W tym artykule przedstawiono scenariusze szkoleniowe dla firm o różnych profilach.
* Sprzedaż z magazynu - realizacja zamówienia sprzedaży
* Zwrot towaru do magazynu - realizacja reklamacji odbiorcy (klienta)
Scenariusze można wykorzystać podczas szkoleń użytkowników lub testowania systemu.
2. Sprzedaż wg zamówień: [ZL] -> [RO] -> [FA]
(AsystentAI)
Realizacja procesu sprzedaży zgodnie ze ścieżką:
```
[ZL] -> [RO] -> [FA]
Zamówienie sprzedaży -> Rozchód z magazynu -> Faktura sprzedaży
```
2.1 Checklista. Proces sprzedaży magazynowej
Krok 1: Utwórz zamówienie sprzedaży (ZL)
* [ ] Otwórz moduł sprzedaży NA
* [ ] Wywołaj funkcje rejestrowania zamówień (ZL - Zamówienia).
* [ ] Wprowadź dane kontrahenta (klient, adres, warunki płatności, sposób dostawy).
* [ ] Dla każdej pozycji towarowej:
* [ ] Wprowadź indeks towaru magazynowego.
* [ ] Wprowadź ilość (np. `5`).
* [ ] Wprowadź cenę jednostkową lub wybierz z cennika.
* [ ] (Opcjonalnie) Dodaj opis dodatkowy / memo, np. numer zamówienia klienta.
* [ ] Dodaj ewentualne pozycje usługowe lub komentarze [D].
Cel: formalne zarejestrowanie zapotrzebowania klienta i przygotowanie do realizacji.
Krok 2: Zrealizuj rozchód z magazynu (RO)
* [ ] Przejdź do modułu magazynowego MG
* [ ] Wywołaj funkcje rejestrowania rozchodów -> wydania z magazynu.
* [ ] Utwórz nowy dokument RO (Rozchód).
* [ ] Wybierz opcję realizacja zamówienia sprzedaży i wskaż numer ZL.
* [ ] Program pobierze wszystkie pozycje magazynowe z zamówienia.
* [ ] Sprawdź dostępność towaru:
* [ ] Ilość do wydania <= ilość dostępna na magazynie.
* [ ] Możliwość częściowej realizacji (jeśli system i polityka firmy na to pozwalają).
* [ ] Uzupełnij dane:
* [ ] Magazyn, lokalizacja,
* [ ] Data wydania.
* [ ] Zatwierdź rozchód.
Cel: fizyczne wydanie towaru z magazynu i przygotowanie do fakturowania.
Krok 3: Wystaw fakturę sprzedaży (FA)
* [ ] Przejdź do modułu NA
* [ ] Wywołaj funkcję: Fakturowanie.
* [ ] Wybierz funkcję [NA_DWZ30] - fakturowanie do zamówień.
* [ ] Wskaż numer zamówienia ZL.
* [ ] Program pobierze:
* [ ] Pozycje zrealizowane przez dokument RO,
* [ ] Usługi i pozycje opisowe z ZL,
* [ ] Ceny i opisy pozycji.
* [ ] Zweryfikuj dane nagłówka faktury:
* [ ] Dane klienta, forma płatności, warunki sprzedaży.
* [ ] Data sprzedaży i VAT.
* [ ] Zatwierdź fakturę - dokument zostanie zaksięgowany.
Cel: utworzenie dokumentu sprzedaży - formalnego zobowiązania klienta.
Krok 4: Archiwizacja, wydruk i wysyłka
* [ ] Wydrukuj fakturę (lub wyślij e-mailem / do KSeF - w zależności od konfiguracji).
* [ ] (Opcjonalnie) Dołącz RO (wydanie) lub potwierdzenie dostawy.
* [ ] Przekaż dokument do działu księgowości lub automatycznie zaksięguj.
Przegląd zależności:
| Etap | Dokument | Powiązania | Moduł |
| -------------- | -------- | --------------------------- | ------------ |
| 1. Zamówienie | ZL | klient -> pozycje -> opis | Sprzedaż |
| 2. Wydanie | RO | ZL -> rozchód magazynowy | Magazyn |
| 3. Faktura | FA | ZL + RO -> faktura | Fakturowanie |
| 4. Księgowanie | FK / VAT | FA -> rozrachunki, ewidencje| Finanse |
Uwagi dodatkowe:
| Obszar | Wskazówka |
| -------------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| Ceny | Najczęściej pobierane z cennika lub zatwierdzane indywidualnie w ZL |
| Magazyn | Każda pozycja RO musi mieć przypisaną lokalizację (mag) i dostępność |
| Wydruk faktury | Zależny od typu faktury - standardowy lub wg formatu KSeF |
| Raportowanie | ZL, RO i FA można raportować w różnych układach (kontrahent, asortyment, czas) |
2.2 Model danych. Przepływ dokumentów
Proces sprzedaży magazynowej
```
1. [ZL] Zamówienie sprzedaży
| (realizacja)
v
2. [RO] Rozchód magazynowy (wydanie z magazynu)
| (fakturowanie wg NA_DWZ30)
v
3. [FA] Faktura sprzedaży
```
Etapy i powiązania
```
[ZL] Zamówienie sprzedaży
|
o-> Dane klienta
o-> Pozycje magazynowe i usługi
o-> Opisy dodatkowe / memo
|
v
[RO] Rozchód magazynowy
|
o-> Wydanie towaru z magazynu
o-> Odniesienie do pozycji ZL
o-> Ilości rzeczywiste i lokalizacje
o-> Podstawa do FA
|
v
[FA] Faktura sprzedaży
|
o-> Tworzona na podstawie ZL i RO
o-> Uwzględnia wydane ilości (RO)
o-> Kopiuje opisy i komentarze z ZL
o-> Generuje zapis w FK i VAT
```
Przepływ logiczny
```
Klient składa zamówienie (ZL)
|
v
Operator magazynu realizuje wydanie (RO)
|
v
System wystawia fakturę (FA)
|
v
Księgowanie przychodów i rozrachunków
```
Uwagi końcowe
* ZL = dokument bazowy dla RO i FA
* RO = potwierdzenie wydania towaru, techniczna realizacja
* FA = dokument finansowy, kończący proces handlowy
3. Zwrot towaru: [ZL] -> [FK] -> [Z1]
(AsystentAI)
3.1 Zwrot towaru. Wystawianie faktur korygujących
Scenariusz:
[ZL] -> [FK] -> [Z1]
ZL Zamówienie -> FK Faktura korygująca -> Z1 Zwrot do magazynu.
Dokument: Z1 Zwrot do magazynu jest ostatnim etapem procesu.
Od klienta otrzymujemy dokument o zwrocie 3 szt.
Podczas rejestrowania FK Faktury korygującej podajemy:
- ile bylo (na podstawie faktury sprzedaży) np. 5 szt
- ile jest , np. 2 szt.
Schemat:
```
[ZL] -> [FK] -> [Z1]
Zamówienie (Reklamacja) -> Faktura korygująca -> Automatyczny zwrot do magazynu
```
Zatwierdzenie dokumentu FK (Faktura korygująca) automatycznie generuje dokument: Z1 Zwrot do magazynu.
* system sam pilnuje spójności ilościowej i cenowej między korektą a ruchem magazynowym,
* użytkownik nie musi ręcznie wystawiać Z1 - zostaje on wygenerowany wprost z faktury korygującej,
* powiązanie z dokumentem bazowym (RO) odbywa się automatycznie w tle,
o ile FK odnosi się do konkretnej faktury sprzedaży.
| Aspekt | Realizacja Z1 z FK |
| ---------------------- | ----------------------------- |
| Kontrola ilości | automatyczna przez system |
| Spójność FK <-> Z1 | zapewniona przez mechanizm |
| Kolejność działań | zgodna z logiką Trawersa |
| Obciążenie użytkownika | tylko FK, Z1 generuje się sam |
| Ryzyko rozbieżności | minimalne |
3.2 SCENARIUSZ: [ZL] -> [FK] -> [Z1]
[ZL] -> [FK] -> [Z1]
Zamówienie (Reklamacja) -> Faktura korygująca -> Automatyczny zwrot do magazynu
1. [ZL] Zamówienie (Reklamacja)
* Dokument inicjujący proces zwrotu/korekty.
* Tworzony przez dział sprzedaży lub obsługi klienta.
* Zawiera:
* Klienta,
* Numer faktury źródłowej (FA),
* Indeks towaru,
* Ilość planowana do zwrotu (np. `3 szt.`),
* Przyczynę (np. reklamacja),
* Opis uwag - np. 'oczekiwany zwrot'.
2. [FK] Faktura korygująca
* Wystawiana na podstawie ZL - ilość do korekty zgodna z dokumentem ZL.
* Zatwierdzenie powoduje automatyczne utworzenie dokumentu Z1 (zwrot magazynowy).
* FK zostaje powiązana z FA, RO i opcjonalnie z ZL (w memo lub dodatkowym polu).
3. [Z1] Dokument zwrotu magazynowego
* Tworzony przez system automatycznie po zatwierdzeniu FK.
* Zawiera ilość zadeklarowaną w FK (np. `3 szt.`),
3.3 RYZYKO: Rozbieżność Z1 <--> rzeczywistość
Metody zabezpieczania się przed pomyłkami, np. w dokumencie Z1 Zwrot do magazynu
podano 3 a magazynier widzi że jest tylko 1.
Jak zabezpieczyć się i jak poradzić (poprawić) gdy się to wydarzy.
| Sytuacja | Efekt |
| ------------------------- | -------------------------------------------------------- |
| Z1 na 3 szt. | System (dokument) pokazuje, że przyjęto 3 |
| Rzeczywisty zwrot: 1 szt. | Magazyn ma stan zawyżony o 2 szt. |
| Brak reakcji | Ryzyko błędnych rozchodów, problemów przy inwentaryzacji |
Rozwiązanie:
Scenariusz, który spełnia wymagania:
* zachowuje mechanizm automatycznego tworzenia dokumentu PR przy zatwierdzaniu faktury korygującej (FK),
* jednocześnie pozwala uniknąć błędów wynikających z niezgodności między systemem a fizycznym zwrotem,
* nie rozpoczyna procesu od magazynu (czyli Z1 nie jest pierwszym krokiem).
SCENARIUSZ: [ZL] -> [FK] (+aut. Z1)Opis: Operator (np. handlowiec lub pracownik reklamacji) rejestruje [ZL] Zamówienie reklamacyjne dopiero wtedy,
gdy fizycznie widzi zwrócony towar - np. został przyniesiony przez klienta lub przysłany kurierem.
Następnie wystawiana jest faktura korygująca (FK), która - po zatwierdzeniu - generuje automatycznie dokument magazynowy (Z1).
PRZEBIEG PROCESU
```
1. [ZL] Zamówienie reklamacyjne - wpisywana ilość faktyczna
2. [FK] Faktura korygująca - oparta na ZL
3. [PR] Automatyczny przyjęcie (zwrot) do magazynu - ilość z FK
```
NAJWAŻNIEJSZY ELEMENT:
Ilość wprowadzona w ZL pochodzi z faktycznej, fizycznej weryfikacji towaru przez operatora,
więc nie ma potrzeby późniejszego korygowania Z1 - bo ilość zwrotu jest znana
i potwierdzona przed fakturą.
ZALETY TEGO MODELU
| Aspekt | Korzyść |
| ------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- |
| Brak konieczności rozpoczynania od magazynu | ZL to dokument źródłowy |
| Zgodność ilościowa | Ilość w FK i Z1 pochodzi z faktycznie przyjętego towaru |
| Z1 generuje się automatycznie z FK | Nie trzeba ręcznie tworzyć dokumentu magazynowego |
| Zminimalizowane ryzyko błędów | Brak rozbieżności ilościowych |
| Operator kontroluje fizyczny zwrot | Jasna odpowiedzialność za poprawność danych |
WYMAGANIA DLA TEGO SCENARIUSZA
| Obszar | Wymaganie |
| ------------ | --------------------------------------------------------- |
| Operator ZL | Musi mieć kontakt z fizycznym towarem (widzi, liczy) |
| Formularz ZL | Powinien zawierać pole: ilość rzeczywiście przyjęta |
| FK | Tworzona tylko na podstawie zatwierdzonego ZL |
| Z1 | Tworzy się automatycznie - nie wymaga działań magazyniera |
PODSUMOWANIE:
Scenariusz:
```
ZL -> FK - Z1
```
gdzie ZL rejestruje ilość faktycznie przyjętą przed fakturą,
jest bardzo realny, stabilny i polecany dla organizacji, które:
* chcą zachować automatyczny Z1 z FK (bez ręcznego przyjęcia),
* ale jednocześnie unikają błędów przez wprowadzenie ilości dopiero po fizycznym odbiorze towaru.
CHECKLISTA: Zwrot towaru z fizycznym potwierdzeniem przed korektąKrok 1: Odbiór fizyczny towaru
* [ ] Operator (sprzedaż / reklamacje) odbiera towar zwracany przez klienta (osobiście lub z dostawy).
* [ ] Sprawdza:
* [ ] zgodność towaru z dokumentami (indeks, numer faktury),
* [ ] stan techniczny / przydatność to magazynu (opcjonalnie),
* [ ] rzeczywistą ilość zwracaną (np. 1 sztuka z deklarowanych 3).
* [ ] Zapisuje informacje do dalszej rejestracji.
Krok 2: Rejestracja zamówienia (Reklamacja) (ZL)
* [ ] Otwórz moduł reklamacji / sprzedaży -> utwórz nowe ZL Zamówienie reklamacyjne.
* [ ] Wprowadź:
* [ ] Klienta i numer faktury źródłowej (FA),
* [ ] Indeks towaru,
* [ ] Ilość faktycznie przyjęta (np. `1`),
* [ ] Przyczynę zwrotu / reklamacji,
* [ ] Numer reklamacji zewnętrznej (jeśli jest),
* [ ] Opis uwag (np. data zwrotu, osoba przyjmująca).
* [ ] (opcja) Zmień status ZL na `Gotowe do fakturowania`.
*Ilość w ZL = faktyczny zwrot. To klucz do zgodności FK i Z1.*
Krok 3: Wystawienie faktury korygującej (FK)
* [ ] Przejdź do modułu NA -> Faktura korygująca.
* [ ] Wybierz fakturę źródłową (FA).
* [ ] Uzupełnij korektę:
* [ ] Ilość była: `5`,
* [ ] Ilość po korekcie: `4` (czyli zwrot `1`),
* [ ] Powód zgodny z ZL.
* [ ] Wprowadź odniesienie do numeru ZL (memo lub dedykowane pole).
* [ ] Zatwierdź FK.
*Po zatwierdzeniu system automatycznie tworzy dokument Z1 (zwrot - przychód magazynowy).*
Krok 4: Weryfikacja dokumentu Z1
* [ ] Przejdź do modułu MG -> Dokumenty zwrotu do magazynu.
* [ ] Sprawdź wygenerowany automatycznie Z1:
* [ ] Indeks, ilość, magazyn - zgodne z FK i ZL,
* [ ] Odniesienie do RO (rozchodu) i/lub FA.
* [ ] Zatwierdź dokument Z1 (jeśli jest wymagane).
*Z1 powstaje bez udziału magazyniera - dane już zweryfikowane wcześniej przez operatora.*
Krok 5: Zamknięcie i archiwizacja
* [ ] (opcja) Ustaw status ZL na `Zamknięte / Zrealizowane`.
* [ ] Zarchiwizuj:
* ZL (z opisem i fizyczną ilością),
* FK (faktura korygująca),
* Z1 (dokument zwrotu do magazynu).
UWAGI I REKOMENDACJE
| Obszar | Wskazówka |
| --------------- | --------------------------------------------------------------------- |
| Kontrola | ZL musi być wiarygodny - bazuje na widocznej, fizycznej ilości |
| Zabezpieczenie | FK tylko na podstawie zatwierdzonego ZL |
| Zgodność danych | Ilości z ZL, FK i Z1 są identyczne - system generuje je automatycznie |
| Dokumentacja | Wszystkie dokumenty powinny zawierać numer ZL jako referencję |
CO DAJE TEN SCENARIUSZ?
* Jasna odpowiedzialność - tylko operator z dostępem do towaru może zainicjować proces.
* Dokładność - nie ma korekt ilości Z1, bo zwrot jest znany z góry.
* Pełna spójność - ZL -> FK -> Z1, to kompletna, zamknięta ścieżka.
* Przyjazny raportowaniu i audytom - każdy krok ma przypisany dokument poprzedni.