Wielooddziałowa firma handlowa z centralą w Toruniu (hurtownia) ze sklepami
w Toruniu, Bydgoszczy, Brodnicy i w Kwidzynie.
Prowadzi sprzedaż hurtową i detaliczną artykułów sportowych, rekreacyjnyche,
sprzętu do fitness i sprzętu do treningu siłowego.
W sklepach odbywa się sprzedaż detaliczna oraz wysyłka artykułów zamówionych
w sklepie internetowym oraz na Allegro.
Z magazynu hurtowni, w centrali firmy wysyła się artykuły do sklepów oraz
realizuje zamówienia dużych sieci sprzedaży, z którymi firma ma wieloletnie
umowy na dostawy.
Liczba asortymentu przekracza 17 tys. pozycji. Miesięcznie wystawianych jest
ponad 4 700 dokumentów sprzedaży, co stanowi ponad 30 tys pozycji co m-c.
Firma posiada 15 skomputeryzowanych stanowisk pracy.
5. Szanse, wyzwania
* Integrować centralę i oddziały (sklepy) aby zapewnić dostęp do danych
o zapasach w poszczególnych lokalizacjach
* W sklepach detalicznych zapewnić szybkie wyszukiwanie informacji
o artykułach oraz szybkie wystawianie dokumentów sprzedaży i przyjmowanie
zapłat gotówką i kartami płatniczymi
* Zapewnić poniesienie możliwie minimalnych nakładów na infrastrukturę
informatyczną, przez wykorzystanie istniejących komputerów jako
terminali, wykorzystanie systemu operacyjnego Linux i innych bezpłatnych
programów systemowych. Aby jedynm wydatkiem na oprogramowanie był zakup
licencji na program Trawers.
* Zbudować system wymiany dokumentów elektronicznych EDI z sieciami
handlowymi.
6. Ryzyka
W projecie zastosowano wielokrotnie sprawdzone rozwiązania, dlatego nie ma
ryzyka braków funkcjonalnych ani wydajnościowych. Trawers już pracuje w
firmach o zbliżonym profilu i przy znacznie większym obciażeniu, jeżeli
chodzi o liczbę rejestrowanych dokumentów, rozmiary kartotek i odległości
między oddziałami.
7. Konfiguracja
Oprogramowanie aplikacyjne:
Program Trawers z następującymi modułami:
Zaopatrzenie
Gospodarka magazynowa z inwentaryzacją
Sprzedaż na faktury
Sprzedaż detaliczna na paragony (drukarki fiskalne)
Płatności gotówkowe, przelewowe, PayU itp.
Księgowość
Środki trwałe
Statystyki i analizy
Oprogramowanie systemowe
System operacyjny Linux
8. Szczególne aspekty
8.1 Wymiana dokumentów elektronicznych
Zbudowano system wymiany dokumentów elektronicznych EDI z sieciami
handlowymi.
* Pobranie zamówień sprzedaży otrzymanych w formacie XML ORDER
i zapisanie do zbioru zamówień
* Wydanie artykułów z magazynu i utworzenie dokumentów rozchodu WZ
* Wystawienie faktury sprzedaży do dokumentu rozchodu
Realizacja zamówień sprzedaży
* Wysłanie elektronicznej faktury sprzedaży EDI w formacie XML INVOIC
EDI Dokumenty sprzedaży
8.2 Bezpieczeństwo danych
Rozproszenie przetwarzania i stosunkow duża rotacja pracowników w sklepie
wymaga zbudowania systemu zapewniającego bezpieczeństwo danych przed
przypadkowym lub celowym zniszczeniem lub zniekształceniem danych.
* Ustalono uprawnienia dostępu do poszczególnych funkcji programu oraz
do magazynów, kas i kas i rachunków bankowych
* Odbywa się identyfikowanie wykonywanych operacji operatorow: symbol
operatora zapisywany jest w dokumentach transakcyjnych i kartotekach
* Monitoruje się czynności wykonywane przez operatorów: bieżąca aktywność
i kronika wykonanych czynności (log)
Mechanizmy bezpieczeństwa
8.3 Gospodarka magazynowa
* Podczas wdrożenia uporządkowana została baza indeksów magazynowych.
Logiczna struktura zapewnia szybkie wyszukiwanie, wg dowolnego lub kilku
dowolnych ciągów znaków.
* Indeksy, nazwy oraz pozostałe pola kart asortymentu zawierają oznaczenia
dostawców, grup, producentów, wymiarów, kolorów, rodzajów opakowania, itp.
* Dla każdego oddziału utworzony został odrębny magazyn.
* Dla potrzeb dokumentów EDI prowadzona jest kartoteka KID, w której zapisane
są oznaczenia indeksowe stosowane przez sieci handlowe
Kartoteka KID
8.4 Sprzedaż hurtowa
* Obsługa klienta odbywa się na dwa sposoby:
1. Do zamówień elektronicznych EDI, patrz opis wyżej
2. Do zamówień otrzymanych e-mailem lub faxem
Wystawiana jest faktura sprzedaży, zatwierdzenie generuje
dokument wydania z magazynu (WZ), do którego później wystawiana
jest faktura sprzedaży. Faktura sprzedaży zapisywana jest
w formacie PDF i wysyłana jako załącznik e-maila.
E-mail wysyłany jest przy użyciu wbudowanej poczty elektronicznej.
Poczta elektroniczna
* Numeracja dokumentów odbywa się w cyklu miesięcznym, w sposób automatyczny
i kontrolowany przez program.
* Podczas rejestrowania dokumentów, dostępna jest (klawisz F12)
pełna informacja o kliencie, jego zakupach i zaległościach płatniczych
* Kontrolowana jest marża. Sprzedaż poniżej ustalonej marży jest blokowana.
8.5 Sprzedaż detaliczna
* Wystawiany jest dokument sprzedaży gotówkowej (paragon).
Po zakończeniu drukowany jest paragon na drukarce fiskalnej
Następnie rejestrowana jest zapłata gotówką lub kartą płatniczą.
* Zapłaty gotówkowe i zapłaty kartą płatniczą zapisywane są w kasach
przypisanych do oddziałów (sklepów).
Każdy z oddziałów (sklep) prowadzi jedną kasę.
9. Korzyści
Przy relatywnie niewielkich nakładach finansowych osiągnięto korzyści:
* pełna integracja wszystkich obszarów działalności firmy, centralizacja
zarządzania i opieki IT
* zautomatyzowanie procesów
* skrócenie do minimum czasu wykonywania operacji
* zapewnienie wysokiej stabilności i szybkości pracy ku zadowoleniu
pracowników i klientów
* bieżący dostęp do informacji o centrali i oddziałach, pracujących teraz
na wspólnej bazie danych
* znaczne ograniczenie kosztów związanych z telefonicznymi kontaktami
między oddziałami
* komplet zestawień i analiz dotyczących bieżącego stanu firmy
10. Przebieg wdrożenia
* instalacja programu na serwerze w centrali
* skonfigurowanie stanowisk pracy i urządzeń drukujących
* przeniesienie do Trawersa kartotek z wcześniej użytkowanego programu
* szkolenie pracowników, w centrali firmy w grupach dziesięcioosobowych
* na koniec okresu - przeprowadzenie inwentaryzacji i wprowadzenie bilansem
otwarcia stanów początkowych zapasów magazynowych
* od 1-go dnia następnego okresu, rozpoczęcie samodzielnej pracy w Trawersie