Alerty (alarmy), to są powiadomienia, informacje o wystąpieniu zdarzenia
lub powstaniu warunków, w których takie zdarzenia mogą powstać.
W definicji alertu wskazuje się adresatów (subskrybentów) alertu.
Adresatami mogą być m.in. operatorzy, odbiorcy, dostawcy.
Operatorzy, którzy są adresatami alertu (z emisją na ekran) otrzymują
powiadomienia w trakcie bieżącej pracy. Priorytet powiadomienia określa
czy będzie to informacja w pasku powiadomień, czy okno z informacją.
Alerty i raportowanie
2. Przykłady alertów
Alerty wbudowane (szablony)
W programie Trawers jest kilkanaście predefiniowanych alertów, które można
wykorzystać bezpośrednio, tj. skopiować z szablonu i używać lub potraktować
jako wzór do zbudowania własnych alertów.
Alerty i raportowanie. Przykłady
W katalogu: https://ftp.tres.pl/alerty/ są przykłady definicji alertów.
Alerty. Pliki na ftp. Przeglądanie
3. Możliwości rozbudowy
Rozbudowa zastosowań alertów
Ogólne
* Przekroczenie budżetu:
Powiadomienie o przekroczeniu ustalonego budżetu w różnych obszarach
działalności (np. marketing, operacje, R&D).
* Niskie saldo środków pieniężnych:
Alert o niskim saldzie środków pieniężnych na kontach firmowych.
* Opóźnienia w płatnościach od klientów:
Powiadomienie o fakturach, które są opóźnione w płatnościach
powyżej określonego okresu.
* Wysoka liczba reklamacji:
Alert o wzroście liczby reklamacji od klientów w określonym okresie.
* Niska jakość produkcji:
Powiadomienie o spadku jakości produkcji na podstawie wyników kontroli jakości.
* Opóźnienia w dostawach do klientów:
Powiadomienie o opóźnieniach w dostawach do klientów.
* Wysoki poziom zapasów zaległych:
Alert o wysokim poziomie zapasów, które zalegają w magazynie przez dłuższy okres.
* Przekroczenie budżetu na zakupy:
Powiadomienie o przekroczeniu ustalonego budżetu na zakupy w danym okresie.
* Niski poziom zapasów kluczowych produktów:
Alert o niskim poziomie zapasów kluczowych produktów, wymagający uzupełnienia.
* Przeterminowane towary:
Powiadomienie o towarach w magazynie, które osiągnęły lub przekroczyły datę ważności.
* Opóźnienia w zleceniach produkcyjnych:
Alert o opóźnieniach w realizacji zleceń produkcyjnych.
* Brak zasobów do realizacji zleceń:
Powiadomienie o braku zasobów (materiałów, maszyn, personelu)
do realizacji zleceń produkcyjnych.
* Opóźnione realizacje usług:
Powiadomienie o opóźnieniach w realizacji usług dla klientów.
* Zbliżający się termin realizacji usług:
Alert o nadchodzących terminach realizacji usług.
* Codzienny raport o stanie firmy
Środki pieniężne
Stan zapasów magazynowych
Należności i zobowiązania
Marża ze sprzedaży
Wartość sprzedaży
Zakupy kosztowe
Wartość zamówień sprzedaży
Wartość zamówień zakupu
CRM
* Odbiorcy, z którymi ostatni kontakt był przed więcej niż 60 dniami
* Odbiorcy, którzy nie otrzymali odpowiedzi na e-mail. Minęło 15 dni
* Potencjalni klienci nie odpowiedzieli na oferty. Minęło 30 dni
* Zmienić etap w lejku sprzedaży (wg warunku)
* Delegować zdanie do innego wykonawcy (wg warunku)
* Którym potencjalnym klientom zmieniono etap w lejku sprzedaży (wg warunku)
* Które oferty należy zamknąć
* Które zamówienia należy zamknąć
* Zamówienia oczekujące na potwierdzenie
Zapasy magazynowe
* Ilość asortymentu spadła poniżej stanu min
* Którego asortymentu nie ma na stanie (out of stock)
* Ilość asortymentu osiągnęła poziom (wg warunku)
* Którego asortymentu brakuje aby zrealizować zamówienia (back order)
* Jest asortyment, który zakupiono w cenie o x % wyższej
niż średnia cena zapasów
* Jest asortyment przeterminowany
Sprzedaż
* Którzy klienci mają należności powyżej x PLN
* Czy są zamówienia sprzedaży z marżą poniżej x %
* Którzy klienci nic nie kupili przez ostatnie x dni
* Które zamówienia sprzedaży pozostają otwarte ponad x dni po terminie
* Automatycznie wysłać e-mailem potwierdzenie zamówienia sprzedaży
* Do klienta wysłać informacje, że wysyłka przekazana dla kuriera
* Wysłanie potwierdzenia zamówienia sprzedaży do klienta
* Informacja do sprzedawcy, że klient ma zalegości płatnicze
* Wiadomość do sprzedawcy, że są nowe zamówienia sprzedaży
* Raport do zespołu sprzedaży o wielkości prowizji za m-c
* Spadek wskaźnika konwersji: zamówienia > sprzedaży
* Niskie zaangażowanie w kampanie marketingowe
* Spadek sprzedaży w kluczowych segmentach rynku
Zakupy
* Które dostawy nie dotarły w terminie
* Które faktury zakupu mają ceny powyżej cen oferowanych
* Informacje o zamówieniach zakupu o wartości powyżej 10 tys PLN
* Raport o asortymencie dostarczonym po terminie
* Raport o asortymencie nie dostarczonym w terminie
4. Definicje alertów. Opisowo
4.1 Czy są zamówienia sprzedaży z marżą poniżej x % ?
Czy są zamówienia sprzedaży z marżą poniżej x % to funkcja,
która monitoruje marżę ze sprzedaży i identyfikuje zamówienia,
w których marża spadła poniżej określonego procentowego progu.
Definiowanie progu marży:
Użytkownik określa procentowy próg marży, poniżej którego system będzie
generować alert. Na przykład, jeśli próg zostanie ustalony na 10%,
system będzie wysyłać powiadomienia dla zamówień z marżą poniżej 10%.
Monitorowanie zamówień:
System Trawers ERP regularnie sprawdza zamówienia sprzedaży,
obliczając marżę dla każdego zamówienia na podstawie ceny sprzedaży
i kosztów zakupu lub produkcji.
Wykrywanie niskiej marży:
Jeśli system wykryje zamówienia, w których marża spadła poniżej
ustalonego progu, generuje alert informujący użytkownika
o zamówieniach z niską marżą.
Generowanie raportu:
System tworzy raport zawierający listę zamówień z marżą poniżej
określonego progu, wraz z informacjami o klientach, produktach,
ilościach i wartości zamówień.
Podejmowanie działań:
Użytkownik może analizować raporty i podejmować działania w celu
poprawy marży, takie jak negocjacje z dostawcami,
dostosowanie cen sprzedaży lub optymalizacja kosztów produkcji.
Dzięki tej funkcji firmy mogą lepiej kontrolować rentowność
swoich zamówień, minimalizując ryzyko sprzedaży produktów poniżej
oczekiwanej marży i poprawiając rentowność operacyjną.
4.2 Ilość asortymentu spadła poniżej stanu minimum
Ilość asortymentu spadła poniżej stanu min to funkcja, która monitoruje
stany magazynowe i informuje użytkownika, gdy ilość danego asortymentu
spadnie poniżej zdefiniowanego minimalnego poziomu.
Definiowanie minimalnych stanów magazynowych:
Użytkownik określa minimalne ilości dla poszczególnych produktów
w magazynie, które są niezbędne do utrzymania ciągłości operacyjnej
i zapobiegania brakowi towarów.
Monitorowanie stanów magazynowych:
System Trawers ERP regularnie sprawdza aktualne stany magazynowe
wszystkich produktów w magazynie.
Wykrywanie niskich stanów:
Gdy ilość danego asortymentu spadnie poniżej określonego minimalnego
poziomu, system generuje alert informujący użytkownika o konieczności
uzupełnienia zapasów.
Powiadomienia i działania:
System automatycznie wysyła powiadomienia do odpowiednich osób,
takich jak menedżerowie magazynu lub dział zakupów, aby podjęli
działania w celu uzupełnienia zapasów.
Można również skonfigurować system, aby automatycznie generował
zamówienia u dostawców na brakujące produkty.
Raportowanie:
System generuje raporty dotyczące stanów magazynowych i alertów,
które pomagają w analizie zapasów i podejmowaniu decyzji dotyczących
zarządzania magazynem.
Dzięki tej funkcji firmy mogą skutecznie zarządzać swoimi zapasami,
minimalizując ryzyko braków towarów i zapewniając ciągłość operacyjną.
4.3 Zmienić etap w lejku sprzedaży (wg warunku)
Zmienić etap w lejku sprzedaży (wg warunku) to funkcja, która
automatycznie aktualizuje statusy potencjalnych klientów (leadów)
w procesie sprzedaży na podstawie określonych kryteriów.
Definiowanie warunków:
Użytkownik określa kryteria, które muszą być spełnione, aby zmienić
etap w lejku sprzedaży. Mogą to być warunki związane z aktywnością
klienta, postępami w negocjacjach, terminami odpowiedzi itp.
Automatyzacja zmiany etapów:
System regularnie monitoruje stan poszczególnych leadów i
automatycznie aktualizuje ich etap w lejku sprzedaży, gdy spełnione
zostaną określone warunki.
Powiadomienia i zadania:
W momencie zmiany etapu system może również generować powiadomienia
i przypisane zadania dla odpowiednich pracowników, aby podjęli
dalsze kroki w procesie sprzedaży.
Raportowanie:
System generuje raporty dotyczące zmian etapów w lejku sprzedaży,
co pozwala na monitorowanie postępów i skuteczności procesu sprzedaży.
Optymalizacja procesu:
Dzięki tej funkcji firmy mogą skuteczniej zarządzać swoimi leadami,
poprawiając wydajność procesu sprzedaży oraz zwiększając szanse
na zamknięcie transakcji.
Dzięki tej funkcji firmy mogą bardziej efektywnie zarządzać swoimi
procesami sprzedaży, automatyzując aktualizacje statusów i zapewniając,
że leady są odpowiednio obsługiwane na każdym etapie.
4.4 Marża ze sprzedaży
Marża ze sprzedaży to funkcja, która monitoruje i analizuje marżę
uzyskiwaną ze sprzedaży produktów lub usług. Marża jest różnicą między
ceną sprzedaży a kosztem zakupu lub produkcji.
Gromadzenie danych:
System zbiera dane dotyczące sprzedaży, kosztów zakupu lub produkcji
oraz innych powiązanych kosztów, takich jak transport czy opakowanie.
Obliczanie marży:
System automatycznie oblicza marżę dla poszczególnych produktów
lub usług, uwzględniając wszystkie związane koszty. Marża może być
wyrażona zarówno w wartościach absolutnych (kwotach), jak i procentowo.
Analiza marży:
System umożliwia analizę marży na różnych poziomach, takich jak marża
dla poszczególnych produktów, kategorii produktowych, klientów
czy okresów czasu. Analiza ta pozwala zidentyfikować najbardziej
rentowne produkty i obszary działalności.
Generowanie raportów:
System generuje raporty dotyczące marży ze sprzedaży, które mogą być
dostarczane menedżerom i działom operacyjnym. Raporty te pomagają
w podejmowaniu decyzji dotyczących cen, strategii sprzedaży i zarządzania
kosztami.
Monitorowanie i optymalizacja:
Użytkownik może na bieżąco monitorować marżę ze sprzedaży i wprowadzać
zmiany w strategii sprzedaży lub kosztach, aby poprawić rentowność
operacyjną firmy.
Dzięki tej funkcji firmy mogą lepiej kontrolować swoje koszty i ceny,
optymalizując zyski i zwiększając efektywność operacyjną.
4.5 Które faktury zakupu mają ceny powyżej cen oferowanych
Które faktury zakupu mają ceny powyżej cen oferowanych to funkcja,
która automatycznie analizuje ceny faktur zakupu w porównaniu z cenami
oferowanymi przez dostawców i informuje o fakturach, których ceny
są wyższe niż te oferowane.
Gromadzenie danych:
System zbiera informacje o fakturach zakupu oraz ofertach cenowych
od dostawców.
Porównywanie cen:
System porównuje ceny na fakturach zakupu z cenami oferowanymi
przez dostawców na podstawie zdefiniowanych kryteriów, takich jak
data oferty, ilość zamówienia i warunki handlowe.
Wykrywanie różnic:
System identyfikuje faktury zakupu, które mają ceny wyższe
niż ceny oferowane, co może wskazywać na potencjalne problemy,
takie jak błędy w fakturowaniu, zmiany cen dostawców lub inne
nieprawidłowości.
Generowanie raportu:
System tworzy raport zawierający listę faktur zakupu z cenami powyżej
cen oferowanych, wraz z informacjami o różnicach cenowych.
Automatyzacja działań:
System może automatycznie generować powiadomienia dla odpowiednich osób.
takich jak dział zakupów lub księgowość, aby podjąć odpowiednie kroki
w celu wyjaśnienia i rozwiązania problemu.
Dzięki tej funkcji firmy mogą skuteczniej kontrolować koszty zakupu,
minimalizując ryzyko przepłacania za towary i usługi oraz poprawiając
rentowność operacyjną.
4.6 Którego asortymentu brakuje, aby zrealizować zamówienia
Którego asortymentu brakuje aby zrealizować zamówienia (back order)
to funkcja, która monitoruje stany magazynowe oraz zamówienia klientów,
aby zidentyfikować produkty, których brakuje do pełnej realizacji zamówień.
Monitorowanie stanów magazynowych:
System Trawers ERP regularnie sprawdza aktualne stany magazynowe
wszystkich produktów.
Analiza zamówień:
System analizuje otwarte zamówienia klientów, identyfikując produkty,
które są wymagane do ich realizacji.
Wykrywanie braków:
Jeśli system wykryje, że brakuje określonych produktów do zrealizowania
zamówień, generuje alert informujący, które produkty są potrzebne.
Generowanie raportu:
System tworzy raport, który zawiera listę brakujących produktów,
ilości potrzebne do realizacji zamówień.
Automatyzacja działań:
W niektórych przypadkach system może automatycznie generować zamówienia
u dostawców na brakujące produkty, aby minimalizować opóźnienia
w realizacji zamówień klientów.
Dzięki tej funkcji firmy mogą bardziej efektywnie zarządzać swoimi zapasami
i zapewnić terminową realizację zamówień klientów, minimalizując
ryzyko opóźnień i poprawiając satysfakcję klientów.
4.7 Zamykanie zleceń produkcyjnych
Zamykanie zleceń produkcyjnych to funkcja, która umożliwia automatyczne
zamykanie zleceń produkcyjnych po ich ukończeniu oraz zapewnia dokładne
rozliczenie i raportowanie procesów produkcyjnych.
Monitorowanie postępu:
System Trawers ERP śledzi postęp realizacji zleceń produkcyjnych,
rejestrując wykonane czynności, zużyte materiały oraz osiągnięte rezultaty.
Zakończenie produkcji:
Gdy zlecenie produkcyjne zostanie w pełni zrealizowane, system
automatycznie oznacza je jako zakończone, co inicjuje proces zamykania.
Rozliczenie kosztów:
System przeprowadza dokładne rozliczenie kosztów produkcji,
uwzględniając zużycie materiałów, czas pracy, koszty maszyn oraz
inne czynniki.
Generowanie raportów:
Po zamknięciu zlecenia produkcyjnego, system generuje szczegółowe
raporty, które zawierają informacje o kosztach, wydajności
i jakości produkcji. Raporty te mogą być wykorzystane do analizy
i optymalizacji procesów produkcyjnych.
Aktualizacja stanów magazynowych:
System aktualizuje stany magazynowe na podstawie zużytych materiałów
oraz wytworzonych produktów, co zapewnia dokładne i bieżące dane
o dostępnych zasobach.
Dzięki tej funkcji firmy mogą skuteczniej zarządzać procesami produkcyjnymi,
minimalizując błędy i zwiększając efektywność operacyjną.
4.8 Pobieranie e-faktur z e-archiwum
Pobieranie e-faktur z e-archiwum to funkcja, która umożliwia automatyczne
pobieranie i zarządzanie elektronicznymi fakturami przechowywanymi
w archiwum systemu ERP.
Dostęp do e-archiwum:
System ERP przechowuje kopie elektronicznych faktur w specjalnym archiwum,
które jest zabezpieczone i dostępne dla uprawnionych użytkowników.
Automatyzacja pobierania:
Użytkownik może skonfigurować system, aby automatycznie pobierał
e-faktury z archiwum zgodnie z określonym harmonogramem lub na żądanie.
Filtrowanie i wyszukiwanie:
System umożliwia filtrowanie i wyszukiwanie faktur na podstawie
różnych kryteriów, takich jak data wystawienia, numer faktury,
kwota czy dane klienta.
Eksport i zarządzanie:
Po pobraniu e-faktur użytkownik może je eksportować do innych formatów,
takich jak PDF czy CSV, a także zarządzać nimi, korzystając z narzędzi
dostępnych w systemie ERP.
Zgodność i przejrzystość:
Funkcja pobierania e-faktur zapewnia zgodność z przepisami prawnymi
dotyczącymi przechowywania i zarządzania dokumentami elektronicznymi,
a także umożliwia przejrzyste i efektywne zarządzanie finansami firmy.
Dzięki tej funkcji firmy mogą łatwo zarządzać swoimi e-fakturami,
minimalizując ryzyko utraty danych i poprawiając efektywność operacyjną.
4.9 Wykonanie i prezentacja RaportyXML
Wykonanie i prezentacja RaportyXML to funkcja, która umożliwia automatyczne
generowanie raportów w formacie XML oraz ich prezentację w systemie.
Definiowanie raportów:
Użytkownik określa, jakie dane mają być zawarte w raporcie XML,
np. informacje o sprzedaży, stan magazynu, raporty finansowe itp.
Generowanie raportów XML:
System automatycznie zbiera dane zgodnie z ustalonymi kryteriami
i tworzy raporty w formacie XML, który jest uniwersalnym formatem
wymiany danych między różnymi systemami.
Automatyzacja procesu:
Raporty XML są generowane zgodnie z harmonogramem określonym
przez użytkownika, np. codziennie, co tydzień lub miesięcznie.
Prezentacja raportów:
System umożliwia przeglądanie i analizowanie wygenerowanych raportów
w formie przejrzystych tabel lub wykresów. Użytkownik może również
eksportować raporty do innych formatów, np. CSV czy PDF.
Monitorowanie i zarządzanie:
Użytkownik może śledzić status wygenerowanych raportów oraz zarządzać
nimi, korzystając z odpowiednich narzędzi w systemie ERP.
Dzięki tej funkcji firmy mogą bardziej efektywnie zarządzać swoimi
danymi i generować szczegółowe raporty, które wspomagają podejmowanie
decyzji.
4.10 Wysyłanie plików z rozszerzeniem .Icalendar
Wysyłanie plików z rozszerzeniem .Icalendar to funkcja, która umożliwia
automatyczne generowanie i wysyłanie plików kalendarza w formacie
.ics (iCalendar) do klientów lub pracowników.
Dzięki temu można łatwo zarządzać terminami spotkań, wydarzeń czy innych
ważnych dat.
Definiowanie zdarzeń:
Użytkownik określa zdarzenia, które mają być zawarte w pliku iCalendar,
takie jak terminy spotkań, daty dostaw, ważne wydarzenia itp.
Generowanie pliku iCalendar:
System automatycznie tworzy plik .ics zawierający zdefiniowane zdarzenia.
Plik ten jest zgodny z większością aplikacji kalendarza, takich jak
Microsoft Outlook, Google Calendar czy Apple Calendar.
Automatyzacja wysyłki:
Pliki iCalendar są automatycznie wysyłane do odbiorców, którzy są
zainteresowani określonymi zdarzeniami. Można to zrobić za pomocą
e-maila lub innych środków komunikacji.
Personalizacja treści:
Użytkownik może dostosować treść wiadomości towarzyszącej plikowi
iCalendar, dodając szczegóły dotyczące zdarzenia, informacje kontaktowe
firmy oraz inne istotne informacje.
Monitorowanie i zarządzanie:
Użytkownik może śledzić, które pliki iCalendar zostały wysłane
i czy odbiorcy je zaakceptowali. System ERP może również generować
raporty dotyczące wysyłanych zdarzeń i ich statusu.
Dzięki tej funkcji firmy mogą bardziej efektywnie zarządzać swoimi
terminami i wydarzeniami, zapewniając, że wszyscy zainteresowani są
na bieżąco informowani o ważnych datach.
4.11 Stan realizacji zamówienia. Raport dla odbiorcy
Stan realizacji zamówienia. Raport dla odbiorcy to funkcja, która automatycznie
generuje raporty informujące klientów o statusie ich zamówień.
Dzięki temu klienci mogą na bieżąco śledzić postępy realizacji swoich zamówień.
Definiowanie kryteriów:
Użytkownik określa, jakie informacje mają być zawarte w raporcie,
np. status zamówienia, przewidywana data dostawy, numer śledzenia przesyłki.
Automatyzacja generowania raportów:
System regularnie sprawdza stan realizacji zamówień i automatycznie
generuje raporty, które są wysyłane do klientów.
Personalizacja treści:
Użytkownik może dostosować treść raportu, dodając logo firmy, informacje
kontaktowe oraz indywidualne wiadomości dla klientów.
Wysyłka raportów:
Raporty mogą być wysyłane e-mailem lub inną wybraną formą komunikacji,
zgodnie z preferencjami klienta.
Monitorowanie i analiza:
Użytkownik może śledzić status wysyłanych raportów oraz analizować
skuteczność procesu, korzystając z raportów i analiz dostępnych
w systemie ERP.
Dzięki tej funkcji firmy mogą poprawić komunikację z klientami, zwiększyć
ich zadowolenie oraz zbudować zaufanie poprzez przejrzyste i regularne
informowanie o statusie zamówień.
4.12 Tworzenie pliku CSV dla faktora
Tworzenie pliku CSV dla faktora to funkcja, która automatycznie generuje
plik CSV zawierający szczegóły faktur do przekazania faktorowi.
Faktor to instytucja finansowa, która zajmuje się wykupem faktur, co pozwala
firmom szybciej uzyskać środki pieniężne zamiast czekać na płatność od klientów.
Definiowanie kryteriów:
Użytkownik określa warunki, które faktury mają być uwzględnione w pliku CSV,
takie jak status faktury, minimalna kwota czy termin płatności.
Konfiguracja pliku CSV:
Użytkownik może dostosować format pliku CSV, określając jakie dane mają
być zawarte, np. numer faktury, data wystawienia, kwota do zapłaty,
dane klienta itp.
Automatyzacja procesu:
System regularnie sprawdza faktury spełniające określone kryteria
i automatycznie tworzy plik CSV, który jest gotowy do wysłania do faktora.
Monitorowanie i zarządzanie:
Użytkownik może śledzić status wygenerowanych plików CSV oraz zarządzać
procesem przekazywania faktur do faktora, korzystając z odpowiednich
narzędzi i raportów dostępnych w systemie ERP.
Dzięki tej funkcji firmy mogą bardziej efektywnie zarządzać swoimi
należnościami i szybko uzyskiwać dostęp do środków finansowych poprzez
sprzedaż faktur faktorowi.
4.13 Wysyłka wezwań do zapłaty
Wysyłka wezwań do zapłaty to funkcja, która automatycznie generuje
i wysyła przypomnienia o niezapłaconych fakturach do klientów.
Dzięki temu procesowi firma może skuteczniej zarządzać swoimi należnościami
i poprawić przepływ gotówki.
Definiowanie kryteriów:
Użytkownik określa warunki, które muszą być spełnione, aby wysłać wezwanie
do zapłaty. Może to obejmować liczbę dni po terminie płatności, minimalną
kwotę zaległości lub inne specyficzne kryteria.
Konfiguracja treści:
Użytkownik może dostosować treść wezwania do zapłaty, dodając szczegóły
dotyczące należności, uprzejme przypomnienie o terminie płatności oraz
informacje kontaktowe firmy.
Automatyzacja wysyłki:
System regularnie sprawdza stan należności i automatycznie wysyła
wezwania do zapłaty do klientów, którzy spełniają określone kryteria.
Wiadomości mogą być wysyłane e-mailem lub w formie tradycyjnej poczty.
Monitorowanie i raportowanie:
Użytkownik może śledzić status wysyłanych wezwań oraz analizować
skuteczność procesu, korzystając z raportów i analiz dostępnych
w systemie ERP.
Dzięki tej funkcji firmy mogą bardziej efektywnie zarządzać swoimi finansami,
minimalizując ryzyko zaległości płatniczych i poprawiając relacje z klientami
poprzez terminowe i profesjonalne przypomnienia.