 Dostępne: 0 Brak: 50 ``` Cel biznesowy * Monitorowanie niedoborów - szybka identyfikacja towarów, które uniemożliwiają realizację zamówień klientów. * Wsparcie działu zakupów i produkcji - raport wskazuje, co trzeba zamówić lub wytworzyć. * Poprawa obsługi klienta - handlowcy wiedzą, które zamówienia są zagrożone i mogą informować klientów.

7. Tematy powiązane

Alerty. Przykłady. Wbudowane Alerty. Definiowanie. Opis Alerty. Rozbudowa Alerty. AI interpretuje definicje XML Alerty. AI tworzy definicje XML ftp: Alerty Katalog: ftp.tres.pl Słowa kluczowe #Admin-Alerty #Admin-KatalogFTP #TrawersERP-Komunikacja #Pomoc-AsystentAI