Dystrybucja artykułów FMCG w firmie wielo-oddziałowej
(Case Study - przykład rozwiązania wdrożeniowego)
1. Tytuł
2. Branża
3. Lokalizacja
4. Profil firmy
4.1 Opis ogolny
4.2 Liczby charakteryzujace firme
4.2.1 Organizacja
4.2.2 Asortyment
4.2.3 Klienci
4.2.4 Sprzedaż
4.2.5 Gromadzone informacje
5. Szanse, wyzwania
5.1 Przetwarzanie bardzo dużej liczby danych
5.2 Możliwie najszybsza realizacja potrzeb klienta
6. Ryzyka
7. Konfiguracja
8. Szczególne aspekty
9. Korzyści
10. Przebieg wdrożenia
11. Tematy powiązane
1. Tytuł
Trawers wspomaga dystrybucję artykulów FMCG w firmie wielo-oddziałowej
2. Branża
Dystrybucja artykułów konsumpcyjnych szybko zbywalnych (FMCG)
3. Lokalizacja
Polska północna
4. Profil firmy
4.1 Opis ogolny
Wielooddziałowa firma dystrybucyjna. Jest dystrybutorem artykułów
konsumpcyjnych szybko zbywalnych (FMCG). Odbiorcami artykułów są małe
sklepy, kioski, bary itp. Firma ma centralę w Bydgoszczy i oddziały w
Inowrocławiu, Tczewie, Kaliszu, Olsztynie, Pile, Chojnicach i Tucholi,
Gdyni i Malborku
Faktury wystawiane są na podstawie zamówień sprzedaży zebranych przez
przedstawicieli handlowych w terenie i przekazanych do magazynów
dystrybucyjnych via system mobilny (palmtopy).
78 % faktur wystawionych jest do zamówień sprzedaży.
Oddziały zaopatrywane są przez Centralę, która monitoruje obroty i stan
zapasów w oddziałach i prognozuje ich potrzeby zaopatrzeniowe.
Na podstawie prognoz oraz ew. dodatkowych zgłoszeń kierownika oddziału
następuje przesunięcie artykułów z centrali do oddziałów.
4.2 Liczby charakteryzujące firmę
4.2.1 Organizacja
W przedsiębiorstwie jest 90 skomputeryzowanych stanowisk pracy.
120 operatorów (użytkowników).
Poszczególnym operatorom przydzielone są następujące role:
0 Administrator
1 Pomoc administratora
2 Zarząd firmy
3 Kierownik oddziału
4 Księgowość
5 Fakturzysta (Sprzedawca)
6 Magazyn centralny
7 ---
Firma jest wielo-oddziałowa, ale nie wyodrębnia się oddziałów w tabeli
oddziałów. --> Patrz opis: Kiedy warto wyodrębnić oddziały ?
Wielo-oddziałowość
Wyróżnienie lokalizacji (oddziałów) osiagnięto poprzez odpowiednią symbolikę
magazynów oraz operatorów np. BA BB BC .....
CA CB CC .....
^ - lokalizacja (oddział)
4.2.2 Asortyment
Towary szybko-zbywalne: batony, ciastka, baterie, herbaty, kawy,
tytoń, papierosy, rajstopy, zeszyty, zapalniczki itp.
Liczba asortymentu w bieżącej ofercie przekracza 6 tys pozycji.
Do oferty wchodzą nowe towary, wiele zostaje wycofanych.
Ocenia się, że w ciągu 5 lat baza asortymentowa zmienia się w 80 %.
Asortyment jest rozdrobniony. Udział asortymentu o największej sprzedaży
(lider, pozycja 1 w rankingu) wyniósł w ostatnim roku 3.21 % całości.
Asortyment znajduje się w 30 lokalizacjach (magazynach). Prowadzone
są także magazyny pozorne (wirtualne). Takimi magazynami są głównie
samochody, które przewożą towar z centrali do oddziału.
4.2.3 Klienci
Odbiorcami są sklepy, kioski, bary, punkty usługowe. Sprzedaż jest
rozdrobniona. Świadczy o tym fakt, że udział klienta o największych zakupach
(lider zakupów, pozycja 1 w rankingu) wyniósł w ostatnim roku 0.94 % całości,
zakupów. A udział klienta na pozycji 999 - 0.03 % całości.
Płatności są gotówkowe: 96.5 %, to obrót gotówkowy.
4.2.4 Sprzedaż
Sprzedaż tj. wydawania towaru oraz fakturowanie odbywa się 6 dni w tygodniu.
Od poniedziałku do soboty. Sprzedaż i wysyłka odbywa się na podstawie
zamówień sprzedaży - 78 % sprzedaży do zamówień. Zamówienia trafiaja do
firmy on-line.
Realizacja zamówień sprzedaży
Przykład rozkładu sprzedaży w godzinach i dniach tygodnia:
(Wartość sprzedaży podano w jednostkach umownych)
Po Wt Sr Cz Pi So
-- -- -- -- -- --
Godz:
05-06 5 1 4 4 4 7
06-07 978 451 378 416 473 336
07-08 1 453 459 328 322 547 135
08-09 1 006 230 207 169 201 113
09-10 532 295 222 306 249 74
10-11 478 423 341 371 271 104
11-12 695 583 447 485 253 86
12-13 1 199 524 470 496 416 100
13-14 1 168 752 464 398 372 78
14-15 1 095 494 382 528 344 44
15-16 809 701 426 599 367 68
16-17 1 125 371 399 459 420 0
17-18 1 555 520 307 498 403 0
18-19 722 615 347 493 342 0
19-20 611 370 218 409 265 0
20-21 323 102 65 168 121 0
21-22 72 22 34 76 20 0
Godzina szczytu: 17:00
Od 06:00 do 18:00 rozkład jest proporcjonalny
Do godz 18:00 sprzedaje się 90% sprzedaży dziennej
W tych godzinach wystawia się średnio 573 000 pozycji faktur sprzedaży
miesięcznie. To oznacza, że wystawia się 1700 pozycji faktur na godzinę.
tzn. 28 pozycji na minute.
Przy pracy 6 dni w tyg 6 * 4 = 24 dni robocze w miesiącu
24 dni * 14 godzin = 336 godzin w miesiącu
4.2.5 Gromadzone informacje
Podano liczbę rekordów w niektórych kartotekach:
NA Odbiorcy w NA ............................... 39 409
NA Rozrachunki bieżące NA ................... 1 197 877
ZO Dostawcy w ZO ................................ 4 950
ZO Rozrachunki bieżące ZO ......................124 378
--------------------
KG Plan kont KG ................................. 4 587
--------------------
MG Indeksy KIM ................................. 18 227
MG Kartoteka KSOM Magazynowa .................. 384 040
MG Kartoteka partii LOT MG .......................... 0
NA Oferty/Zamówienia NA ....................... 120 306
--------------------
MG 02/2010 Dokumenty MG - pozycje ............. 726 980
NA 02/2010 Dokumenty NA - pozycje ............. 591 958
Srednio 11 pozycji w dokumencie
ZO 02/2010 Dokumenty ZO - pozycje ............... 9 828
KB 02/2010 Dokumenty KB - Pozycje .............. 77 318
KG 02/2010 Dokumenty KG - pozycje ............. 315 239
5. Szanse, wyzwania
5.1 Przetwarzanie bardzo dużej liczby danych
Aby wystawić ponad 560 000 miesięcznie (1700 na godzinę) pozycji faktur
sprzedaży, program powinien zapewniac krótki czas wyszukiwania klientów
i wyszukiwania asortymentu.
Przy tak dużej liczbie klientów i asortymentu, operatorzy nie są w stanie
zapamiętać symboli i indeksów. Dlatego wyszukiwanie odbywa się wg nazw (F2)
i fragmentów nazw (F3). Program zawsze proponuje wyszukiwanie wg nazw
(parametry: 0607 [*], 0608 [*]). A parametr 0606 [*] oszczędza jeden Enter.
Klawisze i mysz
5.2 Możliwie najszybsza realizacja potrzeb klienta
Aby możliwie najszybciej dowiedzieć się o potrzebach klienta i jak
najszybciej dostarczyć towar, przedstawiciel handlowy dociera codziennie
do klienta i zdalnie wysyła zamówienie do punktów wysyłki.
Zamówiony asortyment ładowany jest do samochodów i w krótkim czasie dociera
do klienta.
Planuje się wprowadzenie metody samo-zamawiania bezpośrednio przez klienta.
Rozważane są następujące technologie:
* zdalny terminal Putty znakowy
* zdalny terminal graficzny GUI
* aplikacja internetowa Web Order Entry
6. Ryzyka
W projecie zastosowano wielokrotnie sprawdzone rozwiązania, dlatego nie ma
ryzyka braków funkcjonalnych ani wydajnościowych. Trawers już pracuje
w firmach o zbliżonym profilu i przy podobnym obciażeniu.
7. Konfiguracja
Oprogramowanie aplikacyjne:
Program Trawers z następującymi modułami:
Zaopatrzenie
Gospodarka magazynowa z inwentaryzacją
Sprzedaż
Księgowość
Statystyki i analizy
Zewnętrzny program ewidencji zamówień klientów na palmtopach
tzw. aplikacja mobilna.
Oprogramowanie systemowe
System operacyjny Linux
8. Szczególne aspekty
8.1 Polityka cenowa (stałe ceny i upusty)
Ceny zapisane są w cennikach i zwykle nie są zmieniane.
Ew. zmiany cen następują razem ze zmianą asortymentu.
Polityka cenowa polega na odpowiednim ustalaniu poziomu upustów od cen.
Zastosowano schodkową tabelę upustów IWGU.
Rozkład metody ustalania upustów wsród odbiorców jest następujący:
Nr Nazwa Odbiorców %
-- --------------------------------------------------- --------- -----
Cena bez upustu 23,707 47.1
0 Upust o % podany w polu kontrahenta: Stały upust 1 2,075 7.1
9 Upust o % wg tabeli upustów IWGU (schodkowa) 13,323 45.8
--------- -----
Razem odbiorców 39,409 100
W tabeli schodkowej IWGU, upustu udziela się wyłącznie w zależności od grupy
indeksowej towaru (G) i odbiorcy,
np. Odbiorca: Sklep Jan Nowak Grupa: Batony --> 5.1 % upustu
Odbiorcy, którym udziala się stałego upustu, stanowią 15 % wszystkich.
Rozkład stałego upustu w % (wybrane pozycje):
% upustu Odbiorców %
-------- --------- -----
2.00% 109 0.4
3.00% 229 0.8
3.50% 129 0.4
4.00% 252 0.9
5.00% 289 1.0
6.00% 191 0.7
7.00% 119 0.4
8.00% 51 0.2
10.00% 13 0.0
15.00% 2 0.0
19.00% 1 0.0
Polityka cenowa odbywa się poprzez zarządzanie upustami od katalogowych
cen sprzedaży. Dlatego nie stosuje się machanizmów kontroli marży.
Ilustruje to tabela:
Badać marże ? Odbiorcˇw %
----------------------------------- --------- -----
Sprawdzać, czy uzyskano marżę minimalną 1 0.0
Nie sprawdzać 39 408 100.0
-------------------------- ----- -
Upusty od cen sprzedaży
9. Korzyści
Przy relatywnie niewielkich nakładach finansowych osiągnięto korzyści:
* pełna integracja wszystkich obszarów działalności firmy,
centralizacja zarządzania i opieki IT
* zautomatyzowanie procesów
* skrócenie do minimum czasu wykonywania operacji
* bieżący dostęp do informacji o centrali i oddziałach, pracujących teraz
na wspólnej bazie danych
* komplet zestawień i analiz dotyczących bieżącego stanu firmy
10. Przebieg wdrożenia
* Instalacja programu na serwerze w centrali
* Skonfigurowanie stanowisk pracy i urządzeń drukujących
* Przeniesienie do Trawersa kartotek z wcześniej użytkowanego programu
* Szkolenie pracowników, w centrali firmy w grupach dziesięcioosobowych
* Na koniec okresu - przeprowadzenie inwentaryzacji i wprowadzenie bilansem
otwarcia stanów początkowych zapasów magazynowych
* Od 1-go dnia następnego okresu, rozpoczęcie samodzielnej pracy w Trawersie