1. Opis ogólny
1.1 Biuro rachunkowe
1.2 Trawers ERP
1.3 Outsourcing księgowy
2. KSeF. Obowiązki i odpowiedzialność
3. Trawers ERP. Modele współpracy: A B C
A. Trawers ERP u klienta
B. Trawers ERP w biurze rachunkowym
C. Trawers ERP u klienta
4. Pytania do Biur rachunkowych
5. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
1.1 Biuro rachunkowe
Biuro rachunkowe (en: Accounting office, de: Buchhaltung, BuchhaltungBüro)
to jest przedsiębiorstwo uprawnione do prowadzenia ksiąg, które w imieniu
i na rzecz zlecającego (klienta) prowadzi usługi w zakresie rachunkowości,
dokumentacji płacowej i kadrowej, itp.
Do wykonywania usług biuro rachunkowe wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie:
systemy księgowe, systemy kadrowo-płacowe, itd.
Są to systemy (programy), które umożliwiają:
* prowadzenie ksiąg rachunkowych, tzw. pełnej księgowości
* prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów
* prowadzenie ewidencji przychodów (ryczałt)
* prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia
* prowadzenie ewidencji VAT
* sporządzanie deklaracji VAT, PIT, CIT
* składanie JPK
* sporządzanie sprawozdań finansowych
* ustalanie polityki rachunkowości, w tym, planu konta
Patrz też:
Przyjęte zasady rachunkowości (zarys)Organizacja ksiąg rachunkowych
1.2 Program Trawers ERP
Funkcjonalność
Program Trawers ERP zapewnia kompleksowe narzędzia do zarządzania przedsiębiorstwem,
od funkcji zamówień u dostawców, od rejestracji dostaw, poprzez kontrolę jakości,
zarządzanie magazynami, wytwarzanie produktów, kalkulację cen, aż po sprzedaż,
raportowanie, po zapisy księgowe, co przekłada się na efektywność i kontrolę
nad procesami zachodzącymi w firmie.
Procesy gospodarcze w programie Trawers
Księgowość
Ważnym systemami w ramach Trawers ERP są systemy: KG Księga Główna,
ST Środki Trwałe, JPK Jednolity Plik Kontrolny oraz moduły ewidencji
rozliczania PTU (VAT) w systemach NA Sprzedaż i ZO Zakupy.
W przedsiębiorstwach produkcyjnych i serwisowych ewidencja kosztów i wycena
przychodów odbywa się w systemie ZP Zlecenia produkcyjne.
KSeF
Program Trawers ERP współpracuje z platformą KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Wysyła i pobiera faktury ustrukturyzowane.
Księgi rachunkowe
Program Trawers umożliwia prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami
ustawy o rachunkowości.
Księgi rachunkowe w programie Trawers zorganizowane są zgodnie z zaleceniami
ustawy o rachunkowości i obejmują:
1. Dzienniki
2. Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)
3. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)
4. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
Szczegółowe omówienie poszczególnych ksiąg oraz opis przekształcania danych
z ksiąg pomocniczych do Księgi Głównej, podane są w dokumencie:
Organizacja ksiąg rachunkowych
1.3 Outsourcing księgowy
Usługa outsorcingu
Outsourcing księgowy (outsourcing finansowo-księgowy, en: Outsourced accounting),
to jest usługa, w której zleca się prowadzenie rachunkowości firmowej
firmie zewnętrznej specjalizującej się w tej dziedzinie.
W ramach outsourcingu księgowego, firma obsługująca księgowość otrzymuje dostęp
do danych z systemu ERP klienta.
Są to:
* Faktury zakupowe i sprzedażowe
* Dane do wyliczania podatków
* Deklaracje podatkowe i ZUS
* Sprawozdania finansowe
* Analizy finansowe
* Dokumentacja: Przyjęte zasady rachunkowości
Modele
Można wyróżnić dwa podstawowe modele outsourcingu, w zależności
gdzie znajduje się system ERP - moduły finansowo-ksiegowe:
1. System ERP u klienta
W tym modelu, pracownik biura rachunkowego ma dostęp do wyznaczonych
funkcji w systemie ERP u klienta.
2. System ERP w biurze rachunkowym
W tym modelu, klient ma dostęp do wyznaczonych funkcji w systemie ERP
w biurze rachunkowym.
Możliwe są także warianty wymienionych modeli.
Patrz dalej: Trawers ERP w biurze rachunkowym i Trawers ERP u klienta.
Outsourcing księgowy. Zalety
* Niższe koszty realizacji prac finansowo-księgowych.
Koszty usług biura rachunkowego są zwykle niższe niż zatrudnienie pracownika.
* W biurze rachunkowym są doświadczeni specjaliści. Nie trzeba ponosić
kosztów rekrutacji i ew. szkoleń pracowników własnych.
* Skupienie się na podstawowych obszarach działalności przedsiębiorstwa
umożliwia skuteczniejszą ralizację celów firmy.
* Biura rachunkowe przejmują na siebie ryzyko błędów w rozliczeniach z organami państwa.
Biura muszą posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
Outsourcing księgowy. Wady
* Obszar księgowości jest poza własną firmą. Przedsiębiorca nie ma bezpośredniego
nadzoru nad procesami księgowymi.
* Przedsiębiorca musi zaufać biuru rachunkowemu.
* Ryzyko popełnienia błędów przez biuro rachunkowe.
W takim przypadku dochodzenie ew. odszkodowań może być skomplikowane
i długotrwałe.
2. KSeF. Obowiązki i odpowiedzialność
W warunkach KSeF - poza klasycznym przekazywaniem danych księgowych, pojawia się
dodatkowy element: KSeF - centralny kanał wysyłki i odbioru faktur ustrukturyzowanych.
Definiując reguły współpracy klienta z biurem rachunkowym należy ustalić:
* kto wysyła faktury sprzedaży do KSeF i monitoruje statusy (przyjęta/odrzucona),
* kto pobiera faktury zakupowe z KSeF i jak trafiają do księgowości,
* gdzie przechowywany jest numer KSeF i metadane wysyłki (np. identyfikator, status/UPO),
* kto wykonuje korekty w KSeF oraz kto obsługuje wyjątki (awarie, odrzucenia, ponowienia).
Dlatego w ramach umowy/procedury współpracy należy określić co najmniej:
* kto utrzymuje uprawnienia do KSeF (nadawanie/odbieranie),
* kto odpowiada za wysyłkę sprzedaży i monitoring statusów,
* kto pobiera zakupy z KSeF i jak są opisywane do dekretacji,
* gdzie przechowywane są numery KSeF i statusy (dla audytu i rozliczeń),
* kto i jak obsługuje korekty,
* procedurę awaryjną na wypadek niedostępności KSeF.
3. Trawers ERP. Modele współpracy: A B C
Biuro rachunkowe wykonuje usługi na rzecz klientów wykorzystując systemy informatyczne.
Prezentujemy modele: A B C współpracy klienta z biurem rachunkowym.
3.1 Trawers ERP u klienta
A. Trawers ERP u klienta
Dane z programu Trawers ERP klient przekazuje do biura rachunkowego.
BIURO RACHUNKOWE KLIENT BIURA
o------------------o o------------------o
| System księgowy | <----- e-mail <----- | Trawers ERP |
| XYZ | <----- poczta <----- | Sprzedaż Zakupy |
| | <----- kurier <----- | VAT JPK ST |
o------------------o o------------------o
Biuro rachunkowe użytkuje system księgowy: XYZ.
Klient biura pracuje na programie Trawers ERP.
Nie wykorzystuje modułów księgowych.
Dane niezbędne do prowadzenia księg i niezbędnych danych wynikowych,
w tym, sprawozdań, klient przekazuje e-mailem, pocztą lub kurierem.
KSeF
W modelu A trzeba doprecyzować, czy KSeF obsługuje klient, biuro, czy oba podmioty w podziale ról.
Sprzedaż (KSeF) - warianty organizacyjne
1. Klient wysyła do KSeF (w ramach własnych procesów sprzedaży),
a do biura przekazuje:
* rejestry/ewidencje do księgowania,
* numer KSeF każdej faktury oraz status przyjęcia (min. informacyjnie),
* informację o korektach (z numerami KSeF dokumentów powiązanych).
2. Biuro wysyła do KSeF (jeżeli ma uprawnienia KSeF klienta i uzgodniony proces),
* klient przygotowuje dokumenty/pozycje sprzedażowe,
* biuro realizuje wysyłkę i pilnuje statusów.
Zakupy (KSeF)
Należy ustalić, czy klient pobiera zakupy z KSeF i przekazuje do biura,
czy biuro pobiera je samodzielnie z KSeF klienta (wymaga uprawnień).
Dla księgowości klienta kluczowe jest uzgodnienie:
czy 'źródłem prawdy' jest KSeF (klient powinien sam pobierać)
czy wtórne dane otrzymane z biura.
Patrz też:
KSeF. Fa zakupu. IntegracjeStatusy, odrzucenia, ponowienia
W modelu A trzeba wskazać osobę/rolę odpowiedzialną za:
* monitorowanie statusów KSeF,
* reakcję na odrzucenia (korekta danych, ponowna wysyłka),
* przekazanie do księgowości informacji o finalnym statusie.
Korekty
Zasada: korekty muszą być spójne z dokumentem pierwotnym (powiązania po numerach KSeF).
Ustalić: kto przygotowuje treść korekty, kto ją wysyła do KSeF i kto informuje księgowość.
Tryb awaryjny (niedostępność KSeF)
Dopisać procedurę: jak dokumentuje się sprzedaż w trybie awaryjnym i kiedy realizuje dosyłkę do KSeF.
Ustalić odpowiedzialność za 'zamknięcie' awarii (dosłanie, weryfikacja statusów).
3.2 Trawers ERP w biurze rachunkowym
B. Trawers ERP w biurze rachunkowym
Klient pracuje zdalnie na programie Trawers ERP w biurze rachunkowym.
BIURO RACHUNKOWE KLIENT BIURA
o------------------o o------------------o
| Trawers ERP | | Nie ma systemu |
| KG Księga Główna | <---- on-line <----- | Sprzedaż Zakupy |
| VAT JPK Sprawozd | Praca zdalna | Wyniki Raporty |
o------------------o klienta o------------------o
Biuro rachunkowe użytkuje program: Trawers ERP.
Klient biura pracuje zdalnie (on-line) na tym programie.
Wykorzystuje wszystkie funkcje z wyjątkiem księgowości.
Pracownicy biura rachunkowego prowadzą księgowość wykorzystując
dane wprowadzone przez klienta.
KSeF
Biuro rachunkowe użytkuje Trawers ERP, a klient pracuje zdalnie (on-line).
To model, w którym najłatwiej można scentralizować obsługę KSeF.
Sprzedaż (KSeF) - rekomendowany podział ról
Klient wystawia/opracowuje dokumenty sprzedaży w Trawers (operacyjnie),
Biuro odpowiada za:
* wysyłkę do KSeF lub nadzór nad wysyłką (w zależności od konfiguracji),
* monitorowanie statusów (przyjęta/odrzucona),
* obsługę błędów i ponowień,
* komplet metadanych: numer KSeF, identyfikatory wysyłek, potwierdzenia/statusy.
Zakupy (KSeF)
Biuro może cyklicznie pobierać faktury zakupowe z KSeF (w ramach procesu księgowego),
Następnie uzgadnia z klientem opisy/akceptacje (MPK, projekty, koszty) -
w Trawers lub w uzgodnionym obiegu.
Korekty
Naturalnie realizowane i kontrolowane w jednym miejscu (biuro).
Klient dostarcza uzasadnienie merytoryczne, biuro zapewnia poprawność formalną i wysyłkę.
Tryb awaryjny
Biuro utrzymuje procedury awaryjne i rejestr zdarzeń (co wystawione, co wysłane,
co czeka na KSeF).
Po przywróceniu działania KSeF biuro domyka kolejkę wysyłek i statusów.
3.3 Trawers ERP u klienta
C. Trawers ERP u klienta
Biuro rachunkowe pracuje zdalnie na programie Trawers ERP u klienta.
BIURO RACHUNKOWE KLIENT BIURA
o------------------o o------------------o
| Nie ma programu | | Trawers ERP |
| Trawers ERP | >----- on-line ----> | Sprzedaż Zakupy |
| Ma program XYZ | Praca zdalna | KG VAT JPK ST |
o------------------o biura rach o------------------o
Klient użytkuje program: Trawers ERP.
Klient wykorzystuje wszystkie funkcje z wyjątkiem księgowości.
Biuro rachunkowe dla większości swoich klientów pracuje na programie XYZ.
Robi wyjątek dla klienta, który pracuje z Trawers ERP.
W tym przypadku pracownicy biura pracują zdalnie (on-line) na programie Trawers ERP.
Pracownicy biura rachunkowego prowadzą księgowość na danych wprowadzonych przez klienta.
KSeF
Klient użytkuje Trawers ERP, a pracownicy biura rachunkowego pracują zdalnie (on-line)
na systemie klienta.
To model, w którym KSeF najczęściej obsługuje biuro w środowisku klienta,
ale trzeba to jasno ustalić.
Sprzedaż (KSeF) - warianty
1. Klient wysyła do KSeF, biuro tylko księguje i kontroluje kompletność:
* biuro ma wgląd do numerów KSeF/statusów,
* klient odpowiada za błędy/odrzucenia.
2. Biuro wysyła do KSeF (częsty wariant):
* biuro ma uprawnienia KSeF klienta,
* biuro monitoruje statusy, reaguje na odrzucenia,
* klient dostarcza poprawki merytoryczne (np. dane kontrahenta, warunki transakcji).
Zakupy (KSeF)
Biuro pobiera zakupy z KSeF klienta (jeśli ma uprawnienia) lub bazuje na pobraniu
realizowanym przez klienta.
Ustalić sposób uzupełniania opisów księgowych (MPK/projekty/rodzaje kosztów) -
kto i gdzie je wpisuje.
Statusy, odrzucenia, ponowienia
W modelu C kluczowe jest ustalenie 'dyżuru':
* kto codziennie sprawdza odrzucenia i kolejki,
* kto poprawia dane źródłowe w Trawers,
* kto wykonuje ponowną wysyłkę do KSeF.
Korekty
Ustalić: kto inicjuje korektę (klient/biuro), kto przygotowuje treść, kto wysyła do KSeF,
Księgowo: biuro odpowiada za poprawne powiązanie korekty z dokumentem pierwotnym (numery KSeF).
Tryb awaryjny
Procedura jak w A/B, ale z dopiskiem: kto technicznie realizuje 'odblokowanie'
wysyłek po awarii (biuro czy IT klienta).
Rozwiązania funkcjonalne i technologiczne
Dla odpowiedniej organizacji przetwarzania, wykorzystuje się
funkcjonalność i rozwiązania technologiczne programu Trawers ERP:
* Mechanizm przydzielania uprawnień dostępu do funkcji i obiektów
Patrz szczegóły:
Uprawnienia operatorów (role)
* Możliwość zdalnego dostępu do programu znajdującego się na innych serwerach,
w tym, w chmurze.
Patrz szczegóły:
Trawers. Platformy systemowe
4. Pytania do Biur rachunkowych
Reprezentujemy firmę Tres CO. Jesteśmy producentem programu Trawers ERP.
Program jest używany w wielu firmach prowadzących pełną księgowość.
W ostatnim czasie kilka firm zwróciło się do nas z pytaniem o wskazanie
biur rachunkowych, które poprowadzą dla nich księgi rachunkowe i rozliczenia podatkowe.
Pytania do Państwa:
Jakie dane przekazywać ?
1. Jakich danych, w jakiej postaci i w jaki sposób przekazywane,
oczekują Państwo od firmy, która używa programu Trawers ERP
a chce zlecić Państwu prowadzenie ksiąg (pełna księgowość).
Są to firmy handlowe, usługowe i produkcyjne.
Tu opis profili użytkowników programu Trawers ERP.
Profile firm. Użytkownicy
Bezpośrednia praca u klienta ?
2. Czy istnieje możliwość, aby Państwo pracowali bezpośrednio (zdalnie)
u klienta na naszym programie Trawers ERP ?
Tzw. outsourcing księgowy na programie użytkowanym u klienta -
zleceniodawcy usług księgowych.
Tu opis funkcjonalności Trawers ERP w obszarze księgowości:
Organizacja ksiąg rachunkowychKsięga główna i księgi pomocnicze
Odpowiedzi prosimy przysyłać na adres: tres@tres.pl
Zainteresowanych użytkowników programu Trawers ERP powiadomimy o Państwa ofercie.
Pozostajemy w dyspozycji w przypadku dodatkowych pytań.
Dziękujemy, Zespół Tres CO
Procesy gospodarcze w programie Trawers