1. Opis pobierania
2. Pobieranie faktur. Krok po kroku
3. Tematy powiązane
(AsystentAI)
1. Opis pobierania
Pobieranie faktur sprzedaży wystawionych w innym programie
Opis w układzie takim, żeby czytelnik najpierw zrozumiał po co,
potem co jest czym (statusy/foldery), a dopiero na końcu
jak wykonać proces
(kroki + dwie ścieżki + dwa sposoby wiązania + skutki).
1) Cel i zakres funkcji
Jeśli użytkownik wystawia faktury sprzedaży w innym programie,
to - podobnie jak przy samofakturowaniu - może w Trawersie ERP:
* pobrać faktury z KSeF,
* zarejestrować odpowiadające im dokumenty w NA (sprzedaż) / ZO (zakup),
* powiązać dokumenty NA/ZO z fakturami KSeF, aby trafiły do:
dokumentów, JPK, rozrachunków i dekretacji.
> Sama faktura pobrana z KSeF jest 'rekordem KSeF', ale nie jest jeszcze dokumentem
sprzedaży/zakupu w Trawersie.
2) P/W - co oznaczają statusy faktur KSeF
Faktury KSeF dzielimy na:
* [W] Wysłane - wystawione/wychodzące,
* [P] Pobrane - przychodzące/pobrane z KSeF.
W zbiorze danych KSeF Head litery P/W są zapisywane w polu: KSEFWP.
W panelu KSeF status widać jako strzałki:
* [^] Wysłane
* [v] Pobrane3) Foldery w panelu KSeF i ich rola (logika obiegu)Dla faktur pobranych:
* trafiają do folderu [Pobrane]
* po zapisaniu dokumentu w NA/ZO należy je przenieść do folderu [Zapisane]Dla faktur przygotowanych do wysyłki:
* trafiają do folderu [Do wysłania]
* po nadaniu numeru KSeF są przenoszone do folderu [Wysłane]4) Co zapisuje program po pobraniu z KSeF
Po pobraniu faktury z KSeF, program zapisuje ją w zbiorze KSeF Head (nagłówki faktur KSeF).
* Głównym identyfikatorem (unikalnym) jest skrót SHA faktury.
* W KSeF Head przechowywany jest też m.in. typ dokumentu ([FA], [FK] ... oraz numer dokumentu
w Trawersie po powiązaniu.
5) Rejestracja dokumentu w Trawersie na podstawie faktury KSeF
(żeby weszła do JPK/rozrachunków/dekretacji)
Aby faktura pobrana z KSeF była ujęta w:
* dokumentach sprzedaży/zakupu,
* pliku JPK,
* rozrachunkach,
* poleceniach księgowania,
należy zarejestrować dokument:
* fakturę sprzedaży w NA lub
* fakturę zakupu w ZO,
na podstawie danych z faktury KSeF.
Dostępne są dwie ścieżki rejestracji:Ścieżka A: Kreator w panelu KSeF (krok po kroku)
Kreator umożliwia kolejno:
1. powiązanie z kontrahentem
2. dopisanie nagłówka faktury
3. dopisanie pozycji zakupu
4. dopisanie pozycji PTU
W tej ścieżce (dla faktur zakupu) program:
* automatycznie zapisuje w nagłówku: numer KSeF, SHA i XML,
* przepisuje dane (numer obcy, daty, płatności, indeksy, ilości, ceny...) z możliwością korekty.
> NOTE Ta ścieżka jest dostępna tylko dla faktur zakupu.
Ścieżka B: Ręczne przepisanie danych
Można:
* wykonać wydruk wizualizacji faktury KSeF albo
* otworzyć fakturę KSeF w drugim oknie,
i na tej podstawie zarejestrować fakturę zakupu lub sprzedaży w ZO/NA.
6) Powiązanie faktury NA/ZO z fakturą KSeF
(po zapisaniu dokumentu)
Po zapisaniu faktury w NA/ZO należy ją powiązać z fakturą KSeF.
Są dwie opcje:
1: Wiązanie ręczne z panelu KSeF
Ścieżka:
Panel KSeF -> folder [Pobrane] -> Powiąż z fakturą NA/ZO
Wybieramy numer faktury sprzedaży/zakupu.
Uwaga:
* przy wiązaniu ręcznym program nie kontroluje zgodności danych z faktury NA z danymi KSeF.
Opcja 2: Wiązanie automatyczne
Ścieżka:
Sprzedaż / Zakupy -> Automatyczne wiązanie faktur KSeF
Program wiąże wg zgodności:
* NIP na fakturze KSeF NIP kontrahenta
* numer faktury nadany przez wystawcę
(pole: *Dane dodatkowe JPK_V7, KSeF Numer obcy (FNumerNA C 64)*)
* kwota brutto
*MetaDane -> grossAmount* <--> *Podsumowanie -> Wartość brutto*
Zaleta:
* pozwala powiązać wiele faktur jednocześnie.
Uwaga:
* program nie kontroluje zgodności pozostałych danych (poza NIP, numerem obcym i brutto).
7) Skutki powiązania (co się zapisuje i po co)
Powiązanie faktury NA/ZO z KSeF powoduje:
1. zapisanie w nagłówku faktury NA lub ZO:
* numeru KSeF,
* skrót SHA,
* XML faktury ustrukturyzowanej.
2. dodatkowo w NA zapisuje się Numer obcy (FNumerNA)
czyli numer nadany w innym programie przez wystawcę i zapisany w polu P_2:
> Kolejny numer faktury () który jednoznacznie identyfikuje fakturę.
> Uwaga: nie utożsamiać P_2 z numerem identyfikującym fakturę w KSeF to dwa różne numery.
Ten numer służy do identyfikacji faktury m.in. w JPK.
3. w zbiorze KSeF Head zapisuje się:
* rodzaj dokumentu [FA] [FK]
* oraz numer faktury w Trawersie (np. FA0001/mm/rr).
8) Usuwanie powiązania i wpis ręczny numeru KSeF
Aby usunąć dane KSeF (numer, SHA, XML) z nagłówka faktury NA/ZO, należy usunąć powiązanie:
Panel KSeF [Pobrane] Powiąż z fakturą NA/ZO Usuń powiązanie
Dodatkowo:
* numer KSeF można wpisać ręcznie do nagłówka faktury zakupu
(szczegóły: *warunki i przykłady zastosowania, Param operat 05xx 06xx... Wg numerów*).
9) Wydruki wg wzorców i kody QR - różnice dla Pobranych/Wysłanych
W funkcji wydruku wg wzorców faktury KSeF (w NA i ZO) program sprawdza, czy faktura jest:
* Wysyłana (Outgoing) czy
* Pobrana (Incoming).
Tylko dla faktury Wysyłanej generowany jest drugi kod QR: Zweryfikuj wystawcę faktury.
Program nie przechowuje informacji o tym, kto jest wystawcą dla faktur pobranych.
Dla faktur wysłanych wystawcą jest operator z pola [Wystawił],
a kod QR tworzony jest na podstawie jego certyfikatu.
2. Pobieranie faktur. Krok po kroku
Pobieranie faktur sprzedaży wystawionych w innym programie
(krok po kroku)
A. Pobierz faktury z KSeF do Trawersa
1. Wejdź do Panelu KSeF.
2. Wykonaj pobranie faktur z KSeF.
3. Sprawdź, czy faktury pojawiły się w folderze [Pobrane] (oznaczenie [v] Pobrane).
B. Zarejestruj dokument w Trawersie (NA lub ZO)
> Sama faktura w folderze [Pobrane] jeszcze nie wchodzi do JPK/rozrachunków/dekretacji. Musisz mieć dokument NA/ZO.
Wariant 1 (kreator w panelu KSeF dostępny obecnie dla zakupu ZO):
1. W Panelu KSeF wybierz fakturę z folderu [Pobrane].
2. Uruchom kreator dopisania faktury.
3. Przejdź kolejne kroki kreatora:
* powiąż z kontrahentem,
* dopisz nagłówek,
* dopisz pozycje,
* dopisz pozycje PTU.
4. Zapisz dokument w ZO.
* Program przepisze dane z KSeF (daty, numer obcy, płatność, indeksy, ilości, ceny) i pozwoli je skorygować.
* W ZO automatycznie zapiszą się: numer KSeF, SHA i XML.
Wariant 2 (ręcznie dla sprzedaży NA i zakupu ZO):
1. W Panelu KSeF:
* zrób wydruk wizualizacji faktury KSeF albo
* otwórz fakturę KSeF w drugim oknie.
2. Na podstawie danych z faktury KSeF wprowadź dokument:
* Sprzedaż -> NA (faktura sprzedaży) albo
* Zakupy -> ZO (faktura zakupu).
3. Zapisz dokument.
C. Powiąż dokument NA/ZO z fakturą KSeF (po zapisie)
Masz dwie metody.
Metoda 1 - ręczna (pojedynczo)
1. Panel KSeF [Pobrane].
2. Zaznacz fakturę.
3. Wybierz Powiąż z fakturą NA/ZO.
4. Wskaż numer dokumentu (NA lub ZO) i zapisz powiązanie.
Uwaga: program nie sprawdza zgodności danych (poza tym, że wskazujesz numer dokumentu).
Metoda 2 - automatyczna (hurtowo)
1. Wejdź: Sprzedaż / Zakupy Automatyczne wiązanie faktur KSeF.
2. Uruchom wiązanie program dopasuje faktury wg:
* NIP z KSeF NIP kontrahenta,
* numer obcy / numer wystawcy (FNumerNA C 64),
* kwota brutto (grossAmount wartość brutto na dokumencie).
3. Zatwierdź wyniki wiązania.
Uwaga: program nie kontroluje pozostałych pól (pozycje, stawki, daty itd.).
D. Sprawdź efekt powiązania (co powinno się zapisać)
Po poprawnym powiązaniu:
1. W nagłówku dokumentu NA/ZO zapiszą się:
* Numer KSeF
* SHA
* XML faktury ustrukturyzowanej
2. Dodatkowo w NA zapisze się Numer obcy (FNumerNA C 64)
to numer nadany w zewnętrznym programie (pole P_2).
To nie jest numer KSeF.
3. W KSeF Head zapisze się typ ([FA], [FK]...) i numer dokumentu w Trawersie (np. FA0001/mm/rr).
E. Przenieś fakturę w panelu KSeF do Zapisane
1. Po rejestracji i powiązaniu dokumentu przejdź do Panel KSeF [Pobrane].
2. Przenieś fakturę do folderu [Zapisane] (żeby nie wisiała jako do obsługi).
F. Jak cofnąć (usunąć) powiązanie
1. Panel KSeF -> [Pobrane] -> Powiąż z fakturą NA/ZO
2. Wybierz Usuń powiązanie.
To usuwa z nagłówka NA/ZO dane KSeF (numer, SHA, XML).
G. Dodatkowo (wydruk i QR)
* Przy wydruku wg wzorców KSeF program rozróżnia Wysłane vs Pobrane.
* Tylko dla Wysyłanych generuje drugi QR: Zweryfikuj wystawcę faktury
(dla pobranych brak informacji o wystawcy).