Powiązanie faktur w NA z fakturami KSeF
Faktury sprzedaży NA wystawione w innych programach
--> Pobieranie, powiązanie z fakturami KSeF
Sytuacja
Firma wystawia faktury sprzedaży w zewnętrznym programie ABC. Wysyła je do KSeF.
Faktury mają nadane numery KSeF.
Teraz firma chce pobrać te zewnętrzne faktury do Trawersu.
Cel:
* Prowadzenie rozrachunków - płatności
* Analizy i statystyki sprzedaży
* Rejestry sprzedaży
* Raporty JPK
Numer KSeF
Numer KSeF, nadany w programie ABC, jest urzędowym identyfikatorem nadanym przez MF.
W Trawersie powinien być traktowany jako metadana powiązana z dokumentem.
Powinien być identyfikatorem, który łączy: faktura KSeF <--> faktura NA.
Jeżeli powiązanie będzie niewłaściwe (inna treść faktury KSeF i inna faktury NA),
to niespójne będą ew. zmiany danych, będzie błędne raportowanie, JPK/rejestry, wyszukiwanie,
dopasowanie płatności, audyt.
Weryfikacja numeru KSeF - reguła
* Numer KSeF wolno przypisać do faktury NA tylko wtedy, gdy Trawers ma możliwość
jego weryfikacji i potwierdzenia zgodności z fakturą KSeF.
* W praktyce: potwierdzenie przez pobranie z KSeF metryki/nagłówka i porównanie
z fakturą w NA (np. NIPy, data, waluta, kwoty).
2. Strategia - pełna weryfikacja
Dokument KSeF został wczytany do Trawersa
Zasada: Numer KSeF można przypisać do faktury NA tylko wtedy, gdy w Trawersie
istnieje odpowiadający mu zapis pobrany z KSeF (bufor/panel KSeF, XML/status/UPO)
i nastąpiło sparowanie z dokumentem NA.
Zalety
* Najwyższe bezpieczeństwo i spójność.
* Szybkie wychwycenie niezgodności: duplikaty, konflikty danych, poprawki.
* Łatwiejsza konserwacja i mniej zdarzeń wymagających pomocy serwisowej.
* Prostszy audyt: jest dowód pochodzenia numeru, można pokazać źródło i status.
Wady
* Dodatkowe czynności: wczytanie/pobranie z KSeF.
* Mniej wygodne przy masowym pobieraniu z zewnętrznego programu - trzeba nadzorować.
* Wyłapywanie różnic - gdy dokument w NA i dokument pobrany z KSeF nie są identyczne w szczegółach.
Kiedy rekomendować
* Gdy priorytetem jest niezawodność, minimalizacja wyjątków i kosztów utrzymania.
* Gdy firma ma tendencję do 'skrótów', a potem oczekuje pełnej odpowiedzialności ERP za zgodność.
Alternatywa: Dopisanie KSeF bez wczytania/weryfikacji
Takie rozwiązanie wymusza wiele zabezpieczeń: unikalność, blokady zmian, audyt, konflikty,
raporty kontrolne, szczególne zasady korekt.
To jest realnie droższe w implementacji i przede wszystkim w utrzymaniu (support).
Dlatego jako producentowo-architektoniczne podejście uznaliśmy go za najmniej opłacalne.
Wniosek końcowy:
* Nie 'nadajemy' numeru KSeF fakturze NA - numer jest z KSeF i ma być potwierdzony.
* Możemy importować faktury zewnętrzne do NA,
ale numer KSeF przypinamy dopiero po wczytaniu dokumentu z KSeF