1. Opis ogólny
2. Zlecenie serwisowe
3. Sprzedaże z magazynu
4. Sprzedaże. Braki i zwroty
5. Zakupy towaru
6. Przedpłata (zaliczka) 100%
7. Przedpłata (zaliczka) częściowa
8. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
W tym artykule przedstawiono scenariusze szkoleniowe dla firm o różnych profilach.
Scenariusze można wykorzystać podczas szkoleń użytkowników lub testowania systemu.
2. Zlecenie serwisowe
Scenariusz szkoleniowy: Realizacja zlecenia serwisowegoPrzykładowa firma: ServTech Sp. z o.o. - serwis elektroniki użytkowej i przemysłowej
Przedmiot usługi: Naprawa plotera Canon TX-30001. Zgłoszenie zlecenia serwisowego
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | ----------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- |
| 1.1 | Klient (np. Firma ABC) zgłasza awarię urządzenia | Telefonicznie lub e-mailem |
| 1.2 | Operator rejestruje Zlecenie serwisowe [SE_ZLS10] | Wskazuje klienta, urządzenie, opis usterki, priorytet |
| 1.3 | System przypisuje numer zlecenia i status: Nowe | Automatyczne nadanie ID, np. SE-2025/134 |
2. Przyjęcie urządzenia i weryfikacja
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | ----------------------------------------------------- | ----------------------------------------- |
| 2.1 | Przyjęcie urządzenia do magazynu serwisowego | Dokument Przyjęcia [MG_PZ10] |
| 2.2 | Technicy wykonują Diagnozę i aktualizują zlecenie | Wpis w zakładce: Działania |
| 2.3 | Status zlecenia zmienia się na: W trakcie | Automatycznie po zapisie działań technika |
3. Wycena i akceptacja
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | ------------------------------------------------ | ---------------------------------------- |
| 3.1 | Operator przygotowuje wycenę | Na podstawie cennika usług i części |
| 3.2 | Wysyła do klienta e-mail z kosztorysem | Z użyciem funkcji Alert e-mail / PDF |
| 3.3 | Po akceptacji zmiana statusu na Zatwierdzone | Operator zatwierdza decyzję klienta |
4. Wykonanie usługi
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | -------------------------------------------------------- | ------------------------------------------- |
| 4.1 | Technicy realizują naprawę | Czas pracy + części zamienne |
| 4.2 | Rejestracja czynności technicznych i zużytych materiałów | Zakładka: Czynności, Zużycie materiałów |
| 4.3 | System aktualizuje koszty i status zlecenia | Status: Wykonane |
5. Zakończenie i rozliczenie
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | ------------------------------------------------ | -------------------------------------------------- |
| 5.1 | Operator wystawia fakturę sprzedaży [NA_FS10] | Na podstawie zlecenia serwisowego |
| 5.2 | Urządzenie jest zwracane klientowi | Dokument Wydania [MG_WZ10] |
| 5.3 | Status zlecenia: Zamknięte | Automatyczne lub ręczne zamknięcie |
| 5.4 | Zlecenie widoczne w historii klienta i raportach | Analizy serwisowe: czas reakcji, średni koszt itp. |
Raporty i analizy
* Liczba zleceń w danym okresie
* Najczęstsze usterki / urządzenia
* Kosztowność i czasochłonność napraw
* Ranking techników (wydajność, czas)
Wymagane dane przykładowe do szkolenia
| Obiekt | Przykład |
| ------------ | --------------------------------------------- |
| Klient | Firma ABC |
| Urządzenie | Canon TX-3000 (indeks: [URD-CAN-TX3000]) |
| Usługa | Diagnoza, Wymiana głowicy, Kalibracja |
| Operatorzy | Jan Kowalski (operator), Adam Nowak (technik) |
| Cennik usług | np. 200 zł za diagnozę, 350 zł za kalibrację |
| Części | Głowica drukująca, zestaw rolek |
3. Sprzedaże z magazynu
Scenariusz szkoleniowy dla firmy handlowej, oparty na typowym
procesie obsługi zamówienia klienta.
Przeznaczony jest do szkolenia operatorów działu sprzedaży i logistyki
w systemie Trawers ERP.
Scenariusz szkoleniowy: Obsługa zamówienia sprzedażyPrzykładowa firma: TradeMax Sp. z o.o. - hurtownia artykułów biurowych
Przedmiot zamówienia: Dostawa materiałów biurowych dla klienta BizOffice Sp. z o.o.1. Rejestracja zamówienia sprzedaży
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | -------------------------------------------------------- | -------------------------------------------- |
| 1.1 | Odbiorca składa zamówienie (telefonicznie lub e-mailem) | Np. 200 ryz papieru, 50 markerów |
| 1.2 | Operator wprowadza Zamówienie sprzedaży [NA_ZAM10] | Wskazuje klienta, terminy, produkty, magazyn |
| 1.3 | System nadaje numer zamówienia (np. NA-ZAM-2025/213) | Status: Nowe |
2. Weryfikacja dostępności i rezerwacja
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | ----------------------------------------------------- | ---------------------------------- |
| 2.1 | Operator uruchamia funkcję: Rezerwuj z magazynu | System sprawdza stany magazynowe |
| 2.2 | Jeśli brak pełnej ilości - generuje propozycję zakupu | Może też zaproponować zamienniki |
| 2.3 | Po rezerwacji, status: Zarezerwowane | Widoczna rezerwacja w magazynie 10 |
3. Przygotowanie i wydanie towaru
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | ---------------------------------------------------- | -------------------------------------------- |
| 3.1 | Magazynier otrzymuje listę pozycji do wydania | Może być wydrukowana lub dostępna w systemie |
| 3.2 | Operator wystawia Wydanie zewnętrzne [MG_WZ10] | Na podstawie zamówienia |
| 3.3 | Towar zostaje wydany i zaewidencjonowany | Zmniejszenie stanów magazynowych |
4. Wystawienie faktury
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | --------------------------------------------------- | ------------------------------------- |
| 4.1 | Operator wystawia Fakturę sprzedaży [NA_FS10] | Na podstawie WZ lub zamówienia |
| 4.2 | Faktura zostaje wydrukowana / wysłana e-mailem | Możliwość eksportu do PDF, CSV, Alert |
| 4.3 | Status zamówienia: Zrealizowane / Zafakturowane | Zamknięcie procesu |
5. Raportowanie i analiza
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | --------------------------------------------------------- | --------------------------------------- |
| 5.1 | Generacja zestawienia sprzedaży wg klientów / asortymentu | Zestawienie: [NZ_ZDM10], [NA_ZDM20] |
| 5.2 | Możliwość eksportu do Excela (CSV) | Do analizy w arkuszu |
| 5.3 | Monitorowanie stanu należności | Powiązanie z modułem rozrachunków |
Raporty i dane szkoleniowe
| Obiekt | Przykład |
| --------- | ----------------------------------------------------------- |
| Klient | BizOffice Sp. z o.o. |
| Produkty | Papier ksero A4, Marker czerwony, Teczki kartonowe |
| Magazyn | Magazyn centralny (nr 10) |
| Operator | Anna Kowalska |
| Dokumenty | Zamówienie NA-ZAM-2025/213, WZ MG-WZ-2025/0112, FS-2025/987 |
| Cenniki | Cennik hurtowy, upusty wg grupy klienta |
Użyte funkcje systemu Trawers ERP:
* [NA_ZAM10] - Zamówienia sprzedaży
* [MG_WZ10] - Wydania magazynowe
* [NA_FS10] - Faktury sprzedaży
* [NZ_ZDM10] - Sprzedaż wg asortymentu
* [MG_ZST10] - Stan magazynowy
4. Sprzedaże. Braki i zwroty
Wariant scenariusza szkoleniowego z sytuacją problemową
dla firmy handlowej - z naciskiem na brak towaru i obsługę zwrotu.
Umożliwia przetrenowanie wyjątków, z którymi użytkownicy często mają do czynienia.
Scenariusz szkoleniowy sytuacja problemowa: brak towaru + zwrotFirma: TradeMax Sp. z o.o.Zamówienie: Dostawa papieru i tonerów dla klienta BizOffice Sp. z o.o.1. Zgłoszenie zamówienia przez klienta
| Krok | Czynność |
| ---- | ------------------------------------------------------- |
| 1.1 | Klient zamawia 50 ryz papieru A4 i 10 tonerów HP CF259X |
| 1.2 | Operator rejestruje zamówienie w [NA_ZAM10] |
| 1.3 | System nadaje numer zamówienia: NA-ZAM-2025/325 |
2. Problem: brak części towaru
| Krok | Czynność | Reakcja systemu |
| ---- | ---------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- |
| 2.1 | Podczas rezerwacji system informuje: brak 6 tonerów CF259X | Alert: tylko 4 szt. dostępne |
| 2.2 | Operator kontaktuje się z klientem | Uzgadnia: wysyłka częściowa lub kompletna po dostawie |
| 2.3 | Operator dzieli zamówienie (częściowa realizacja) | Funkcja: Rozdzielenie zamówienia [NA_ZAM20] |
| 2.4 | Na brakujące sztuki generowana jest propozycja zakupu [ZA_PZK10] | Automatyczne uzupełnienie stanu w MG |
3. Wydanie i fakturowanie częściowe
| Krok | Czynność |
| ---- | ------------------------------------------------------------------- |
| 3.1 | Wydanie papieru + 4 tonery -> dokument MG-WZ-2025/180 |
| 3.2 | Faktura częściowa -> FS-2025/1321 |
| 3.3 | Pozostała część zamówienia - w statusie: oczekiwanie na dostawę |
4. Zwrot towaru przez klienta
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | -----------------------------------------------------------| ------------------------------------------------ |
| 4.1 | Klient zgłasza, że 1 toner jest uszkodzony | Kontakt telefoniczny lub e-mail |
| 4.2 | Operator wystawia dokument przyjęcia zwrotu [MG_ZWR10] | Towar wraca na magazyn Zwrócone / kontrola |
| 4.3 | Sprawa trafia do reklamacji -> weryfikacja partii dostawy | Powiązanie z modułem jakości (QA), jeśli aktywny |
| 4.4 | Wystawiana korekta faktury sprzedaży [NA_KFS10] | Korekta pozycji o 1 toner, z opisem przyczyny |
5. Zakończenie i rozliczenie
| Krok | Czynność | |
| ---- | ----------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------ |
| 5.1 | Druga część zamówienia zostaje wysłana po dostawie | MG-WZ-2025/189, FS-2025/1357 |
| 5.2 | Status całkowity: Zamówienie zrealizowane częściowo + korekta | |
| 5.3 | Dział księgowości rozlicza nadpłatę z korekty | W module KB - kompensata lub zwrot środków |
Uwagi do szkolenia
Uczestnicy szkolenia powinni przećwiczyć:
* rozdzielanie zamówienia,
* rezerwację przy częściowej dostępności,
* wystawienie korekty faktury,
* ewidencję zwrotu towaru,
* obsługę propozycji zakupu,
* śledzenie statusów dokumentów.
Dane przykładowe
| Element | Przykład |
| ---------- | ------------------------------------------------------------------ |
| Klient | BizOffice Sp. z o.o. |
| Towary | Papier A4 [PAP-A4/80], Toner HP CF259X [TON-HP-259X] |
| Magazyn | Główny: 10, Zwrotów: 90 |
| Operatorzy | Jan Nowak - sprzedaż, Karolina Maj - logistyka |
| Dokumenty | NA-ZAM-2025/325, MG-WZ-2025/180, MG-PZ-ZWR-2025/21, NA-KFS-2025/27 |
5. Zakupy towaru
Scenariusz szkoleniowy dla procesu zakupu w firmie handlowej
Z typowym przebiegiem oraz wariantem problemowym (opóźnienie dostawy,
niezgodność dokumentów).
Pozwala szkolić pracowników działu zaopatrzenia i magazynu w systemie Trawers ERP.
Scenariusz szkoleniowy: Zakup i przyjęcie towaruPrzykładowa firma: TradeMax Sp. z o.o. - hurtownia artykułów biurowych
Przedmiot zakupu: 100 tonerów HP CF259X i 500 ryz papieru A4 od dostawcy PrintPol1. Rejestracja zamówienia zakupu
| Krok | Czynność |
| ---- | ------------------------------------------------------------- |
| 1.1 | Operator generuje zamówienie zakupu w [ZA_ZAM10] |
| 1.2 | Wskazuje dostawcę: PrintPol Sp. z o.o., terminy i warunki |
| 1.3 | Towary: 100x TON-HP-259X, 500x PAP-A4/80 |
| 1.4 | Zamówienie otrzymuje nr: ZA-ZAM-2025/041 |
2. Monitorowanie realizacji
| Krok | Czynność | |
| ---- | -------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------- |
| 2.1 | Dostawca potwierdza zamówienie e-mailem | Zmiana statusu na: potwierdzone |
| 2.2 | Dostawa planowana na: 05.08.2025 | |
| 2.3 | System przypomina o zbliżającym się terminie przez Alert (AD_AUTORUN) | |
3. Odbiór towaru - problem z dokumentami
| Krok | Czynność | Uwagi |
| ---- | -------------------------------------------------------------------------------- | --------------------- |
| 3.1 | Towar dociera z jednodniowym opóźnieniem | Brak awizacji dostawy |
| 3.2 | Magazynier zauważa: dokument WZ zawiera 480 zamiast 500 ryz papieru | Różnica -20 szt. |
| 3.3 | Operator rejestruje przyjęcie magazynowe [MG_PZ10] - tylko to, co przyszło | |
| 3.4 | Zaznacza niezgodność z zamówieniem -> status: 'częściowo przyjęte' | |
4. Obsługa niezgodności i korekta
| Krok | Czynność |
| ---- | -------------------------------------------------------------------------------------- |
| 4.1 | Operator kontaktuje się z dostawcą - uzgadniają dosłanie brakujących 20 szt. |
| 4.2 | Wystawiany nowy dokument: uzupełniające przyjęcie magazynowe [MG_PZ10] |
| 4.3 | Jeśli dostawca wystawił fakturę na 500 szt., operator rejestruje: prośbę o korektę |
| 4.4 | Po dostarczeniu brakujących sztuk - zamówienie oznaczane jako zrealizowane |
5. Księgowanie i rozliczenie
| Krok | Czynność | |
| ---- | -------------------------------------------------- | ----------------------------- |
| 5.1 | Faktura zakupu rejestrowana w [ZO_FZ10] | Weryfikacja ilości, ceny, VAT |
| 5.2 | System powiązuje PZ z fakturą - kontrola zgodności | |
| 5.3 | W module księgowym tworzone dekretacje zakupu | |
| 5.4 | Status zamówienia: Zrealizowane z korektą | |
Przykładowe dane do ćwiczenia
| Element | Przykład |
| ---------- | ------------------------------------------------------ |
| Dostawca | PrintPol Sp. z o.o. |
| Towary | Toner HP CF259X [TON-HP-259X], Papier A4 [PAP-A4/80] |
| Magazyn | Główny - 10 |
| Operatorzy | Paweł Lis - zaopatrzenie, Magdalena Czajka - magazyn |
| Dokumenty | ZA-ZAM-2025/041, MG-PZ-2025/112, ZO-FZ-2025/221 |
Używane funkcje Trawers ERP:
* [ZA_ZAM10] - Zamówienia zakupu
* [MG_PZ10] - Przyjęcia magazynowe
* [ZO_FZ10] - Faktury zakupu
* [ZA_ZDM10] - Zestawienie dostawców
* [AD_AUTORUN], [AD_ALERT] - przypomnienia o terminach
Cel szkolenia
Nauczyć się:
* wystawiania zamówień zakupu
* przyjmowania częściowego
* obsługi niezgodności ilościowych
* przypisania faktury do PZ
* zamknięcia zamówienia z korektą
6. Przedpłata (zaliczka) 100%
Scenariusz szkoleniowy dla firmy handlowej obejmujący obsługę
przedpłaty (zaliczki), wystawienie faktury zaliczkowej [FZ],
dostawę towaru oraz fakturę końcową w systemie Trawers ERP.
---
Scenariusz: Sprzedaż z przedpłatą (zaliczka + faktura końcowa)Firma: TradeMax Sp. z o.o. - hurtownia sprzętu biurowego
Klient: OfficePro Sp. z o.o.Przedmiot sprzedaży:
* 1 x [DR-3055] Drukarka laserowa (3 000,00 zł netto)
* 2 x [TON-HP-259X] Toner czarny (800,00 zł/szt. netto)
Wartość brutto zamówienia: 5 288,00 zł
Oczekiwany typ płatności: 100% przedpłata1. Rejestracja zamówienia i zaliczki
| Krok | Czynność |
| ---- | ------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| 1.1 | Operator rejestruje zamówienie sprzedaży w [NA_ZAM10] |
| 1.2 | Klient deklaruje 100% przedpłatę -> operator wybiera: forma płatności = zaliczka |
| 1.3 | Operator generuje proformę lub od razu Fakturę zaliczkową [NA_FZ10] |
| 1.4 | Klient wpłaca całą kwotę - operator rejestruje wpływ środków w module [KB_WB10] (wyciągi bankowe) |
| 1.5 | System oznacza FZ jako opłaconą |
2. Wydanie towaru
| Krok | Czynność |
| ---- | ------------------------------------------------------------------------- |
| 2.1 | Operator magazynu przygotowuje towar do wysyłki |
| 2.2 | Tworzony jest dokument wydania z magazynu [MG_WZ10] |
| 2.3 | Wysyłka towaru kurierem - opcjonalnie rejestrowana data i numer przesyłki |
| 2.4 | Status zamówienia zmienia się na: zrealizowane |
3. Wystawienie faktury końcowej
| Krok | Czynność |
| ---- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| 3.1 | Operator wystawia Fakturę końcową [NA_FS10] do wcześniej zarejestrowanej faktury zaliczkowej |
| 3.2 | W fakturze końcowej system: |
* wykazuje pełną wartość towaru,
* odlicza wcześniej wystawioną fakturę zaliczkową,
* prezentuje kwotę do zapłaty = 0,00 zł |
| 3.3 | Faktura zawiera adnotację: rozliczenie zaliczki - FZ 2025/0312 z dn. 01.07.2025 |
| 3.4 | Dokument przekazywany klientowi - PDF lub wydruk |
Dane przykładowe do ćwiczenia
| Element | Przykład |
| ------------------ | ------------------------- |
| Klient | OfficePro Sp. z o.o. |
| Towary | DR-3055, TON-HP-259X |
| Dokument FZ | FZ-2025/0312 |
| Dokument FS | FS-2025/0457 |
| Wydanie magazynowe | MG-WZ-2025/0125 |
| Operator handlowy | Monika Zielińska |
| Konto bankowe | Bank Pekao - rachunek PLN |
Czego uczy scenariusz:
poprawnego wystawienia faktury zaliczkowej
ewidencji wpływu środków na konto
wydania towaru z magazynu
wystawienia faktury końcowej z automatycznym rozliczeniem FZ
kontroli statusów: zamówienie zaliczka wydanie FS
Wykorzystywane funkcje Trawers ERP:
* [NA_ZAM10] Rejestracja zamówienia sprzedaży
* [NA_FZ10] Faktura zaliczkowa
* [KB_WB10] Wpływy bankowe
* [MG_WZ10] Wydanie z magazynu
* [NA_FS10] Faktura końcowa
* [NA_ZDM10] Zestawienie dokumentów sprzedaży
7. Przedpłata (zaliczka) częściowa
Scenariusz szkoleniowy z zaliczką częściową - dla firmy handlowej,
która otrzymuje część przedpłaty, wystawia fakturę zaliczkową,
a po realizacji sprzedaży - fakturę końcową z rozliczeniem zaliczki.
Scenariusz: Sprzedaż z zaliczką częściową (30%)Firma: TradeMax Sp. z o.o. - dystrybutor urządzeń biurowych
Klient: OfficePoint S.A.Zamówienie:
* 5 szt. [PL-400] Ploter wielkoformatowy
* Cena jednostkowa: 8 000 zł netto
* Wartość całkowita netto: 40 000 zł
* VAT 23%: 9 200 zł
* Razem brutto: 49 200 zł
* Uzgodniona zaliczka: 30% brutto = 14 760 zł1. Rejestracja zamówienia
| Krok | Czynność |
| ---- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| 1.1 | Operator rejestruje zamówienie sprzedaży w [NA_ZAM10] |
| 1.2 | Zaznacza: płatność częściowa zaliczka - 30% |
| 1.3 | System automatycznie oblicza kwotę do faktury zaliczkowej |
| 1.4 | Wystawienie faktury zaliczkowej [NA_FZ10] na kwotę: 14 760 zł brutto |
| 1.5 | Przesłanie FZ klientowi (wydruk/PDF) |
2. Ewidencja wpływu środków
| Krok | Czynność |
| ---- | ---------------------------------------------------------------- |
| 2.1 | Klient dokonuje wpłaty 14 760 zł |
| 2.2 | Operator rejestruje wpływ zaliczki w [KB_WB10] |
| 2.3 | FZ otrzymuje status: zapłacona częściowo |
| 2.4 | Status zamówienia: zaliczka częściowa - oczekuje na realizację |
3. Realizacja i wysyłka towaru
| Krok | Czynność |
| ---- | ------------------------------------------------------------------ |
| 3.1 | Operator logistyki przygotowuje wydanie magazynowe [MG_WZ10] |
| 3.2 | Towar jest wysłany - system oznacza zamówienie jako: zrealizowane |
4. Wystawienie faktury końcowej
| Krok | Czynność |
| ---- | --------------------------------------------------------------------- |
| 4.1 | Operator handlowy otwiera [NA_FS10] - fakturę końcową |
| 4.2 | System pobiera wartość całkowitą zamówienia: 49 200 zł |
| 4.3 | Uwzględnia zaliczkę: 14 760 zł (powiązanie z FZ) |
| 4.4 | Faktura końcowa wykazuje: należność końcową = 34 440 zł brutto |
| 4.5 | Faktura zawiera adnotację: Zaliczka: FZ 2025/0507 z dnia 10.07.2025 |
| 4.6 | Faktura przekazywana do klienta |
5. Dalsze rozliczenie
| Krok | Czynność |
| ---- | -------------------------------------------------------------------------------------- |
| 5.1 | Klient dokonuje drugiej płatności: 34 440 zł |
| 5.2 | Operator rejestruje wpływ -> zamówienie i faktury oznaczone jako: rozliczone w całości |
| 5.3 | Zestawienie rozliczeń widoczne w [NA_ZDM10] i [KB_RAP10] |
Dane przykładowe
| Element | Przykład |
| ------------------ | ---------------- |
| Klient | OfficePoint S.A. |
| Towar | PL-400 (ploter) |
| Wartość brutto | 49 200 zł |
| Zaliczka 30% | 14 760 zł |
| Faktura zaliczkowa | FZ-2025/0507 |
| Faktura końcowa | FS-2025/0628 |
| Operator | Adam Wysocki |
| Magazyn | 10 - Główny |
Zakres szkolenia:
Obsługa zaliczek częściowych w systemie
Powiązanie FZ z FS
Prawidłowe odliczenie zaliczki na fakturze końcowej
Rejestracja wpłat i kontrola należności
Kontrola statusów dokumentów i zamówień
Wykorzystywane funkcje Trawers ERP:
* [NA_ZAM10] Zamówienie sprzedaży
* [NA_FZ10] Faktura zaliczkowa
* [NA_FS10] Faktura końcowa
* [KB_WB10] Rejestr wpływu środków
* [MG_WZ10] Wydanie z magazynu
* [NA_ZDM10] Zestawienia dokumentów
Można jeszcze przygotowac wersje:
* jako ćwiczenie krok po kroku dla uczestników
* PDF z polami do uzupełnienia na szkolenie
* lub dodać przypadek z brakiem płatności końcowej / monitami